Больничные, декретные и детские пособия практика применения новых правил (С.А. Шилкин, "Деловой Орел", N 45, ноябрь 2007 г.)

Больничные, декретные и детские пособия
практика применения новых правил

(Продолжение. Начало - в N 44.)

С нового года сотруднику, работающему в нескольких организациях, пособие выплачивается по каждому месту работы. Следовательно, ему нужно несколько листков нетрудоспособности (по количеству мест работы). При этом на лицевой стороне старого бланка врачи делали надпись "внешний совместитель". Теперь в больничном листе появилась строка "Основное/по совместительству". Врачу достаточно подчеркнуть нужное.

Исчезла строка "Дата и причина увольнения с предыдущего места работы". И теперь в больничном листе нужно указывать, какая сумма пособия причитается за счет предприятия, а какая - за счет ФСС России.

Пример 5

Менеджер OOO "Пионер" Ульянов П. А. проболел с 1 по 6 июня 2007 года включительно (всего шесть календарных дней). Общий страховой стаж работника - 7 лет и 18 дней, что меньше 8 лет. Следовательно, Ульянову полагается пособие в размере 80 процентов среднего заработка.

Общий заработок сотрудника за расчетный период (с 1 июня 2006 года по 31 мая 2007 года, всего 365 календарных дней) составил 210 518,31 руб. Расчетный период Ульянов отработал полностью. Среднедневной заработок работника для расчета больничного бухгалтер OOO "Пионер" рассчитал так:

210 518,31 руб. : 365 дн. х 80 % = 461,41 руб.

Сравним с максимумом, который в 2007 году составляет 16 125 руб. за полный календарный месяц:

16 125 руб.: 30 дн. = 537,50 руб., где 30 - число календарных дней в июне 2007 года.

Таким образом, работнику полагается пособие исходя из его заработка (461,41 руб. меньше, чем 537,50 руб.). Сумма по больничному составит:

461,41 руб. х 6 дн. = 2768,46 руб., из них 922,82 руб. (461,41 руб. х 2 дн.) - за счет организации, а 1845,64 руб. (461,41 руб. х 4 дн.) - за счет Фонда социального страхования.

Вот как бухгалтер OOO "Пионер" заполнил оборотную сторону больничного листа.

2.2. Расчет больничных для спецрежимников

Новые правила, регулирующие порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности, коснулись не только "обычных" организаций, но и тех, кто применяет специальные налоговые режимы.

Как известно, организации, которые перешли на "упрощенку" или платят ЕНВД, освобождены от уплата ЕСН. Поэтому для них Законом N 190-ФЗ установлен свой порядок выплат пособий по временной нетрудоспособности. Так, сплачивать их "спецрежимники" могут двумя способами: либо полностью за счет средств ФСС (если фирма платит добровольные взносы), либо частично за счет фонда и частично за счет собственных средств организации.

2.2.1. Расчет пособий для тех, кто не платит взносы в ФСС

Организации, которые не перечисляют добровольные взносы в ФСС России, могут выплатить работнику за счет фонда лишь 1 МРОТ, или 1100 руб. (с 1 сентября 2007 года -2300 руб.), за полный календарный месяц. Остальную сумму пособия по временной нетрудоспособности им придется заплатить из собственных денег.

Причем отметим, что это именно обязанность фирмы. Работник должен получить полную сумму пособия - ведь он не виноват в том, что организация применяет спецрежим. Но, разумеется, не больше максимума. Напомним, что в 2007 году максимальный размер выплаты за полный календарный месяц составляет 16 125 руб. (ст. 13 Федерального закона от 19 декабря 2006 г. N 234-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2007 год").

Впрочем, "спецрежимники" могут учесть суммы пособий, выданных за счет собственных средств, при расчете единого налога. Так, если организация считает "упрощенный" единый налог по схеме "доходы минус расходы", выданное пособие отражается в составе ее расходов. Те же предприятия, которые платят единый налог с доходов, могут уменьшить на выданные работникам пособия сумму самого налога. Организации, которые переведены на ЕНВД, тоже имеют право вычесть из рассчитанного налога сумму пособий, выданных за счет своих средств.

Отметим, что уменьшить как единый налог, так и ЕНВД на сумму выплаченных за свой счет пособий, а также взносов в Пенсионный фонд РФ можно не более чем на 50 процентов.

Пример 6

ЗАО "Орбита" занимается розничной торговлей. Фирма переведена на уплату ЕНВД. Добровольные взносы в ФСС России организация не платит.

Работник фирмы Соколов Б. А. находился на больничном 7 календарных дней (с 5 по 11 марта). Всего в марте 31 день. Расчетный период - с 1 марта 2006 года по 28 февраля 2007 года (всего 365 дней) он отработал полностью. За этот период Соколову начислено 142 500 руб. Страховой стаж работника - 10 лет, следовательно, размер пособия по временной нетрудоспособности составляет 100 процентов его заработка.

Бухгалтер фирмы рассчитал сумму пособия так. Среднедневной заработок сотрудника составил:

142 500 руб. : 365 дн. х 100 % = 390,41 руб.

Сумма максимального дневного пособия равна: 16 125 руб. : 31 дн. = 520,16 руб.

Следовательно, работнику полагается пособие исходя из его заработка. Его общая сумма составит:

390,41 руб. х 7 дн. = 2732,87 руб.

Так как ФСС России оплачивает только часть пособия (не более 1100 руб. за полный месяц нетрудоспособности), бухгалтер фирмы должен рассчитать и ее. Пособие за счет средств ФСС России составит: 1100 руб. : 31 дн. х 7 дн. = 248,39 руб.

Остальную часть пособия организация должна выплатить за счет собственных средств. Доплата будет равна:

2732,87 руб. - 248,39 руб. = 2484,48 руб.

Предположим, что сумма ЕНВД за I квартал 2007 года составила у организации 21 000 руб., а взносы на пенсионное страхование работников - 7000 руб.

Организация может уменьшить сумму рассчитанного налога на величину пособий по временной нетрудоспособности, выплаченных в отчетном квартале за счет собственных средств. Их общая сумма за I квартал составила 4800 руб.

Суммарная величина пособий и взносов в ПФР равна 11 800 руб. (7000 + 4800). Но уменьшить ЕНВД можно не более чем наполовину, то есть на 10 500 руб. (21 000 руб. х 50 %).

Таким образом, за I квартал 2007 года ЗАО "Орбита" заплатит ЕНВД в сумме:

21 000 руб. - 10 500 руб. = 10 500 руб.

А в каком порядке возмещать ту часть пособия, которую выплачивает ФСС России? Ведь фирма никаких взносов в Фонд не перечисляет, и зачетный принцип тут не работает. Обратимся к постановлению ФСС России от 9 марта 2004 г. N 22 "Об утверждении Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования". Порядок выделения средств фирмам, применяющим спецрежимы, определяет пункт 3.3 Инструкции.

Чтобы возместить ту часть пособия, которая выдается за счет ФСС России, предприятию следует сдать в свой филиал фонда квартальную расчетную ведомость по форме 4-ФСС РФ в установленные для этого сроки, то есть не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Или можно представить промежуточную за конкретный месяц с заполненным разделом II. Тогда деньги можно будет получить быстрее. Обратите внимание: заполнять форму 4-ФСС РФ нужно на новом бланке. Изменения в нее внесены постановлением ФСС России от 19 января 2007 года N 11.

К ведомости надо приложить заявление в произвольной форме с реквизитами расчетного счета, на который фонд сможет перечислить деньги. Кроме того, понадобятся также копии документов, подтверждающих рассчитанные суммы пособий (например, больничные листы, трудовые книжки, штатное расписание и т. д.), а также копии платежек на уплату единого налога.

Получив от компании все необходимые документы, сотрудники фонда проведут камеральную проверку. И если все в порядке, в течение двух недель со дня предоставления бумаг переведут деньги на расчетный счет организации.

Как видите, процедура небыстрая. Избежать ее позволяет добровольная уплата взносов в Фонд социального страхования.

2.2.2. Пособие за счет добровольных взносов

Организации, которые перешли на "упрощенку" или ЕНВД, могут платить пособие по временной нетрудосопосбности полностью за счет ФСС России. Для этого они должны перечислять добровольные взносы на социальное страхование. В этом случае пособие полностью оплачивается за счет средств фонда, в том числе и в первые два дня болезни. При этом пособие рассчитывается исходя из начисленных работнику за последние 12 календарных месяцев сумм, с которых уплачены добровольные взносы.

Порядок уплаты добровольных взносов утвержден Постановлением Правительства РФ от 5 марта 2003 г. N 144. Так, если организация решила перечислять добровольные взносы в соцстрах, она должна сообщить об этом в отделение фонда по месту своей регистрации. Для этого необходимо написать заявление. Примерная форма такого заявления приведена в письме ФСС России от 24 марта 2003 г. N 02-10/05-1795.

Начислять добровольные взносы следует ежемесячно начиная с месяца, в котором организация написала заявление. Размер взносов составляет 3 процента от всех вознаграждений, начисленных сотрудникам предприятия. Облагаемая база определяется точно так же, как и при расчете ЕСН.

Начисленные взносы уменьшаются на сумму выданных пособий. Полученную разницу организация должна перечислить в ФСС России не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Кроме того, ежеквартально нужно отчитываться перед фондом по форме 4а-ФСС РФ, утвержденной постановлением ФСС России от 25 апреля 2003 г. N 46. Крайний срок - 15-е число месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если сумма выданных пособий превысит добровольные взносы, то фонд обязан возместить эту разницу (письмо ФСС России от 15 января 2003 г. N 02-18/05-195).

Может так случиться, что организация, которая работает по "упрощенке" или платит ЕНВД, перейдет на общий режим налогообложения и начнет платить ЕСН. С того месяца, в котором это произойдет, ей не надо платить добровольные взносы. Об этом организация должна письменно сообщить фонду.

2.2.3. Совмещение общего режима с уплатой ЕНВД

Распространенная ситуация на практике - организация совмещает уплату ЕНВД с общим режимом, по которому перечисляет ЕСН. В этом случае сумму пособия, которая начислена сотруднику, занятому одновременно в обоих видах деятельности, нужно распределять между ними. Конечно, это создает дополнительные трудности. Расчет больничных и так непрост, а тут сумму пособия приходится еще и делить. Приведем на условном примере пошаговый алгоритм действий бухгалтера в такой ситуации.

Шаг 1. Прежде всего, надо определить, может ли сотрудник претендовать на то, чтобы пособие ему рассчитывали исходя из средней зарплаты. То есть нужно проверить, составляет ли его страховой стаж шесть месяцев. Если нет, то сумма пособия не превысит 1 МРОТ (1100 руб.) за полный календарный месяц. В противном случае пособие будет рассчитано исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев с учетом страхового стажа работника.

Предположим, что страховой стаж сотрудника - 9 лет, и бухгалтер рассчитал ему пособие исходя из его заработка за последние 12 месяцев. Его сумма составила 4500 руб., время болезни - 7 календарных дней (с 12 по 18 марта 2007 года).

Шаг 2. Определяем пропорцию, согласно которой надо разделить общую сумму пособия. Для этого подсчитываем долю выручки от каждого вида деятельности в общем доходе фирмы за тот месяц, когда болел сотрудник. Такой порядок рекомендуют налоговики. При этом выручку нужно взять без учета НДС.

Обратите внимание: если человек заболел в одном месяце, а вышел на работу в другом, то рассчитывать пропорцию нужно только за тот месяц, в котором нетрудоспособность началась. А не отдельно по каждому месяцу, на которые пришлась болезнь.

Условимся, что на бизнес на "вмененке" приходится 40 процентов выручки, а на деятельность на общем режиме - 60 процентов.

Шаг 3. Подсчитываем размер пособия, которое приходится на "вмененку". Для этого общую сумму по больничному умножаем на процент выручки, полученной от бизнеса на ЕНВД:

4500 руб. х 40 % = 1800 руб.

Эту часть пособия нужно оплачивать в том же порядке, что и выплаты работникам, которые заняты исключительно в деятельности, переведенной на ЕНВД, и о котором мы писали выше. То есть за счет ФСС России заболевшему работнику можно выплатить пособие, которое за полный календарный месяц не превысит 1 МРОТ. А ту часть пособия, которая больше МРОТ, организация должна заплатить из своих средств.

Пособие исходя из МРОТ составит:

1100 руб. : 31 дн. х 7 дн. = 248,39 руб.

Таким образом, за счет собственных средств компания заплатит 1551,61руб. (1800 -248,39).

Шаг 4. Вычисляем сумму пособия, относящуюся к бизнесу на общем режиме. Это разница между общей величиной выплаты и той суммой, которая приходится на ЕНВД:

4500 руб. - 1800 руб. = 2700 руб.

В этом случае первые два календарных дня болезни сотрудника оплачивает предприятие. А остальная сумма покрывается за счет средств ФСС России:

2700 руб. : 7 дн. х 2 дн. = 771,43 (за счет предприятия);

2700 руб. - 771,43 руб. = 1928,57 руб. (за счет фонда).

Отметим, что такой порядок действует, если заболел или получил травму сам работник организации. То есть пособия по беременности и родам, по уходу за заболевшим членом семьи или при карантине полностью выплачиваются за счет средств ФСС России. Кроме того, это правило не касается выплат по больничным листам, полагающихся в связи с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием.

2.3. Оплата больничного при увольнении

Как мы уже говорили, начиная с этого года, фирма обязана оплатить больничный недавно уволенному человеку. Причем независимо от причины его ухода. Рассмотрим это нововведение подробнее.

2.3.1. Каким сотрудникам оплачивать больничный

До 1 января 2007 года уволенный работник мог претендовать на оплату больничного по последнему месту работы, если одновременно были выполнены такие условия:

заболевание наступило в течение месяца с момента увольнения;

болезнь продолжалась больше месяца;

была уважительная причина для увольнения;

гражданин стал на учет в службе занятости как безработный.

Такие правила устанавливал Указ Президента РФ от 2 июля 1992 г. N 723. Как видим, претендовать на пособие в этом случае могли немногие.

Кроме того, этот порядок вызывал споры между работодателями и органами социального страхования о том, какие причины считать уважительными.

Начиная с этого года порядок выдачи пособия по временной нетрудоспособности в таком случае сильно упростился. Больничные положены тем бывшим сотрудникам, у которых заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней с момента увольнения, -вот и все условия. Об этом сказано в пункте 2 статьи 5 Закона N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".

Таким образом, выплатить пособие по временной нетрудоспособности компания обязана всем, кто работал в организации по трудовому договору, в том числе и внешним совместителям.

Возможность оплаты больничного бывшим сотрудникам не зависит ни от системы налогообложения, на которой находится организация, ни от выплаты различных компенсаций при увольнении (например, компенсации за неотработанный отпуск). Однако пособие по временной нетрудоспособности назначают лишь в том случае, если заболел или получил травму сам уволившийся, а, к примеру, не его дети.

Обратите внимание: если фирма откажется оплатить больничный уволившемуся, то бывший работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Ведь организация нарушает положения статьи 183 Трудового кодекса РФ. И если вина компании будет доказана, то ее могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или ее деятельность будет приостановлена на срок до 90 суток. А с руководителя организации взыщут штраф размере от 500 (с 1 сентября 2007 года - 1000) до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

2.3.2. В какой срок работник должен обратиться за пособием

Обратиться за оплатой больничного бывший сотрудник вправе в течение шести месяцев с даты выздоровления (п. 1 ст. 12 Закона N 255-ФЗ).

Внимание: срок болезни значения не имеет - не важно, два дня длилось заболевание или несколько месяцев. Сотрудник может претендовать на оплату всего периода болезни. Главное, чтобы листок нетрудоспособности был открыт в течение 30 календарных дней с момента увольнения. То есть даже если сотрудник заболел в последний день этого периода, то ему полагается оплата всего больничного.

2.3.3. Как рассчитать пособие и отразить его в учете

Размер пособия бывшему работнику составляет 60 процентов от его среднего заработка (п. 2 ст. 7 Закона N 255-ФЗ). Однако эта сумма не может превышать максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности, установленный законодательством, -16 125 руб. Если страховой стаж гражданина меньше шести месяцев, то пособие рассчитывают исходя из 1 МРОТ за полный календарный месяц. Средний заработок бывшего сотрудника рассчитывают в обычном порядке.

Как и при оплате больничных работающим сотрудникам, первые два дня болезни уволившихся работодатель оплачивает за свой счет.

Пример 7

Петров С. А. уволился по собственному желанию из OOO "Вектор" 2 мая 2007 года. 14 мая он заболел и находился на больничном 5 календарных дней (с 14 по 18 мая). Расчетный период - с 1 мая 2006 года по 30 апреля 2007 года (365 дней) - сотрудник отработал полностью. За это время ему было начислено 240 000 руб. Страховой стаж Петрова - 10 лет. Права на стандартные вычеты по НДФЛ у него нет.

Бухгалтер компании сделал такие расчеты. Среднедневной заработок с учетом установленного ограничения 60 процентов составил:

240 000 руб. : 365 дн. х 60 % = 394,52 руб.

Сумма максимального дневного пособия равна:

16 125 руб. : 31 дн. = 520,16 руб., где 31 - число календарных дней в мае.

520,16 руб. больше 394,52 руб., поэтому сумма пособия составит:

394,52 руб. х 5 дн. = 1972,60 руб.

Фирма оплачивает пособие за счет собственных средств первые два дня заболевания. Эта сумма равна:

394,52 руб. х 2 дн. = 789,04 руб.

ФСС России оплачивает больничный начиная с третьего дня заболевания. Эта сумма составит:

394,52 руб. х 3 дн. = 1183,56 руб.

В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:

Дебет 20 Кредит 76

- 789,04 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности уволившемуся сотруднику за счет средств организации;

Дебет 69 субсчет "Расчеты по ЕСН, зачисляемому в ФСС России" Кредит 76

- 1183,56 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности уволившемуся сотруднику за счет средств ФСС РФ;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 256 руб. (1972,60руб. х 13 %) - удержан НДФЛ с суммы начисленного пособия;

Дебет 76 Кредит 50

1716,60 руб. (1972,60 - 256) - выплачено пособие по временной нетрудоспособности.

2.4. Если в больничном допущена ошибка

Неправильно оформленный больничный, незначительная описка или ошибка в нем -повод для того, чтобы ФСС России отказал компании в возмещении расходов. Однако можно избежать таких последствий, исправив недочеты, причем это реально сделать даже после того, как ошибки обнаружил ревизор.

2.4.1. Ошибки, допущенные компанией

Если бухгалтер самостоятельно нашел свою ошибку или описку, то ее нужно как можно скорее исправить. Сделать это просто. Нужно зачеркнуть неправильную запись, сверху поставить верную. На полях написать "исправленному верить", поставить печать организации, дату исправления, подпись (с расшифровкой) ответственного лица. Этим способом исправляют как просто описки, так и ошибки в расчетах.

Вот наиболее распространенные недочеты:

- не совпадают даты на лицевой и оборотной стороне листка: с какого по какое число сотрудник болел, когда приступил к работе;

- на бланке присутствует только одна подпись - бухгалтера, который делает расчет. Между тем должно присутствовать три подписи и как минимум двух должностных лиц - руководителя подразделения и главного (старшего) бухгалтера;

- неправильная форма записи стажа. Вместо того чтобы написать годы прописью, а количество дней цифрами, бухгалтеры выбирают единый способ отображения (или цифрами, или прописью);

- неверно рассчитаны дни, подлежащие оплате (скажем, по привычке исключены выходные);

- неверно рассчитан средний заработок;

- неправильно подсчитан стаж.

С.А. Шилкин,

книга "Больничные, декретные и детские пособия"