Постановление Администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области от 7 марта 2012 г. N 89 "Об утверждении административного регламента администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования - Александро-Невский муниципальный район Рязанской области от 11 февраля 2013 г. N 122 в настоящее постановление внесены изменения

См. текст постановления в предыдущей редакции

Постановление Администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области
от 7 марта 2012 г. N 89
"Об утверждении административного регламента администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

8, 11 февраля, 12 декабря 2013 г.

ГАРАНТ:

Информация о внесении изменений в настоящий документ содержится в документе:

Постановление Администрации муниципального образования - Александро-Невский муниципальный район Рязанской области от 8 февраля 2013 г. N 86 "О внесении изменений в постановление администрации Новодеревенского муниципального района от 07.03.2012 года N 89 "Об утверждении административного регламента администрации Новодеревенского муниципального района Рязанской области по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методологической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

На основании Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с постановлением администрации Александро-Невского муниципального района от 16.04.2011 г. N 179 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг администрацией Александро-Невского муниципального района и организациями, участвующими в предоставлении муниципальных услуг", распоряжения администрации муниципального района от 09.06.2011 года N 105, администрация муниципального района постановляет:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению информации о порядке предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

2. Опубликовать настоящее постановление в Информационном бюллетене и разместить на сайте администрации района.

3. Настоящее постановление вступает в силу после официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника организационно-правового отдела Сарычеву Н.В.

Глава муниципального района

В.Ф. Оводков

Административный регламент
администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

11 февраля, 12 декабря 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент оказания организационно-правовым отделом администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - административный регламент) разработан в целях обеспечения эффективного функционирования организационно-правового отдела администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области, повышения результативности и качества, открытости и доступности оказания муниципальной услуги, устанавливает порядок оказания муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива (далее - муниципальная услуга). Настоящий регламент определяет сроки, последовательность административных действий (административных процедур) организационно-правового отдела администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области (далее - Отдел), порядок взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими, либо физическими лицами.

1.2. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

- номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроком хранения, оформленный в установленном порядке;

- инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц;

- опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;

- акт на списание - перечень документов, с истекшим сроком хранения.

1.3. Предмет (содержание) муниципальной услуги:

- предоставление согласованных с Отделом документов, необходимых для организации работы по делопроизводству и архивному делу организаций и предприятий.

1.4. Единица измерения муниципальной услуги: документ.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:

- оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:

- организационно-правовой отдел администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области .

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:

- оказанная методическая и практическая помощь представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива в форме консультации;

- рассмотренные и согласованные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, описи дел по личному составу, акты на списание документов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

- оказание муниципальной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня поступления документов в Отдел, при условии поступления документов в полном объеме.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрированными Минюстом РФ 06.03.2007 г.;

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- описи дел постоянного хранения и личного состава;

- инструкции по делопроизводству;

- номенклатуры дел;

- акты на списание документов.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие документов предусмотренных в п. 2.6 настоящего регламента.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие документов предусмотренных в п. 2.6 настоящего регламента.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги:

- муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

Информация об изменениях:

Пункт 2.10 изменен с 1 января 2014 г. - Постановление Администрации муниципального образования - Александро-Невский муниципальный район Рязанской области от 12 декабря 2013 г. N 804

См. предыдущую редакцию

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении и получении результата муниципальной услуги.

Время ожидания в очереди при обращении заявителя в орган местного самоуправления для получения муниципальной услуги до 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги:

- в течение 1 рабочего дня.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги:

- помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано информационным стендом с образцами заполнения запроса-заявления и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги;

- места ожидания и места для заполнения запросов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам и оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, а так же столом и стульями, на столах должны быть письменные принадлежности для возможности оформления личных заявлений.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг:

Показателями доступности являются:

- информационная открытость порядка предоставления муниципальной услуги;

- простота и ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги.

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги:

Место нахождения отдела по предоставлению муниципальной услуги: переулок Школьный, дом 1 ,р.п. Александро-Невский Александро-Невского района Рязанской области, 391240.

Почтовый адрес организационно-правового отдела для направления обращений:

улица Советская, дом 9, р.п. Александро-Невский Александро-Невского района Рязанской области, 391240;

контактные телефоны: (491 58) 22-2-17;22-3-93, факс: 22-4-55

Часы работы отдела: понедельник - пятница: с 8.00 до 17.00.

Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 часов

Выходные дни - суббота, воскресенье.

Прием заявлений от граждан:

Понедельник - четверг с 8.30 до 12.00 часов

Пятница - не приемный день.

Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут представляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

- по почте и электронной почте E-mail adm_Novoder@mail.ru

При невозможности в момент обращения гражданина ответить на поставленный вопрос ведущий специалист отдела предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день, в определенное время, и к назначенному сроку подготавливают ответ.

Информирование представителя, получателя муниципальной услуги по телефону осуществляется ведущим специалистом Отдела. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил представитель получателя муниципальной услуги, фамилии, имени, отчества и должности, принявшего телефонный звонок. Ведущий специалист Отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует представителя организации, предприятия по интересующим вопросам.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой (в том числе электронной) в адрес получателя муниципальной услуги.

Личный прием осуществляется согласно графику приема в порядке очереди без предварительной записи.

Консультирование представителей организаций и предприятий производится непосредственно в помещении Отдела, в заранее согласованное время. Консультации даются по вопросам:

- организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- отбору документов в состав Архивного фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- упорядочению документов по личному составу;

- ведению учета документов;

- подготовке и оформлению документов для согласования;

- подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

- соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на действия (бездействие) должностных лиц, осуществленные в ходе предоставления муниципальной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе и особенности предоставления муниципальных услуг в электронном виде:

информация о порядке оказания муниципальной услуги включает в себя:

- сведения о месте и графике приема;

- порядок и сроки рассмотрения обращений;

- порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе оказания муниципальной услуги.

Консультации по вопросам оказания муниципальной услуги предоставляются ведущим специалистом Отдела, основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- достоверность предоставляемой информации;

- полнота предоставляемой информации.

В электронном виде предоставляется:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- сроки предоставления муниципальной услуги;

- информация о результатах предоставления муниципальной услуги;

- сведения о применяемых нормативных правовых актах по вопросам предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры: (Блок-схема, приложение 1)

- прием документов;

- проверка содержания и правильности оформления представленных документов;

- согласование представленных документов;

- выдача согласованных документов.

Прием документов.

Прием документов, осуществляет ведущий специалист Отдела.

- описи дел постоянного хранения - в 4-х экземплярах;

- описи личного состава - в 2-х экземплярах;

- инструкции по делопроизводству - в 1 экземпляре;

- номенклатуры дел и акты на списание документов - в 2-х экземплярах.

К описи прилагается пояснительная записка на единицы хранения, не вошедшие в опись, с указанием причины отсутствия.

В случае реорганизации, переименования, изменения структуры, функций органа, учреждения к описи прилагается дополнение к исторической справке с указанием основания изменений, подготовленное на бланке организации, предприятия, заверенное подписью руководителя и печатью в 3-х экземплярах.

Проверка содержания и правильности оформления представленных документов. Ведущий специалист Отдела осуществляет проверку правильности оформления и содержания документов, поступивших на согласование.

При выявлении в ходе проверки, ненадлежащего оформления представленных документов, Ведущий специалист Отдела возвращает их на доработку представителю организации, предприятия, ответственного за делопроизводство и архив, с соответствующими рекомендациями.

Согласование представленных документов. Согласование осуществляет Ведущий специалист Отдела, путем проставления даты согласования и печати Отдела, непосредственно на грифе согласования предоставленного документа.

Конечным результатом оказания муниципальной услуги является согласованная номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, опись дел по личному составу, акт на списание документов.

Выдача согласованных документов. Согласованные документы направляются в адрес организации, предприятия, их представившего или передаются представителю организации, предприятия ответственного за делопроизводство и архив.

В электронной форме предоставляется только информационные услуги, указанные в пункте 2.14 настоящего регламента.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль

4.1.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник организационно-правового отдела администрации Александро-Невского муниципального района.

4.1.2. Контроль исполнения муниципальной услуги включает в себя установленную Архивным управлением Рязанской области полугодовую и сводную годовую отчетность о ходе исполнения социально-правовых и тематических запросов; выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) сотрудников, предоставляющих муниципальные услуги.

4.2. Плановый контроль

Плановый контроль исполнения административного регламента ведущим специалистом организационно-правового отдела по предоставлению муниципальных услуг осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых проверок (осуществляется на основании годовых планов работы) и внеплановых проверок, в том числе проверок по конкретным обращениям граждан. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая проверка).

Внеплановые проверки осуществляются куратором Отдела по распоряжению главы Александро-Невского муниципального района, при поступлении жалобы на оказание муниципальной услуги. При выявлении допущенных нарушений глава Александро-Невского муниципального района принимает решение об их устранении и меры по наложению дисциплинарного взыскания.

Ответственность должностных лиц за соблюдением сроков и порядка проведения административных процедур, закрепляется в их должностных инструкциях.

Информация об изменениях:

Раздел 5 изменен с 1 января 2014 г. - Постановление Администрации муниципального образования - Александро-Невский муниципальный район Рязанской области от 12 декабря 2013 г. N 804

См. предыдущую редакцию

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявители имеют право на обжалование действия (бездействия), решений должностных лиц сектора, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решения или действия (бездействия) должностного лица администрации является поступление жалобы гражданина, изложенной в письменной или электронной форме о его несогласии с результатом предоставления муниципальной услуги в Орган, предоставляющий муниципальную услугу.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации, единого портала государственных и муниципальных услуг.

5.2. Жалоба на действие (бездействие) и решения должностных лиц администрации Александро-Невского муниципального района (далее по тексту - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и письменной форме по адресу Администрации Александро-Невского муниципального района: 391240, РФ, Рязанская область, р.п. Александро-Невский, ул. Советская, д. 9.

5.3. Жалоба может быть подана в форме устного личного обращения должностному лицу на личном приёме граждан. Приём заявителей осуществляется в здании администрации по адресу: 391240, РФ, Рязанская область, р.п. Александро-Невский, ул. Советская, д. 9.

Приём заявителей Главой Александро-Невского муниципального района и осуществляется в соответствии с утвержденным графиком личного приёма.

При личном приёме заявитель представляет документ, удостоверяющий личность.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма граждан. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма граждан. В остальных случаях даётся письменный ответ.

В ходе личного приёма заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.4. В письменной жалобе заявителем в обязательном порядке указывается наименование органа местного самоуправления, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействиях) органа, предоставляющего муниципальную услугу, доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего услугу, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагается суть жалобы, ставится личная подпись и дата.

5.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Должностное лицо, рассмотревшее жалобу, направляет заявителю сообщение о принятом решении в течение 15 рабочих дней со дня регистрации жалобы по почтовому адресу, указанному заявителем в жалобе. В случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу или должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу в приеме документов у заявителя, либо исправления допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлении - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок, выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Рязанской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения (удовлетворение жалобы или отказ в удовлетворении жалобы), заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры, дан письменный ответ или дан устный ответ с согласия заявителя.

5.7. В соответствии с главой 25 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации гражданином может быть подано заявление в суд по месту его жительства или по месту нахождения Администрации, должностного лица, решение, действие (бездействие) которых оспаривается.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования - Александро-Невский муниципальный район Рязанской области от 11 февраля 2013 г. N 122 в наименование настоящего приложения внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

Приложение 1

к Административному регламенту

по предоставлении муниципальной услуги

"Оказание методической и практической

помощи представителям организаций,

предприятий (источникам комплектования

документации) по ведению делопроизводства

и формированию ведомственного архива"

Блок-схема
последовательности действий организационно-правового отдела администрации Александро-Невского муниципального района Рязанской области при оказании муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий (источникам комплектования документации) по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

11 февраля 2013 г.

 /------------------------------------------------------------------------\

 |Документы, представленные организациями и предприятиями на согласование |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /------------------------------------------------------------------------\

 |    Прием документов в Отдел. Начало исполнения муниципальной услуги    |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /------------------------------------------------------------------------\

 |Проверка содержания и правильности оформления представленных документов |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /------------------------------------------------------------------------\

 |                   Возврат документов на доработку                      |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /------------------------------------------------------------------------\

 |                Согласование представленных документов                  |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /------------------------------------------------------------------------\

 |             Предоставление муниципальной услуги завершено              |

 \------------------------------------------------------------------------/

 /------------------------------------------------------------------------\

 |                   Выдача согласованных документов                      |

 \------------------------------------------------------------------------/