Отчет по НДФЛ без претензий инспекторов - реальность! (Г. Соколова, В. Акимова, "Деловой Орел", N 11, март 2008 г.)

Отчет по НДФЛ без претензий инспекторов - реальность!

На практике встречается множество ситуаций, которые в Рекомендациях по заполнению справок 2-НДФЛ не разъяснены. А по спорным моментам налоговики постоянно меняют свою точку зрения. Мы выяснили, каковы их требования "в этом сезоне", и рекомендуем поступать в соответствии с ними.

Прежде всего о приятном - форма справки 2-НДФЛ, по которой нужно отчитываться в инспекцию о доходах сотрудников, не изменилась. Она утверждена приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706R. Правда, с 2008 года налоговая служба ввела два новых кода доходов и один новый код вычетов (приказ ФНС России от 20 декабря 2007 г. N ММ-3-04/689R). Они предназначены для двух "экзотических" ситуаций. Первая - когда проценты сотрудника по рублевым вкладам в банках больше ставки рефинансирования Банка России или же проценты по валютным вкладам превышают 9 процентов годовых (код дохода 3020). А вторая - когда у сотрудника есть доходы и расходы от уступки прав требования по договору участия в долевом строительстве (код дохода 1550 и код вычета 314).

А теперь наши советы о том, как лучше поступать в нестандартных ситуациях, связанных с оформлением справок.

Особое внимание к адресу и фамилии сотрудника

Вписывайте адрес строго по паспорту. Большинство бухгалтеров составляют справки по форме 2-НДФЛ с помощью специальной программы. И зачастую, внося в нее данные о сотруднике, не могут найти в ней (а точнее, в Классификаторе адресов (КЛАДР)) улицу или населенный пункт, который указан в паспорте.

Что делать в этой ситуации? Некоторые бухгалтеры просто "вбивают" в программу похожее название населенного пункта. Или соседнюю улицу. Предупреждаем: такой подход может привести к претензиям налоговиков. Во-первых, потому, что в ходе камеральной проверки они могут обнаружить, что адрес не совпадает с данными, которые имеются в налоговых органах. Это может всплыть, например, если у работника есть ИНН и, получая его, он сообщал правильный адрес.

Совсем не указывать в программе "нестандартную" улицу или населенный пункт тоже нельзя. Выход из этой ситуации прост: вбить нужное название населенного пункта или улицы можно вручную, без помощи классификатора.

Если фамилия поменялась, указывайте новую. Обычная жизненная ситуация - в 2007 году сотрудница вышла замуж и взяла фамилию мужа. Какую фамилию вписывать в справку 2-НДФЛ? Ответ однозначный - новую. Если у сотрудницы есть ИНН и она уже сообщила о смене фамилии в свою налоговую инспекцию, никаких вопросов у налоговиков не возникнет. Если же в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы, инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта сотрудницы.

Отпускные, компенсации и премии. Не ошибитесь с кодом дохода

Отпускные по месяцам не распределяйте. Допустим, в декабре 2007 года сотрудник получил отпускные. При этом часть его отпуска приходится на декабрь, а часть - на январь. Какую сумму отпускных включать в состав доходов за декабрь?

По мнению ФНС России, ту сумму, которая выдана сотруднику. То есть всю сумму отпускных. Распределять ее между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо (письмо ФНС России от 9 января 2008 г. N 18-0-09/0001).

Логика здесь такова. В справке 2-НДФЛ указываются суммы доходов, которые получены сотрудником в действительности. То есть ориентиром является дата фактического получения дохода, которую нужно определять в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ. Это следует из раздела III Рекомендаций по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@.

По мнению налоговиков, отпускные являются фактически полученными в день их выплаты (в отличие от зарплаты, официальная дата получения которой - последний день месяца). Дело в том, что инспекторы не причисляют отпускные к доходам за выполнение трудовых обязанностей. То есть определяют дату их фактического получения в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ - в день выдачи денег сотруднику. Минфин России налоговиков полностью поддерживает (см. письмо от 10 октября 2007 г. N 03-04-06-01/349). Поэтому, если вы не готовы спорить, придерживайтесь именно такого подхода.

И все же заметим, что он является спорным. Ведь из Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что средний заработок, который выплачивается работнику за период отпуска, - это часть оплаты труда. Если руководствоваться этим правилом, то датой фактического получения отпускных нужно считать последний день месяца, за который они начислены (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ). В результате выходит, что отпускные должны быть распределены в справке 2-НДФЛ по тем месяцам, за которые они выплачены. И платить налог с каждой части отпускных можно по итогам этих же месяцев. Подтверждение тому - постановление ФАС Центрального округа от 15 декабря 2006 г. N А23-1664/06А-14-123.

И еще один нюанс. Как известно, справка по форме 2-НДФЛ составляется на основании налоговой карточки по форме 1-НДФЛ. Указывать в ней отпускные положено, распределяя их по тем месяцам, за которые они начислены. Об этом прямо сказано в Порядке заполнения карточки, который утвержден приказом МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583. Таким образом, если вы хотите, чтобы справка 2-НДФЛ соответствовала требованиям инспекторов, то учтите: механически переносить в нее данные за соответствующие месяцы из карточки 1-НДФЛ нельзя. Самый простой выход из этой ситуации - несмотря на требования Порядка, отражать доходы в 1-НДФЛ по тем же правилам, которые действуют для справки 2-НДФЛ. Ведь за ошибки в налоговой карточке штраф не предусмотрен.

"Отпускным" компенсациям присваивайте код 2012. Для компенсаций за неиспользованный отпуск отдельный код доходов не предусмотрен. Поэтому возникает вопрос: какой код использовать в справке 2-НДФЛ? Код 2000 (вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей), код 2012 (отпускные выплаты) или код 4800 (иные доходы)?

По мнению налоговых инспекторов, правильный вариант - код 2012. Поэтому указывайте именно его. Серьезной ошибкой будет, если вы укажете код 2000. Ведь причислив "отпускную" компенсацию к зарплате, бухгалтер уплатит с нее НДФЛ не раньше, чем закончится месяц. А поскольку налоговики считают этот подход неправильным, это может привести к пеням.

Премии к праздникам и юбилеям указывайте как "иные доходы". Не всегда просто определить, какой код дохода присвоить той или иной премии, выданной сотруднику. Тут надо применять следующий принцип. Если премия начислена за производственные результаты, она относится к вознаграждениям за выполнение трудовых или иных обязанностей (код 2000). А если премия выдана, например, к празднику или юбилею - это "иные доходы" (код 4800).

Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме. Ведь в отношении этих выплат компания налоговым агентом не является. Минфин России подтвердил это в письме от 4 апреля 2007 г. N 03-04-06-01/109, а ФНС России - в письме от 26 февраля 2006 г. N 04-1-03/105.

В нестандартных ситуациях по стандартным вычетам возложите
ответственность на сотрудника

За неправомерные стандартные вычеты отвечает работник. Типичная ситуация из практики. Устроившись на работу в организацию, сотрудник не представил справку по форме 2-НДФЛ с прошлого места работы.

С одной стороны, если сотрудник написал заявление о вычете, его нужно предоставить. С другой стороны, если работник с начала года трудился в других местах, он должен принести справки о полученных там доходах. Без такой справки бухгалтер не может установить его суммарный доход с начала года и, следовательно, определить, полагаются ли ему стандартные налоговые вычеты (п. 3 ст. 218 Налогового кодекса РФ).

В этой ситуации мы советуем поступать так. Если работник настаивает на вычете, попросите его написать в заявлении, что на прежних местах работы этот вычет ему не предоставлялся. Если же впоследствии налоговые инспекторы выяснят, что работник получил вычет неправомерно, ответственность за это будет нести именно он. Компании в этой ситуации санкции за недоплату НДФЛ не грозят.

Не возвращайте работникам налоги, удержанные другими компаниями. Устроившись на работу, сотрудник принес справку 2-НДФЛ от прежнего работодателя. Из нее видно, что доход сотрудника на прежнем месте работы превысил 20 000 руб. При этом стандартных вычетов в сумме 400 руб. он не получал. Должен ли бухгалтер исправить эту ошибку и учесть вычеты при начислении НДФЛ с последующих доходов сотрудника?

Нет, делать этого не надо. Вернуть работнику излишне удержанный налог может только налоговый агент (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ). Поскольку в данном случае лишний налог удержала не ваша компания, то и вернуть его работнику она не может.

А с последующих доходов работника она предоставлять этот вычет не вправе. Ведь доход работника уже превысил 20 000 руб. Значит, стандартный налоговый вычет в сумме 400 руб. в месяц ему не положен. Хотя право на него он, конечно же, не потерял. Реализовать его он может, если по итогам года обратится в налоговую инспекцию по месту своего жительства (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). Излишне уплаченный налог инспекторы должны вернуть. Правда, для этого работнику придется подать декларацию по форме 3-НДФЛ и заявление о возврате.

При имущественных вычетах тщательно изучите уведомление

Предоставляйте имущественный вычет с начала года. Вопрос может возникнуть в ситуации, когда сотрудник принес уведомление об имущественном вычете в середине или в конце года. Понятно, что к этому времени НДФЛ за несколько месяцев уже был удержан и перечислен в бюджет. Что ж, этот налог нужно сотруднику вернуть за счет средств компании. А затем надо уменьшать на сумму возвращенного налога текущие платежи организации по НДФЛ в бюджет. Это следует из пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Если же у компании нет денег на возврат налога, она может обратиться за ними в налоговую инспекцию. Сделать это можно по итогам года, направив соответствующее обращение в инспекцию. К нему нужно приложить справку по форме 2-НДФЛ, копию письменного заявления работника о возврате излишне уплаченного НДФЛ, копию уведомления об имущественном налоговом вычете и копию счета расчетов с бюджетом по НДФЛ (п. 14 ст. 78 Налогового кодекса РФ).

Каждый год требуйте с работника новое уведомление на вычет. Уведомление на имущественный вычет действует только в течение одного календарного года. Этот год четко назван непосредственно в уведомлении. Оформляя справку 2-НДФЛ, проверьте, не предоставлялся ли работнику имущественный вычет на основании прошлогоднего уведомления. Если да, налоговики расценят это как серьезную ошибку, которая привела к занижению налога (письмо Минфина России от 2 апреля 2007 г. N 03-04-06-01/103).

Ведь чтобы продолжать получать вычет, работник должен был обратиться в налоговую инспекцию за новым уведомлением. В нем налоговики указывают оставшуюся сумму вычета и следующий год, в котором она может быть использована. Заметим, что из статьи 220 Налогового кодекса РФ этот порядок напрямую не следует. Однако для компании безопаснее его придерживаться.

Не предоставляйте вычет по уведомлению на имя другой компании. Сотрудник принес в бухгалтерию уведомление на имущественный вычет, в котором указано название его прежнего работодателя. В этом случае предоставить ему вычет ваша компания не может. Даже если год, на который выписано уведомление, еще не истек.

Переделать уведомление на имя нового работодателя сотрудник тоже не сможет. Ведь уведомление выдается на период с начала и до конца года и для предоставления конкретному работодателю. Поэтому получить оставшуюся неиспользованной за год сумму вычета сотрудник сможет только в налоговой инспекции по итогам года. А на остаток вычета (если он будет) ему выдадут новое уведомление - на следующий год и на имя нового работодателя.

Не всякие выплаты, переходящие с 2007
на 2008 год, показывайте в справке

В пункте 5.3 справки 2-НДФЛ нужно отразить сумму исчисленного за год НДФЛ. А в пункте 5.4 - сумму удержанного налога. А что если налог с дохода был начислен в 2007 году, а удержан в 2008-м? Все зависит от того, о каком доходе идет речь.

Налог с зарплаты считайте удержанным в момент начисления. Допустим, компания начислила зарплату в конце декабря 2007 года, а выплатила ее 10 января 2008 года. НДФЛ бухгалтер рассчитал в декабре. Ведь делать это налоговое законодательство требует в день начисления работнику соответствующих выплат. Для зарплаты этим днем является последний день месяца, за который она причитается (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ).

Удержать же налог надо в тот момент, когда сотрудник получает деньги на руки (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Тем не менее сумма налога с зарплаты должна попасть не только в пункт 5.3, но и в пункт 5.4 справки 2-НДФЛ. Таково требование налоговиков.

Выплаченные в 2008 году "незарплатные" доходы в справку не включайте. Речь идет об отпускных, непроизводственных премиях, дивидендах, выплатах по гражданско-правовым договорам и т. п., которые начислены в 2007 году, а выплачены в 2008-м. Указывать их в справке 2-НДФЛ за 2007 год не нужно. Ведь в ней отражаются только фактически полученные доходы. Об этом сказано в Рекомендациях по ее заполнению. А любой "денежный" доход (кроме оплаты труда) считается полученным в день его выплаты.

Галина Соколова, ведущий эксперт журнала "Главбух";

Валентина Акимова, государственный советник

налоговой службы III ранга