Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области от 19 мая 2010 г. N 13 "Об утверждении Административного регламента комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утратил силу)

Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области
от 19 мая 2010 г. N 13
"Об утверждении Административного регламента комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

ГАРАНТ:

Приказом Комитета по делам архивов Оренбургской области от 5 июля 2012 г. N 21 настоящий приказ признан утратившим силу

Во исполнение Указа Губернатора Оренбургской области от 29.12.2009 N 258-ук "О первоочередных мерах по переходу к предоставлению государственных (муниципальных) услуг (функций) в электронном виде в Оренбургской области" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2. Директорам государственных учреждений "Государственный архив Оренбургской области" (ГУ "ГАОО") - Ильиной В.А.; "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГУ "ЦДНИОО") - Шокову В.А.; филиалов ГУ "ГАОО" в г. Бугуруслане - Смирновой Е.И.; в г. Бузулуке - Овчинниковой И.Н.; исполняющей обязанности директора филиала ГУ "ГАОО" в г. Орске - Кожуховой Л.Р. внедрить Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" в работу архивов и обеспечить его выполнение.

3. Приказ вступает в силу со дня подписания.

Председатель комитета по делам архивов Оренбургской области

С.М. Муромцева

Административный регламент
комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правового характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
(утв. приказом комитета по делам архивов Оренбургской области
от 19 мая 2010 г. N 13)

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

1.1.1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - Комитет), а также порядок взаимодействия Комитета с органами государственной власти, местного самоуправления, государственными учреждениями Оренбургской области, подведомственными Комитету (далее - государственными архивами Оренбургской области) и муниципальными архивами Оренбургской области, организациями, учреждениями, предприятиями всех форм собственности (далее - органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.1.2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет Комитет во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) и Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют архивные учреждения Оренбургской области, другие органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

1.2. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

1.2.1. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007). (В редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20.05.2009);

Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации N 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный N 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 18, 04.05.2009);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального Архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

Закон Оренбургской области от 29.07.2005 N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "29 августа 2005 г."

Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005 N 142-ук "Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области";

Указ Губернатора Оренбургской области от 15.03.2010 N 40-ук "О внесении изменений в указ Губернатора Оренбургской области от 16 декабря 2005 года N 142-ук".

1.3. Результаты предоставления государственной услуги

1.3.1. Государственная услуга по организации исполнения запросов социально-правого характера российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, представляется в виде писем госархивов, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

1.4. Описание заявителей

1.4.1. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

2.1.1. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

2.1.2. Местонахождение комитета и его почтовый адрес: ул. Советская, 16, г. Оренбург, 460014

2.1.3. Электронный адрес Комитета: arhiv@mail.orb.ru. Телефон/факс: (3532) 77-24-13; телефоны (3532) 77-00-86, 77-15-71.

График работы комитета:

понедельник - четверг 9.00 - 18.00

пятница 9.00 - 17.00

суббота - воскресенье - выходные дни

2.1.4. Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12.

Электронный адрес Росархива: rosarhiv@archives.ru.

2.1.5. Телефоны структурного подразделения Росархива, предоставляющего государственную услугу: (495) 606-23-26; 606-43-05, Факс 606-55-87.

2.1.6. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

2.1.7. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Комитету государственных архивов содержится в приложении N 1.

2.1.8. Сведения о месте нахождения государственных и муниципальных архивов, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Комитета по электронному адресу: www.orenkomitetarchiv.ru.

2.1.9. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Комитета.

2.1.10. По телефону должностные лица Комитета обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

2.1.11. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

2.1.12. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

2.1.13. Личный прием граждан осуществляется председателем Комитета или заместителем председателя, по адресу: г. Оренбург, ул. Советская, 16 по рабочим дням с 9.00 до 18.00 час., запись осуществляется по телефону (3532) 77-24-13.

2.1.14. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте Комитета, в Справочно-информационном портале "Государственные услуги".

2.2. Основание для предоставления государственной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес Комитета, иных органов и организаций.

2.2.2. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство. В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Интернет-обращения (запросы) граждан могут содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- изложение существа обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- дата отправления письма

2.2.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Сроки предоставления государственной услуги

2.3.1. Поступившие в Комитет запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные архивы и иные органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

2.3.2. Поступившие в Комитет, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.3.3. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

2.3.4. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.4.1. Отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя.

2.4.2. Отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения.

2.4.3. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.

2.4.4. Отсутствие возможности прочтения запроса.

2.4.5. Невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию.

2.4.6. Получение повторного запроса без указания новых доводов или обстоятельств. Председатель Комитета, или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение.

2.4.7. Содержание в запросах нецензурных, либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации.

2.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

2.5.1. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

2.5.2. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Комитета:

регистрация запросов;

анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение в государственные архивы;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям ответов.

3.1.2. Государственные архивы, органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из Комитета, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов;

анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.2. Регистрация запросов

3.2.1. Поступившие в Комитет письменные запросы граждан регистрируются делопроизводителем Комитета и с резолюцией председателя Комитета передаются специалисту Комитета, ответственному за организацию оказания услуги не позднее, чем на следующий день в установленном порядке.

3.2.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.2.3. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) заявителя, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение

3.3.1. Специалист Комитета в течение одного дня передает запрос в государственный архив, для осуществления анализа тематики поступивших запросов граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата.

При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.3.2. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

3.4.1. По итогам анализа тематики запросов заявителей государственный архив направляет их по принадлежности в органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

3.4.2. В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, государственный архив направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.4.3. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации госархив письменно уведомляет об этом заявителей.

3.4.4. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, государственный архив при необходимости уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивных справках, архивных выписках и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

3.5. Подготовка и направление ответов заявителям

3.5.1. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю направляется информация о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

3.5.2. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор запроса и Комитет проинформированы о результатах рассмотрения.

3.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.6.1. Органы и организации, исполняющие полученные от Комитета, государственных архивов и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

3.6.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

3.6.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.7. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

3.7.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.7.2. Комитет проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Оренбургской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

3.7.3. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Комитет образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

3.7.4. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

3.7.5. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п. 50, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

3.7.6. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.8. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.8.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Комитетом, государственными архивами, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

3.8.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Комитетом, государственными архивами, другими органами и организациями в МИД России.

3.8.3. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 40) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, государственные архивы направляют в МИД России с сопроводительными письмами или непосредственно в адрес заявителя.

3.8.4. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Комитет вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

3.8.5. После проставления апостиля, государственные архивы направляют архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

3.8.6. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

3.8.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется председателем Комитета и специалистом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

4.2.1. Комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами области.

4.2.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета, работников государственных архивов.

4.2.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.2.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.2.5. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой могут включаться государственные гражданские служащие комитета и работники государственных архивов.

4.2.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Ответственность государственных служащих

4.3.1. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

4.4.1. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Комитета и через Справочно-информационный портал "Государственные услуги".

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

5.1.1. Гражданин может обратиться с устной или письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.

5.1.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Комитета и работников государственных архивов могут быть обжалованы:

- председателю Комитета;

- в судебном порядке.

5.1.3. Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

5.1.4. Гражданин в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.

5.1.5. Председатель комитета:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.1.6. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета или заместителем председателя Комитета.

5.1.7. Ответ на жалобу, поступившую в комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

5.1.8. Письменная жалоба, поступившая в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях председатель комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

5.1.9. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.1.10. Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.

Приложение N 1
к Административному регламенту
комитета по делам архивов Оренбургской области
по предоставлению государственной услуги
"Организация исполнения запросов
социально-правового характера
российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства,
связанных с реализацией их законных прав
и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства"

Сведения
о местонахождении, контактных телефонах и адресах государственных архивов, подведомственных Комитету по делам архивов Оренбургской области, предоставляющих государственную услугу по исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

1. Государственное учреждение "Государственный архив Оренбургской области" (ГУ "ГАОО")

ул. Советская, д. 16, г. Оренбург, 460014

Тел./факс (3532) 77 63 59

E-mail: gosarhivOren@rambler.ru

2. Филиал ГУ "ГАОО" в г. Бугуруслане

ул. Московская, д. 91, г. Бугуруслан, Оренбургская область, 461600

Тел./факс: (35352) 2 14 80.

E-mail: bugarhi@mail.ru

3. Филиал ГУ "ГАОО" в г. Бузулуке

ул. М. Горького, д. 50, г. Бузулук, Оренбургская область, 461010

Тел./факс: (35342) 2 09 01

E-mail: arhivbuzuluk@yandex.ru

4. Филиал ГУ "ГАОО" в г. Орске

ул. Тагильская, д. 13 б, г. Орск, Оренбургская область, 462431

Тел./факс: (35372) 5 42 64

E-mail: orskarhiv@mail.ru

5. Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГУ "ЦДНИОО")

ул. Маршала Жукова, д. 38, г. Оренбург, 460024

Тел./факс: (3532) 77 03 84

E-mail: zdnioo@bk.ru

Сведения
о местонахождении, контактных телефонах и адресах муниципальных архивов, предоставляющих государственную услугу по исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Архив Абдулинского района

ул. Коммунистическая, д. 276, г. Абдулино, Оренбургская область, 461740

Тел. (35355) 2-54-49

Муниципальный архив Адамовского района

ул. 8 Марта, д. 25, пос. Адамовка, Оренбургская область, 462830

Тел. (35365) 2-13-02

E-mail: arhiv_56@mail.ru

Муниципальный архив Акбулакского района

ул. Терещенко, д. 35, пос. Акбулак, Оренбургская область, 461550

Тел. (35335) 2-19-63

Архивный отдел администрации Александровского района

ул. Мичурина, д. 49, с. Александровка, Оренбургская область, 461830

Тел. (35359) 2-18-83

Муниципальный архив Асекеевского района

ул. Садовая д. 28 а, с. Асекеево, Оренбургская область, 461710

Тел. (35351) 2-10-02

Архивный отдел администрации Беляевского района

ул. Советская, д. 46 б, с. Беляевка, Оренбургская область, 461330

Тел. (35334) 2-22-46

Архив документов по личному составу г. Бугуруслана

ул. Московская, д. 65, г. Бугуруслан, Оренбургская обл., 461600

Тел. (35352) 2 17 83

Муниципальный архив Бугурусланского района

ул. Революционная, д. 24, г. Бугуруслан, Оренбургская область, 461600

Тел. (35352) 2-78-18

E-mail: arh_bug@mail.ru

Муниципальное учреждение "Архив документов по личному составу"

г. Бузулук

2-й микрорайон, д. 17, г. Бузулук, Оренбургская обл., 461040

Тел. (35342) 4 03 75

E-mail: buzuluk.arhiv@gmail.com

Архивный отдел администрации Бузулукского района

ул. О. Яроша, д. 60, г. Бузулук, Оренбургская область,461010

Тел. (35342) 5-59-45

E-mail: archiv_bz@bk.ru

Архив документов по личному составу Бузулукского района

ул. О. Яроша, д. 60, г. Бузулук, Оренбургская обл., 461010

Тел. (35342) 5 59 45

E-mail: archiv_bz@bk.ru

Архивный отдел администрации г. Гая

ул. Декабристов, д. 4, г. Гай, Оренбургская область, 462630

Тел. (35362) 4-14-34

E-mail: garhiv@mail.ru

Архив документов по личному составу г. Гая

ул. Декабристов, д. 4, г. Гай, Оренбургская обл., 462630

Тел. (35362) 4 29 22

E-mail: garhiv@mail.ru

Архивный отдел администрации Гайского района

ул. Ленина, д. 41, г. Гай, Оренбургская область,462630

Тел. (35362) 4-20-32

Архивный отдел администрации Грачевского района

ул. Советская, д. 4, с. Грачевка, Оренбургская область, 461800

Тел. (35344) 2-24-68

E-mail: lvd@gr.orb.ru; arhiv_gr@mail.ru

Архив документов по личному составу Грачевского района

ул. Советская, 4, с. Грачевка, Оренбургская обл., 461800

Тел. (35344) 2 24 68

E-mail: lvd@gr.orb.ru; arhiv_gr@mail.ru

Архивный отдел администрации Домбаровского района

ул. 40 лет Октября, д. 20, пос.Домбаровский, Оренбургская область, 462734

Тел. (35367) 2-11-76

E-mail: arhiv@dm.orb.ru

Архивный отдел администрации Илекского района

ул. Октябрьская, д. 21, с. Илек, Оренбургская область, 461350

Тел. (35237) 2-15-79

Муниципальный архив Кваркенского района

ул. Ленина, д. 24, с. Кваркено, Оренбургская область, 462860

Тел. (35364) 2-14-56

Архивный отдел администрации Красногвардейского района

ул. Мира, д. 1, с. Плешаново, Оренбургская область, 461150

Тел. (35345) 3-15-84

Архивный отдел администрации Кувандыкского района

ул. Оренбургская, д. 12, г. Кувандык, Оренбургская область, 462220

Тел. (35361) 2-04-31

Архив документов по личному составу Кувандыкского района

ул. Советская, д. 8, г. Кувандык, Оренбургская обл., 462243

Тел. (35361) 2 34 70

Архивный отдел администрации Курманаевского района

пл. Ленина, д. 8, с. Курманаевка, Оренбургская область, 461060

Тел. (35341) 2-16-92

E-mail: arhkm@km.orb.ru

Архив документов по личному составу Курманаевского района

пл. Ленина, д. 8, с. Курманаевка, Оренбургская область, 461060

Тел. (35341) 2-16-92

Архивный отдел администрации Матвеевского района

ул. Комсомольская, д. 18, с. Матвеевка, Оренбургская область, 461880

Тел. (35356) 2-11-99

Архивный отдел администрации г. Медногорска

ул. Советская, д. 37, г. Медногорск, Оренбургская область, 462250

Тел. (35379) 3-23-72

Архивный отдел администрации Новоорского района

ул. Комарова, д. 7, пос. Новоорск, Оренбургская область, 462800

Тел. (35363) 7-16-07

E-mail: ovch@no.orb.ru

Архивный отдел администрации Новосергиевского района

ул. Краснопартизанская, д. 20, пос. Новосергиевка, Оренбургская область, 461201

Тел. (35339) 2-42-49

Архив документов по личному составу Новосергиевского района

ул. Краснопартизанская, д. 20, пос. Новосергиевка, Оренбургская область, 461201

Тел. (35339) 2-42-49

Архивный отдел администрации г. Новотроицка

ул. Зеленая, д. 81, г. Новотроицк, Оренбургская область, 462359

Тел. (35376) 63-78-96

E-mail: inform@acc-kom.ru

Архивный отдел администрации Октябрьского района

ул. Луначарского, д. 17, с. Октябрьское, Оренбургская область, 462030

Тел. (35330) 2-16-24

Архивный отдел администрации Оренбургского района

ул. Чичерина, д. 9, г. Оренбург, Оренбургская область, 460000

Тел. (3532) 78-16-61

Муниципальный архив Первомайского района

ул. Гагарина, д. 18 а, пос. Первомайский, Оренбургская область, 461980

Тел. (35348) 4-12-82

E-mail: pmra@mail.ru

Архив документов по личному составу Первомайский район

ул. Гагарина, д. 18 а, пос. Первомайский, Оренбургская область, 461980

Тел. (35348) 4-12-82

E-mail: pmra@mail.ru

Архивный отдел администрации Переволоцкого района

ул. Почтовая, д. 5, пос. Переволоцк, Оренбургская область, 461263

Тел (35338) 3-27-75

E-mail: arhiv@pr.orb.ru

Архив документов по личному составу Переволоцкого района

ул. Почтовая, д. 5, пос. Переволоцк, Оренбургская область, 461263

Тел (35338) 3-27-75

E-mail: arhiv@pr.orb.ru

Архивный отдел администрации Пономаревского района

ул. К. Маркса, д. 12/1, с. Пономаревка, Оренбургская область, 461780

Тел. (35357) 2-25-82

Муниципальный архив Сакмарского района

ул. Советская, д. 25, с. Сакмара, Оренбургская область, 461420

Тел. (35331) 2-16-94

Архивный отдел администрации Саракташского района

ул. Депутатская, д. 5, пос. Саракташ, Оренбургская область, 462100

Тел. (35333) 6-11-26

E-mail: brs@sa.orb.ru

Архивный отдел администрации Светлинского района

ул. Промышленная, д. 52, пос. Светлый, Оренбургская область, 462740

Тел. (35366) 2-16-25

Архив документов по личному составу Светлинского района

ул. Промышленная, д. 52, пос. Светлый, Оренбургская область, 462740

Тел. (35366) 2-16-25

Архивный отдел администрации Северного района

ул. Советская, д. 25, с. Северное, Оренбургская область, 461670

тел. (35354) 2-10-37

E-mail: evp@se.orb.ru

Архивный отдел администрации Соль-Илецкого района

ул. К. Маркса, д. 6, г. Соль-Илецк, Оренбургская область, 461500

Тел. (35336) 2-38-37

E-mail: arhiv@si.orb.ru

Архивный отдел администрации города Сорочинска

ул. Пушкина, д. 45, г. Сорочинск, Оренбургская область, 461900

Тел. (35346) 4-21-76

E-mail: sorochinsk.arhiv@yandex.ru

Архивный отдел администрации Сорочинского района

ул. Ленина, д. 2, г. Сорочинск, Оренбургская область, 461900

Тел. (35346) 4-22-74

Архивный отдел администрации Ташлинского района

ул. Довженко, д. 44, с. Ташла, Оренбургская область, 461170

Тел. (35347) 2-14-68

Архивный отдел администрации Тоцкого района

ул. Красная Площадь, д. 1, с. Тоцкое, Оренбургская область, 461131

Тел. (35349) 2-18-76

E-mail: tozkarhiv@yandex.ru

Архив документов по личному составу Тоцкого района

ул. Красная Площадь, д. 1, с. Тоцкое, Оренбургская область, 461131

Тел. (35349) 2 20 78

E-mail: tozkarhiv@yandex.ru

Архивный отдел администрации Тюльганского района

ул. Ленина, д. 25, пос. Тюльган, Оренбургская область, 462010

Тел. (35332) 2-17-38

Архивный отдел администрации Шарлыкского района

ул. Советская, д. 38, с. Шарлык, Оренбургская область, 461450

Тел. (35358) 2-16-83

Архивный отдел администрации Ясненского района

ул. Ленина, д. 17, г. Ясный, Оренбургская область, 462781

Тел. (35368) 2-12-85

Приложение N 2
к Административному регламенту
комитета по делам архивов Оренбургской области
по предоставлению государственной услуги
"Организация исполнения запросов
социально-правового характера
российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства,
связанных с реализацией их законных прав
и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства"

Блок-схемы
последовательности действий по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Условные обозначения

Блок-схема N 1
последовательности действий Комитета, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела при проставлении апостиля

Блок-схема N 3
последовательности действий органа, организации по исполнению поступивших из-за рубежа запросов