Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

Приложение
к постановлению
администрации города
от 22 декабря 2011 г. N 1847-па

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата оказания муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей результатов предоставления муниципальной услуги и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур).

1.2. Муниципальная услуга "Организация исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее муниципальная услуга) предоставляется в соответствии:

Конституцией Российской Федерации;

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992;

Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу";

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов";

Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Закон Оренбургской области от 29.07.2005 N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

1.3. Уполномоченным органом по предоставлению муниципальной услуги является архивный отдел администрации г. Медногорска.

Учреждения и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги:

- архивный отдел администрации г. Медногорска;

- государственные архивы;

- муниципальные архивы;

- другие органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

Предоставление муниципальной услуги происходит при взаимодействии с Комитетом по делам архивов Оренбургской области, Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) и Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

1.4. Регламент разработан с целью предоставления информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

1.5. В целях настоящего регламента используются следующие понятия:

апостиль - специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов;

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

1.6. Данный регламент определяет организационно-правовой порядок предоставления архивной справки, архивной выписки, архивной копии, исторической справки по определенной проблеме, теме, событию, факту.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет архивный отдел:

архивные справки, архивные выписки, архивные копии о награждении, о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, получения образования, о подтверждении факта усыновления (удочерения), имущественные запросы (о выделении земли, жилья и т.д.).

Непосредственное исполнение социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляет архивный отдел администрации г. Медногорска.

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации при наличии соответствующих документов по теме запроса.

Муниципальная услуга по исполнению запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, представляется архивным отделом администрации в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий оформленные в установленном порядке для направления в иностранные государства.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Организация исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации г. Медногорска.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

архивные справки, архивные выписки, архивные копии, историческая справка, отрицательные ответ.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

2.4.1. По письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации. Этот срок, при необходимости, может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя;

пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок, с момента поступления запроса в архивный отдел;

по электронной почте - ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения. Этот срок, при необходимости, может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя;

2.4.2. поступившие в архивный отдел запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в 7-дневный срок с момента регистрации возвращаются в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.4.3. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

Организация исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации N 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального Архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

Уставом муниципального образования город Медногорск Оренбургской области, утвержден решением городского Совета депутатов 8.06.2010 N 655. Регистрационный номер RU 563050002010001 от 11.08.2010

2.4.4. Порядок получения консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги:

Непосредственное исполнение социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляет архивный отдел администрации города при наличии соответствующих документов по теме запроса.

2.4.4.1. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Комитета по делам архивов Оренбургской области;

на официальном сайте администрации г. Медногорска;

По телефону должностные лица архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

Местонахождение архивного отдела администрации г. Медногорска Оренбургской области и его почтовый адрес: ул. Советская, 37, г. Медногорск, 462274

Электронный адрес администрации г. Медногорска: mo@mail.orb.ru

Официальный сайт администрации г. Медногорска: www.mednogorsk.org.ru

Адрес интернет-сайта: htt://www.mednogorsk.org.ru

Справочные телефоны: Телефон: (35379) 3-23-72; факсы (35379) 3-23-71; 3-26-75.

Личный прием граждан осуществляется начальником архивного отдела либо сотрудником архивного отдела, по адресу: г. Медногорск, ул. Советская, 37 по приемным дням: вторник, четверг с 9.00 до 18.00 час., запись осуществляется по телефону (35379) 3-23-72.

На информационных стендах администрации и официальном интернет-сайте муниципального образования город Медногорск размещается следующая информация:

извлечения из законов и иных нормативных актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению услуги;

текст регламента (полная версия на официальном интернет-сайте муниципального образования город Медногорск);

образцы форм (анкеты-заявления, журнала регистрации и т.д.);

перечень оснований для предоставления муниципальной услуги;

месторасположение, режим работы, часы приема, контактный телефон (телефон для справок), адрес электронной почты администрации города;

адрес официального интернет-сайта муниципального образования город Медногорск;

перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

Формой получения муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства является архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

2.4.4.2. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги также осуществляется Комитетом по делам архивов Оренбургской области.

Местонахождение комитета и его почтовый адрес: ул. Советская, 16, г. Оренбург, 460014

Электронный адрес Комитета: arhiv@mail.orb.ru. Телефон/факс: (3532) 77-24-13; телефоны (3532) 77-00-86, 77-15-71.

График работы комитета:

понедельник - четверг 9.00 - 18.00

пятница 9.00 - 17.00

суббота - воскресенье - выходные дни

2.4.4.3. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги также осуществляется Федеральным архивным агентством.

Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12.

Электронный адрес Росархива: rosarhiv@archives.ru.

2.4.4.4. Телефоны структурного подразделения Росархива, предоставляющего услугу: (495) 606-23-26; 606-43-05, Факс 606-55-87.

2.4.4.5. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов содержится в (приложении N 1) и на официальном сайте Комитета по электронному адресу: www.orenkomitetarchiv.ru.

2.4.5. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

2.4.6. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

2.4.7. Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется на официальном сайте администрации г. Медногорска, в Справочно-информационном портале "Государственные услуги".

2.4.8. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги:

- письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес архивного отдела администрации.

В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство.

В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Интернет-обращения (запросы) граждан могут содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- изложение существа обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- дата отправления письма

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.4.9. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;

- отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- отсутствие возможности прочтения запроса;

- невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию.

- повторность запроса без указания новых доводов или обстоятельств. Начальник архивного отдела, или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение.

- содержание в запросах нецензурных, либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации.

2.4.10. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются на безвозмездной основе.

2.4.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги:

- ожидания в очереди при обращении граждан - не более 30 минут;

- продолжительность приема у служащего архивного отдела администрации не должна превышать более 15 минут.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения должностное лицо в вежливой форме информирует обратившегося по интересующему вопросу.

Ответ на телефонный звонок должен содержать Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонный звонок, информацию об услуге. Время разговора не должно превышать 10 минут.

При электронном обращении - в режиме реального времени.

2.4.12. Срок регистрации запроса:

Поступившие в архивный отдел письменные запросы регистрируются в первый день поступления. Запросы с резолюцией начальника архивного отдела направляются сотруднику, осуществляющему организацию оказания услуги в течение 3 дней со дня поступления.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) заявителя, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

2.4.13. Помещение для предоставления муниципальной услуги обеспечивается необходимым оборудованием, канцелярскими принадлежностями, информационными и методическими материалами, стульями и столами.

Место информирования оборудуется стендом, содержащим информацию о предоставлении услуги, с образцами заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления услуги.

Местонахождение архивного отдела администрации г. Медногорска Оренбургской области и его почтовый адрес: ул. Советская, д. 37, каб.106, г. Медногорск, 462274

Справочные телефоны: Телефон: (35379) 3-23-72; факсы (35379) 3-23-71; 3-26-75.

Электронный адрес администрации г. Медногорска: mo@mail.orb.ru

Приемные дни: вторник, четверг с 9.00 до 18.00 час., обед с 13-00 до 13-48 мин.

2.4.14. Показатель доступности и качества муниципальной услуги:

2.4.14.1. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в архивном отделе администрации в устной форме, с использованием средств почтовой связи, с использованием средств телефонной связи, с использованием электронной почты, размещением в сети Интернет на сайте администрации города, иным способом, позволяющим осуществить информирование.

2.4.14.2. Должностные лица архивного отдела администрации, осуществляющие индивидуальное устное информирование, должны принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность административных действий (процедур).

Блок-схема последовательности предоставления услуги приведена в (приложении N 2) к настоящему административному регламенту.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка заявителям ответов.

3.2. Архивный отдел администрации г. Медногорска исполняющий запросы, получаемые из Комитета по делам архивов Оренбургской области, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка ответов заявителям;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.3. Прием и регистрация запросов.

Основанием для начала предоставления услуги является регистрация запроса, письма или интернет-обращения.

В целях обеспечения учета, контроля, поиска поступающих запросов осуществляется их регистрация.

3.3.1. Письма, заявления, поступившие в архивный отдел администрации регистрируются служащим, проставляя регистрационный номер и дату регистрации на запросе в правом нижнем углу первого листа заявления или письма заявителя. В регистрационном штампе указывается входящий номер, который состоит из номера журнала и порядкового номера заявления по этому журналу. Также дата его поступления. (Приложение N 3)

При приеме заявлений в письме проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Ошибочно доставленная почтой корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документов или приложения к ним, необходимо сообщить об этом отправителю. Если в письме не указан адрес, по которому необходимо направить ответ, то сохраняются конверты, по ним можно установить адрес отправителя или дату почтового штемпеля, необходимую для подтверждения времени отправления и получения заявлений.

Пометки на заявлении или письме заявителя не допускаются, кроме визы, а также номеров фондов, по которым будет вестись поиск необходимой информации.

Все поступающие запросы проверяются на повторное поступление по журналу регистрации заявлений и писем граждан.

Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу в случае, если заявитель не удовлетворен направленным (выданным) ему ответом или указывает дополнительные сведения, необходимые для поиска документов.

Повторный запрос вновь не регистрируется, на нем ставится первоначальный номер его регистрации и новая дата поступления. В журнале регистрации рядом с первоначальным номером делается отметка о дате поступления повторного запроса.

3.3.2. Запросы граждан с резолюцией начальника архивного отдела направляются работнику, осуществляющему организацию оказания услуги.

3.3.3. Письма граждан, поступившие в архивный отдел из администрации Президента Российской Федерации, от депутатов Законодательного собрания Оренбургской области, отдела по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области, исполнительных органов государственной власти Оренбургской области и организаций рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления.

3.3.4. При поступлении Интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) гражданина, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

3.3. Анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение.

3.3.1. Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и передает запрос сотруднику для исполнения.

При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение, адрес организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

3.4.1. По итогам анализа тематики запроса, в течение 3 дней со дня регистрации архивный отдел администрации направляет запрос со своим сопроводительным письмом по принадлежности в орган или организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса.

3.4.2. В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, муниципальный архив направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.4.3. Одновременно с направлением запроса на исполнение в соответствующие организации архивный отдел письменно уведомляет об этом заявителя.

3.4.4. При направлении запроса на исполнение по принадлежности, архивный отдел, при необходимости уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, по которым требуют проставления апостиля.

3.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.5.1. Органы и организации, исполняющие полученные от Комитета по делам архивов Оренбургской области, государственных и муниципальных архивов и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

3.5.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного муниципального архива.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

3.5.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.6. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

3.6.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.6.2. Комитет по делам архивов Оренбургской области проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Оренбургской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

3.6.3. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Комитет по делам архивов Оренбургской области образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

3.6.4. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

3.6.5. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п. 50, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

3.6.6. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.7. Подготовка и направление ответов заявителям.

3.7.1. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю направляется информация о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

3.7.2. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.8. Результат действия и порядок передачи результата:

3.8.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются на основании заявлений по вопросам, связанным с обеспечением прав и законных интересов заявителей.

3.8.2. По результатам рассмотрения и направлением непрофильных запросов на исполнение в соответствующие организации муниципальный архив письменно уведомляет об этом граждан.

3.8.3. В случае, если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом гражданину направляется информация о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

3.8.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются муниципальным архивом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

3.8.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются муниципальным архивом в МИД России.

3.8.6. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 40) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, государственные и муниципальные архивы направляют в МИД России с сопроводительными письмами или непосредственно в адрес заявителя.

3.8.7. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Комитет по делам архивов Оренбургской области вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

3.8.8. После проставления апостиля, Комитет по делам архивов Оренбургской области направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

3.8.9. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц и работников архивного отдела администрации.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Проверки могут плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.5. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой могут включаться муниципальные служащие и работники ведомственных архивов.

4.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде акта или справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.7. Меры ответственности за нарушение требований настоящего регламента к работникам архивного отдела устанавливаются в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

4.7. Начальник архивного отдела несет ответственность за нарушение требований регламента в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами администрации города Медногорска.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих:

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или в письменном виде.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностного лица архивного отдела могут быть обжалованы:

- главе администрации г. Медногорска;

- в судебном порядке.

5.3. Действия (бездействие) и решения работника архивного отдела могут быть обжалованы:

- главе администрации г. Медногорска;

- в судебном порядке.

5.4. Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

5.5. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.

5.6. Глава администрации г. Медногорска:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.7. Ответ на жалобу подписывается главой администрации г. Медногорска или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.

5.8. Письменная жалоба, поступившая в администрацию г. Медногорска, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях глава администрации г. Медногорска вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.9. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.10. Администрация города при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми жалобами и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации г. Медногорска вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная и предыдущие жалобы направлялись в администрацию города. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.