Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов

Приложение

к постановлению администрации

городского округа "Воркута"

от 9 октября 2012 г. N 2187

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов (далее - регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий муниципального бюджетного учреждения "Воркутинский муниципальный архив" (далее - Архив), взаимодействие Архива С заявителями, органами государственной власти и местного самоуправления, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Пользователями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования архивной информации (далее - пользователи).

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, телефонах для справок и консультаций, электронной почте Архива приводятся в приложении 1 к настоящему регламенту.

1.3.2. Порядок получения информации пользователями:

а) информацию о правилах предоставления муниципальной услуги, а также о ходе ее предоставления можно получить:

- по письменному обращению пользователя;

- по телефону;

- посредством электронной почты;

- посредством Интернета;

- при личном обращении гражданина,

б) информация о порядке предоставления муниципальной услуги также размещается на информационных стендах в помещении Архива, где осуществляется предоставление муниципальной услуги.

1.3.3. Специалист, осуществляющий консультирование (посредством телефона или лично) по вопросам предоставления муниципальной услуги, должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.

При консультировании по телефону специалист должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим его вопросам.

Если специалист, к которому обратилось заинтересованное лицо, не может ответить на вопрос самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного времени, то он может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для получения информации. Продолжительность устного информирования каждого заинтересованного лица составляет не более 10 минут.

1.3.4. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещена на официальном сайте администрации городского округа "Воркута" - воркута.рф, на портале государственных услуг (функций) Республики Коми - pgu.rkomi.ru, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) - gosuslugi.ru.

1.3.5. Информирование пользователей в письменной форме о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. При письменном обращении ответ направляется заинтересованному лицу в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса.

При консультировании по письменным обращениям заинтересованному лицу дается исчерпывающий ответ на поставленные вопросы, указываются фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона исполнителя.

1.3.6. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- текст регламента;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу;

- адреса (почтовый, электронный), телефоны и режим работы Архива;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец анкеты пользователя.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги; предоставление пользователям архивных документов,

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:

муниципальное бюджетное учреждение "Воркутинский муниципальный архив".

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставление пользователям архивных документов для работы в читальном зале Архива;

- получение информации на основании документов, находящихся на хранении в Архиве в виде архивных копий (по просьбе пользователя) или записей, произведенных пользователем самостоятельно.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

- научно-справочный аппарат и бланк заказа на архивные документы предоставляются пользователю в день обращения;

- архивные документы выдаются пользователю на следующий день;

- единовременно пользователю может быть выдано 20 дел.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом Российской Федерации от 2.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом Российской Федерации от 21.07.1993 г. N 5485 "О государственной тайне";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Федерального закона следует читать как "N 5485-I"

Федеральным законом Российской Федерации от 27.04.2010 г. N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Федерального закона следует читать как "27.04.1993 г."

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 06.07.1998 г. N 51 "Об утверждении "Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН";

Законом Республики Коми от 11.05.2010 г. N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:

- письменное заявление (запрос) в адрес Архива (приложение 2);

- пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания направивших их организаций, предоставляют официальные письма направивших их органов или организаций;

- документ, удостоверяющий личность пользователя.

Обращение, поступившее в Архив по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом.

Письменное заявление пользователя должно содержать:

- наименование Архива;

- фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, должность соответствующего лица;

- фамилию, имя, отчество пользователя;

- почтовый адрес пользователя;

- тему и хронологические рамки исследования;

- личную подпись и дату

Официальное письмо органа или организации должно содержать:

- наименование Архива;

- фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, должность соответствующего лица;

- полное наименование юридического лица;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- дата и номер;

- фамилию, имя, отчество, наименование должности представителя юридического лица;

- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке организации.

Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

В случае, если для предоставления муниципальной услуги необходимо представление документов и информации об ином лице, не являющемся заявителем, при обращении за получением муниципальной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие наличие согласия указанных лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочие заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию. Указанные документы могут быть представлены в том числе в форме электронного документа. Действие настоящей части не распространяется на лиц, признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие в заявлении наименования Архива, фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, либо должности соответствующего лица;

- отсутствие в заявлении наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества) пользователя;

- отсутствие почтового адреса пользователя;

- наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, членам его семьи;

- невозможность прочтения текста запроса;

- неоднократное обращение гражданина по одному и тому же вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- отсутствие в заявлении необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

- ограничение доступа к документам, содержащим государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих муниципальную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну,

2.8. Перечень оснований для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги:

Основанием для отказа в выдаче архивных документов (копировании) является:

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.

Основанием для отсрочки в выдаче архивных документов является;

- выдача документов во временное пользование другим учреждениям;

- выдача документов другому пользователю;

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками Архива (справочная работа, проведение проверки наличия и состояния, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления).

2.9. Предоставление пользователям архивных документов для работы в читальном зале Архива осуществляется на безвозмездной основе.

Копии архивных документов изготавливаются на платной основе согласно Положению о платных услугах и действующему Прейскуранту цен на платные услуги Архива.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги - в день поступления.

2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги:

Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале Архива под контролем специалиста.

Помещение для предоставления муниципальной услуги обеспечивается необходимым для предоставления муниципальной услуги оборудованием (средствами электронно-вычислительной техники, средствами связи, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, периодическими изданиями, стульями и столами.

В читальном зале должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей.

Читальный зал оборудуется столами и стульями. Количество мест для работы с архивными документами определяется из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

Прием пользователей муниципальной услуги и непосредственное взаимодействие специалистов с пользователями, консультирование (предоставление справочной информации) осуществляется в кабинете приема граждан Архива (справочный стол).

Информационные стенды с образцами заполнения документов и перечнями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения одежды посетителей.

Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

2.14. Требования, учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Сведения о предоставлении муниципальной услуги и форма заявления на предоставление муниципальной услуги размещается на сайте администрации МО ГО "Воркута" - воркута.рф, портале государственных услуг (функций) Республики Коми - pgu.rkomi.ru, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) - gosuslugi.ru.

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

Предоставление муниципальной услуги заключается в предоставлении пользователю архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования и включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации);

- рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа, анкеты пользователя;

- подготовка и предоставление пользователям архивных документов;

- копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

3.1. Прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации).

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления (письма направляющей организации) от пользователя.

Заявления и письма направляющей организации могут поступать как по почте, так и путем подачи пользователем личного заявления. Заявления и письма, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных заявлений порядке.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют директору Архива письма направивших их органов или организаций.

Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений.

Ответственными за выполнение административной процедуры являются начальники отделов.

Если в ходе первичной проверки заявления (письма направляющей организации) выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в п. 2.7 регламента, начальник отдела возвращает заявление (письмо направляющей организации) заявителю, устно объяснив причины отказа. При поступлении заявления (письма направляющей организации) по почте начальник отдела готовит письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа и направляет его заявителю по адресу, указанному в заявлении (письме направляющей организации), в течение трех дней с момента поступления заявления.

Если в ходе первичной проверки заявления (письма направляющей организации) не выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в п. 2.7 регламента, начальник отдела регистрирует их в специальном журнале.

Срок выполнения административной процедуры составляет один день.

Результатом административной процедуры является:

- зарегистрированное заявление (письмо направляющей организации) пользователя;

- направленное письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.2. Рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа.

Основанием для начала выполнения административной процедуры является зарегистрированное заявление (письмо направляющей организации).

Работник читального зала в день обращения пользователя;

- знакомит его с режимом работы читального зала, выдает для заполнения анкету пользователя установленного образца (приложение 3);

- предоставляет пользователю научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.);

- выдает бланки заказа (Требования) (приложение 4) и объясняет порядок их заполнения. Административная процедура выполняется в день обращения пользователя.

Результатом выполнения административной процедуры является заполненный пользователем бланк заказа (Требования) на выдачу документов.

3.3. Подготовка и предоставление пользователям архивных документов.

Основанием для начала административной процедуры является заполненный пользователем бланк заказа (Требования) на выдачу документов.

Ответственным за выполнение административной процедуры является работник читального зала.

Работник читального зала проверяет правильность оформления заказа (Требования).

В случае если в ходе рассмотрения заказа (Требования) выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8. настоящего Регламента, то работник читального зала устно сообщает пользователю об отказе в предоставлении муниципальной услуги или ее отсрочке.

В случае если в ходе рассмотрения заказа (Требования) не выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8. настоящего регламента, то работник читального зала:

- осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 20 единиц хранения одновременно);

- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (к