Приложение. Административный регламент Архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Приложение

к постановлению

администрации района

от 28 февраля 2011 г. N 64

Административный регламент
Архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

4 декабря 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации), при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации,

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 13.05.2008 N 68-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079, 2008, N 20, ст. 2253);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированы в Минюсте России 06.03.2007 N 9059;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 N 1294 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности Федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел";

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002;

Закон Ивановской области "Об архивном деле в Ивановской области" принят Законодательным Собранием от 2 февраля 2006 г;

Устав Юрьевецкого муниципального района., утвержден решением Совета депутатов Юрьевецкого муниципального района 20.10.2005 г. N 50.

Регистрационный номер RU 375270002009001 от 02.04.2009 г.

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Технологическое обеспечение муниципальной услуги осуществляется комиссией при администрации Юрьевецкого муниципального района, в состав которой входят: председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, секретарь и члены.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Юрьевецкого муниципального района Ивановской области от 4 декабря 2013 г. N 641 в подраздел 2.1 раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.1. Предоставление муниципальной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур: прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, учреждений г. Юрьевца и Юрьевецкого муниципального района, также государственных и федеральных структур, находящихся на территории муниципального района и передачу их на рассмотрение экспертам; подготовку заключений на представленные документы к согласованию, рассмотрение заключений на заседании комиссии, согласование .

2.1.2. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Местонахождение архивного отдела администрации г. Юрьевец, пер. Революционный д.15 и его почтовый адрес: 155453,Ивановская область,г. Юрьевец. пер. Революционный д.15

Электронный адрес администрации г. Юрьевец: adm @ yurevets.ru

Официальный сайт администрации Справочные телефоны: Телефон: (849337) 2-11-61;

График работы архивного отдела:

понедельник - пятница 8.30 - 17.15

суббота - воскресенье - выходные дни

Официальный сайт администрации Юрьевецкого муниципального района: Юрьевец-официальный.РФ

2.1.3. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе и о ходе предоставления муниципальной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте администрации г. Юрьевец.

2.1.4. По телефону должностные лица архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам согласования положений о экспертных комиссиях, архивах и делопроизводственных служб организаций, иных нормативных правовых актов по архивному делу и делопроизводству.

2.1.5. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения. Время ожидания в очереди при обращении заявителя в архивный отдел администрации района для получения муниципальных услуг не должно превышать 15 минут.

2.1.6. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

2.1.7. Прием сотрудников организаций, учреждений, находящихся на территории Юрьевецкого муниципального района осуществляется начальником архивного отдела по адресу: г. Юрьевец пер. Революционный д.15 по рабочим дням с 8.30-12.30 ч., перерыв с 12.30-13.15 ч., работа с исполнением запросов с 13.15-17.15 ч., контактный телефон (849337) 2-11-61.

2.1.8. Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется на официальном сайте администрации г. Юрьевца.

2.2. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги организациям, предприятиям, находящимся на территории муниципального образования Юрьевецкого района, с малым штатом работников является оказание методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива:

2.2.1. Решение комиссии:

- о согласовании положений об экспертной комиссии организации, архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций - источников комплектования архивных учреждений области, оформленных с учетом требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 N 25, ст. 3060) в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- о согласовании описей дел постоянного хранения, описей дел научно-технической документации, актов о выделении дел к уничтожению - в виде грифа согласования, расположенного ниже реквизита "Подпись" в левой части последнего листа описи в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

2.2.2. О согласовании номенклатур дел организаций;

2.2.3. Решение комиссии об отказе согласования (возвращении на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству, оформленного в виде выписки из протокола заседания комиссии.

2.3. Описание получателя муниципальной услуги

2.3.1. Получателями муниципальной услуги являются организации - источники комплектования архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района, государственные, федеральные учреждения, а также иные организации, находящие на территории Юрьевецкого муниципального района на основе заключения "Соглашения об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела"

2.4. Перечень представляемых документов

"Блок-схема последовательности Приема и регистрации документов, поступивших от организаций и передача их на исполнение" представлена в приложении N 1.

2.4.1. Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования архивного отдела администрации Юрьевецкого муниципального района, государственные, федеральные учреждения, а также иные организации, находящие на территории муниципального образования представляют в архивный отдел проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования:

положения об экспертных комиссиях организаций;

положения об архивах организаций;

методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими архивов организаций;

примерные перечни документов, подлежащих приему в муниципальный архив, изменения и дополнения к перечням;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на муниципальное хранение от организаций - источников комплектования;

предложения организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой документации (приложение N 2);

описи дел по личному составу (приложение N 3);

номенклатуры дел организаций (приложение N 4);

акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более, с отметкой комиссии;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

инструкции по делопроизводству организаций.

2.5. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу организации - получателя муниципальной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.6.1. Оформление представленных документов с нарушениями требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 N 25, ст. 3060) Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК), Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

2.6.2. Несоответствие представленного документа требованиям следующих нормативных правовых актов:

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 305);

Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федерального закона от 25.12.2000 N 2-ФЗ "О государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства, 2000, N 52, часть I, ст. 5021);

Постановления Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов государственной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305);

Постановления Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233);

Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 N 25, ст. 3060);

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", зарегистрированного в Минюсте России 06.03.2007 N 9059;

Приказа Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29.06.1992 N 151 "О Примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации", зарегистрированного в Минюсте России 28.07.1992 N 19;

Приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК);

2.7. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

2.7.1. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.

III. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

(Блок-схема последовательности действий представлена в приложении N 5).

3.1.1. Документы, указанные в п. 2.4.1., могут быть доставлены в архивный отдел посредством почтовой, курьерской связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.

3.1.2. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций осуществляет секретарь комиссии (начальник архивного отдела).

Регистрация документов осуществляется в день поступления.

3.1.3. Секретарь комиссии (начальник архивного отдела), не позднее рабочего дня, следующего за р