Приложение 1. Положение об архиве Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области

Приложение 1
к приказу
Управления по организационному
обеспечению деятельности
мировых судей
Орловской области
от 22 июля 2013 г. N 30

Положение
об архиве Управления по организационному обеспечению
деятельности мировых судей Орловской области

I. Общие положения

1.1. В Управлении по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области (далее также - Управление) для хранения, учета и использования законченных делопроизводством документов постоянного хранения, включенных в состав Архивного фонда Орловской области, и временного срока хранения (свыше 10 лет) создается архив, отвечающий требованиям обеспечения сохранности документов.

1.2. Деятельность Управления по ведению архива Управления регулируется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области", Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Управления культуры и архивного дела Орловской области, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области, утвержденной распоряжением Губернатора Орловской области от 12 мая 2011 N 197-р, номенклатурой дел Управления, приказами Управления и настоящим Положением об архиве Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области (далее - Положение, Положение об архиве).

1.3. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Орловской области в сфере архивного дела документы Управления, имеющие историческое, социально-культурное значение, включенные в состав Архивного фонда Орловской области хранятся в архиве Управления в течение установленного срока, а затем передаются на постоянное хранение в Государственный архив Орловской области (далее - Государственный архив). Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Управления. За утрату, порчу документов при подготовке, транспортировке и передаче дел ответственность несут должностные лица Управления в соответствии с действующим законодательством.

1.4. Положение об архиве Управления, утверждается приказом Управления после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления культуры и архивного дела Орловской области (далее - ЭПК).

1.5. Функции по ведению архива Управления возлагаются на секретаря экспертной комиссии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области, состав которой утверждается приказом Управления.

1.6. Работа с архивом осуществляется по планам и графикам, утвержденным начальником Управления.

1.7. Контроль за работой по ведению архива Управления осуществляется начальником Управления.

II. Состав документов архива

2.1. В архив Управления передаются следующие документы, образовавшиеся в деятельности отделов и руководства Управления:

завершенные делопроизводством документы (далее также - дела) постоянного хранения;

документы временного (свыше 10 лет) срока хранения;

документы по личному составу;

документы постоянного хранения и по личному составу, поступившие в Управление в порядке правопреемственности в ходе реорганизаций;

научно-справочный аппарат к документам архива.

2.2. Документы, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, указанных в пункте 1.2 Положения, передаются в архив Управления не позднее, чем через три года после завершения по ним делопроизводства.

III. Задачи Управления по ведению архива

Основными задачами Управления при осуществлении деятельности по ведению архива являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

обеспечение сохранности, учет и использование документов, хранящихся в архиве;

организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;

контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

IV. Основные функции Управления по ведению архива

4.1. В соответствии с выполняемыми задачами по ведению архива, секретарь экспертной комиссии:

1) принимает, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности руководства и отделов Управления документы, контролирует правильность их оформления при приеме на хранение;

2) осуществляет прием у отделов Управления подготовленных разделов описей дел постоянного хранения, составляет на их основе сводные описи дел постоянного хранения и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии и начальника Управления;

3) осуществляет прием у отделов Управления подготовленных разделов описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, составляет на их основе сводных описей и представляет их на утверждение начальника Управления;

4) создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

5) ведет учет и обеспечивает полную сохранность документов, принятых на хранение;

6) в составе экспертной комиссии Управления проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, составляет сводный акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения на основе актов представленных отделами Управления;

7) обеспечивает подготовку документов постоянного хранения для сдачи на хранение в Государственный архив;

8) информирует начальника Управления о составе и содержании документов архива;

9) выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических целях;

10) исполняет запросы учреждений и граждан, выдает архивные справки, копии документов и выписки из них с соблюдением действующих правил о защите персональных данных;

11) ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в архив.

4.2. Отделы Управления и должностные лица, ведущие делопроизводство по своему направлению деятельности, в установленные сроки:

1) осуществляют отбор, подготовку и передачу на хранение в архив Управления документов и описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

2) в случае возврата им дел и описей в связи с ненадлежащим оформлением производят соответствующую доработку;

3) организуют необходимые условия для сохранности дел до передачи их на хранение в архив Управления;

4) своевременно отбирают к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, осуществляют подготовку актов о выделении уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

V. Ответственность за сохранность документов архива Управления

5.1. Ответственность за сохранность документов, переданных в установленном порядке в архив Управления, своевременность и правильность исполнения функций, изложенных в разделе IV настоящего Положения, возлагается на лицо, отвечающее за ведение архива Управления в соответствии с пунктом 1.5 настоящего Положения.

5.2. В целях исполнения пункта 5.1 Положения ответственное лицо, в том числе несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированную, порчу (уничтожение) документов;

необоснованный отказ в приеме документов, подлежащих передаче на хранение в архив Управления;

нарушение установленных законодательством правил использования документов и доступа пользователей к документам.

5.3. Ответственность за сохранность документов, имеющих постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения, до их передачи в архив Управления возлагается на лиц, ведущих делопроизводство по данным документам.