Приложение 2. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских граждан"

Административный регламент
комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги
"Организация исполнения запросов социально-правового характера российских граждан"
(утв. приказом комитета по делам архивов Оренбургской области
от 5 июля 2012 г. N 21)

С изменениями и дополнениями от:

12 ноября 2013 г., 29 декабря 2015 г.

I. Общие положения

Предмет регулирования регламента

1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - Комитет) по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских граждан" (далее - Регламент) определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) Комитета по организации исполнения запросов социально-правового характера российских граждан на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Оренбургской области, порядок действий должностных лиц при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги, а также взаимодействие Комитета с государственными и муниципальными архивами, органами государственной власти и местного самоуправления, иными организациями при предоставлении государственной услуги в целях удовлетворения социальных прав заявителей.

Круг заявителей

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские граждане.

3. Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги (далее - заявитель).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

4. Информация о месте нахождении и графике работы Комитета, предоставляющего государственную услугу:

Место нахождения Комитета: ул. Советская, д. 16, г. Оренбург, 460014

График работы:

Понедельник - четверг	9.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 13.48)
Пятница	9.00 - 17.00 (перерыв с 13.00 до 13.48)
Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни	выходные дни

График личного приема:

Прием граждан по личным вопросам в Комитете проходит еженедельно по вторникам с 16.00 до 18.00. по предварительной записи. Запись на прием осуществляется по телефону/факсу (3532) 77-24-13.

Прием проводят председатель либо заместитель председателя Комитета.

5. Информация о местах нахождения и графиках работы государственных архивов Оренбургской области, участвующих в предоставлении государственной услуги:

Место нахождения государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Оренбургской области" (ГБУ "ГАОО"): ул. Советская, д. 16, г. Оренбург, 460014;

Место нахождения филиала ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане: ул. Московская, д. 91, г. Бугуруслан, Оренбургская область, 461600;

Место нахождения филиала ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке: ул. М. Горького, д. 50, г. Бузулук Оренбургская область, 461010;

Место нахождения филиала ГБУ "ГАОО" в г. Орске: ул. Тагильская, д. 13 б, г. Орск, Оренбургская область, 462431.

Место нахождения государственного бюджетного учреждения "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГБУ "ЦДНИОО"): ул. Маршала Жукова, д. 38, г. Оренбург, 460024.

График работы ГБУ "ГАОО" и его филиалов в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске, ГБУ "ЦДНИОО":

Понедельник - четверг	8.30 - 17.30 (перерыв с 13.00 до 13.48)
Пятница	8.30 - 16.30 (перерыв с 13.00 до 13.48)
Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни	выходные дни

График приема посетителей в столах справок государственных архивов:

Государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Оренбургской области":

Вторник и четверг с 9.00 до 17.00

Перерыв на обед с 13.00 до 13.48

Выходные дни - суббота, воскресенье

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане:

Понедельник, четверг, пятница с 8.30 до 17.30

Перерыв на обед с 13.00 до 13.48

Выходные дни - суббота, воскресенье

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке:

Понедельник, среда с 9.00 до 16.00

Перерыв на обед с 13.00 до 13.48

Санитарный день - четверг

Выходные дни - суббота, воскресенье

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Орске:

Понедельник, вторник, среда с 9.00 до 13.00

Перерыв на обед с 13.00 до 13.48

Санитарный день - пятница

Выходные дни - суббота, воскресенье

Государственное бюджетное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области":

Понедельник - пятница с 9.00 до 13.00

Перерыв на обед с 13.00 до 13.48

Выходные дни - суббота, воскресенье

6. Информация о местах нахождения муниципальных архивов Оренбургской области, участвующих в предоставлении государственной услуги, их контактных телефонах, графиках работы, адреса официальных сайтов и электронной почты, приводятся в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

7. Способы получения информации о предоставлении государственной услуги в Комитете и государственных архивах:

Заявитель может получить информацию о месте нахождения и графиках работы Комитета и государственных архивов, обращение в которые необходимо для получения государственной услуги:

при личном обращении;

по телефону;

почтовой связью;

по электронной почте;

факсимильной связью;

на официальном сайте Комитета;

на сайтах государственных архивов области;

на Портале государственных услуг Оренбургской области;

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

8. Номера справочных телефонов Комитета и государственных архивов, предоставляющих государственную услугу:

Комитет по делам архивов Оренбургской области: телефон/факс: (3532) 77-24-13;

Телефоны государственных архивов области:

ГБУ "ГАОО": телефон/факс: (3532) 77-63-59, стол справок: (3532) 77-59-45, (3532) 77-73-03;

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане: телефон/факс: (35352) 2-14-80;

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке: телефон/факс: (35342) 2-09-01;

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Орске: телефон/факс: (3537) 25-42-64;

ГБУ "ЦДНИОО": телефон/факс: (3532) 77-03-84, отдел исполнения запросов социально-правового характера: (3532) 77-62-89.

9. Адреса официальных сайтов Комитета и государственных архивов, содержащих информацию о предоставлении государственной услуги, адреса их электронной почты:

Комитет по делам архивов Оренбургской области:

Сайт: www.orenkomitetarchiv.ru

Электронная почта: arhiv@mail.orb.ru

ГБУ "ГАОО":

Сайт: http://www.orenarchiv.ru/gaoo/

Электронная почта: gosarhivoren@rambler.ru

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане

Электронная почта: bugarhiv@mail.ru

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке

Электронная почта: arhivbuzuluk@yandex.ru

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Орске

Электронная почта: orskarhiv@mail.ru

ГБУ "ЦДНИОО":

Сайт: http://cdnioo.ru/

Электронная почта: zdnioo@bk.ru

Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги

10. Информация о порядке и ходе исполнения государственной услуги предоставляется должностными лицами Комитета при личном обращении заинтересованного лица в устной форме, с использованием телефонной связи, при письменном обращении с использованием почтовой и факсимильной связи, а также с использованием средств сети Интернет.

10.1. При личном обращении в Комитет информирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами Комитета на рабочем месте в соответствии с графиком и порядком проведения личного приема заявителей.

Должностное лицо Комитета обязано принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо Комитета, ответственное за прием, обязано обеспечить консультирование заинтересованного лица о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги или о ходе исполнения государственной функции.

Время приема заинтересованного лица не должно превышать 30 минут. Должностное лицо Комитета, осуществляющее устное информирование, принимает все необходимые меры для получения заявителем полного и своевременного ответа на поставленные вопросы.

10.2. По телефону или посредством факсимильной связи должностное лицо Комитета информирует заявителя о порядке или о ходе предоставления государственной услуги.

Ответ на телефонный звонок заявителя должен содержать информацию о наименовании Комитета и фамилии, имени, отчестве, должности работника Комитета, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки работник Комитета в вежливой форме информирует заинтересованное лицо по вопросам предоставления государственной услуги. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

10.3. Должностное лицо Комитета при ответах на телефонные звонки или устные обращения заявителей обязано предоставить информацию по следующим вопросам:

о графиках работы Комитета и государственных архивов;

о графике и порядке проведения личного приема заявителей;

о требованиях к оформлению письменного обращения;

о порядке и сроках рассмотрения обращений заявителей;

о месте размещения на сайтах Комитета и государственных архивов информации о предоставлении или о ходе предоставления государственной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Комитета, осуществляющее консультирование предлагает заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначает удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Комитет.

Должностное лицо Комитета обязано дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги или о ходе предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов социально-правового характера российских граждан.

10.4. Почтовой связью и по электронной почте информация по вопросам предоставления государственной услуги, о ходе предоставления государственной услуги направляется почтовой связью либо на электронный адрес заявителя в течение 7 рабочих дней со дня регистрации обращения.

10.5. На официальных сайтах Комитета и государственных архивов ответы на обращения граждан размещаются в разделе "Вопросы - ответы".

10.6. Письменное информирование при обращении заинтересованного лица в Комитет осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета, в его отсутствие - заместителем, и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

10.7. Основными требованиями к информированию заявителей являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

11. Размещение информации о порядке форме и месте предоставления государственной услуги осуществляется:

на информационном стенде в Комитете;

на официальном сайте Комитета www.orenkomitetarchiv.ru;

на справочно-информационном "Портале государственных услуг Оренбургской области" http://56.gosuslugi.ru/pgu/

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) (далее - Единый портал).

12. На информационном стенде Комитета размещается следующая информация:

график работы, контактные телефоны, почтовые, электронные адреса и адреса официальных сайтов Комитета и государственных архивов области;

график приема заявителей по личным вопросам;

номера кабинетов, где осуществляется информирование заинтересованных лиц; фамилии, имена, отчества должностных лиц Комитета, ответственных за организацию предоставления государственной услуги;

извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность Комитета по организации предоставления государственной услуги;

настоящий Регламент (без приложений);

описание последовательности действий при исполнении государственной функции (блок-схема);

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образцы и формы заявлений;

порядок получения консультаций;

13. Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

14. Государственная услуга по организации исполнения запросов социально-правового характера российских граждан (далее - государственная услуга).

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

15. Государственная услуга предоставляется:

Комитетом;

Комитетом во взаимодействии с государственными архивами.

16. Непосредственное исполнение поступивших запросов российских граждан, а также лиц без гражданства, осуществляют государственные архивы: государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Оренбургской области" (ГБУ "ГАОО") и его филиалы в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске, государственное бюджетное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГБУ "ЦДНИОО"), муниципальные архивы, архивы органов, организаций, иные органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

17. Комитет при предоставлении государственной услуги не вправе требовать от заявителя:

предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено

нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Описание результата предоставления государственной услуги

18. Результатом предоставления Комитетом государственной услуги по организации исполнения запросов социально-правового характера российских граждан является получение заявителем:

архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

ответа об отсутствии запрашиваемых сведений и данных о месте их хранения;

писем с объяснением причин неисполнения запроса.

19. Процедура предоставления государственной услуги завершается направлением ответа или отказа по существу обращения заявителя и получения им результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме, а также в форме электронного документа.

Сроки предоставления государственной услуги

20. Обращения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений, поступившие в Комитет, в течение 5 дней со дня их регистрации направляются в государственные архивы по принадлежности для исполнения и ответа заявителю.

21. Запросы, поступившие в Комитет и государственные архивы области, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. При необходимости руководитель государственного архива по согласованию с руководителем Комитета вправе продлить исполнение запроса, но не более чем на 30 дней, о чем заявителю направляется письменное уведомление с указанием причин продления.

22. При поступлении обращения заявителя, которое не может быть исполнено без предоставления уточненных или дополнительных сведений, государственный архив в 7-дневный срок запрашивает у заявителя дополнительные сведения.

23. При информировании заявителя по письменному обращению по процедуре предоставления государственной услуги, в том числе, направленном по электронной почте, ответ на обращение направляется почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

24. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация запроса производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходными днями.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

25. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) ("Собрание законодательства РФ", 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.11.2011) "О государственной тайне" ("Собрание законодательства РФ", 1997, N 41, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 2010, N 47, ст. 6033; 1996, N 15, ст. 1768; 2002, N 52 (2 ч.), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30, (ч. 1), ст. 4590, ст. 4596);

Федеральный закон от 27.04.1993 N 4866-1 (ред. от 09.02.2009) "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" ("Российская газета", 1993, N 89; 1995, N 245; 2009, N 25; ("Собрание законодательства РФ", 1995, N 51, ст. 4970, 2009, N 7, ст. 772);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ" 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011, п. 2. ч. 2 ст. 1) "О персональных данных" Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451, "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006. (опубликован в "Российской газете" - 27.07.2011);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 03.12.2011) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012) ("Собрание законодательства РФ", 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. 1), ст. 4587, N 49 (ч. 5), ст. 7061, N 27, ст. 3873);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 (в ред. от 19.08.2011 N 705) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функции и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Собрание законодательства РФ" 30.05.2011, N 22, ст. 3169);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

Постановление Правительства Российской Федерации от 24.10.2011 N 861 (ред. от 28.11.2011 N 977) "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)" ("Собрание законодательства РФ", 31.10.2011, N 44, ст. 6274, "Собрании законодательства РФ" - 05.12.2011, "Российская газета", N 246, 02.11.2011);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007). (В редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20.05.2009);

Закон Оренбургской области от 29.07.2005 N 2551 (в ред. от 02.03.2006 N 3142/543-III-ОЗ, от 28.09.2010 N 3823/888-IV-ОЗ) "Об архивном деле в Оренбургской области"; ("Южный Урал", N 198, 01.10.2005, с. 4, "Южный Урал", N 199 - 200, 04.10.2005, с. 3.);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Закона следует читать как "N 2551/460-III-ОЗ"

Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005N 142-ук (с изм. от 15.03.2010 N 40-ук) "Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области"; ("Оренбуржье", N 199, 24.12.2005, "Оренбуржье", N 202, 29.12.2005).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, способы и порядок ее предоставления, в том числе в электронной форме

26. Основанием для предоставления Комитетом государственной услуги является:

26.1. Обращение (запрос) заявителя, направленное в письменном виде:

по почте;

по факсу;

по электронной почте;

на официальный сайт Комитета в форме электронного документа или электронного сообщения.

26.2. Обращение (запрос) заявителя, переданное на личном приеме;

27. Обращение (запрос) заявителя должен содержать следующую информацию:

наименование организации, в которую направляется письменное обращение либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица или должность соответствующего лица;

наименование юридического лица на бланке организации;

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

уведомление о переадресации обращения;

интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);

личная подпись заявителя;

дата отправления обращения;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и все их изменения, дата рождения, адрес места жительства. В обращении, в зависимости от тематики указываются сведения, необходимые для его исполнения;

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), смерти - сведения о месте и дате рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления на учебу (или в учебное заведение) и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, место работы (службы) в период

награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, решением какого органа произведено награждение;

о раскулачивании - фамилия, имя, отчество, год рождения раскулаченного, место его проживания в момент раскулачивания (область, район, сельсовет, название населенного пункта), состав его семьи с указанием имен отчеств, годов рождения и отношения к главе семьи; сведения о высылке, месте ссылки;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

об эвакуации - фамилия, имя, отчество, год рождения лица, на которое запрашиваются сведения, состав его семьи в момент эвакуации, куда эвакуирован (город, район, населенный пункт), откуда эвакуирован; для женщин - фамилия в период эвакуации,

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

28. К запросу должны быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

29. Заявитель при устном обращении в ходе личного приема предъявляет документ, удостоверяющий его личность, сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес места жительства, суть обращения, почтовый адрес, по которому ему должен быть направлен ответ.

30. В зависимости от оснований предоставления государственной услуги к обращению дополнительно прилагаются:

письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копии документа, подтверждающего факт смерти лица;

копии документов, подтверждающих родство с лицом в отношении которого запрашиваются сведения;

копии документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам;

нотариально заверенная доверенность, выданная в установленном порядке, представляющая право представлять интересы доверителя.

30.1. Обращения и документы, указанные в пункте 30 Регламента, принимаются на личном приеме в Комитете. Одновременно с копиями документов предъявляются оригиналы.

30.2. Обращение может быть направлено в Комитет по почте с приложением нотариально заверенных копий документов, указанных в пункте 30 Регламента.

31. Обращения (запросы) заявителей, направленные в электронной форме должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

изложение существа обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства;

дата отправления письма.

32. Обращения (запросы) заявителя о предоставлении информации заполняется по форме, размещенной на Едином портале (приложение N 2 Регламента).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными и правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов и организаций

33. Для предоставления Комитетом государственной услуги не требуется документов, находящихся в распоряжении органов и организаций.

34. Комитет при предоставлении государственной услуги не вправе требовать от заявителя:

предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

35. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не имеется.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

36. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;

отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

отсутствие у заявителя сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах и документов, подтверждающих на это его полномочия;

отсутствие возможности прочтения запроса;

невозможность дать ответ по существу поставленного в нем вопроса без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

получение повторного запроса без указания новых доводов или обстоятельств. Председатель Комитета вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

содержание в запросах нецензурных, либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Председатель Комитета вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации;

невозможность предоставления информации, за которой обратился заявитель, в связи с тем, что она выдается иным государственным органом, органом местного самоуправления в соответствии с законодательством Российской Федерации.

37. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

38. Основания для отказа в рассмотрении обращения заявителя в форме электронного обращения, помимо оснований, указанных в пункте 36 Регламента являются:

указание заявителем недействительных сведений о себе;

отсутствие почтового адреса для ответа;

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;

некорректность содержания электронного сообщения;

невозможность рассмотрения обращения заявителя без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

39. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

40. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

41. Государственная пошлина за предоставление государственной услуги не взимается.

Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

42. Государственную услугу по организации исполнения запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций предоставляет Комитет.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги на личном приеме в Комитете

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по делам архивов Оренбургской области от 12 ноября 2013 г. N 49 пункт 43 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

43. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса заявителем либо его доверенным лицом на личном приеме в комитете или государственных архивах при предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

44. Поступившие в Комитет письменные обращения заявителя регистрируются в Комитете в течение трех дней с момента их поступления и с резолюцией председателя Комитета передаются должностному лицу Комитета, ответственному за организацию государственной услуги.

45. Обращение (заявление) заявителя, поступившее в Комитет факсимильной связью, по электронной почте распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

46. Регистрация обращения заявителя является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

47. Запросы заявителей, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении государственной услуги, поступившие в Комитет, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются в государственные архивы для исполнения и ответа заявителю.

48. В государственных архивах, поступившее из Комитета обращение регистрируется и с резолюцией директора архива не позднее, чем на следующий день передается лицу, ответственному за исполнение обращений.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

49. Помещения, в которых осуществляется прием заявителей, должны находиться в пределах пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

50. Помещениями, в которых предоставляется государственная услуга, являются места для заполнения заявлений и приема заявителей, документов.

51. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

52. Помещение, предназначенное для ознакомления заявителей с информационными материалами оборудуется визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, стульями и столами (стойками) для возможности оформления и ознакомления с документами.

Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в помещениях, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Помещения для оформления документов обеспечиваются образцами заполнения обращений заявителей и письменными принадлежностями.

53. На информационных стендах в доступных для ознакомления местах, на официальных сайтах Комитета и государственных архивов, а также на Едином портале размещается следующая информация:

Регламент с приложениями или извлечения из него;

время приема заявителей;

порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги;

порядок получения консультаций;

порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу.

54. Помещения, предназначенные для ожидания заявителей, оборудуются:

информационным стендом с образцами заявлений, перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

стульями и столами;

бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

55. Кабинеты для приема заявителей должны быть оборудованы вывесками с указанием: номера кабинета фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием, режима работы.

Помещения для приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы сотрудника, осуществляющего предоставление государственной услуги.

56. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода сотрудников из помещения.

57. Помещения для заполнения заявлений и приема заявителей, документов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности.

58. Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, сети Интернет, печатающим и сканирующим устройствами.

59. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей, наличие средств оказания первой медицинской помощи.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по делам архивов Оренбургской области от 29 декабря 2015 г. N 85 пункт 60 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

60. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием граждан, не должны создавать затруднения для лиц с ограниченными возможностями. В этих помещениях обеспечиваются;

условия беспрепятственного доступа и к предоставляемым в них услугам;

возможность самостоятельного передвижения по территории, входа и выхода, в том числе с использованием кресла-коляски;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказания им помощи;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

оказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Показатели доступности и качества государственной услуги

61. Основным показателем качества и доступности государственной услуги является оказание государственной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации.

62. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

взаимодействие заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги 2 раза: при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги. Возможно обращение за получением информации о ходе предоставления услуги. Каждое взаимодействие продолжается любым доступным способом, определенным в пункте 7 Регламента.

расположенность помещений, где предоставляется государственная услуга, в пределах пешеходной доступности от остановок общественного транспорта;

наличие полной и исчерпывающей информации о способах, сроках, документах, необходимых для предоставления государственной услуги на информационных стендах, сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

возможность подачи заявления о предоставлении государственной услуги в электронной форме;

предоставление заявителю информации о сроках предоставления государственной услуги;

возможность получения заявителем сведений о ходе выполнения государственной услуги в электронной форме;

возможность получения письменного ответа на свое обращение по существу поставленных в нем вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 36, 38 Регламента;

возможность осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту.

63. Комитет при предоставлении государственной услуги обеспечивает:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений заявителей;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

64. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Комитета при рассмотрении обращения заявителя, не могут быть использованы во вред этого заявителя, в том числе, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства заявителя.

65. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

достоверность представляемой заявителю информации о ходе рассмотрения обращения;

полнота информирования заявителя о ходе рассмотрения обращения;

наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения;

соблюдение сроков рассмотрения обращений заявителей;

отсутствие жалоб на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета, государственных архивов в ходе предоставления государственной услуги.

66. Заявитель на стадии рассмотрения его обращения Комитетом имеет право по его инициативе:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению, либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

знакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах не содержатся сведения, составляющие государственную тайну;

получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов, в том числе в электронной форме;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения, в том числе в электронной форме;

получать государственную услугу в электронной форме (при технической возможности), если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

67. Основные качественные показатели доступности государственной услуги обеспечиваются выполнением заявителем требований и условий подачи документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

68. Основным качественным показателем доступности государственной услуги является количество зарегистрированных в Комитете обращений заявителей.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах и в электронной форме

69. Заявителям обеспечивается возможность:

получения информации о предоставляемой государственной услуге на сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

получения заявителем текста Регламента в электронном виде на сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

получения форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде на сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

представлять документы в электронном виде с использованием сайтов Комитета, государственных архивов и Единого портала.

70. При направлении заявителем обращения в форме электронного документа Комитет отправляет заявителю электронное сообщение, подтверждающее поступление обращения.

71. Обращение, направленное заявителем в электронной форме через информационные ресурсы Комитета в сети Интернет и Единый портал, регистрируется в установленном порядке в Комитете и поступает в государственные архивы на исполнение.

72. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не участвуют.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

73. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителя к сведениям о государственной услуге;

прием и регистрация письменных или полученных при личном обращении запросов от заявителя;

рассмотрение обращений заявителей Комитетом и передача их на исполнение в государственные архивы по принадлежности;

получение заявителем сведений о ходе предоставления государственной услуги.

74. Поступившие в Комитет письменные обращения заявителя регистрируются в Комитете в течение трех дней с момента их поступления и с резолюцией председателя Комитета передаются уполномоченному должностному лицу Комитета, для передачи в государственный архив по принадлежности.

75. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги по работе с обращениями граждан в Комитете и государственных архивах приведены в приложении N 3 Регламента (Блок-схемы).

76. Запросы, поступившие в Комитет или государственные архивы области, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. При необходимости руководитель государственного архива по согласованию с руководителем Комитета вправе продлить исполнение запроса, но не более чем на 30 дней, о чем заявителю направляется письменное уведомление с указанием причин продления.

77. При поступлении обращения заявителя, которое не может быть исполнено без предоставления уточненных или дополнительных сведений, государственный архив в 7-дневный срок запрашивает у заявителя необходимые для его исполнения сведения.

78. При информировании заявителя по письменному обращению о процедуре предоставления государственной услуги, в том числе, направленному по электронной почте, ответ на обращение направляется соответственно почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

Состав документов, которые находятся в распоряжении Комитета, предоставляющего государственную услугу и государственных архивов, участвующих в предоставлении услуги и которые должны быть представлены в иные органы и организации

79. В распоряжении Комитета предоставляющего государственную услугу, и государственных архивов, непосредственно участвующих в предоставлении услуги, документов, требующих представления в иные органы и организации не имеется.

Состав документов, которые необходимы Комитету, предоставляющему государственную услугу, но находятся в иных органах и организациях

80. При организации предоставления государственной услуги Комитету необходимы документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, архивах органов и организаций, иных органах и организациях.

Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием информационной системы в сети Интернет

81. При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю обеспечивается:

возможность подачи заявителем на сайты Комитета и государственных архивов, Единый портал заявления о предоставлении государственной услуги;

доступность для копирования и заполнения заявителем заявления в форме электронного документа;

возможность получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги.

82. При поступлении обращения (запроса) заявителя в электронной форме с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

83. При поступлении в Комитет обращения заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий Комитета по направлению его на исполнение в государственные архивы по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником Комитета по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

Основание для начала административной процедуры

84. Основанием для начала предоставления государственной услуги является письменный, в том числе в электронной форме или полученный факсимильной связью и при личном обращении запрос заявителя в Комитет.

Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге

85. Информация по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется Комитетом по телефону и на личном приеме, а также размещается в электронной форме:

на официальном сайте Комитета;

на справочно-информационном "Портале государственных услуг Оренбургской области";

на Едином портале.

Информация по вопросам предоставления государственной услуги также размещается на бумажных носителях, на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, доступных для заявителя.

86. Доступ заявителей к информации о предоставлении государственной услуги обеспечивается:

размещением информации на официальном сайте Комитета и государственных архивов;

на Едином портале;

размещением информации о предоставлении государственной услуги на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, доступных для заявителей.

Прием и регистрация письменных или полученных при личном обращении запросов от заявителя

87. Письменные или полученные при личном обращении запросы заявителей, поступившие в Комитет, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Комитет. С резолюцией председателя Комитета запрос заявителя передается уполномоченному должностному лицу Комитета, ответственному за организацию оказания услуги, не позднее, чем на следующий день после регистрации.

88. Организация предоставления государственной услуги при поступлении в Комитет обращения заявителя в электронной форме ведется в установленном Регламентом порядке.

89. В случае если поставленные заявителем во время приема вопросы не входят в компетенцию Комитета, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти, государственные и муниципальные архивы, иные организации.

Рассмотрение обращений заявителей Комитетом и передача их на исполнение в государственные архивы по принадлежности

90. Уполномоченное должностное лицо Комитета в зависимости от содержания поступившего письменного обращения заявителя, в течение трех дней с момента поступления в Комитет передает запрос по принадлежности в государственные архивы, для регистрации и осуществления анализа тематики поступивших обращений граждан.

Анализ тематики поступивших обращений (заявлений) в государственных архивах

91. Специалисты государственных архивов после регистрации обращений осуществляют анализ тематики поступивших обращений граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата.

При этом определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в обращении и необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения;

место нахождения, адрес организации, куда следует направить обращение по принадлежности на исполнение.

92. Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней.

Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения обращения или об отсутствии запрашиваемых сведений

93. При отсутствии в обращении информации, необходимой для исполнения запроса, составляется ответ, в котором излагается просьба о предоставлении заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен.

94. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие в государственных и муниципальных архивах документов, необходимых для исполнения обращения и сведений о месте их нахождения.

Направление обращений на исполнение в органы и организации по принадлежности

95. Государственные архивы в случае необходимости направляют обращения или их копии с соответствующими письмами на исполнение в муниципальные архивы, архивы органов и организаций, в другие органы и организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, для рассмотрения и письменного ответа в адрес государственных архивов.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

96. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия оформляется на бланке архивов, органов и организаций в которых хранятся документы, на основании которых они составлены.

97. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

98. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Подлинность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

99. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

100. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

101. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

102. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

103. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, государственными архивами, другими органами и организациями отправляются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

104. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, государственные архивы направляют с сопроводительными письмами непосредственно в адрес заявителя.

105. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.

106. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Получение заявителем сведений о ходе исполнения обращения о предоставлении государственной услуги

107. На информационных ресурсах Комитета в сети Интернет и на Едином портале заявителю обеспечивается возможность получения информации о следующих этапах предоставления государственной услуги:

регистрация обращения в Комитете;

поступление обращения в государственные архивы, направленное Комитетом;

направление результата предоставления государственной услуги заявителю.

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента

108. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений и результатов работы с обращениями граждан.

109. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Регламента должностными лицами Комитета.

110. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется уполномоченным должностным лицом Комитета ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги в пределах его компетенции.

Текущий контроль за исполнением государственной услуги включает:

постановку поручений по организации исполнения запросов граждан на контроль;

контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами исполнения государственной услуги, принятием решений ответственными исполнителями;

снятие письменных обращений (запросов) граждан с контроля.

111. Письменные обращения (запросы) граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

112. О случаях и причинах нарушения сроков и состава административных процедур уполномоченное должностное лицо Комитета немедленно информирует председателя комитета (его заместителя), а также принимает срочные меры по устранению выявленных нарушений.

113. Уполномоченное должностное лицо Комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, несет ответственность за соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации, размещение информации на официальных сайтах, достоверность и полноту сведений, предоставляемых в связи с предоставлением государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

114. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета и государственных архивов.

115. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета). Внеплановые проверки проводятся по конкретному обращению заявителя.

116. Установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, должны быть приняты необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

117. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги Комитетом создается постоянно действующая комиссия, в состав которой включаются работники Комитета.

По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие, предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, представляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными обращениями заявителей.

Результаты деятельности постоянно действующей комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные нарушения и предложения по их устранению. Акт подписывается всеми членами комиссии.

118. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Ответственность должностных лиц Комитета за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

119. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

120. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

121. Граждане, их объединения, органы и организации могут контролировать предоставление государственной услуги Комитетом путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на сайтах Комитета, государственных архивов и Едином портале.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц Комитета

Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе при предоставлении государственной услуги

122. Заявитель вправе обратиться с жалобой в случае необоснованного отказа в предоставлении государственной услуги или неудовлетворенности заявителя результатом государственной услуги, нарушения установленного порядка предоставления государственной услуги, нарушения иных прав заявителя, предусмотренных статьей 5 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", а также в случае неисполнения должностными лицами Комитета и его подведомственными учреждениями обязанностей, предусмотренных статьей 6 указанного Федерального закона.

123. Жалобы подаются заявителями в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, на личном приеме у председателя Комитета.

124. Жалобы на неправомерные решения, принятые председателем Комитета, подаются заявителем в Министерство культуры, общественных и внешних связей Оренбургской области.

Согласно части 1 статьи 7 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявитель в жалобе должен указать:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии), должностного лица Комитета;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица Комитета;

иные сведения, которые заявитель считает необходимыми сообщить.

125. Заявителем могут быть представлены другие документы, подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

126. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования может являться нарушение порядка осуществления административных действий, а также других требований и положений настоящего Регламента.

127. Заявитель может обратиться с жалобой в Комитет в следующих случаях:

нарушения срока регистрации обращения заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушения срока предоставления государственной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных Регламентом и нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;

отказа в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Регламентом;

получения отказа в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

требования от заявителя платы при предоставлении государственной услуги;

отказа должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока внесения таких исправлений.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы (претензии) и случаев, в которых ответ на жалобу (претензию) не дается

128. Основаниями для приостановления рассмотрения жалобы (претензии) и отказа в предоставлении ответа на жалобу (претензию) являются случаи, когда:

в письменном обращении или в электронном документе не указаны фамилия заявителя, либо почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ;

текст, фамилия заявителя, либо его почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, не поддается прочтению;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного лица Комитета, а также членов его семьи;

в жалобе содержится вопрос, на который подателю жалобы многократно (более двух раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Комитет, Министерство культуры, общественных и внешних связей Оренбургской области. О данном решении заявитель, направивший обращение уведомляется письменно.

129. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом государственную тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

130. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не был дан, заявитель вправе вновь направить обращение в Комитет или в Министерство культуры, общественных и внешних связей Оренбургской области.

Основание для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

131. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является личное устное или письменное, в форме электронного документа обращение гражданина с жалобой, поступившее в Комитет посредством почтовой связи или электронной почты.

В письменной жалобе в обязательном порядке указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

наименование органа, должность, фамилия, имя, отчество должностного лица (при наличии информации), действие (бездействие) или решение которого обжалуется;

изложение сути жалобы;

личная подпись и дата.

132. В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться необходимые документы, либо их заверенные копии.

133. Заявитель в своем электронном обращении в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество, адрес электронной почты, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

134. Заявитель вправе приложить к обращению в электронной форме необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить документы и материалы или их копии в письменной форме.

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)

135. Заинтересованные лица имеют право на получение исчерпывающей информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

136. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) и решения должностных лиц Комитета, принятые (осуществленные) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы:

председателю Комитета;

министру культуры, общественных и внешних связей Оренбургской области.

137. Жалоба может быть направлена в письменной или электронной форме на электронный адрес Комитета, государственных архивов.

Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

138. Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 30 рабочих дней со дня ее регистрации.

139. В случае обжалования отказа должностного лица Комитета в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 7 рабочих дней со дня ее регистрации.

140. В исключительных случаях, а также в случае направления запросов для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов, председатель Комитета (его заместитель) вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив об этом подателя жалобы в письменной форме.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

141. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц Комитета является объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление письменного ответа (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

142. По результатам рассмотрения жалобы Комитет принимает одно из следующих решений:

142.1. Удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;

142.2. Отказывает в удовлетворении жалобы.

143. Не позднее одного дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

144. В ходе или по результатам рассмотрения жалобы заявителя в случае установления признаков состава административного правонарушения должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

145. Информация о результатах рассмотрения жалобы на решения или действие (бездействие) должностных лиц Комитета подлежит обязательному размещению на официальном сайте Комитета.

146. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги в судебном порядке.