Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам

Приложение

к постановлению администрации

МО ГО "Сыктывкар"

от 22 июня 2012 г. N 6/2129

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - администрация МО ГО "Сыктывкар") архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам (далее - административный регламент, муниципальная услуга) устанавливает состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

Ответственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является архив отдела работы с документами управления контроля, мониторинга и анализа администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - архив администрации).

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

1.2.1. Физические лица:

- граждане Российской Федерации, проживающие на территории России и за границей, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или Федеральным Законом;

- Индивидуальные предприниматели: физические лица, зарегистрированные в установленном порядке, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

1.2.2. Юридические лица: руководители или уполномоченные руководителями должностные лица органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и учреждений, общественных организаций, иные органы и организации, осуществляющие деятельность социально-правового характера в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.2.3. От имени заявителя при предоставлении муниципальной услуги могут выступать лица, имеющие право в соответствии с законодательством РФ, либо в силу наделения заявителя полномочиями выступать от его имени в порядке, установленном законодательством РФ, при взаимодействии с соответствующими органами, органами местного самоуправления и организациями.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения администрации МО ГО "Сыктывкар", архива администрации и отдела по организации предоставления муниципальных услуг муниципального бюджетного учреждения "Городской информационно-коммуникационный центр" (далее - отдел предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ"), графиках работы, справочных телефонах, почтовых адресах, адресах электронной почты и официального Интернет-сайта приводятся в Приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

В случае изменения режима работы администрации МО ГО "Сыктывкар" или структурных подразделений, предоставляющих муниципальную услугу, может быть установлен иной режим приема граждан.

1.3.2. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги, о ходе предоставления муниципальной услуги, о регистрации поступившего письменного обращения предоставляется:

1) в архиве администрации;

2) в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ";

3) в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет).

1.3.3. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги может быть устным или письменным в зависимости от формы обращения заинтересованных лиц.

В устной форме информирование заявителя осуществляется в архиве администрации по телефону и/или при обращении заявителя в дни приема граждан по личным вопросам.

Письменные обращения заявителей направляются в адрес администрации МО ГО "Сыктывкар" по почте или по электронной почте.

Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц является:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации об административных процедурах.

1.3.4. Должностное лицо должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов.

1.3.5. По телефону предоставляется исчерпывающая информация по вопросам:

- о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;

- о наличии архивных документов в архиве администрации;

- об организации исполнения запроса;

- о сроке исполнения заявления (запроса);

- о причинах возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Время информирования заявителя по телефону не более 10 (десяти) минут.

В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться в письменном виде, либо назначить другое, удобное для заявителя время для получения устной информации.

При обращении заявителя в архив администрации продолжительность приема у должностного лица осуществляется не более 20 (двадцати) минут.

Информация в письменной форме о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. На поставленные вопросы ответ предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя.

По итогам рассмотрения письменного обращения на поставленные вопросы в адрес заявителя направляется исчерпывающий письменный ответ по почте или по электронной почте (при наличии электронного адреса).

Ответ направляется в течение 10 календарных дней с даты регистрации запроса.

1.3.6. На информационном стенде и в сети Интернет на официальном сайте администрации МО ГО "Сыктывкар" размещаются:

- адрес, режим работы, телефоны администрации МО ГО "Сыктывкар" и структурных подразделений;

- адрес официального Интернет-сайта администрации;

- адрес электронной почты;

- порядок получения консультаций (справок) об оказании муниципальной услуги;

- бланки заявлений на получение муниципальной услуги;

- образцы заполнения бланков заявлений;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- перечень документов, удостоверяющих личность заявителя;

- иная необходимая заявителю информация для получения муниципальной услуги.

Информационные стенды размещаются на видном доступном месте.

1.4. В настоящем административном регламенте используются следующие основные понятия:

а) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;

б) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

в) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

г) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: выдача администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар".

Ответственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является архив отдела работы с документами управления контроля, мониторинга и анализа администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар".

2.3. Прохождение отдельных административных процедур для предоставления муниципальной услуги:

1) прием заявителя, лично обратившегося в администрацию МО ГО "Сыктывкар", осуществляет отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ":

- устанавливает личность заявителя,

- выдает заявителю бланки для заполнения запроса,

- проверяет полноту заполнения заявления,

- принимает пакет документов, приобщаемый к запросу,

- сверяет оригинал документа с копией,

- регистрирует запрос,

- передает по реестру запрос и пакет документов исполнителю,

- выдает ответ результата муниципальной услуги;

2) архив администрации принимает письменные обращения заявителей, поступившие в адрес администрации МО ГО "Сыктывкар" и/или архива по почте, по электронной почте, по факсимильной связи, по телефону и из отдела организации муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

Архив администрации проверяет полноту заполнения письменного заявления и перечень документов, приобщенных к письменному заявлению, регистрирует заявление (запрос), исполняет обращение заявителя.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является (одно из нижеперечисленных):

- выдача (отправка) заявителю архивных справок (приложение N 4), копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам, связанным с социально-правовой защитой граждан, их пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- выдача (отправка) заявителю уведомления о переадресации запроса в соответствующие органы (организации), в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

- выдача (отправка) заявителю уведомления об отказе в выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам с указанием оснований, указанных в пункте 2.10. настоящего административного регламента.

2.5. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Срок предоставления муниципальной услуги - 30 дней с даты регистрации запроса (заявления) в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар".

В случаях, предусмотренных законодательством, должностное лицо структурного подразделения администрации, в состав которого входит архив, вправе продлить срок рассмотрения запроса предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя в письменном виде по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса заявителя).

2.5.2. В случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения и уточнения, срок предоставления муниципальной услуги приостанавливается до получения от заявителя дополнительных сведений и исчисляется со дня их получения и регистрации в архиве администрации.

2.5.3. Запросы, не относящиеся к составу документов, находящихся на хранении в архиве (непрофильные запросы), с момента их регистрации и при наличии в архиве информации о местонахождении запрашиваемых сведений в течение 5 (пяти) рабочих дней направляются по принадлежности в соответствующую организацию.

Заявитель уведомляется о переадресации запроса, либо в его адрес направляется уведомление о местонахождении запрашиваемых сведений.

2.5.4. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги доводится до заявителей в течение 10 календарных дней с даты регистрации запроса.

2.5.5. Невостребованные архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов возвращаются в архив администрации по реестру для дальнейшего их хранения в течение 3-х лет.

2.6. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

- Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, стр. 8220-8235);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

- Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

- Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

- Устав администрации МО ГО "Сыктывкар".

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги по выдаче администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам.

Заявители, обратившиеся в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" предоставляют:

2.7.1. Граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства предоставляют:

1) анкету-заявление (рекомендуемая форма приложения N 2);

2) документ, удостоверяющий личность (оригинал и его копия);

3) оригинал документа (при наличии), подтверждающего трудовой стаж и копия этого документа:

3.1) из трудовой книжки 1-й лист и листы того периода работы, которые необходимо проверить (включая: наименование предприятия, прием, перемещения (переводы), увольнение, реорганизацию (переименование) предприятия);

3.2) оригиналы (при наличии) и их копии иных документов, подтверждающих работу в организации (договор, контракт, приказ, справка и другие);

3.3) для работающих граждан копия трудовой книжки и иного документа, подтверждающего трудовую деятельность заявителя, заверяется организацией.

2.7.2. Индивидуальные предприниматели предоставляют официальный запрос в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии - последнего);

2) ОГРНИП - основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;

3) изложение существа запроса;

4) дата регистрации отправляемого запроса;

5) подпись индивидуального предпринимателя;

6) контактный телефон.

2.7.3. Юридические лица предоставляют официальный запрос на бланке организации в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) полное наименование организации (предприятия);

2) организационно-правовая форма;

3) ОРГН - основной государственный регистрационный номер;

4) место нахождения (почтовый и юридический адрес);

5) изложение существа вопроса;

6) подпись руководителя организации, заверенная печатью;

7) контактный телефон.

2.7.4. В случае если подачу документов осуществляет представитель заявителя, дополнительно предоставляются:

1) доверенность на предоставление интересов (оригинал и копия),

2) документ, удостоверяющий личность представителя (оригинал и копия).

2.8. В письменном заявлении (запросе) (форма рекомендована в приложении N 3), направленном по почте (в том числе в электронном виде), заявитель указывает следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации МО ГО "Сыктывкар", и/или должность, и/или фамилию, имя, отчество должностного лица администрации МО ГО "Сыктывкар", или архива администрации;

2) фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) заявителя;

3) индекс и почтовый адрес заявителя;

4) контактные телефоны заявителя;

5) изложение существа вопроса;

6) дату изготовления заявления и личную подпись заявителя.

Дополнительно к письменному запросу (заявлению) заявитель приобщает:

1) копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства;

2) копию документа, подтверждающего трудовую деятельность заявителя (при наличии):

2.1) из трудовой книжки 1-й лист и листы того периода работы, которые необходимо проверить (включая: наименование предприятия, прием, перемещения (переводы), увольнение, реорганизацию (переименование) предприятия);

2.2) оригиналы (при наличии) и их копии иных документов, подтверждающих работу в организации (договор, контракт, приказ, справка и другие).

2.9. Интернет-обращение заявителя должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации МО ГО "Сыктывкар", и/или должностного лица администрации МО ГО "Сыктывкар", или архива администрации;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

3) электронный адрес заявителя;

4) почтовый адрес заявителя (для направления письменного ответа);

5) изложение существа вопроса;

6) дату изготовления заявления.

Дополнительно к Интернет-обращению заявитель прилагает:

1) копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства;

2) копию документа, подтверждающего трудовую деятельность заявителя (при наличии):

2.1) Из трудовой книжки 1-й лист и листы того периода работы, которые необходимо проверить (включая: наименование предприятия, прием, перемещения (переводы), увольнение, реорганизацию (переименование) предприятия);

2.2) Оригиналы (при наличии) и их копии иных документов, подтверждающих работу в организации (договор, контракт, приказ, справка и другие).

Интернет-обращение распечатывается и далее с ним ведется работа как с письменным запросом.

2.10. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

2.10.1. Отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" вправе отказать заявителю в приеме документов в день обращения в случае:

1) ограничения доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

2) отсутствия одного или нескольких документов, необходимых для получения муниципальной услуги, предусмотренных п. 2.7. настоящего административного регламента;

3) невозможности прочтения текста запроса;

4) наличия в запросе ненормативной лексики либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архива, членам его семьи.

2.10.2. Архив администрации при получении и рассмотрении письменного заявления (запроса) вправе отказать заявителю в приеме документов о предоставлении муниципальной услуги на любой стадии исполнения запроса в случае:

1) поступления письменного заявления (запроса) по почте (в том числе по электронной почте) без приложения копии документа, удостоверяющего личность заявителя; в этом случае обращение считается анонимным и подлежит возврату заявителю без рассмотрения;

2) ограничения доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

3) отсутствия одного или нескольких документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.8., 2.9. настоящего административного регламента;

4) невозможности прочтения текста запроса;

5) отсутствия в запросе заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы;

6) предоставления заявителем документов без обратного адреса и/или отсутствия подписи в заявлении, расхождения анкетных данных, в том числе наличия исправлений (повреждений), не позволяющих однозначно истолковать содержание запроса, и иных выявленных на любой стадии исполнения запроса нарушений по оформлению документов;

7) предоставления заявителю архивных документов, содержащих сведения, отнесенных к конфиденциальной информации и/или составляющих государственную и/или иную охраняемую законом тайну, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней;

8) наличия в запросе ненормативной лексики либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архива, членам его семьи.

2.10.3. Заявителю, предоставившему запрос (заявление) без пакета документов, изложенных в пунктах 2.7., 2.8., 2.9. настоящего административного регламента предлагается:

1) должностное лицо архива администрации в адрес заявителя направляет по почте (в том числе по электронной почте, при наличии электронного адреса) письменное уведомление с разъяснением о предоставлении пакета документов, изложенных в пункте 2.7., или 2.8., или 2.9. настоящего административного регламента и о праве на повторное обращение получения муниципальной услуги;

2) должностное лицо отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ", осуществляющее прием заявителя в администрации МО ГО "Сыктывкар", в устной форме предлагает заявителю устранение выявленных недостатков и объясняет последнему о его праве на повторное обращение получения муниципальной услуги.

2.11. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги.

Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является необходимость уточнения сведений, предоставленных заявителем, и выявленных во время приема пакета документов или обнаруженных на любой стадии исполнения запроса.

Должностное лицо архива администрации направляет заявителю по почте (при наличии электронного адреса, по электронной почте) письменное уведомление о приостановлении предоставления муниципальной услуги и запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения.

2.12. Муниципальная услуга о выдаче администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам предоставляется бесплатно.

2.13. Время ожидания заявителя в очереди по предоставлению муниципальной услуги:

2.13.1. Получение консультации не более 20 минут;

2.13.2. Подача запроса и документов не более 45 минут;

2.13.3. Получение ответа не более 45 минут.

2.14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившее обращение заявителя и пакет документов подлежит регистрации в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар" не позднее следующего рабочего дня.

2.15. Требования к местам приема заявителей, обратившихся за муниципальной услугой.

Вход в помещение отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" оборудуется информационной вывеской, содержащей информацию об отделе:

- наименование,

- режим работы.

Помещение отдела оборудуется в соответствии с действующими санитарными правилами и нормами.

Прием заявителей осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении. Для организации взаимодействия с заявителями помещение отдела делится на следующие функциональные секторы (зоны):

а) сектор информирования;

б) сектор ожидания;

в) сектор приема заявителей.

Помещение для работы с заявителями оборудуется электронной системой управления очередью, которая представляет собой комплекс программно-аппаратных средств, позволяющих оптимизировать управление очередью. Система управления очередью включает в себя систему регистрации, голосового и визуального информирования, пульты операторов.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) и вентилирования воздуха, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступного места общественного пользования (туалета).

Для ожидания приема отводятся места, оборудованные стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности их размещения в помещении.

Для оформления документов заявители обеспечиваются столами (стойками), ручками и бланками заявлений.

В местах предоставления муниципальных услуг на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации людей.

Для обслуживания заявителей с ограниченными физическими возможностями вход в здание оборудован пандусом.

Окна приема граждан оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера окна;

- перечня муниципальных услуг, предоставляемых в окне (в случае отсутствия электронной очереди);

- технического перерыва.

В помещении для работы с заявителями размещаются информационные стенды.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения Муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан в электронном виде (в соответствии с этапами перевода Муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес обращений граждан, рассмотренных в установленный срок, в общем количестве обращений граждан	%	100
Удельный вес повторных обращений в общем количестве обращений граждан	%	0

2.17. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде:

- рекомендуемая форма письменного обращения размещена на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Едином портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).

III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Административная процедура по выдаче администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам включает в себя следующие административные действия:

1) обращение заявителей о предоставлении муниципальной услуги;

2) прием, первичную обработку, регистрацию обращения заявителя;

3) рассмотрение и анализ тематики запроса;

4) исполнение запроса;

5) оформление ответа на запрос;

6) выдача (отправка) ответа заявителю.

3.1.1. Сроки прохождения административной процедуры, необходимой для предоставления муниципальной услуги, указаны в пунктах 2.5. раздела II настоящего административного регламента.

3.1.2. Последовательность административных процедур предоставления муниципальной услуги предоставлена на блок-схеме (приложение N 6 к административному регламенту).

3.2. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Заявитель о предоставлении муниципальной услуги вправе обратиться:

3.2.1. В отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" по графику работы, указанному в приложении N 1 настоящего административного регламента;

3.2.2. В архив администрации заявитель направляет письменный запрос с приложением документов, указанных в пунктах 2.8, 2.9 раздела II настоящего административного регламента.

В архив письменные запросы от заявителей поступают:

1) по реестру из отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ";

2) по почте;

3) по факсимильной связи;

4) в виде телефонограммы;

5) по электронной почте.

При поступлении запроса по электронной почте ("Интернет-обращение"), обращение распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом.

Если в таком запросе указан адрес электронной почты и/или почтовый адрес, то заявителю направляется уведомление о приеме "Интернет-обращения" к рассмотрению.

3.3. Прием, первичная обработка и регистрация обращения заявителя осуществляется следующими способами:

3.3.1. При обращении заявителя в администрацию МО ГО "Сыктывкар", отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" осуществляет:

- прием заявителя;

- по предъявленным документам устанавливает личность заявителя;

- выдает заявителю бланк заявления (рекомендуемая форма приложения N 2 административного регламента) для оформления письменного запроса;

- проверяет полноту заполнения бланка заявления;

- проводит сверку предоставленных заявителем оригиналов документов с копиями.

3.3.2. Заявление (запрос), оформленное в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 2.7. раздела II настоящего административного регламента, проходит процедуру регистрации соответствующую пункту 2.14. раздела II настоящего административного регламента.

3.3.3. О приеме заявления (запроса) и документов специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" оформляет расписку по форме электронного документа в 3-х экземплярах.

В расписке указывается:

- регистрационный номер;

- дата предоставления документов;

- Ф.И.О. заявителя;

- адрес регистрации;

- адрес для отправки почтовой корреспонденции;

- адрес электронной почты;

- номер телефона;

- наименование муниципальной услуги;

- перечень представленных документов (при наличии реквизитов);

- количество экземпляров представленных документов (подлинных экземпляров и их копий);

- дата выдачи результата муниципальной услуги;

- фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы, а также его подпись;

- подпись и расшифровка подписи заявителя;

- иные данные.

Первый экземпляр расписки передается заявителю;

второй приобщается к заявлению (запросу) и пакету документов для передачи в архив администрации;

третий для контроля остается в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

3.3.4. По просьбе заявителя специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" изготавливает копию запроса, на котором ставится штамп, дата, подпись должностного лица, принявшего запрос.

3.3.5. Заявления, прошедшие регистрацию в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ", по реестру, сформированному с использованием программно-технического комплекса, передаются в архив на проверку, рассмотрение, исполнение, оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии по архивным документам, выдачу (отправку) результата предоставления муниципальной услуги.

3.3.6. Срок поступления (доставки) в архив письменных запросов заявителей из администрации МО ГО "Сыктывкар" и отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" не более 5 рабочих дней.

3.4. Прием и регистрация обращений заявителей в архиве администрации.

3.4.1. Прием поступивших от заявителей запросов (заявлений) производится руководителем архива или уполномоченным должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в архиве.

3.4.2. При приеме документов из отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" осуществляется сверка реестра с перечнем заявлений (запросов) и прилагаемых к ним пакетов документов, наличие расписок, соответствия проставленных регистрационных номеров в расписках, реестру и "Журналу регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар".

Реестр обмена документами изготавливается в 2-х экземплярах. Один экземпляр реестра с подписями должностных лиц архива администрации и отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" остается в архиве для контроля, второй экземпляр приобщается к документам для передачи в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

Экземпляр реестра передачи документов подшивается в архиве в соответствии с номенклатурой ведения дел.

3.4.3. При вскрытии конверта письменного обращения заявителя проверяется:

- полнота заполнения заявления (запроса);

- наличие документов, приложенных к заявлению (запросу);

- целостность документов.

Конверт от поступившего письма не уничтожается в случае, когда только по конверту можно определить адрес заявителя, дату отправки и получения запроса.

3.4.4. Письменные запросы, поступившие в архив администрации, подлежат регистрации в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар" должностным лицом, ответственным за делопроизводство в архиве администрации в соответствии с требованиями, указанными в пункте 2.14. раздела II настоящего административного регламента.

3.4.5. Результатом выполнения административной процедуры являются зарегистрированные документы заявителя. Присвоенный номер проставляется на запросе заявителя.

3.4.6. Фиксацией результата выполненной административной процедуры является создание записи о регистрации письменного запроса в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации".

3.5. Рассмотрение и анализ тематики запроса.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное обращение заявителя.

Руководитель архива администрации или уполномоченное должностное лицо архива рассматривает поступившие документы и принимает одно из следующих решений:

1) если в ходе рассмотрения документов не выявлено оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в пункте 2.10. раздела II настоящего административного регламента, то принимается решение о предоставлении муниципальной услуги;

2) решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается, если в ходе рассмотрения документов выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.10. раздела II настоящего административного регламента;

3) при поступлении в архив запроса заявителя, который не может быть исполнен без предоставления уточнений и дополнительных сведений на любой стадии рассмотрения и исполнения обращения, должностное лицо архива запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения не более 5 (пяти) рабочих дней со дня выявления.

Срок исполнения обращения приостанавливается до получения ответа от заявителя.

3.5.2. Руководитель архива администрации или уполномоченное должностное лицо архива после рассмотрения передает запрос исполнителю в течение 1 (одного) рабочего дня.

3.5.3. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.5.4. Фиксацией результата выполненной административной процедуры является оформление визы. Виза включает в себя подпись визирующего, дату визирования и результат принятого решения о предоставлении и/или отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.6. Исполнение запроса.

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.6.2. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги должностное лицо архива администрации исполняет запрос по архивным документам, находящимся на хранении в архиве администрации и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Архивная справка и Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка" или "Архивная выписка" на бланке администрации МО ГО "Сыктывкар".

1) Текст в Архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных в архивных документах со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в Архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах, а расхождения (несовпадение и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них) оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе" или "так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению, вследствие повреждения текста, места ("так в тексте оригинала" или "в тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена Архивная справка.

В конце Архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления Архивной справки. В тексте Архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В Архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью отдела работы с документами.

Архивная справка и Архивная выписка изготавливаются в 2-х экземплярах.

Архивная справка подписывается руководителем архива и руководителем структурного подразделения администрации МО ГО "Сыктывкар", в состав которого входит архив и заверяется гербовой печатью органа местного самоуправления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в Архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке администрации МО ГО "Сыктывкар" составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Ответ заверяется гербовой печатью администрации МО ГО "Сыктывкар".

В случае подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, заверенную гербовой печатью администрации МО ГО "Сыктывкар".

2) В Архивной выписке полностью воспроизводятся название архивного документа, его номер и дата.

Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе".

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д.

После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и заверяется гербовой печатью администрации МО ГО "Сыктывкар".

3) На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются гербовой печатью администрации МО ГО "Сыктывкар".

4) Второй экземпляр Архивной справки, и/или Архивной выписки, и/или сопроводительного письма к архивным копиям вместе с запросом, пакетом документов и рабочими записями исполнителя помещается в дело.

3.6.3. Ответы на запросы заявителей в виде Архивной справки, Архивной выписки, архивных копий высылаются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении заявителю:

- предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителя;

- предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, оформляются вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке;

- ответ об отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса высылается в адрес заявителя по почте простым письмом.

3.6.4. Результатом выполнения административной процедуры является исполнение запроса заявителя.

3.6.5. Фиксацией результата выполненной административной процедуры является закрытие исполнения муниципальной услуги в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар".

3.7. Передача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или ответы об отказе в предоставлении муниципальной услуги в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи заявителю.

3.7.1. Оформленные и подписанные документы должностные лица архива администрации передают по реестру обмена документами в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность или его доверенному лицу при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

3.7.2. Реестр обмена документами изготавливается в 2-х экземплярах. Один экземпляр реестра с подписями должностных лиц архива администрации и отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" остается в архиве для контроля, второй экземпляр приобщается к документам для передачи в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

3.7.3. Результатом выполнения административной процедуры является исполнение запроса заявителя и передача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или мотивированного ответа об отказе в предоставлении муниципальной услуги в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи заявителю или его доверенному лицу при наличии документа, удостоверяющего личность заявителя.

3.7.4. Фиксацией результата выполненной административной процедуры является оформление реестра о передаче результата муниципальной услуги и о закрытии исполнения муниципальной услуги в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации.

3.8. Передача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или ответы об отказе в предоставлении муниципальной услуги в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи заявителю.

3.8.1. Оформленные и подписанные документы должностное лицо архива администрации передает по реестру обмена документами в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи лично заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность или его доверенному лицу, при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

3.8.2. Реестр обмена документами изготавливается в 2-х экземплярах. Один экземпляр реестра с подписями должностных лиц архива администрации и Отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" остается в архиве для контроля, второй экземпляр приобщается к документам для передачи в Отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

3.8.3. Результатом выполнения административной процедуры является исполнение запроса заявителя и передача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или мотивированного ответа об отказе в предоставлении муниципальной услуги в Отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи заявителю или его доверенному лицу.

3.8.4. Фиксацией результата выполненной административной процедуры является оформление реестра о передаче результата муниципальной услуги и о закрытии исполнения муниципальной услуги в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации.

3.9. Выдача результата муниципальной услуги отделом по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

3.9.1. Результат муниципальной услуги сканируется и регистрируется в единой базе данных по регистрации обращений граждан по предоставлению муниципальных услуг.

3.9.2. Заявитель уведомляется специалистом отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" по телефону или по электронной почте о готовности результата муниципальной услуги в течение одного рабочего дня после получения результата или мотивированного отказа.

3.9.3. При выдаче документов специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ":

3.9.3.1. Устанавливает личность заявителя, наличие соответствующих полномочий на получение результата муниципальной услуги.

3.9.3.2. При предоставлении заявителем расписки выдает запрашиваемый результат муниципальной услуги или мотивированный отказ в установленные сроки.

3.9.3.3. В случае утери заявителем расписки специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ", осуществляющий прием и выдачу документов, распечатывает новую расписку, на которой заявитель делает надпись "оригинал расписки утерян", ставит дату и подпись.

3.9.3.4. Если за получением готового документа обращается представитель заявителя, специалист осуществляющий прием и выдачу документов, на расписке указывает номер и дату документа, подтверждающего его полномочия, или если представлять интересы заявителя уполномочено новое лицо, не указанное в расписке, делает копию документа, подтверждающего его полномочия.

Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе расписки, которая хранится в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

3.9.3.5. Вводит в единую базу данных по регистрации обращений граждан по предоставлению муниципальных услуг информацию о фактической дате выдачи результата муниципальной услуги.

3.10. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки документа уполномоченным органом, обратившись с соответствующим заявлением в архив администрации или в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ". В этом случае документы подлежат возврату заявителю в полном объеме.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами администрации МО ГО "Сыктывкар" положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляет руководитель аппарата администрации МО ГО "Сыктывкар".

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок.

Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы администрации, но не чаще одного раза в два года. Плановые проверки проводятся должностными лицами: руководителем аппарата администрации МО ГО "Сыктывкар" и начальником управления контроля, мониторинга и анализа администрации МО ГО "Сыктывкар".

Внеплановые проверки проводятся на основании обращений (жалоб). Результаты данных проверок фиксируются в форме письменного заключения и передаются руководителю аппарата администрации МО ГО "Сыктывкар".

4.3. Должностные лица структурного подразделения, виновные в несоблюдении или ненадлежащем соблюдении требований настоящего административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а также несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

4.4. Персональная ответственность должностных лиц структурного подразделения закрепляется в их должностных инструкциях.

4.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги может быть осуществлен со стороны граждан, их объединений и организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявители, указанные в пункте административного регламента, а также их представители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца пропущена часть текста

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является обращение заявителя с жалобой на бумажном носителе или в электронном виде (далее - жалоба), а также в устной форме в Администрацию.

Рекомендуемая форма жалобы приведена в Приложении N 5 к административному регламенту.

5.3. Жалоба может быть направлена почтовым способом, лично или через представителя, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (официальный сайт администрации, Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), Портал государственных и муниципальных услуг Республики Коми), на личном приеме.

5.4. Личный прием к главе администрации осуществляется в порядке, предусмотренном постановлением администрации МО ГО "Сыктывкар" от 10.11.2011 г. N 11/3493 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан, поступивших в администрацию МО ГО "Сыктывкар".

5.5. Предметом досудебного обжалования могут являться нарушения порядка осуществления административных процедур, изложенных в настоящем административном регламенте, решений и действия (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

5.6. Жалоба, поступившая в администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа администрации, ее должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. Жалоба должна содержать: наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения (жалобы) заявителю; сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) администрации, ее должностного лица либо муниципального служащего, доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) администрации, ее должностного лица либо муниципального служащего, ставит личную подпись и дату. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя или об отказе в удовлетворении.

5.9. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме.

5.10. Жалоба на решения, действия (бездействия) конкретных специалистов, не могут направляться этим специалистам для рассмотрения и (или) ответа.

5.11. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению муниципальной услуги, а к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, применяются меры ответственности на основании настоящего административного регламента.

5.12. Решения и действия (бездействие), принятые (осуществленные) в ходе предоставления муниципальной услуги, а также осуществленные и принятые в ходе рассмотрения жалобы, могут быть обжалованы в судебном порядке и в сроки, установленные процессуальным законодательством.