Постановление Администрации Задонского муниципального района Липецкой области от 26 декабря 2011 г. N 1111 "О наделении архивного отдела правом юридического лица"

Руководствуясь Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", администрация Задонского муниципального района Липецкой области постановляет:

1. Наделить архивный отдел администрации Задонского муниципального района правом юридического лица.

2. Утвердить в новой редакции Положение об архивном отделе администрации Задонского муниципального района Липецкой области.

3. Архивному отделу (Яновой Г.Н.) принять необходимые меры по проведению государственной регистрации положения в МИ ФНС РФ N 3 по Липецкой области.

4. Постановление от 27.09.2011 N 766 "Об утверждении положения об архивном отделе" признать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.

Глава района

Г.И. Мосолов

Положение
об архивном отделе администрации Задонского муниципального района Липецкой области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Задонского муниципального района (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Задонского муниципального района.

1.2. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального района с правом юридического лица, имеет печать с изображением символики муниципального района, самостоятельный баланс, лицевой счет, угловой штамп и бланки.

1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- областным законом от 29 декабря 2005 года N 124-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Липецкой области отдельными государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела";

- Уставом Задонского района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области;

- настоящим Положением.

1.4. Положение об Отделе утверждается главой муниципального района с учетом рекомендаций Управления ЗАГС и архивов Липецкой области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.5. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливаются главой администрации Задонского муниципального района.

1.6. Местонахождение Отдела - 399200, Липецкая область, г. Задонск, ул. Советская, д. 25.

2. Задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация хранения, комплектования и использования документов муниципального образования, организаций федеральной государственной собственности, расположенных на территории Задонского района, входящих в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации, а также документов ликвидированных организаций независимо от их формы собственности.

2.2. Анализ состояния и регулирования развития архивного дела на территории Задонского района.

2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления Задонского района, муниципальных предприятий и учреждений района в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации в области архивного дела, взаимодействие по этим вопросам на договорных началах с организациями и предприятиями всех форм собственности города.

2.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области, нормативных правовых актов органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

3. Функции

3.1. Отдел в соответствии с возложенными задачами выполняет следующие функции:

Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в Отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в архив, и обеспечению их физической сохранности;

- информирование администрации района о выявленных недостатках в области архивного дела и реализация предложений по совершенствованию сохранности документов, хранящихся в архиве.

3.2. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной и муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Российской Федерации;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации;

- документы на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.3. Документы Архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в архивный отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и Отделом.

3.4. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации муниципального района и согласовываемых с Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

3.5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Задонского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка рекомендаций и оказание методической помощи по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования и граждан о составе и содержании документов архивного отдела, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельность;

- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.7. Реализация отдельных государственных полномочий администрации Задонского муниципального района в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.

4. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию Задонского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации Задонского муниципального района и Управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Задонского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, об организации документов в делопроизводстве.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и областного архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Задонского муниципального района и ее структурными подразделениями.

4.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.

5.2. Начальник и специалисты Отдела назначаются и освобождаются от должности главой муниципального района. На время отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет ведущий специалист Отдела.

5.3. При смене начальника архивного отдела прием-передача проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Задонского муниципального района, а также Управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается администрацией Задонского муниципального района и представляется в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.4. Права, обязанности, гарантии социальной защиты работников Отдела устанавливаются законодательством Российской Федерации, законами Липецкой области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Начальник Отдела:

Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.

Имеет право использовать электронно-цифровую подпись "ЭЦП" с целью заверения архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, а также иных документов, связанных с выполнением функций Отдела.

Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в районе в установленном порядке перед администрацией района и Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

Вносит предложения об изменении квалификационных разрядов работникам Отдела.

Должностная инструкция начальника Отдела утверждается главой муниципального района.

Должностные инструкции специалистов Отдела утверждаются начальником Отдела.

6. Средства управления

6.1. Финансирование Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Бухгалтерское обслуживание Отдела возлагается на специалистов общего отдела администрации Задонского муниципального района.

6.3. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.

6.4. При реконструкции или передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, администрация обязана предоставить для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

7. Реорганизация или прекращение деятельности Отдела

7.1. Реорганизация или ликвидация Отдела производится в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются организации-правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области.

7.3. При ликвидации Отдела его средства, за вычетом платежей по покрытию его обязательств, передаются в районный бюджет и являются муниципальной собственностью района.

8. Ответственность

Начальник Отдела и работники архивного отдела несут персональную ответственность за результаты деятельности Отдела, состояние дисциплины и неисполнение должностных обязанностей в соответствии с действующим трудовым законодательством.