Ответственность и действия главного бухгалтера при вступлении в должность (Е.В. Галкина, "Деловой Орел", N 24, декабрь 2001 г.)

Ответственность и действия главного бухгалтера
при вступлении в должность

Часто в организациях происходит смена главного бухгалтера. Какими должны быть действия нового главного бухгалтера, чтобы избежать ответственности за нарушения законодательства и нормативных актов, допущенные его предшественниками?

Момент принятия главного бухгалтера на работу является и моментом наступления его ответственности, установленной пунктами 2 и 3 статьи 7 Закона "О бухгалтерском учете" от 21.11,96 N 129-ФЗ (в редакции Федерального закона от 28.07.98 N 123-ФЗ). В соответствии со ст. 18 КЗоТ РФ, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации организации, который объявляется работнику под расписку; фактическое допущение к работе считается заключением трудового договора.

В соответствии с законом "О бухгалтерском учете", главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

В соответствии с п. 12 ст. 7 закона РФ "О налоговых органах Российской Федерации" от 21 марта 1991 г. N 943-1 (с изменениями от 24 июня, 2 июля 1992 г., 25 февраля 1993 г., 13 июня, 16 ноября 1997 г., 8 июля 1999 г., 7 ноября 2000 г.), налоговые органы имеют право налагать административные штрафы на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, виновных в сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии (неучтении) иных объектов налогообложения, а также в отсутствии бухгалтерского учета или ведении его с нарушением установленного порядка и искажении бухгалтерских отчетов, в непредставлении, несвоевременном представлении или представлении по неустановленной форме бухгалтерских отчетов, балансов, расчетов, деклараций и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет, - в размере от двух до пяти минимальных размеров оплаты труда на каждого виновного.

В связи с этим возникает вопрос: в какой момент информация оправдательных документов должна отражаться в регистрах бухгалтерского учета - сразу после проверки этих документов или позже? В действующих законодательных и нормативных актах прямого ответа на этот вопрос нет. В любом случае, в соответствии с принципом начисления, установленным п. 6 положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденным приказом Минфина РФ от 09.12.98 N 60н (в редакции приказа Минфина РФ от 30.12.99 N 107н), хозяйственная операция должна отражаться в том отчетном периоде, к которому она относится.

Должен ли новый главный бухгалтер оформлять и (или) подписывать регистры, относящиеся к периодам до вступления его в должность?

При повременной форме оплаты труда главного бухгалтера могут возникать противоречия между положениями КЗоТ и требованиями пунктов 2 и 3 статьи 7 Закона "О бухгалтерском учете", изложенными выше.

В соответствии со ст. 31 КЗоТ РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, письменно предупредив об этом администрацию за две недели (а по договоренности с администрацией организации - и до истечения этого срока). Таким образом, возможность увольнения главного бухгалтера по собственному желанию при повременной оплате труда не связана со степенью и качеством выполнения им своих обязанностей.

Поэтому чтобы избежать правовой экспертизы оправдательных документов и регистров бухгалтерского учета, относящихся к периодам до вступления нового главного бухгалтера в должность, он может потребовать подписания таких документов руководителем организации или иным лицом, исполнявшим обязанности главного бухгалтера до вступления нового главного бухгалтера в должность (согласно п.2 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" руководитель организации имеет право вести бухгалтерский учет лично).

В соответствии с пп. 1, 4 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете", ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации; в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления и учета таких операций.

При этом в регистры бухгалтерского учета должна быть включена информация всех оправдательных документов, относящихся к периоду до даты вступления нового главного бухгалтера в должность.

По нашему мнению, действия претендента на должность главного бухгалтера при вступлении его в должность должны носить характер ревизии и включать следующие этапы:

1. Изучение штатного расписания и должностных инструкций организации, а также сверка их данных с фактическими составом и должностными обязанностями работников организации (по данным приказов о личном составе и наблюдения). Эта проверка проводится для ознакомления с распределением функций между бухгалтерскими работниками. Если штатное расписание и должностная инструкция отсутствуют, следует разработать и принять эти документы с даты вступления нового главного бухгалтера в должность.

2. Изучение учетной политики организации на текущий год. Часто на практике в ней закреплены не все необходимые элементы (например, отсутствует рабочий план счетов, периодичность составления и предоставления товарных отчетов и т. п.).

По таким элементам на основании изучения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности необходимо установить действующий в организации порядок организации учета.

В соответствии с п. 10 положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, учетная политика применяется с 1 января года, следующего за годом утверждения организационно-распорядительного документа о ее принятии.

Однако, на наш взгляд, выявленные способы ведения бухгалтерского учета, не закрепленные в учетной политике организации на текущий год, должны быть зафиксированы в приказе (распоряжении) руководителя организации как дополнение к учетной политике на текущий год.

Такая мера поможет в дальнейшем в течение отчетного года избежать сомнений в применении той или иной диспозитивной нормы бухгалтерского учета.

3. Общая проверка сальдо по счетам на дату вступления нового главного бухгалтера в должность. Эта проверка заключается в проведении следующих процедур:

1) в сопоставлении показателей:

а) бухгалтерского баланса на последнюю отчетную дату с главной книгой;

б) главной книги на последнюю отчетную дату с регистрами синтетического учета (журналами-ордерами, мемориальными ордерами или другими регистрами в зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета).

Проверяемые отчетность и регистры должны быть подписаны главным бухгалтером и (или) руководителем организации.

2) в изучении первичных документов, относящихся к промежутку времени между последней отчетной датой и датой принятия нового главного бухгалтера на работу, а также проверке правильности отражения их информации в регистрах бухгалтерского учета. Следует учитывать, что согласно п. 2. ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона "О бухгалтерском учете", своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие эти документы.

4. Если после проверки документов обнаружены ошибки (баланс не сведен, неверно отражены в учете или не отражены в учете данные первичных документов, относящихся к периодам после последней отчетной даты, но до вступления в должность нового главного бухгалтера), должны быть сделаны соответствующие корректировки (дополнительные проводки, сторнировочные записи, корректура).

Если это необходимо, на данном этапе может быть изменена конфигурация применяемых в организации средств автоматизации бухгалтерского учета.

Таким образом, действия нового главного бухгалтера на этапах 3) - 4) сводятся к:

а) проверке сведенности баланса на последнюю отчетную дату,

б) балансовому обобщению учетной информации за период с даты последней бухгалтерской отчетности до даты вступления главного бухгалтера в должность.

Действия 1) - 4), по сути, являются оказанием консультационных услуг и услуг по восстановлению бухгалтерского учета. Избежать ответственности за оформление и отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций организации, совершенных до даты вступления в должность нового главного бухгалтера, может обеспечить ему прием будущего главного бухгалтера на работу в качестве консультанта.

Однако, по нашему мнению, оформление оказания таких услуг физическим лицом, не зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя, гражданско-правовым договором незаконно, так как в соответствии с п. 1 ст. 2 и пп. 1, 2 ст. 779 Гражданского кодекса РФ возмездное оказание услуг (то есть совершение определенных действий или осуществление определенной деятельности по заданию заказчика) является предпринимательской деятельностью. И согласно п. 1 ст. 23 Гражданского кодекса РФ, гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица только с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

В соответствии с п. 12 ст. 7 Закона РФ "О налоговых органах Российской Федерации" от 21 марта 1991 г. N 943-1 на граждан, виновных в нарушении законодательства о предпринимательской деятельности, налоговые органы имеют право налагать административные штрафы в размере от двух до пяти минимальных размеров оплаты труда.

По нашему мнению, освободить нового главного бухгалтера от ответственности за оформление и отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций организации, совершенных до даты вступления нового главного бухгалтера в должность, может прием его на работу в качестве ревизора-консультанта до момента восстановления бухгалтерского учета (сведения баланса). При этом необходимо принять новое штатное расписание, если действовавшее до этого не предусматривает такую должность. С даты, на которую был восстановлен учет, ревизор может быть принят на работу в качестве главного бухгалтера.

Галкина Е. В.,

ассистент

кафедры управленческого учета и аудита

Орловского

управленческого учета.