Приложение N 5. Административный регламент службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги исполнения запросов иностранных граждан

Приложение N 5

Административный регламент
службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа
по предоставлению государственной услуги исполнения
запросов иностранных граждан
(утв. постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа
от 24 июня 2010 г. N 53-П)

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Служба, автономный округ) по предоставлению государственной услуги исполнения запросов иностранных граждан (далее - Административный регламент; государственная услуга) разработан в целях реализации законных прав и свобод иностранных граждан (далее - заявители) и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Службы, а также порядок взаимодействия Службы с архивными учреждениями, государственными органами, органами местного самоуправления и организациями при исполнении запросов иностранных граждан (далее - запрос).

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

2. Государственную услугу предоставляет Служба.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление
государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 2009, N 7);

Гаагской конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235);

Федеральным Законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.I), ст. 3448);

Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12.02.2010, регистрационный N 16397, Российская газета, 2010, февраль, N40);

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2006 года N 363 "Об утверждении административного регламента исполнения федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 11);

приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации от 25.12.2008 N 311 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный N 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 18, 04.05.2009);

Уставом (Основным законом) автономного округа от 28 декабря 1998 года N 56-ЗАО (Ведомости Государственной Думы автономного округа, 2008, февраль, N 1; 2009, февраль, N 1);

Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе" (Ведомости Государственной Думы автономного округа, 2005, декабрь, N 11/2; 2008, октябрь, N 7);

постановлением Администрации автономного округа от 16 апреля 2009 года N 184-А "Об утверждении окружной целевой программы "Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009 - 2011 годы" (Красный Север, 2009, апрель, спецвыпуск N 43/1);

постановлением Губернатора автономного округа от 6 июля 2009 года N 83-ПГ "Об утверждении положений некоторых исполнительных органов власти Ямало-Ненецкого автономного округа" (Красный Север, 2009, июль, спецвыпуск N 75/2).

Описание результатов предоставления государственной услуги

4. Результатом предоставления государственной услуги являются:

предоставление информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

направление запроса по принадлежности;

отказ в предоставлении государственной услуги.

5. Процедура предоставления государственной услуги завершается путём получения заявителем:

информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

уведомления о направлении запроса по принадлежности;

уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги.

Описание заявителей

6. Государственная услуга предоставляется:

- физическим лицам, не являющимся гражданами Российской Федерации и имеющим доказательства наличия гражданства (подданства) иностранного государства, обратившимся на законных основаниях за получением и использованием информации, предоставляемой Службой на основе архивных документов;

- юридическим лицам;

- а также лицам, наделённым заявителями полномочиями выступать от их имени при взаимодействии со Службой, возникшем в ходе предоставления государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

7. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

8. Государственная услуга предоставляется Службой на основе документов архивных фондов автономного округа и других архивных документов в форме информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

9. Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляется отделом хранения и использования архивных документов архивного управления (Государственного архива автономного округа) (далее - профильное структурное подразделение Службы).

В предоставлении государственной услуги также принимают участие другие архивные учреждения автономного округа и (или) организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

10. Юридический адрес и местонахождение Службы:

629008, г. Салехард, ул. Матросова, д. 7 корп. 1.

Местонахождение профильного структурного подразделения Службы:

629001, г. Салехард, ул. Комсомольская, д. 37-а.

11. График работы Службы, за исключением нерабочих праздничных дней, установленных статьёй 112 Трудового кодекса Российской Федерации:

12. График работы Службы:

понедельник вторник - пятница перерыв на обед выходные дни

8.30 - 18.00 8.30 - 17.00 12.30 - 14.00 суббота, воскресенье.

В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы Службы изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).

13. Электронный адрес Службы: arсhivе@arch.gov.yanao.ru.

14. Телефон для справок: (34922) 2-41-46.

15. Время личного приёма заявителей должностными лицами Службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней предшествующих им):

руководитель Службы	каждую среду месяца с 17.00 до 18.00
первый заместитель руководителя Службы	каждый четверг месяца с 17.00 до 18.00.

16. График приёма заявителей в профильном структурном подразделении Службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней предшествующих им):

понедельник среда перерыв на обед выходные дни

9.00 - 17.00 9.00 - 16.00 12.30 - 14.00 суббота, воскресенье.

17. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах архивных учреждений автономного округа содержится в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

18. Информирование о порядке и процедуре предоставления государственной услуги осуществляется непосредственно в Службе:

посредством личного обращения;

посредством размещения информации на стенде и на сайте www.region-yamal.ru;

по телефону;

по письменным обращениям, направленным по почте;

по электронной почте, а также посредством размещения на Интернет ресурсах органов, участвующих в исполнении государственной функции, путём размещения в сети Интернет в информационной системе "Портал государственных услуг автономного округа" http://www.pgu-yamal.ru.

19. При консультировании заявителей по телефону и на личном приёме специалисты и должностные лица Службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

20. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации данного обращения.

21. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации данного обращения.

Сроки предоставления государственной услуги

22. Информирование о процедуре предоставления государственной услуги осуществляется специалистом или должностным лицом Службы в момент обращения, время предоставления ответа составляет 10 минут.

23. Письменный запрос заявителя регистрируется специалистом, ответственным за делопроизводство Службы, в день поступления. Срок приёма и регистрации запроса заявителя составляет не более 30 минут.

24. Рассмотрение руководителем Службы или его заместителями запроса заявителя и передача на исполнение в профильное структурное подразделение Службы осуществляется в срок, не превышающий трёх дней со дня регистрации в Службе.

25. Анализ тематики запроса заявителя осуществляется специалистами профильного структурного подразделения Службы в срок, не превышающий пяти дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы.

26. При поступлении запроса, который не может быть исполнен без представления дополнительных сведений или уточнений, специалисты Службы в течение пяти дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы запрашивают у автора запроса в письменной форме информацию, уточняющую или дополняющую данный запрос необходимыми для его исполнения сведениями.

27. В случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса в Государственном архиве автономного округа, специалисты профильного структурного подразделения Службы в течение пяти дней с момента поступления в профильное структурное подразделение Службы направляет письменное уведомление заявителю о направлении запроса по принадлежности.

28. Срок подготовки ответа по запросу и направление его заявителю составляет 20 дней, исключение составляют случаи, когда срок рассмотрения запроса продлён руководителем Службы или его заместителями.

29. При личном представлении запроса заявителя время ожидания в очереди должно составлять не более 10 минут. Приём заявителей осуществляется в установленные настоящим Административным регламентом дни.

30. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса заявителя в Службе.

При необходимости проведения объёмной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу срок рассмотрения запроса может быть продлён руководителем Службы или его заместителями не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Требования к запросу заявителя, необходимые для предоставления
государственной услуги

31. Основанием для предоставления государственной услуги является поступивший в Службу из-за рубежа, Федерального архивного агентства или Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) письменный запрос, связанный с реализацией законных прав и свобод заявителя, в том числе переданный по электронной почте.

32. В поступившем в Службу запросе должны быть указаны:

фамилия, имя и отчество лица, о котором запрашивается документы;

год и место его рождения;

адрес его места жительства;

гражданство этого лица;

подпись, дата;

а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса, в том числе:

форма получения информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемых документов;

цель получения документов.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

В случае необходимости к письменному запросу прилагаются соответствующие документы и материалы либо их копии.

33. При личном обращении в Службу заявитель оформляет запрос о предоставлении необходимой информации на бланке установленной формы (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту) в единственном экземпляре.

В случае письменного обращения заявитель направляет в адрес Службы письмо о предоставлении необходимой информации с обязательным указанием сведений, предусмотренных пунктом 32 настоящего Административного регламента.

34. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а также оформляется запрос о предоставлении необходимой информации на бланке установленной формы (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту) в единственном экземпляре.

Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги

35. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

отсутствие в запросе фамилии и почтового адреса заявителя;

отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

Требования к размещению и оформлению помещений Службы

36. Проектирование, строительство и выбор здания (строения), в котором планируется расположение Службы, должны осуществляться с учётом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.

37. Путь от остановок общественного транспорта до мест предоставления государственной услуги должен быть оборудован соответствующими информационными указателями.

Требования к парковочным местам

38. Здание (строение) Службы оборудуется стоянками для автомобилей заявителей. Существующие здание (строение) Службы и профильного структурного подразделения Службы оборудуются стоянками при наличии соответствующих технических возможностей.

39. Количество парковочных мест определяется в зависимости от интенсивности работы и количества заявителей. При расчёте количества парковочных мест за основу принимается количество посещений заявителей за определённый период.

40. На стоянке автотранспортных средств выделяется не менее 10 процентов мест для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства.

41. Инвалиды пользуются местами для парковки специальных автотранспортных средств бесплатно.

Требования к оформлению входа в здание

42. Здания (строения), в которых расположена Служба и профильное структурное подразделение Службы, должны быть оборудованы отдельным входом для свободного доступа заявителей в помещение.

43. Центральный вход в здание Службы должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

полное наименование;

местонахождение;

режим работы.

Требования к местам приёма заявителей

44. Приём заявителей, обратившихся с запросами, проводится специалистами профильного структурного подразделения Службы без предварительной записи в установленные настоящим Административным регламентом дни.

45. В помещении, предназначенном для работы с заявителями, размещается информационный стенд.

На стенде размещается следующая обязательная информация:

график приёма заявителей;

перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;

перечень представляемых заявителями документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образец заполнения запроса для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Государственного архива автономного округа.

46. Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, с выделением наиболее важных мест другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

47. Для ожидания приёма заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками), для возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

48. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

49. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

Требования к местам предоставления государственной услуги

50. Помещения, выделенные для предоставления государственной услуги, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".

51. Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.

52. В помещениях, где проводится приём заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.

53. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведётся приём только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги

54. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация запроса, рассмотрение его руководителем Службы или его заместителями и передача запроса на исполнение в профильное структурное подразделение;

анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;

направление запроса заявителя на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения запроса;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях;

подготовка и направление ответа по запросу.

Регистрация запроса заявителя и передача его на исполнение

55. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

56. Поступивший в Службу письменный запрос заявителя о предоставлении архивной информации регистрируется в установленном порядке специалистом, ответственным за делопроизводство, и направляется на рассмотрение руководителю Службы или его заместителям.

Регистрация запроса осуществляется в день поступления, время регистрации составляет не более 30 минут.

Запрос заявителя, поступивший после 16.30, регистрируется на следующий после поступления рабочий день.

57. После регистрации запрос заявителя передаётся специалистом, ответственным за делопроизводство на рассмотрение руководителю Службы или его заместителям, срок рассмотрения не должен превышать трёх дней с момента регистрации запроса в Службе.

58. После регистрации и рассмотрения руководителем Службы или его заместителями запрос заявителя с резолюцией руководителя Службы или его заместителей передаётся на исполнение в профильное структурное подразделение Службы.

59. При поступлении в Службу запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя ему направляется письменное уведомление о приёме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса.

Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе, и дальнейшая работа с ним ведётся в установленном для письменного запроса порядке.

60. Если запрос заявителя требует предоставления конфиденциальной информации, заявителю рекомендуется лично обратиться в Службу, чтобы подтвердить свои права на запрашиваемую информацию.

Анализ тематики запроса

61. Руководитель профильного структурного подразделения Службы обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до исполнителей.

62. Специалисты профильного структурного подразделения Службы осуществляют анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в Службе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. При этом определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учётом ограничений на представление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адреса конкретных организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

63. Служба письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для его исполнения, нечётко, неправильно сформулированного запроса.

64. По итогам анализа запроса в течение пяти дней с момента поступления запроса в профильное структурное подразделение Службы специалист профильного структурного подразделения Службы выполняет одно из следующих действий:

при отсутствии запрашиваемых сведений в государственном архиве автономного округа информирует об этом автора запроса;

даёт мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Направление запроса заявителя на исполнение по принадлежности
и информирование заявителя о результатах
рассмотрения запроса

65. При отсутствии запрашиваемых сведений специалист профильного структурного подразделения Службы в течение пяти дней направляет запрос по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса.

66. Специалист профильного структурного подразделения Службы письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации.

67. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, специалист профильного структурного подразделения Службы направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес Службы.

68. Архивные учреждения по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших из Службы, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии) или при необходимости направляют запрос в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса, с указанием о направлении ответа в адрес соответствующего архивного учреждения.

69. Архивные учреждения письменно уведомляют Службу о направлении запроса на исполнение по принадлежности в организации.

70. Архивные учреждения получают ответы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии) от организаций и направляют их в Службу.

71. Специалисты профильного структурного подразделения Службы анализируют полученные ответы из архивных учреждений, организаций, оценивают полноту полученной информации.

72. Служба на основе ответов архивных учреждений и (или) организаций готовит информационное письмо с приложением поступивших из архивных учреждений и (или) организаций информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий для ответа на запрос заявителя.

73. Информационное письмо Службы с необходимыми информационными материалами направляется в адрес Федерального архивного агентства или МИД России.

74. Блок-схема последовательности действий Службы при предоставлении государственной услуги содержится в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках
и архивных копиях

75. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа-апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

76. При направлении запросов на исполнение по принадлежности Служба при необходимости уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

77. Государственную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных Государственным архивом Ямало-Ненецкого автономного округа, другими архивными учреждениями автономного округа, а также организациями, расположенными на территории автономного округа, оказывает Служба.

78. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме Государственного архива автономного округа и архивных учреждений автономного округа), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Службу образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов оттисков печатей.

79. Проставление апостиля производится путём оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Подготовка и направление ответа по запросу

80. Одновременно с направлением запроса на исполнение в архивные учреждения и (или) организации Служба письменно уведомляет об этом Федеральное архивное агентство.

81. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Службой по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

82. В случае, если запрос поступил из Федерального архивного агентства, ответы направляются непосредственно в его адрес или адрес, указанный Федеральным архивным агентством в сопроводительном письме к запросу.

83. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через МИД России.

84. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Службой в МИД России.

85. В случае исполнения запроса несколькими организациями все полученные от организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы Служба с сопроводительным письмом направляет в МИД России.

86. Организации, исполняющие полученные от Службы и непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

87. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа и архивных учреждений автономного округа) и требующие проставления апостиля, направляются в Службу вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами оттисков печатей.

88. После проставления апостиля Служба направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

89. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учёбе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного муниципального архива или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, муниципальных архивов) или печатью организации.

В случае подготовки архивной справки организацией её текст должен оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя организации.

90. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью или печатью организации.

91. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

92. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и о результатах рассмотрения проинформированы Федеральное архивное агентство или МИД России.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений

93. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется руководителем профильного структурного подразделения Службы или его заместителем.

94. Текущий контроль осуществляется путём проведения руководителем профильного структурного подразделения Службы или его заместителем проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за предоставление государственной услуги, положений настоящего Административного регламента.

95. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Периодичность проведения плановых проверок определяется в соответствии с квартальными планами работы Службы.

Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением заявителя.

96. Для проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Службы.

97. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

98. Руководитель Службы или его первый заместитель осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги профильным структурным подразделением Службы.

99. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) специалистов Службы, ответственных за предоставление государственной услуги.

100. По результатам проведённых проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
государственной услуги

101. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений Службы и должностных лиц, специалистов Службы, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством.

102. Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).

103. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со дня его регистрации в Службе.

В исключительных случаях руководитель Службы или его первый заместитель вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).

104. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

для юридических лиц - наименование юридического лица;

для физических лиц - фамилию;

наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

105. Руководитель Службы или его первый заместитель:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы в архивных учреждениях автономного округа, архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации, в государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, даёт письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

106. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги.

107. Заявителю, направившему обращение (жалобу), в письменной форме сообщается о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.

108. Обращение (жалоба) считается разрешённым, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

109. Ответ на обращение (жалобу) подписывается руководителем Службы или его первым заместителем и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).

110. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не даётся.

Служба при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу постановленных в нём вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

111. Если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся, о чём сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

112. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Службы, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Службу или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

113. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется заявителю не позднее 30 дней с момента его регистрации в Службе.

114. Если заявитель не удовлетворён решением, принятым в ходе рассмотрения его обращения (жалобы), или решение по данному обращению (жалобе) не было принято, обращение (жалоба) может быть подано в управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Уральскому федеральному округу, находящееся по адресу: пр-т. Ленина, д. 39, г. Екатеринбург, 620075, тел. 359-01-00, 359-01-59.

115. Заявитель вправе сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, нарушении положений настоящего Административного регламента, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц и специалистов Службы, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностных лиц и специалистов Службы, участвующих в предоставлении государственной услуги, по номерам телефонов и электронной почте, указанным в настоящем Административном регламенте.