Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных документов пользователям

Приложение

к постановлению администрации

МО ГО "Сыктывкар"

25 июня 2012 г. N 6/2186

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по предоставлению администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных документов пользователям

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги о предоставлении администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - администрация МО ГО "Сыктывкар") архивных документов пользователям (далее - административный регламент, муниципальная услуга) устанавливает состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

Ответственным исполнителем по предоставлению муниципальной услуги является архив отдела работы с документами управления контроля, мониторинга и анализа администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - архив администрации).

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

1.2.1. Физические лица:

- граждане Российской Федерации, проживающие на территории России и за границей, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или Федеральным Законом;

- Индивидуальные предприниматели: физические лица, зарегистрированные в установленном порядке, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

1.2.2. Юридические лица: руководители или уполномоченные руководителями должностные лица органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и учреждений, общественных организаций, иные органы и организации, осуществляющие деятельность социально-правового характера в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.2.3. От имени заявителей могут выступать лица, имеющие право в соответствии с законодательством РФ, либо в силу наделения их заявителя в порядке, установленном законодательством РФ, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения, администрации МО ГО "Сыктывкар" и архива администрации, графике работы, справочных телефонах, почтовых адресах, адресах электронной почты и официального Интернет-сайта приводятся в Приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

В случае изменения режима работы администрации МО ГО "Сыктывкар", или структурных подразделений, предоставляющих муниципальную услугу, может быть установлен иной режим приема граждан.

1.3.2. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, а также о регистрации поступившего письменного обращения предоставляется:

1) в архиве администрации в дни приема граждан по личным вопросам,

2) в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет).

1.3.3. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги может быть устным или письменным в зависимости от формы обращения заинтересованных лиц.

В устной форме информирование заявителя осуществляется в архиве администрации по телефону и/или при личном обращении в дни приема граждан по личным вопросам.

Письменные обращения заявителей направляются в адрес администрации МО ГО "Сыктывкар" по почте или по электронной почте.

1.3.4. Основными требованиями об административных процедурах к информированию заинтересованных лиц является:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации.

1.3.5. Должностное лицо должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов.

По телефону предоставляется исчерпывающая информация по вопросам:

- о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;

- наличия запрашиваемых архивных документов;

- организации исполнения запроса (заказа);

- о сроке исполнения запроса (заказа);

- о причинах возможного отказа по предоставлению муниципальной услуги.

Время информирования заявителя по телефону не более 10 (десяти) минут.

В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться в письменном виде, и/или назначить другое, удобное для заявителя время, о получении устной информации.

При обращении заявителя в архив администрации, продолжительность приема у должностного лица не более 20 (двадцати) минут.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги в письменной форме осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. На поставленные вопросы ответ предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя.

По итогам рассмотрения письменного обращения в адрес заявителя направляется исчерпывающий письменный ответ на поставленные вопросы по почте или по электронной почте (при наличии электронного адреса).

Ответ направляется в течение 7 (семи) календарных дней с даты регистрации запроса.

1.3.6. На информационном стенде и (или) в сети Интернет на официальном сайте администрации МО ГО "Сыктывкар" размещаются:

- адрес, режим работы, телефоны администрации МО ГО "Сыктывкар" и структурных подразделений;

- адрес официального Интернет-сайта,

- адрес электронной почты;

- порядок получения консультаций (справок) об оказании муниципальной услуги;

- бланк заявления на получение муниципальной услуги;

- образец заполнения бланка заявления;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- перечень документов, удостоверяющих личность заявителя;

- другая информация, необходимая заявителю для получения муниципальной услуги.

1.4. В настоящем административном регламенте используются следующие основные понятия:

- информационное письмо - письмо, составленное на бланке администрации по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: предоставление администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных документов пользователям.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар".

Ответственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является архив отдела работы с документами управления контроля, мониторинга и анализа администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар".

2.3. Прохождение отдельных административных процедур для предоставления муниципальной услуги:

2.3.1. При приеме заявителя в архиве администрации должностное лицо устанавливает личность заявителя и/или его представителя, выдает заявителю (представителю) бланки для заполнения запроса (заказа), проверяет полноту заполнения, принимает пакет документов, прилагаемый к запросу (заказу), сверяет оригинал документа с копией, согласовывает с заявителем дату предоставления муниципальной услуги.

2.3.2. Архив администрации рассматривает письменные обращения заявителей, направленные в адрес администрации и осуществляет прием, проверку запроса (заявления) и приобщенного к запросу (заявлению) пакета документов.

Заявителю, направившему письменный запрос по электронной почте (при наличии электронного адреса), направляется письменное уведомление с сообщением о дате и времени посещения архива администрации.

2.3.3. Порядок работы заявителей с архивными документами, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Должностные лица архива администрации в обязательном порядке знакомят заявителей с этими правилами. Заявитель в специальном журнале архива администрации проставляет дату, подпись и расшифровку подписи ознакомления с правилами.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является (одно из нижеперечисленных):

- предоставление заявителю справочно-поисковых каталогов и открытых документов архивного фонда Российской Федерации;

- по письменному заказу пользователя производится изготовление и выдача копий архивных документов;

- по письменному заказу пользователя производится изготовление и выдача копий архивных документов на электронные носители пользователя;

- по письменному заказу пользователя производится выдача пользователю рукописных записей, произведенных им самостоятельно;

- выдача (отправка) заявителю уведомления о переадресации запроса в соответствующие органы (организации), в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

- выдача (отправка) заявителю уведомления об отказе предоставления архивных документов с указанием оснований, указанных в пункте 2.10. раздела II настоящего административного регламента.

2.4.1. Ограничивается доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, содержащим государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

2.4.2. Ограничивается доступ к архивным документам, находящимся в неудовлетворительном состоянии.

2.4.3. Должностные лица архива не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

2.4.4. Архивные документы предоставляются пользователю для работы (исследования) в рабочем кабинете архива администрации под контролем должностного лица архива.

2.5. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Срок предоставления муниципальной услуги - 15 календарных дней со дня регистрации заявления (заказа) в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар".

Срок регистрации обращения заявителя осуществляется не более 5 (пяти) календарных дней со дня оформления (поступления) заявления.

2.5.2. Заявление о предоставлении архивных документов (рекомендуемая форма Приложения N 2 к административному регламенту), заявление пользователя (Приложение N 3 административного регламента) и заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (Приложение N 4 административного регламента) оформляются в день обращения заявителя в архив администрации МО ГО "Сыктывкар".

2.5.3. Исходя из технических возможностей архива администрации, руководитель или уполномоченное должностное лицо архива по согласованию с заявителем определяет дату и время предоставления муниципальной услуги в специальном "Журнале регистрации пользователей".

Справочный каталог и архивные документы предоставляются пользователю в назначенное время посещения архива.

Срок предоставления муниципальной услуги не более 5 (пяти) календарных дней.

2.5.4. В случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения и уточнения, срок предоставления муниципальной услуги приостанавливается до получения от заявителя дополнительных сведений и исчисляется со дня их получения и регистрации в архиве администрации.

2.5.5. Запросы, не относящиеся к составу документов, находящихся на хранении в архиве (непрофильные запросы), с момента их регистрации и при наличии в архиве информации о местонахождении запрашиваемых сведений не более 5 (пяти) календарных дней направляются по принадлежности в соответствующую организацию.

Заявитель уведомляется о переадресации запроса, либо в его адрес направляется уведомление о местонахождении запрашиваемых сведений.

2.5.6. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги доводится до заявителей не более 5 (пяти) календарных дней с даты регистрации запроса в архиве.

2.6. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

- Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственный тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, стр. 8220-8235);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

- Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

- Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

- Приказ Федерального архивного агентства от 06.07.1998 г. N 51 "Об утверждении "Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 1998, N 37-38);

- Устав администрации МО ГО "Сыктывкар".

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги по предоставлению администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных документов пользователю (представителю).

2.7.1. Граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства в адрес администрации МО ГО "Сыктывкар" предоставляют:

1) письменное заявление (запрос) (рекомендуемая форма приведена в Приложении N 2 административного регламента);

2) документ, удостоверяющий личность;

3) официальные письма предоставляют заявители, ведущие научную работу, в соответствии с планом учреждений или выполняющих служебные задания, направивших их органов и/или организаций.

2.7.2. Индивидуальные предприниматели предоставляют официальный запрос в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) фамилии, ими, отчества (при наличии - последнего);

2) ОГРНИП - основного государственного регистрационного номера записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;

3) дату регистрации отправляемого запроса;

4) подпись индивидуального предпринимателя;

5) контактный телефон.

2.7.3. Юридические лица предоставляют официальный запрос на бланке организации в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) полное наименование организации (предприятия);

2) указывают организационно-правовую форму;

3) ОРГН - основной государственный регистрационный номер;

4) место нахождения (почтовый и юридический адрес);

5) подпись руководителя, заверенную печатью организации;

6) контактные телефоны.

2.7.4. В случае если подачу документов осуществляет представитель заявителя, дополнительно к заявлению (запросу) прилагаются:

1) доверенность на предоставление интересов заявителя (оригинал и копия),

2) документ, удостоверяющий личность представителя.

2.7.5. Письменное обращение заявителя и/или запрос (заявление), поступившее по электронной почте (далее - "Интернет-обращение"), должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации МО ГО "Сыктывкар", либо должность, либо фамилию, имя, отчество должностного лица администрации МО ГО "Сыктывкар";

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

3) почтовый адрес для направления письменного ответа;

4) при поступлении запроса по электронной почте указывается электронный адрес заявителя;

5) дата отправления письма.

Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания направивших их организаций, предоставляют официальные письма направивших их органов или организаций;

Дополнительно к письменному обращению заявитель прилагает копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства (по месту пребывания).

"Интернет-обращение" распечатывается и далее с ним ведется работа как с письменным запросом.

2.8. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

2.8.1. Архив администрации, при получении и рассмотрении письменного запроса (заявления), вправе отказать заявителю в приеме документов о предоставлении муниципальной услуги на любой стадии исполнения запроса в случае:

1) поступления письменного заявления (запроса) по почте (в том числе по электронной почте) без приложения копии документа, удостоверяющего личность заявителя; в этом случае обращение считается анонимным и подлежит возврату заявителю без рассмотрения;

2) ограничения доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

3) отсутствия одного или нескольких документов, необходимых по предоставлению муниципальной услуги, предусмотренных в пункте 2.7. раздела II настоящего административного регламента;

4) неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

5) невозможности прочтения текста запроса;

6) отсутствия в запросе заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы;

7) предоставления заявителем документов без обратного адреса и/или отсутствие подписи в заявлении, расхождение анкетных данных, в том числе наличие исправлений (повреждений), не позволяющих однозначно истолковать содержание запроса, и иных выявленных на любой стадии исполнения запроса нарушений по оформлению документов;

8) наличия в запросе ненормативной лексики либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архива, членам его семьи.

2.8.2. Предоставление заявителю архивных документов содержащих сведения, отнесённые к конфиденциальной информации и/или составляющие государственную и/или иную охраняемую законом тайну, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.8.3. Заявителю, предоставившему запрос (заявление) без пакета документов, изложенного в пункте 2.7. раздела II настоящего административного регламента предлагается:

1) при обращении заявителя в архив администрации - должностное лицо в устной форме указывает на выявленные недостатки, разъясняет возможность их устранения и возможного повторного обращения за предоставлением муниципальной услуги;

2) при письменном обращении - в адрес заявителя должностное лицо архива администрации направляет по почте (в том числе по электронной почте, при наличии электронного адреса), письменное уведомление с разъяснением о предоставлении пакета документов, изложенных в пункте 2.7. раздела II настоящего административного регламента и возможности повторного обращения на получение муниципальной услуги.

2.9. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги.

Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является:

1) необходимость уточнения сведений, предоставленных заявителем, и выявленных во время приема пакета документов или обнаруженных на любой стадии исполнения запроса.

2) выдача документов во временное пользование другим учреждениям;

3) выдача документов другому пользователю;

Должностное лицо архива администрации направляет заявителю, по почте (при наличии электронного адреса, по электронной почте), письменное уведомление о приостановлении предоставления муниципальной услуги и запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения.

2.10. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.10.1. Отсутствие в архиве администрации запрашиваемых архивных документов;

2.10.2. Ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

2.10.3. Отказ заявителя от муниципальной услуги.

2.11. Муниципальная услуга о предоставлении администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных документов пользователям предоставляется бесплатно.

2.12. Время ожидания заявителей в очереди по предоставлению муниципальной услуги:

2.12.1. Получение консультации не более 30 минут;

2.12.2. Подача запроса и документов не более 45 минут;

2.12.3. Получение ответа не более 45 минут.

2.13. Требования к местам приема заявителей, обратившихся за муниципальной услугой:

Вход в помещение архива администрации оборудуется информационной вывеской, содержащей информацию: наименование и режим работы архива администрации.

Прием заявителей муниципальной услуги и непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями, консультирование (предоставление справочной информации) осуществляется в рабочем кабинете архива администрации МО ГО "Сыктывкар" под контролем должностного лица архива.

В рабочем кабинете архива администрации оборудуется место для работы пользователя с архивными документами.

Помещение по предоставлению муниципальной услуги обеспечивается необходимым оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, оргтехникой, средствами электронного информирования, средствами связи, включая интернет), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, столом (стойкой) и стульями.

Количество мест для работы с архивными документами определяется из фактической нагрузки и возможностей для размещения пользователей в помещении архива.

Информационные стенды с образцами заполнения документов и перечнями документов необходимых по предоставлению муниципальной услуги размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения одежды посетителей.

Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес обращений граждан, рассмотренных в установленный срок, в общем количестве обращений граждан	%	100
Удельный вес повторных обращений в общем количестве обращений граждан	%	0

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.16. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде:

- рекомендуемая форма письменного обращения размещена на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Едином портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).

III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Административная процедура предоставления муниципальной услуги о предоставлении администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных документов пользователям включает в себя следующие административные действия:

1) обращение заявителя по предоставлению муниципальной услуги;

2) прием, первичную обработку, регистрацию обращения заявителя;

3) оформление бланка заказа и анкеты пользователя;

4) рассмотрение и анализ тематики запроса;

5) подготовка и предоставление пользователю архивных документов;

6) оформление бланка заказа (требования) на копирование и выдачу (направление) копий архивных документов пользователю.

Последовательность административных процедур предоставления муниципальной услуги предоставлена на блок-схеме (Приложение N 6 к настоящему административному регламенту).

3.2. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя по предоставлению муниципальной услуги.

По предоставлению муниципальной услуги заявитель вправе обратиться в архив администрации:

3.2.1. В устной форме по телефону;

3.2.2. В дни приема граждан по личным вопросам, указанным в Приложении N 1 настоящего административного регламента;

3.2.3. Направляет письменный запрос с приложением документов, указанных в пунктах 2.7. раздела II настоящего административного регламента.

Письменные запросы от заявителей в архив администрации поступают:

1) по почте, направленной в адрес администрации;

2) по факсимильной связи;

3) в виде телефонограммы;

4) по электронной почте.

При поступлении запроса по электронной почте ("Интернет-обращение"), принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом.

Если в таком запросе указан адрес электронной почты и/или почтовый адрес, заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

3.2.4. Заявители, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в архив администрации на основании личных заявлений (рекомендуемая форма Приложения N 2 настоящего административного регламента).

3.2.5. Заявители, выполняющие служебное задание или ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений предоставляют в архив администрации письма, направивших их органов или организаций.

3.2.6. Заявление или письмо направляющего органа и/или организации о предоставлении муниципальной услуги заявитель вправе лично передать в архив администрации или направить письменный запрос в адрес администрации МО ГО "Сыктывкар" с приложением документов, указанных в пунктах 2.7. раздела II настоящего административного регламента.

3.3. Прием, первичная обработка и регистрация обращения заявителя.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступивший запрос (заявление) заявителя.

3.3.2. Прием запроса (заявления) заявителя осуществляется следующими способами:

1) при обращении заявителя в архив администрации должностное лицо архива осуществляет:

- прием заявителя,

- устанавливает личность заявителя;

- для оформления письменного запроса выдает заявителю:

2) бланк заявления (рекомендуемая форма Приложения N 2 настоящего административного регламента);

3) анкету пользователя (Приложение N 3 настоящего административного регламента);

4) бланк заказа (требования) (Приложение N 4 административного регламента);

- проверяет правильность и полноту заполнения бланков;

- согласовывает с заявителем удобное для него дату и время явки в архив администрации о предоставлении муниципальной услуги;

5) Прием письменных запросов (заявлений) от заявителей, в том числе "Интернет-обращения" производится руководителем архива или уполномоченным должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в архиве.

При вскрытии конверта письменных обращений заявителей проверяется наличие документов, полнота заполнения заявления и целостность документов, приложенных к запросу (заявлению).

Конверт от поступившего письма не уничтожается в случае, когда только по конверту можно определить адрес заявителя, дату отправки и получения запроса.

Заявителю направляется письменное уведомление (при наличии электронного адреса - по электронной почте) о принятии обращения к исполнению и предлагается согласовать дату и время явки заявителя в архив администрации о предоставлении муниципальной услуги.

Срок исполнения не более 5 дней со дня регистрации запроса.

3.3.3. Запрос, оформленный в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 2.7. раздела II настоящего административного регламента, проходит процедуру регистрации в специальном журнале архива и "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры являются зарегистрированные документы заявителя.

3.3.5. Фиксацией результата выполненной административной процедуры является создание записи о регистрации письменного запроса в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации.

3.4. Рассмотрение и анализ тематики запроса (заявления) заявителя.

3.4.1. Основанием административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.4.2. Руководитель архива администрации или уполномоченное должностное лицо рассматривает поступившие документы и принимает одно из следующих решений:

1) решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается, если в ходе рассмотрения документов выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в п. 2.10. раздела II настоящего административного регламента;

2) при поступлении в архив запроса заявителя, который не может быть исполнен без предоставления уточнений и дополнительных сведений на любой стадии рассмотрения и исполнения обращения, исполнитель архива запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента выявления;

Срок исполнения приостанавливается до получения ответа от заявителя.

3) Если в ходе рассмотрения документов не выявлено оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в пункте 2.10. раздела II настоящего административного регламента, то принимается решение о предоставлении муниципальной услуги;

3.4.3. Письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием оснований для отказа направляется в адрес заявителя по почте простым письмом (в том числе по электронной почте, при наличии электронного адреса).

Срок исполнения не более 5 (пяти) календарных дней со дня регистрации запроса.

3.4.4. Запрос, не относящийся к составу архивных документов, находящихся на хранении в архиве, направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Срок исполнения не более 5 (пяти) календарных дней со дня регистрации запроса.