Убеждаем инспектора в том, что расходы на директора обоснованны (О. Маттейс, "Деловой Орел", N 45, ноябрь 2007 г.)

Убеждаем инспектора в том, что расходы на директора обоснованны

Это только кажется, что расходы директора не обсуждаются! Очень даже обсуждаются. Особенно с инспектором. Поэтому прежде чем выделять деньги на оформление кабинета или командировку начальника, обсудите с ним ситуацию. Иногда достаточно заручиться его подписью на приказе. А иногда стоит не дразнить гусей и не давать налоговикам повода...

"Два магнитофона, две кинокамеры, два портсигара..."

"Это все личные, к тому же завышенные запросы директора, а не производственная необходимость!" - так проверяющие могут отозваться о дубовых панелях в кабинете руководителя или, скажем, о его круглосуточной охране. И инспекторы, и Минфин России с удовольствием запретили бы учитывать расходы на такие "излишества" при расчете налога на прибыль. Однако если бухгалтер своевременно приведет необходимые аргументы в защиту затрат, их получится исключить из налогооблагаемых доходов. Рассмотрим, какие расходы и когда целесообразно отстаивать.

Что несложно отстоять при проверке

Разумеется, самый удачный случай - обосновать затраты во время налоговой проверки. Это вполне возможно, если речь идет об оплате без лимитного тарифа телефонных переговоров, а также об услугах по охране начальника.

Что касается телефона, то достаточно напомнить инспектору о письме Минфина России от 13 октября 2006 г. N 03-03-04/2/217. В этом документе сотрудники финансового ведомства отметили: стоимость безлимитного тарифа при расчете налога на прибыль можно учесть. При этом даже не нужен детализированный отчет с расшифровкой номеров. Однако важно правильно оформить должностную инструкцию сотрудника, который пользуется телефоном (в данном случае директора). Там четко надо прописать, что вести переговоры с партнерами - его служебная обязанность. А также следует издать внутренний приказ (за подписью директора), где установить лимит расходов на телефонные переговоры. Положительное мнение Минфина России, выраженное в письме от 8 мая 2007 г. N 03-03-06/1/269, поможет обосновать и расходы на личную охрану начальника. Тут главное - указать во внутренних документах компании, что охранники наняты ради безопасности руководителя.

Что и как защищать в суде

Сложнее обстоит дело с расходами на обустройство директорского кабинета. По убеждению Минфина России, наводить там красоту и обеспечивать особый комфорт компания должна за счет собственных средств. Такую точку зрения подтверждает, например, письмо финансового ведомства от 25 мая 2007 г. N 03-03-06/1/311. В этом документе сотрудники министерства пришли к выводу, что даже покупка подставок и горшков для комнатных растений экономически не оправданна. Что уж говорить о более солидных расходах - скажем, на модный дизайн помещения.

Значит, у компании остается одна возможность оправдать затраты - идти в арбитражный суд. Правда, пока подобных прецедентов немного и спрогнозировать решение судей трудно. Тем не менее дадим такой совет: обратите внимание суда на то, что кабинет директора - место для приема посетителей, партнеров и сотрудников. Поэтому любые элементы украшения - не прихоть начальника. Такие расходы необходимы, чтобы сделать помещение более презентабельным и удобным.

"Наши люди в булочную на такси не ездят"

Командировка директора - это поездки на такси, билеты бизнес-класса, VIP-залы в аэропортах, номера люкс в гостиницах. Если не так давно компаниям приходилось судиться за все эти расходы, то сейчас некоторые из подобных командировочных затрат чиновники готовы признать.

Что несложно отстоять при проверке

В письме от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/2/82 Минфин России разрешил учесть стоимость такси до аэропорта в составе прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Точно так же можно отнести в расходы поездки на такси по городу, где проходила командировка. Но при этом организации нужно документально доказать, что расходы целесообразны. В частности, можно указать в отчете о командировке, что гостиница находилась далеко от офиса, куда нужно было ездить по рабочим вопросам.

Еще раньше - в 2006 году - финансовое ведомство перестало считать перелеты бизнес-классом роскошью и позволило списывать их стоимость на расходы. Пример - письмо Минфина России от 21 апреля 2006 г. N 03-03-04/2/114. Сотрудники финансового ведомства пришли к справедливому выводу, что глава 25 Налогового кодекса РФ не ограничивает расходы на проезд к месту командировки и обратно.

Что и как защищать в суде

А вот плату за отдых в VIP-зале аэропорта Минфин России, а с его подачи - и налоговики считают расходом необоснованным. Такую точку зрения подтверждает письмо финансового ведомства от 6 сентября 2007 г. N 03-05-06-01/99. Зато судьям расходы на размещение в VIP-зале аэропорта кажутся вполне оправданными. Об этом заявил ФАС Уральского округа в постановлении от 11 мая 2006 г. N Ф09-3490/06-С7. Можно привести несколько аргументов в пользу того, что компания имела право уменьшить налогооблагаемый доход на стоимость подобных услуг аэропорта. Во-первых, перечень командировочных расходов в главе 25 Налогового кодекса РФ открыт. Во-вторых, размещение в VIP-зале было необходимо для оперативного решения рабочих проблем. Ведь обслуживание в таком зале позволяет воспользоваться телефоном и другими средствами связи.

Скептически относятся инспекторы и к престижным апартаментам в гостиницах. Особенно если в первичных документах прямо написано, что директор проживал в номере класса люкс. В связи с этим советуем, если это возможно, договариваться с гостиницей, чтобы в "первичке" было просто указано, что компания оплатила гостиничный номер - без уточнения, какой именно.

"Я требую продолжения банкета!"

Еще одна статья расходов, с обоснованием которых могут возникнуть проблемы, - прием партнеров по бизнесу (то есть аренда конференц-залов, покупка алкогольных напитков, оплата ресторанных счетов). По идее, все это можно оформить как представительские расходы, которые позволяет учесть подпункт 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако на практике инспекторы ратуют за "разумный размер" представительских расходов и часто отказываются принимать "лишнее" при расчете налога на прибыль.

Что несложно отстоять при проверке

Излюбленные возражения инспекторов: "Партнера можно было угостить менее дорогим напитком!" и "Зачем столько спиртного?" Таких сентенций можно избежать, если представить инспектору приказы или иные внутренние документы компании, которые устанавливают лимит стоимости и количества приобретаемого алкоголя. Если фирма будет придерживаться установленных лимитов при списании расходов в налоговом учете, то претензий у налоговиков возникнуть не должно. Естественно, помимо этих бумаг обязательно понадобятся первичные документы, подтверждающие фактические расходы.

Также налоговики обычно недоумевают, зачем арендовать дорогой конференц-зал. В этом случае самым убедительным аргументом будет письмо Минфина России от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/83. В данном документе чиновники как раз рассуждают об аренде залов для проведения совещаний, переговоров, конференций, связанных с производственной необходимостью. По мнению Минфина России, такие арендные платежи можно учесть при расчете налога на прибыль. Отличным дополнением к письму станет отчет, в котором написано, с какой целью проводилось мероприятие, -чтобы у налоговиков не было сомнений в производственном характере затрат.

Что и как защищать в суде

Увы, правила делового этикета инспекторы игнорируют: "Директор вполне мог встретиться с партнером не в ресторане, а в офисе". В ответ на такую претензию лучше всего привести примеры из арбитражной практики, которая сложилась в регионе. Вопрос о том, может ли компания проводить официальные встречи не в офисе, судьи давно решают в пользу компаний. Допустим, ФАС Московского округа не согласился с инспекторами, которые не давали списать представительские расходы, так как партнеров принимали в ресторане. Это дело рассмотрено в постановлении от 12 сентября 2005 г. N КА-А40/8426-05.

Если вы покажете, что уверены в своей правоте, имеете все нужные бумаги и рассчитываете на поддержку судей, налоговики могут отступиться. С тех пор как начальство стало оценивать работу ИФНС с учетом проигранных дел, инспекторы без уверенности в своих силах в суд не рвутся.

Ольга Маттейс,

директор департамента ЗАО "СВ-Аудит"