Подробная инструкция по учету недостач (Е. Мельникова, "Деловой Орел", N 49, декабрь 2007 г.)

Подробная инструкция по учету недостач

Естественная убыль, хищения, пожары - все это может быть причиной недостачи, которую компания выявила при инвентаризации. В этой статье мы собрали все необходимые сведения, которые помогут бухгалтеру правильно учесть пропавшее имущество.

Общие правила учета недостач

Выявленную по итогам инвентаризации недостачу бухгалтер должен отразить по дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счета недостающих ценностей:

Дебет 94 Кредит 01 (10,41) - отражена недостача по основным средствам (материалам, товарам).

Величина недостачи определяется по следующим принципам. Если в результате инвентаризации компания не досчиталась объекта основных средств, то на счете 94 нужно отразить его остаточную стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом амортизации). Если выявлен недостаток материалов, то по дебету счета 94 отражается их фактическая себестоимость. Недостачу товаров определяют по учетным ценам за минусом торговой наценки.

Далее выявленная недостача должна быть списана либо на счета затрат, либо на счета расчетов. Все зависит от того, почему фактически имущества оказалось меньше, чем отображено в учете.

Налоговый учет недостач в целом похож на бухгалтерский. Так, в материальных расходах компания может учесть только потери в пределах норм естественной убыли (п/п. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). А на внереализационные расходы списывают недостачи, если нет или невозможно установить виновных лиц (п/п. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Сумма, которую можно списать на расходы в налоговом учете, определяется по тем же правилам, что и в бухгалтерском учете.

Если недостача возникла из-за естественной убыли

Наиболее распространенная причина недостачи ТМЦ - естественная убыль. Ее вызывают усушка, утруска и другие процессы, в результате которых количество товара со временем уменьшается.

Отметим, что не все потери ТМЦ компания может отнести к естественной убыли. Согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли (утв. приказом Минэкономразвития от 31 марта 2003 г. N 95), к "естественной" недостаче не относятся: технологические потери и потери от брака; потери вследствие нарушения требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации; потери вследствие повреждения тары, несовершентсва средств защиты товаров; потери при ремонте и (или) профилактике применяемого для хранения и транспортировки оборудования; потери при внутрискладских операциях; все виды аварийных потерь.

Компания может учесть в составе материальных расходов потери только в пределах нормы естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Данные нормы разрабатываются и утверждаются отраслевыми министерствами и ведомствами. До сих пор между налогоплательщиками и инспекторами возникают споры относительного того, какими именно нормами нужно руководствоваться, списывая на расходы потери от естественной убыли. Дело в том, что инспекторы принимают в расходах только те потери в виде естественной убыли, нормы которых были утверждены после 1 января 2002 года. А на сегодняшний день многие нормы утверждены более ранними документами.

Подобные претензии налоговиков незаконны. И все потому, что с 1 января 2006 года в Кодексе закреплено следующее правило: до того, как будут утверждены нормы естественной убыли по новому порядку, компании вправе применять нормативы, утвержденные ранее. Данное положение закреплено Законом от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ. Именно на это правило могут ссылаться компании, которые списали естественную убыль по нормам, утвержденным до 2002 года, и столкнулись с претензиями налоговиков. Отметим, что арбитражные дела по данному вопросу всегда заканчиваются в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС С-З округа от 26 января 2006 г. N А52-3348/2005/2, постановление ФАС Центрального округа от 12 октября 2006 г. N А68-АП-544/12-05).

Когда недостача возникла по вине сотрудника

Допустим, инвентаризация выявила недостачу товаров на складе. Работник склада является материально ответственным лицом. В этом случае компания вправе компенсировать свой материальный ущерб за счет сотрудника. Согласно ст. 246 ТК РФ, размер ущерба, который сотрудник причинил компании, определяется исходя из рыночных цен на день, когда пропало имущество. А для основных средств в Кодексе есть оговорка: размер ущерба по ним не может быть ниже их остаточной стоимости по данным бухучета. Сотрудник, виновный в недостаче, может возместить причиненный ущерб добровольно - полностью или частично. Также он может передать в счет недостачи какое-то другое равноценное имущество (ст. 248 ТК РФ). Если сотрудник отказался возмещать недостачу по собственной воле, то компания вправе удержать из его зарплаты сумму, не превышающую среднемесячного заработка. При этом руководитель должен подписать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня, когда компания окончательно установила размер ущерба. Если этот срок нарушен, взыскать ущерб с сотрудника можно будет только через суд. Кроме того, в суд придется обращаться, если сотрудник не согласен с решением компании, а сумма ущерба превышает среднемесячный заработок.

Если недостача появилась из-за постороннего человека, который виновным себя не признает, то взыскать ущерб с него можно только через суд.

Виновных нет или их невозможно найти

Выявить виновников недостачи удается далеко не всегда. А иногда это просто невозможно. Например, после пожара. В этом случае бухгалтер может сразу отнести сумму недостачи на внереализационные расходы (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Главное - подготовить нужные документы.

Если речь идет о хищении имущества, то компании для списания недостачи понадобится документ от государственного органа, который ведет расследование. Как правило, предприятия представляют в налоговую инспекцию копию постановления об отказе в возбуждении или приостановлении уголовного дела. Именно эти документы показывают, что определить людей, виновных в краже, невозможно. Если имущество пострадало при пожаре, то, чтобы списать убыток, необходим документ из пожарной службы. А при пропаже ценностей в результате наводнения или урагана нужно обратиться за справкой в местное подразделение МЧС.

Если компания применяет "упрощенку" или платит ЕНВД

Компании, применяющие "упрощенку" с объектом налогообложения "доходы минус расходы", могут учесть при расчете налога только те недостачи, которые возникли из-за естественной убыли. Их можно списать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). А вот недостачи от хищений, пожаров и затоплений учесть при расчете налога не получится.

"Вмененщики" учесть потери от недостач не могут. Ведь они платят налог с величины вмененного дохода, который является фиксированной величиной. Об этом факте Минфин России напоминал в своем письме от 18 сентября 2007 г. N 03-11-05/221.

Евгения Мельникова,

ведущий аудитор группы компаний "Русконсалт"