Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 23 декабря 2009 г. N 2079 "Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом администрации Находкинского городского округа"

С изменениями и дополнениями от:

4 июля 2012 г., 16 апреля 2013 г.

В соответствии с постановлением главы Находкинского городского округа от 05 июня 2009 года N 865 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг", администрация Находкинского городского округа

постановляю:

1. Утвердить прилагаемые административные регламенты предоставления муниципальных услуг архивным отделом администрации Находкинского городского округа.

1.1. "Обеспечение сохранности архивных документов".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 4 июля 2012 г. N 1234 в подпункт 1.2 пункта 1 настоящего постановления внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.2. "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

1.3. "Организация работы с документами личных (частных) архивных фондов, коллекциями, предметами музейного характера".

1.4. "Исполнение запросов (социально-правовые, тематические, генеалогические, имущественные) юридических лиц, граждан, в том числе иностранных, выдача архивных справок, копий, выписок".

1.5. "Выдача согласований и заключений к описям дел по личному составу организаций - источников комплектования Архивного фонда, положениям об экспертных комиссиях, архивах, номенклатурам дел, инструкциям по делопроизводству, актам на выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения организаций на территории Находкинского городского округа".

1.6. "Организация отбора, экспертизы ценности документов, комплектования дел для архивного хранения, составления описей дел постоянного хранения, личного состава, научно-справочного аппарата к ним фондообразователей Архивного фонда, иных организаций Находкинского городского округа".

1.7. "Организация отбора и прием архивных документов на хранение в архивный отдел администрации Находкинского городского округа".

2. Отделу по работе по средствами массовой информации администрации Находкинского городского округа (Магаляс) опубликовать данное постановление в средствах массовой информации.

3. Контроль за исполнением данного постановления "Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом администрации Находкинского городского округа" возложить на руководителя аппарата администрации Находкинского городского округа Ю.Н. Кайдановича.

Глава Находкинского городского округа

О.Г. Колядин

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Обеспечение сохранности архивных документов"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент муниципальной услуги "Обеспечение сохранности архивных документов" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Находкинского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, федеральными структурами, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя:

- хранение архивных документов и архивных фондов Находкинского городского округа, являющихся муниципальной собственностью;

- хранение архивных документов и архивных фондов территориальных органов федеральных государственных учреждений субъекта федерации, негосударственных организаций;

- хранение личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера;

- хранение документов по личному составу организации, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Находкинского городского округа;

- хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности архивного отдела;

- хранение документов, принятых от организаций по их просьбе досрочно.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги "Обеспечение сохранности архивных документов" осуществляется администрацией Находкинского городского округа (далее - администрация) через ее функциональный орган - архивный отдел.

1.2.2. Технологическое обеспечение предоставления муниципальной услуги осуществляется во взаимодействии с архивным отделом Приморского края, делопроизводственными службами организаций - источников комплектования архивного отдела.

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги "Обеспечение сохранности архивных документов" осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169; 2006 г., N 50, ст. 5280).

2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., регистрационный N 9059).

3. Законом Приморского края от 10.04.2006 г. N 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае" (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 31.03.2006 г. N 125).

4. Решением Находкинской городской Думы от 29.06.2005 г. N 434 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива Находкинского городского округа" ("Находкинский рабочий" от 11.10.2005 г. N 146-147).

5. Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 29.09.2008 г. N 408-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Находкинского городского округа".

6. Постановлением мэра города Находки от 30.10.2002 г. N 2690 "Об организации работы городских предприятий, организаций, учреждений всех форм собственности по соблюдению основных правил хранения, комплектования учета и использования архивных документов".

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению установленных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного фонда, а также иные юридические и физические лица, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.1. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Пограничная, д. 10-а, г. Находка, Приморский край, 692922.

2.1.2. Прием юридических и физических лиц осуществляется специалистами архивного отдела по рабочим дням с 8.30 до 17.30, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 без предварительной записи. Тел. (8-4236) 698-205, e-mail: arhiv@nakhodka-city.ru.

2.1.3. Адрес официального сайта администрации Находкинского городского округа: http://www.nakhodka-city.ru/, e-mail: admcity@nht.ru.

2.1.4. Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами, утвержденным постановлением главы Находкинского городского округа.

2.1.5. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляется заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей.

По телефону специалисты архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

- с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, электронной связи, передачей информации конкретному адресату по электронной почте.

2.1.6. Информация о местонахождении, контактном телефоне, адресе электронной почты, графике (режиме работы) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, размещаются на Интернет-сайте администрации Находкинского городского округа, а также на информационной вывеске у входа в помещение архивного отдела.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения юридических лиц и граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При обращении по телефону специалист архивного отдела, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае, если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста. Производится не более одной переадресации звонка к специалисту, который может ответить на вопрос заявителя, или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае, если специалисты архивного отдела не могут ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела при личном контакте с представителями юридических лиц и гражданами, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты.

Юридические и физические лица, обратившиеся в архивный отдел для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга не осуществляется в отношении документов действующих организаций, не являющихся (не являвшихся) источниками комплектования архивного отдела.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

Вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе, осуществляющем оказание государственной услуги:

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

Фасад здания, в котором расположен архивный отдел, оснащен информационной вывеской, предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование уполномоченного органа, местонахождение, график (режим) работы. Информационные таблички размещены также рядом с входом и на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.4.2. Помещение, предназначенное для приема посетителей, одновременно являющееся читальным залом, оборудовано пятью столами, обеспечено образцами заполнения заявлений, письменными принадлежностями. На кабинетах имеются информационные таблички с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

2.4.3. Помещения, предназначенные для хранения архивных документов (архивохранилища) оборудованы специальными стеллажами. Документы на них размещены в картонных архивных коробах. В архивохранилищах поддерживается определенный перечень условий, необходимых для надежной сохранности архивных документов (тепловой, влажностный режим, степень освещенности и др.).

2.4.4. Места предоставления муниципальной услуги, а также все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.5. Основание для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании письменного соглашения о взаимодействии между архивным отделом и организациями - источниками комплектования архивного отдела. Соглашение может быть заключено на определенный или неопределенный срок.

2.5.2. Предоставление муниципальной услуги не связано с письменным или устным запросом заявителя в отношении документов, входящих в состав недействующих (непополняемых) фондов.

2.5.3. Основанием для предоставления муниципальной услуги в отношении документов, принимаемых от организаций по их просьбе досрочно, является письменный запрос (обращение, заявление) юридического лица в адрес архивного отдела. Запрос о предоставлении муниципальной услуги представляется в архивный отдел при личном посещении представителя юридического лица.

Раздел 3. Административные процедуры (описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги)

Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник архивного отдела, осуществляющего оказание услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- реставрация, восстановление поврежденных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение:

3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

3.1.1. Нормативные условия хранения архивных документов в архивном отделе обеспечены созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архивного отдела, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

В архивохранилищах архивных документов на бумажной основе поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %.

В архивохранилищах осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

В архивохранилищах применяется естественное освещение рассеянным светом, при этом на всех окнах имеются жалюзи. Для искусственного освещения в архивохранилищах применяются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок).

В архивохранилище запрещено пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

3.1.2. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

3.1.3. Вход в архивный отдел оборудован дверью с повышенной технической укрепленностью (металлическая дверь). Кроме того, вход в подъезд здания, в котором расположены помещения архивного отдела, оборудован металлической дверью с кодовым замком.

Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архивного отдела. В указанном журнале отмечается, у кого из работников отдела имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

3.1.4. Архивохранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами открытого типа, а также металлическими стеллажами с деревянными полками, обработанными биоогнезащитным составом. Стеллажи и шкафы в архивохранилищах установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Архивные документы размещаются на стеллажах, в шкафах горизонтально или вертикально в картонных коробах и других первичных средствах хранения.

3.2. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах

3.2.1. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.2.2. Архивные документы в архивохранилищах расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архивном отделе определяется схемой их размещения, которая предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилищ.

Все архивохранилища архивного отдела, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки пронумерованы.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

3.2.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива частично размещены в изолированном помещении в металлических шкафах, запираемых на ключ, а также в рабочем кабинете начальника архивного отдела.

3.2.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится сотрудниками архивного отдела в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

3.2.5. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.2.6. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов производится после предварительной проверки их физического состояния. Поступившие в архивный отдел архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.

3.2.7. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями, с повышенной влажностью, с повреждениями бумаги и текста, запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

В случае выявления недостатков физического и технического состояния архивных документов проводится их устранение и реставрационно-восстановительные работы.

3.2.8. Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архивном отделе с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Целевые реставрационно-восстановительные работы проводятся с учетом годового плана работы архивного отдела.

3.3. Выдача архивных документов из архивохранилищ

3.3.1. При выдаче архивных документов из архивохранилища специалист архивного отдела, осуществляющий выдачу, проводит полистную проверку наличия и состояния архивных документов.

3.3.2. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в журнале выдачи архивных документов.

3.3.3. Регулярно проводится выверка журнала выдачи архивных документов. Если в результате выверки журнала выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата.

3.3.4. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В журнале выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их лиц. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается специалистом архивного отдела, принимающим архивные документы, и лицом, их возвращающим, и представляется на рассмотрение начальника архивного отдела. Архивный отдел уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3.5. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архивный отдел обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту его расположения, в трехдневный срок информирует руководителя аппарата администрации Находкинского городского округа, архивный отдел Приморского края, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.4. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление в городе режима чрезвычайного положения, пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архивного отдела, и др.) архивный отдел разрабатывает планы конкретных мероприятии и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Выполнение в архивном отделе мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.

4.1.2. Текущий контроль также осуществляется путем проведения специалистом, назначенным начальником архивного отдела ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения должностными лицами положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений при предоставлении муниципальной услуги. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

По результатам проведенных проверок, в случае выявления каких-либо нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- главе Находкинского городского округа по адресу: 692904, Приморский край, г. Находка, Находкинский проспект, д. 16;

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии. Начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы в других организациях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу,

указанному в жалобе.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 10 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента в судебном порядке, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

Приложение
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги

БЛОК-СХЕМА
административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

                                    /-----------------------------\

                                    |     Наличие соглашения      |

                                    |     о взаимодействии        |

                                    |     с организациями-        |

                                    | источниками комплектования  |

                                    \-----------------------------/

       /-----------------------------------------+--------------------------------------\

       |                                                                  /-------------------------\

                                    /----------------------\              |На Документы, имеющиеся  |-----------------\

 /--------------\                    | Поступившие и вновь  |    /---------|   в наличии хранении    |                 |

 | Обеспечение  |       /------------| поступающие архивные |----+-------\ \-------------------------/                 |

 | нормативных  |       |            |  документы в отдел   |----+-------+-------------+-------------------------------+----\

 |   условий    |       |            \----------------------/    |       |

 |  хранения    | -----/                    |  /----------------/       |   /-------------------\           /----------------------\

 |  архивных    |                                     /--------------\ |   |Организация выдачи |           |    Обеспечение       |

 | документов   |                    /------------\     | Контроль за  | \- |     архивных      |           |сохранности архивных  |

 \--------------/                    |Организация |     |   движением  |     |    документов     |           |  документов при      |

  |                                  | хранения   |     | и физическим |     \-------------------/           |   чрезвычайных       |

  |                                  | архивных   |--- |  состоянием  |         |             |             |     ситуациях        |

  |   /-----------------------\      | документов |     |    архивных  |                                   \----------------------/

  |   |   Охранно-пожарная    |      \------------/     |   документов |   /----------\    /-----------\

  |- |сигнализация, средства |        |     |          \--------------/   |Проверка  |    | Проверка  |      /---------------------\

  |   |     пожаротушения     |        |     |                |            | архивных |    | архивных  |      |  Разработка планов  |

  |   \-----------------------/             |                            |документов|    | документов|      | мероприятия о работе|

  |                               /-------------\      /-------------\     |  при их  |    |   при их  |      |    в условиях       |

  |    /--------------------\     |Рациональное |      |  Проверки   |     |  выдаче  |    |  возврате |      |    чрезвычайных     |

  |    |   Температурно-    |     | размещение  |      |   наличия   |     \----------/    \-----------/      |     ситуациях       |

  |-- | влажностный режим  |     | архивных    |      | и состояния |          |                |            \---------------------/

  |    \--------------------/     | документов  |      |   архивных  |

  |                               \-------------/      | документов  |    /--------------\   /------------\    /---------------------\

  |                                          |         \-------------/    |Составление   |   |   Прием    |    |  Выполнения планов  |

  |                                                                      |акта о выдаче |   | документов |    |   при возникновении |

  |                               /--------------\                        |документов во |   |  после их  |    |     чрезвычайных    |

  |   /---------------------\     |Реставрация,  |                        |временное     |   |  возврата  |    |       ситуациях     |

  |- |    Световой режим   |     |восстановление|                        |пользование   |   |            |    \---------------------/

  |   \---------------------/     |поврежденных  |                        \--------------/   \------------/

  |                               | документов   |

  |   /---------------------\     \--------------/                         /-------------\

  |   |   Санитарно-        |                                              |   Выдачи    |

  |- | гигиенический режим |                                              |   архивных  |

  |   \---------------------/                                              |  документов |

  |                                                                        \-------------/

  |  /----------------------\

  |  |Специальные средства  |

  |  | хранения архивных    |

  \ |документов (стеллажи, |

     | шкафы, сейфы, папки, |

     |   короба и др.       |

     \----------------------/

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Информационное обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций, граждан на основе документов Архивного фонда Находкинского городского округа и других архивных документов, организация использования архивных документов"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст Административного регламента

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 4 июля 2012 г. N 1234 настоящее постановление дополнено Административным регламентом предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

16 апреля 2013 г.

Раздел 1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Административный регламент), определяет порядок взаимодействия, сроки и последовательность административных процедур и административных действий при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

1.2. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности предоставления муниципальной услуги.

Настоящий Административный регламент размещен на официальном сайте Находкинского городского округа (www.nakhodka-city.ru, в разделе "Административная реформа"), на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края.

1.3. Заявители муниципальной услуги.

Получателями муниципальной услуги могут быть:

- граждане Российской Федерации; иностранные граждане и лица без гражданства; российские и иностранные юридические лица; международные организации;

- от имени физических лиц заявления могут подавать родственники, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

- от имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

- от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований могут действовать органы государственной власти, судебные, правоохранительные, иные уполномоченные органы, органы местного самоуправления в рамках компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.

1.4. Основными принципами предоставления муниципальной услуги являются:

1.4.1. Единство требований к результату предоставления муниципальной услуги на территории Находкинского городского округа.

1.4.2. Обеспечение предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Предоставление муниципальной услуги в электронной форме основано на следующих принципах: соблюдение конституционных прав и свобод гражданина; достоверность и полнота предоставляемой информации; унификация документированной информации; защита документированной информации от неправомерного уничтожения, блокирования, модификации, копирования, распространения и иных противоправных действий.

Раздел 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:

Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Ответственным исполнителем муниципальной услуги является архивный отдел администрации Находкинского городского округа, расположенный по адресу: 692922, г. Находка, ул. Пограничная, д. 10-а (3 этаж);

контактный телефон: (8-4236) 698-205;

адрес электронной почты: arhiv@nakhodka-city.ru.

график работы: понедельник - пятница;

время работы: с 8.30 ч. до 17.30 ч.;

обед с 12.00 ч. до 13.00 ч.;

неприемный день - пятница;

выходные: суббота - воскресенье, праздничные дни.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

2.3.1. Результатами предоставления муниципальной услуги для лиц, работающих в читальном зале архивного отдела, являются:

- получение архивных дел для исследования;

- получение ксерокопий архивных документов (по установленной форме допуска);

- получение копий архивных документов на электронных носителях (данная услуга предоставляется с учетом технических возможностей и имеющейся базы данных (БД)).

2.3.2. Выдача архивных документов во временное пользование по запросам фондообразователей и по требованию судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов.

2.3.3. В сфере иных форм организации использования архивных документов результатами предоставления муниципальной услуги также могут быть:

- подготовка и размещение на сайте Находкинского городского округа информации о составе и содержании поступающих и уже имеющихся на хранении документах, о календарных и знаменательных датах, событиях, юбилеях и т. д.;

- оформление информационно-тематических выставок в помещении архивного отдела, связанных со знаменательными датами в жизни города Находки, а также книжных изданий Находкинских авторов;

- проведение экскурсий, чтение лекций, проведение бесед, подготовка публикаций в средствах массовой информации, радио и телевыступлений об архивном деле на территории Находкинского городского округа.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Консультации даются без очереди, при необходимости часы приема получателей муниципальной услуги для консультаций согласуются по телефону.

Для пользователей архивных документов - очереди нет.

Выдача описей дел архивных фондов пользователю архивных документов для работы в рабочем помещении (читальном зале) архивного отдела - в день его обращения.

Инструктаж, выдача архивных дел пользователю для работы в рабочем помещении (читальном зале) архивного отдела с момента получения заказа - до 2 рабочих дней.

Ксерокопирование архивных документов (с учетом объема) - до 5 рабочих дней.

Оформление акта о выдаче документов во временное пользование по заявкам фондообразователей, а также по требованию судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов и последующая выдача документов - в день подачи обращения (требования).

Сроки предоставления муниципальной услуги в сфере иных форм организации использования архивных документов устанавливаются в зависимости от наступления инициирующего события, по мере необходимости в соответствующих мероприятиях, а также в соответствии с планом развития архивного дела на территории Находкинского городского округа.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 N 237).

2) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169).

3) Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание Законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060).

4) Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание Законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448).

5) Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2332 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Указа следует читать как "N 2334"

6) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059).

7) Законом Приморского края от 10.04.2006 N 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае" (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 31.03.2006 N 125).

8) Постановлением Администрации Приморского края от 10.08.2004 N 209 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера Администрации Приморского края, аппарата Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края" (Сборник нормативных правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, N 14, 13.08.2004).

9) Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 29.09.2008 N 408-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Находкинского городского округа".

10) Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 30.09.2008 N 411-р "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера администрации Находкинского городского округа".

11) Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 18.01.2006 N 14-р "Об утверждении Регламента администрации Находкинского городского округа".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Для исполнения тематических запросов органов государственной власти, судебных, правоохранительных, иных уполномоченных органов, органов местного самоуправления, Федеральных структур, организаций и граждан необходимо представить:

- отношение от руководителей организаций, направивших пользователя, с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок темы исследования (произвольной формы);

- заполненную анкету исследователя (приложение 1);

- заполненную форму заказа на выдачу дел пользователю (приложение 2);

- заполненную форму заказа на копирование документов (приложение 3);

- требование на выдачу дел;

- гарантийное письмо от фондообразователей, а также судебных, правоохранительных, иных уполномоченных органов (при выдаче документов во временное пользование).

2.7. Оснований для отказа в приеме заявления (запроса) для предоставления муниципальной услуги не предусмотрено.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- отсутствие документов, указанных в п. 2.6. административного Регламента;

- отсутствие документов, удостоверяющих личность;

- отсутствие доверенности на право получения конфиденциальной информации на стороннее лицо (лиц);

- отсутствие на хранении в архивном отделе запрашиваемых документов.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.

При получении информации в рамках муниципальной услуги через Интернет оплата трафика осуществляется заявителями в соответствии со стоимостью данных услуг в регионе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявителем заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги лично не должен превышать 30 минут.

2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать:

а) 10 минут, если заявление, предоставляется заявителем лично;

б) 1 рабочий день, если заявление поступило на адрес электронной почты.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.12.1. Рабочие места специалистов архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются средствами компьютерной техники и оргтехникой, позволяющими организовать предоставление услуги в полном объеме. Обеспечивается бесперебойный выход в Интернет.

2.12.2. Помещение для ожидания приема и заполнения заявления о предоставлении муниципальной услуги должно быть оборудовано информационным стендом, стульями, столами, обеспечено канцелярскими принадлежностями, для возможности оформления документов, образцами заполнения заявлений.

На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:

1) полное наименование и почтовый адрес архивного отдела, адрес электронной почты, контактные телефоны, график работы, дни, определенные для приема заявителей, а также адрес Интернет-сайта на котором размещается информация, предоставляемая в рамках муниципальной услуги;

2) перечень документов, предоставляемых заявителем для получения муниципальной услуги;

3) образцы заявлений о предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

2.13.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

1) возможность подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги посредством сети Интернет в режиме 24 часа в сутки/365 дней в году;

2) открытость и доступность информации о предоставлении муниципальной услуги, выраженные в размещении информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте администрации Находкинского городского округа и на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края.

2.13.2. Показателями, характеризующими качество предоставления муниципальной услуги, являются следующие критерии:

а) соблюдение сроков и последовательности исполнения административных действий, выполняемых в рамках предоставления муниципальной услуги;

в) отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) лиц, предоставляющих муниципальную услугу, а также принимаемые ими решения при предоставлении муниципальной услуги;

г) отсутствие жалоб на действия (бездействие) лиц, предоставляющих муниципальную, а также о нарушении прав заявителя, при предоставлении муниципальной услуги, рассмотренных в судебном порядке, судебное решение по которым устанавливает вину лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

2.14. Требования, предъявляемые к обеспечению защиты документированной информации в соответствии с действующим законодательством.

2.14.1. Специалисты архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги обязаны принимать меры по обеспечению защиты документированной информации и соблюдению требований по защите информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами в области защиты информации.

2.14.2. Предоставление заявителю информации о третьих лицах не допускается. Информация, содержащая персональные данные заявителей и получателей муниципальной услуги по телефону не сообщается.

2.14.3. Персональные данные заявителя, ставшие известными специалистам архивного отдела в рамках предоставления муниципальной услуги, относятся к категории конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ, разглашению не подлежат и не могут быть использованы в целях причинения имущественного и (или) морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.

2.15. При утрате лицом, предоставляющим муниципальную услугу, заявления и (или) поданных документов назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава Находкинского городского округа.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение 7):

- регистрация запросов (отношений, требований) получателей муниципальной услуги;

- заполнение форм документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (приложение 1, 2, 3);

- поиск, подборка и выдача необходимых документов (копий документов) пользователю;

- выдача архивных документов во временное пользование;

- иные формы организации использования архивных документов.

3.1. Регистрация запросов (отношений, требований) получателей муниципальной услуги.

Поступление и последующая регистрация запроса (отношения, требования) получателя муниципальной услуги является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Специалист архивного отдела, согласно должностной инструкции, в течение 1 рабочего дня осуществляет регистрацию запроса (отношения, требования) в "Журнале регистрации запросов физических и юридических лиц", после чего передает зарегистрированные запросы на рассмотрение начальнику архивного отдела. После резолюции начальника (один рабочий день) запросы поступают на исполнение специалистам отдела.

Анкеты исследователей регистрируются ответственным специалистом в "Журнале учета посещений исследователями архивного отдела и их работы с архивными документами".

В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги (п. 2.8 настоящего Административного регламента), заявитель уведомляется об этом в срок до 3 рабочих дней.

3.2. Заполнение форм документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.2.1. Специалисты архивного отдела, ведущие прием получателей муниципальной услуги, выдают необходимые формы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также консультируют пользователей по вопросам их заполнения (в случае необходимости).

Такими формами являются: анкета исследователя, заказ на выдачу документов, заказ на копирование документов.

3.2.2. В анкете исследователь указывает следующие данные (приложение 1):

- фамилия, имя, отчество исследователя, год рождения;

- место работы, должность, образование;

- тема и цель исследования, хронологические рамки;

- контактные данные, паспортные данные;

- подпись об ознакомлении с Правилами работы в читальных залах государственных архивов;

- сведения о документах, использованных при исследовательской работе в архивном отделе (после ее окончания);

- дату, личную подпись.

3.2.3. В заказе на выдачу дел указывается (приложение 2):

- фамилия, имя, отчество пользователя;

- тема и цель исследования, хронологические рамки;

- сведения о документах, заявленных на выдачу (архивные шифры дел, кол-во листов в деле, даты дела, заголовок дела, подписи получателя и специалиста архивного отдела, иные сведения);

- дата, личная подпись.

3.2.4. В заказе на копирование документов указывается (приложение 3):

- фамилия, имя, отчество пользователя;

- контактные данные (адрес, телефон);

- основание для копирования (запрос, отношение, требование и др.);

- тема, по которой производится копирование;

- количество листов, количество экземпляров;

- сведения о документах, заявленных на копирование (архивные шифры дел, даты документов, номера страниц, листов, кол-во страниц, краткое содержание документа);

- дата, личная подпись.

Все формы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, заверяются (подписываются) начальником архивного отдела.

3.3. Поиск, подборка и выдача необходимых документов (копий документов) пользователю

3.3.1. Специалисты, осуществляющие прием получателей муниципальной услуги, в течение 2 рабочих дней подбирают согласно научно-справочному аппарату, имеющемуся в отделе, необходимые документы для исполнения заявления (отношения, требования).

При необходимости пользователю выдаются рабочие экземпляры описей дел архивных фондов для самостоятельного поиска нужной информации (в день его обращения). После выбора исследователем необходимых дел специалист архивного отдела производит их выемку из архивохранилищ и выдает пользователю для работы в читальном зале архивного отдела.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель (приложение 4).

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, имеют архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение 5).

Пользователям в читальный зал архивные документы выдаются из архивохранилища на срок до одного месяца.

Порядок работы пользователей с архивными документами в рабочем помещении (читальном зале) архивного отдела, их права и обязанности определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ, утвержденных Приказом Росархива от 06.07.1998 г. N 51. Специалист архивного отдела обязан ознакомить пользователей с этими правилами.

3.3.2. По заказам пользователей с учетом технических возможностей архивного отдела изготавливаются ксерокопии архивных документов.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью его начальника.

3.3.3. В случае невозможности исполнения запроса, специалистами архивного отдела дается заявителю ответ с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих муниципальных и ведомственных архивов.

3.3.4. При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги архивный отдел в течение 3 рабочих дней готовит мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.4. Выдача архивных документов во временное пользование

3.4.1. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании заявок фондообразователей, а также по требованию судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов в установленном порядке при наличии гарантийного письма от них.

При этом оформляется акт о выдаче документов во временное пользование в день подачи заявки (требования), в котором указывается (приложение 6):

- наименование архивного отдела, адрес;

- реквизиты акта;

- наименование, адрес организации;

- основание, цель выдачи документов;

- сведения о документах, заявленных на выдачу (архивные шифры дел, заголовки дел, кол-во листов, иные сведения);

- срок выдачи;

- информация об ответственности пользователя;

- подписи лиц, выдавших и принявших документы.

Акты о выдаче дел во временное пользование регистрируются специалистами архивного отдела в "Журнале учета выдачи дел во временное пользование".

3.4.2. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

- до трех месяцев - фондообразователям;

- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения начальника архивного отдела.

3.4.3. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется проверка их физического состояния в установленном порядке. В "Журнале учета выдачи дел во временное пользование" и акте о выдаче дел во временное пользование делаются отметки о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их лиц. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается специалистом архивного отдела и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение начальнику архивного отдела.

3.5. Иные формы организации использования архивных документов

3.5.1. Архивный отдел осуществляет подготовку и размещение на сайте администрации Находкинского городского округа информации о составе и содержании поступающих и уже имеющихся на хранении документов, о календарных и знаменательных датах, событиях, юбилеях и т.д. по мере поступления документов в архивный отдел, а также на основании "Календаря знаменательных и памятных дат по Находкинскому городскому округу", разрабатываемого на каждый год.

3.5.2. Специалисты архивного отдела оформляют информационно-тематические выставки в помещении архивного отдела, связанные со знаменательными датами в жизни города Находки, а также книжных изданий Находкинских авторов по мере наступления инициирующих событий.

3.5.3. Проводятся экскурсии, беседы, чтение лекций, подготовка публикаций в средствах массовой информации, радио и телевыступления об архивном деле на территории Находкинского городского округа по мере необходимости в соответствующих мероприятиях.

3.5.4. Инициативное информирование государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан осуществляется путем направления им информационных писем или других информационных документов по мере необходимости, а также в соответствии с планом развития архивного дела на территории Находкинского городского округа.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляет руководитель аппарата администрации Находкинского городского округа, курирующий архивный отдел.

4.2. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами архивного отдела, предоставляющими муниципальную услугу положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела.

4.3. Специалисты архивного отдела, непосредственно предоставляющие муниципальную услугу несут персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность предоставляемой информации, а также правильность выполнения процедур.

Персональная ответственность специалистов архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги закрепляется их должностными инструкциями в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица либо муниципального служащего

5.1. Решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица или муниципального служащего органа, предоставляющего муниципальную услугу принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования, установленный настоящим разделом, применяется ко всем административным процедурам административного регламента.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

в) требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим регламентом для предоставления муниципальной услуги;

г) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим регламентом для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены муниципальными правовыми актами;

е) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края, муниципальными правовыми актами;

ж) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица или муниципального служащего органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя на решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица или муниципального служащего, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги. Жалоба подается:

- непосредственно начальнику архивного отдела администрации Находкинского городского округа в письменной форме на бумажном носителе по почте по адресу: г. Находка, ул. Пограничная, дом 10-а, либо на личном приеме у заявителя.

Личным прием проводится начальником архивного отдела в рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг, часы приема с 10-00 до 17-00.

- с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации Находкинского городского округа, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, в том числе по электронной почте.

5.4. Жалоба должна содержать:

а) наименование архивного отдела администрации Находкинского городского округа (органа, предоставляющего муниципальную услугу), либо должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуется;

б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба заявителя либо представителя заявителя подлежит регистрации в день поступления в архивный отдел администрации Находкинского городского округа.

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению начальником архивного отдела, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы начальник архивного отдела администрации Находкинского городского округа принимает одно из следующих решений;

а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

б) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.5. настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. Решение, принятое начальником архивного отдела администрации Находкинского городского округа по результатам рассмотрения жалобы на решения и действия (бездействия) органа предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица этого органа, либо муниципального служащего этого органа, может быть обжаловано заявителем в администрацию Находкинского городского округа (главе Находкинского городского округа), по адресу: г. Находка, пр. Находкинский, дом 16, а также на официальный сайт администрации Находкинского городского округа, органы прокуратуры либо в судебном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 16 апреля 2013 г. N 769 раздел 5 настоящего Административного регламента дополнен пунктом 5.9

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение N 1

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

ФОРМА

      Архивный отдел администрации Находкинского городского округа

                     АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ N ______

Фамилия _________________________________________________________________

Имя __________________________ Отчество _________________________________

Год рождения _______________________

Место работы и должность ________________________________________________

_________________________________________________________________________

Образование, ученая степень, звание _____________________________________

Тема и цель исследования, хронологические рамки _________________________

_________________________________________________________________________

Адрес, телефон служебный ________________________________________________

Адрес, телефон домашний _________________________________________________

Серия и N паспорта ______________________________________________________

С Правилами работы в читальных залах государственных архивов ознакомился,

обязуюсь их выполнять

Дата __________________ подпись исследователя _____________________

Работа над документами разрешается до ____________________________

                                           (число, месяц, год)

В работе использованы документы фонда (фондов) NN _______________________

NN дел __________________________________________________________________

Работа с документами проводилась с ________________ по___________________

Ссылка на использованные в работе архивные документы обязательна.

____________________________

(подпись исследователя)

Начальник архивного отдела

администрации Находкинского

городского округа            ________________   _________________________

                                 (подпись)              (Ф.И.О.)

Приложение N 2

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

ФОРМА

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа

                                              РАЗРЕШАЮ выдачу документов

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)                            Начальник архивного отдела

НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ                            администрации Находкинского

ДОКУМЕНТОВ, ОПИСЕЙ ДЕЛ                        городского округа

ДОКУМЕНТОВ                                    ________   ________________

                                              Подпись Расшифровка подписи

                                              ________

                                                Дата

_________________________________________________________________________

                       (фамилия, инициалы заявителя)

_________________________________________________________________________

              (фамилия, инициалы специалиста архивного отдела)

_________________________________________________________________________

                       (тема исследования, цель выдачи)

Фонд N ___	Опись N ___	Ед. хр. N ___	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов время звучания, метраж)	Расписка пользователя в получении, дата	Расписка специалиста архивного отдела в возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6	7

______________________________________________________

     (подпись пользователя, работника архива)

Дата

Приложение N 3

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

ФОРМА

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа

                                                    РАЗРЕШАЮ выдачу документов

ЗАКАЗ                                               Начальник архивного отдела

НА КОПИРОВАНИЕ                                      администрации Находкинского

ДОКУМЕНТОВ                                          городского округа

                                                    _______   ___________________

                                                    Подпись   Расшифровка подписи

                                                    ________________

                                                    Дата

Фамилия, инициалы заказчика ___________________________________________________

Адрес, телефон ________________________________________________________________

Основание _____________________________________________________________________

                   (номер и дата запроса, заявления пользователя)

Тема __________________________________________________________________________

Кол-во кадров, листов _________________ Формат ________________________________

Тираж ________________

В соответствии с перечнем:

N п/п	N фонда	N описи	Год	N дела	N страницы	NN листов с оборотом	Кол-во страниц	Краткое содержание документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

______________________________________________________

     (подпись пользователя, работника архива)

Дата

Приложение N 4

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

ФОРМА

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа

692922 г. Находка, ул. Пограничная, 10а

                       КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР.

Фонд N	Опись N	Дело N	Кому выдано	Дата выдачи дела	Подпись начальника архивного отдела
Фонд N	Опись N	Дело N	Кому выдано	Дата выдачи дела	при выдаче дела	при подкладке дела
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 5

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

ФОРМА

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа

692922 г. Находка, ул. Пограничная, 10а

АКТ N ___________________________________________________________________

о выдаче дел во временное пользование

_________________________________________________________________________

                     (наименование организации)

_________________________________________________________________________

                      (почтовый индекс, адрес)

Основание _______________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела ____________________________________________

Выдаются следующие дела из фонда ________________________________________

                                           (название, N)

Опись N	Дело N	Заголовок дела	Кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5

     Всего выдается _______________ дел на срок _________________________

     Дела  выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

     Получатель  обязуется  не предоставлять дел, полученных во временное

пользование,  для  занятий  посторонним  лицам, не выдавать по ним копий,

выписок и справок, не публиковать документов без разрешения госархива.

     В  соответствии  со ст. 26 п. 8 Федерального закона от 22.10.2004 г.

N 125-ФЗ  "Об  архивном  деле в Российской Федерации" архивные документы,

изъятые    в    качестве  вещественных  доказательств  в  соответствии  с

законодательством  Российской  Федерации,  подлежат возврату собственнику

или владельцу архивных документов.

     Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

     Получатель  предупрежден  об  ответственности  по  закону  в  случае

утраты или повреждения выдаваемых дел.

     Выдал - начальник архивного отдела

     администрации Находкинского

     городского округа    __________   _______________________

                          (подпись)     (расшифровка подписи)

     "____" _________________ г.

     МП

     Принял: ________________________   _______________________

               (должность, подпись)      (расшифровка подписи)

     "____" __________________ г.

     МП

     Дела возвращены

     Сдал: ________________________   _______________________

             (должность, подпись)      (расшифровка подписи)

     "____" __________________ г.

     Принял: ________________________   _______________________

              (должность, подпись)       (расшифровка подписи)

     "____" __________________ г.

Приложение N 6

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

ГАРАНТ:

Текст приложения будет представлен в следующих версиях справочной правовой системы ГАРАНТ

Приложение N 7

к административному регламенту предоставления

муниципальной услуги "Предоставление информации

на основе документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов"

Блок-схема
предоставления муниципальной услуги администрации Находкинского городского округа

Поступление запроса (отношения, требования) в архивный отдел

Регистрация запроса (1 рабочий день), контроль за исполнением

/--------------------------------\     /--------------------------------\

|Рассмотрение запроса начальником|     | Передача запроса на исполнение |

|        архивного отдела        |----|        (1 рабочий день)        |

|        (1 рабочий день)        |     |                                |

\--------------------------------/     \--------------------------------/

                /-------------------------/

/--------------------------------\     /--------------------------------\

| Принятие решение о возможности |     |       Начало действий по       |

|       исполнения запроса       |----|  предоставлению муниципальной  |

|        (1 рабочий день)        |     |             услуги             |

|                                |     |        (в тот же день)         |

\--------------------------------/     \--------------------------------/

/----------------\     /-----------------\     /------------------------\

|  Уведомление   |     |     Анкета      |     |    Заполнение форм     |

|  заявителя о   |     |  исследователя  |     |документов, необходимых |

|    наличии     |     |                 |----|   для предоставления   |

| оснований для  |     |                 |     |  муниципальной услуги  |

|    отказа в    |     |                 |     |    (в тот же день)     |

| предоставлении |     |-----------------|     \------------------------/

| муниципальной  |     | Заказ на выдачу |                |

|     услуги     |     |   документов    |

|(3 рабочих дня) |     |-----------------|     /------------------------\

|                |     |    Заказ на     |     |Поиск, подборка и выдача|

|                |     |   копирование   |     | необходимых документов |

|                |     |   документов    |     |   (копий документов)   |

|                |     |                 |     |      пользователю      |

|                |     |                 |     |    (2 рабочих дня),    |

|                |     |                 |     |  копий - до 5 рабочих  |

|                |     |                 |     |          дней          |

\----------------/     \-----------------/     \------------------------/

   /-----------------------------\     /-----------------------------\

   |   Иные формы организации    |     |    Выдача документов во     |

   |   использования архивных    |     |   временное пользование,    |

   |         документов          |     | оформление акта выдачи дел  |

   |                             |     |       (в тот же день)       |

   \-----------------------------/     \-----------------------------/

   /-----------------------------\      |  /----------------------------\

   |  Размещение информации на   |      |  |Фондообразователям на срок  |

   |    сайте администрации,     |      |-|        до 3 месяцев        |

   |         оформление          |      |  |----------------------------|

   | информационно-тематических  |      |  |Судебным, правоохранительным|

   |    выставок, проведение     |      |  |   и иным уполномоченным    |

   |  экскурсий, бесед, чтение   |      \-|органам на срок до 6 месяцев|

   |лекций, подготовка публикаций|         \----------------------------/

   |       в СМИ, радио и        |

   |       телевыступлений       |

   \-----------------------------/

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Организация работы с документами личных (частных) архивных фондов, коллекциями, предметами музейного характера"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент муниципальной услуги "Организация работы с документами личных (частных) архивных фондов, коллекциями, предметами музейного характера" определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Находкинского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с организациями всех форм собственности, гражданами при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги "Организация работы с документами личных (частных) архивных фондов, коллекциями, предметами музейного характера" осуществляется администрацией Находкинского городского округа (далее - администрация) через ее функциональный орган - архивный отдел.

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральным Законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание Законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169).

2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г. регистрационный N 9059; Бюллетень нормативных актов Федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., N 20).

3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

4. Законом Приморского края от 10.04.2006 г. N 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае" (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 31.03.2006 г. N 125).

1.4. Описание результатов административных действий Результатами предоставления муниципальной услуги являются:

- составление акта приема-передачи архивных документов личных (частных) архивных фондов, коллекций, предметов музейного характера от юридических лиц;

- сдаточная опись - от физических лиц;

- опись дел постоянного хранения личного фонда заявителя;

- опись дел коллекции документов заявителя;

- опись предметов музейного характера;

- научно-справочный аппарат (далее - НСА) к документам личных (частных) архивных фондов, коллекции документов, предметам музейного характера.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, владеющие на законном основании архивными документами личного происхождения либо законно приобретенные ими, коллекциями архивных документов, предметами музейного характера.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.3. Адрес официального сайта Находкинского городского округа: http://www.nakhodka-city.ru/, e-mail: adrncity@nht.ru.

2.1.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги дается заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефону специалисты архивного отдела дают информацию по вопросам предоставления

муниципальной услуги.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

- с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, электронной связи, передачей информации конкретному адресату по электронной почте;

- в средствах массовой информации: публикации в газетах, журналах, выступления по радио, на телевидении.

При обращении по телефону специалист, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

С момента приема документов для предоставления муниципальной услуги потребитель муниципальной услуги имеет право на получение интересующих его сведений об услуге при помощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела. Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного отдела. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- правовая база, на основании которой ведется прием и хранение архивных документов;

- требования к оформлению документов, передаваемых на хранение в архивный отдел;

- требования к составлению и рассмотрению описей дел постоянного хранения;

- порядок приема документов;

- по другим интересующим граждан вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона, электронной почты, при необходимости время приема согласовывается.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней с момента регистрации обращения. С разрешения начальника архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

2.2.2. Прием документов от получателя муниципальной услуги производится по предварительной договоренности в течение 1 рабочего дня.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:

- отсутствия у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденных законных прав на приобретение архивных документов, коллекций, предметов музейного характера;

- отсутствия полномочий, основанных на доверенности, договоре, завещаний у родственников, иных лиц, передающих на хранение архивные документы, коллекции, предметы музейного характера от имени физических лиц.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Помещение, занимаемое архивным отделом, расположено на 3-м этаже офисного 5-ти этажного здания, прилегающая территория оборудована местами для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов оказания муниципальной услуги к парковочным местам является бесплатным.

Вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе, осуществляющем оказание муниципальной услуги:

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.5. Основания для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное либо устное обращение (заявление) юридического или физического лица в адрес архивного отдела (приложение 1). Обращение о предоставлении муниципальной услуги представляется в архивный отдел по почте (в том числе по электронной почте) или при личном обращении.

2.5.2. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- договор о передаче на хранение архивных документов личного (частного) архивного фонда, коллекций, предметов музейного характера, заключенный между собственником и администрацией Находкинского городского округа (договор подписывает начальник архивного отдела или лицо, его замещающее в установленном порядке, на основании доверенности, выданной главой Находкинского городского округа);

- завещание (заявление) о передаче на хранение архивных документов личного (частного) архивного фонда, коллекций, предметов музейного характера;

- договор дарения, купли продажи архивных документов, коллекций, предметов музейного характера;

- условия использования содержащихся в документах личного архива сведений о личной жизни собственника (здоровье, семейные и интимные отношения, имущественное положение), а также создающих угрозу для его жизни и жизни близких, безопасности жилища до истечения 75 лет со времени создания документа.

Для использования указанных сведений, содержащихся в документах о других гражданах, необходимо согласие этих граждан.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение N 7):

- прием документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, составление сдаточной описи;

- экспертиза ценности, систематизация документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера;

- описание документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, составление НСА;

- оформление учетных документов;

- составление актов приема-передачи и возврата документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера.

3.1. Прием документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, составление сдаточной описи

Поступление заявления собственника документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера (приложение N 1) и последующее принятие решения о возможности их приема является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Специалист архивного отдела, согласно должностной инструкции, в течение 1 рабочего дня осуществляет прием документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, документов в россыпи в неупорядоченном состоянии. При этом владельцу документов либо его доверенному лицу выдается расписка в получении с указанием списка документов и их количества (приложение N 2). Объем документов выражается в количестве папок, связок.

После приема-передачи документов специалисты архивного отдела в течение 10 рабочих дней производят разборку, временную систематизацию, правовую экспертизу, краткое описание документов, составляют и выдают предварительную сдаточную опись.

3.2. Экспертиза ценности, систематизация документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера

Специалисты архивного отдела в течение 10 рабочих дней осуществляют отбор документов по номинальному, тематическому, хронологическому признаку, производят экспертизу ценности (т.е. изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение), первичную (предварительную) систематизацию документов.

Систематизация документов, единиц хранения проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом тем или вопросов, которых касается содержание документов, единиц хранения);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации документов, единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

После экспертизы ценности и систематизации документов специалисты архивного отдела составляют окончательный вариант сдаточной описи с фиксацией основных групп отобранных документов и указанием количества особо ценных документов (предметов).

3.3. Описание документов, составление НСА

Специалисты архивного отдела в течение 10 рабочих дней производят описание отобранных архивных документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, т.е. создание информации для описей дел (архивных справочников), на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ.

Основой описи дел (архивного справочника) является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа), сведений о составе и содержании информации, сведений об условиях доступа и условиях использования информации, сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета, заголовок единицы хранения/единицы учета, справочные данные о ней, указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает: заголовок, справочные данные о нем, указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), условия доступа и использования.

Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи (приложения N 3 и N 4).

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист, предисловие.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда, аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию), состав справочного аппарата к описи.

3.4. Оформление учетных документов

Специалисты архивного отдела в течение 5 рабочих дней осуществляют оформление учетных документов на принятые документы личных (частных) фондов, коллекции, предметы музейного характера:

- вносится запись в книгу учета поступлений документов для учета каждого поступления архивных документов в архив;

- вносится запись в список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров;

- оформляется лист фонда для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

- составляется опись дел, документов для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись (см. п. 3.3 настоящего Регламента);

- оформляется дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда.

3.5. Составление и выдача актов приема-передачи и возврата документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера

Специалисты архивного отдела в течение 5 рабочих дней составляют акты приема-передачи и возврата документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера (приложения N 5 и N 6).

Учет поступлений архивных документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, передаваемых собственником в муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение данных документов. К акту прилагаются сдаточная опись архивных документов.

Изменения количества и состава архивных документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. При отрицательном решении вопроса о приеме архивным отделом архивных документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в отделе составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу. Неучтенные архивные документы личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера в архивном отделе не хранятся.

В течение 5 рабочих дней получатель муниципальной услуги в устном или письменном виде информируется специалистами архивного отдела о завершении административных процедур по ее предоставлению, а также получает результаты муниципальной услуги: акты приема-передачи, возврата документов, описи документов.

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принимаемых при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- главе Находкинского городского округа по адресу: 692904, Приморский край, г. Находка, Находкинский проспект, д. 16.

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу,

указанному в жалобе.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью специалиста отдела, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

Приложение N 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

                                                                         В архивный отдел администрации

                                                                       Находкинского городского округа

                                                                  от __________________________________

                                                                          (фамилия, имя, отчество),

                                                                 проживающего (ей) _____________________

                                                                  ______________________________________

                                                                 тел. __________________________________

                                             Заявление

Прошу принять на ___________________________________________________

                       (указать: на "постоянное", "временное")

Хранение ___________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Условия доступа и использования архивных документов личных (частных)

архивных фондов, коллекций, предметов музейного характера:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                                        ____________________________

                                                 (подпись)

"____"______________20___ г.

Приложение N 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

      /----------------------------\

      |                            |

      |  ИЗОБРАЖЕНИЕ ГЕРБА (БЛАНК) |

      |                            |

      \----------------------------/

       АДМИНИСТРАЦИЯ

       НАХОДКИНСКОГО

     ГОРОДСКОГО ОКРУГА

      ПРИМОРСКОГО КРАЯ

       АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ул. Пограничная, 10а, г. Находка,

692922, тел.: 8 (4236) 69-82-05,

тел./факс: 8 (4236) 69-21-49,

e-mail: arhiv@nakhodka-city.ru

___________________ N _________

                                      РАСПИСКА

Архивным отделом администрации Находкинского городского округа

приняты от__________________________________________________________

документальные материалы ___________________________________________

____________________________________________________________________

в количестве______________ (связок, папок, книг, предметов)

_________________________          _________________        _______________________

(должность специалиста                 (подпись)             (расшифровка подписи)

архивного отдела)

"____"______________20___ г.

Приложение N 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа                                                УТВЕРЖДЕНО

г. Находка, Приморский край                                                    Протокол ЭПМК

                                                                               архивного отдела

                                                                               Приморского края

                                                                               от __________ N ________

ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ,

Почетный гражданин города Находки,

писатель, 1940 г.р.

Фонд N

Опись N

дел постоянного хранения

за ________________ годы

п/п

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

В опись внесено ________________________________________________________ дел

                               (цифрами и прописью)

с N ___________________по N________________________

Составитель:

Наименование должности

составителя                         Подпись                    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

Администрация Находкинского                                                    УТВЕРЖДЕНО

городского округа                                                              Протокол ЭПМК

Архивный отдел                                                                 архивного отдела

                                                                               Приморского края

                                                                               от _______ N _____

КОЛЛЕКЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПО ИСТОРИИ ГОРОДА НАХОДКИ

Фонд N _____

Опись N_____

дел постоянного хранения

предметов музейного характера (нагрудных знаков и др.)

за ________________ годы

N п/п	Заголовок дела	Описание	Дата награждения	Кол-во предметов в деле	Примечание

1.	Памятный знаке честь 50-летия города Находки	Нагрудный знак выполнен из металла белого цвета в форме выпуклой пятиконечной лучистой звезды, диаметром 5 см. В середине звезды из металла желтого цвета помещен лаврово-дубовый круг диаметром 3 см, в центре - герб города Находки в цветном изображении, внизу - лента, покрытая красной эмалью с выпуклой желтого цвета надписью "Находка". Слева от герба на красной эмалевой ленте выпуклые цифры желтого цвета "1950", справа - то же с надписью "2000". Вверху круга выпуклая цифра "50" желтого цвета. При помощи штифта и гайки на оборотной стороне знак крепится к одежде награжденного	2000	1

6.

В опись N ____ внесено 6 (шесть) дел с N 1 по N 6, содержащих 6 (шесть) предметов.

Составитель:

Наименование должности

составителя                                Подпись                          Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 5
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа

              АКТ                                                              УТВЕРЖДАЮ

_______________N ____________                                                  Начальник архивного отдела

(дата приема на хранение                                                       администрации Находкинского

документов личных (частных)                                                    городского округа

фондов, коллекций, предметов                                                   Подпись Расшифровка подписи

музейного характера                                                            Дата

На основании решения ЭПМК архивного отдела Приморского края

(протокол от _____________________ N _____________)

и договора от _____________________________________

_____________________________________)_________________________ сдал

             (Ф.И.О. собственника/владельца)

приняты документы __________________________________________________

                          (общая характеристика документов)

в количестве ________ ед. хр. (условных) _______ документов (листов)

по архивной сдаточной описи

Фонду присвоен N ______________________

Собственник/владелец                   Подпись                       Расшифровка подписи

(нужное подчеркнуть)

Наименование должности                 Подпись                       Расшифровка подписи

работника

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности                 Подпись                       Расшифровка подписи

работника

Приложение N 6
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

Архивный отдел администрации

Находкинского городского округа

             АКТ                                                               УТВЕРЖДАЮ

______________N___________                                                     Начальник архивного отдела

(дата возврата архивных                                                        администрации Находкинского

документов собственнику                                                        городского округа

                                                                               Подпись Расшифровка подписи

                                                                               Дата

На основании решения ЭПМК архивного отдела администрации Находкинского городского округа

(протокол от _____________________ N __________)

по итогам описания архивных документов фонда N ________________________________

                                                       (название фонда)

были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные документы:

________________________________________________________________________________

(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)

Всего: _________________ ед. хр. ____________________ документов (листов)

Наименование должности

работника                                      Подпись                              Расшифровка подписи

Документы получены                             Подпись собственника                 Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника                                      Подпись                               Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 7
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация работы с
документами личных (частных)
архивных фондов, коллекциями,
предметами музейного характера"

БЛОК-СХЕМА
предоставления муниципальной услуги архивным отделом администрации Находкинского городского округа

                          /-----------------------------------------------\

                          |       Начало предоставление муниципальной     |

                          | услуги: заявитель обращается в архивный отдел |

                          \-----------------------------------------------/

 /--------------\                                |

 |    Право     |                                                                    /--------------\

 |  заявителя   |         /-----------------------------------------------\           |    Право     |

 |  прекратить  |------- |      Консультация специалиста по              |           |  архивного   |

 |   оказание   |         |     заявленному вопросу обратившегося         |           |    отдела    |

 |муниципальной |         |         лица (1 рабочий день)                 |           |  прекратить  |

 |   услуги     |         \-----------------------------------------------/           |    оказание  |

 \--------------/                                                                    | муниципальной|

        |    |            /-----------------------------------------------\           |     услуги   |

        |    \---------- |      Прием документов, выдача расписки        |           \--------------/

        |                 |              (1 рабочий день)                 |

        |                 \-----------------------------------------------/                    |

        |                                                                             /--------------\

        |                 /-----------------------------------------------\            |   Наличие    |

        |                 |       Разборка, правовая экспертиза,          |            | препятствий  |

        |                 |      временная систематизация, краткое        |            |  для приема  |

        |                 |       описание документов, отсутствие         |            |  документов  |

        \--------------- |        противоречий и оснований для           |            \--------------/

                          |     предоставления муниципальной услуги,      |

                          |    составление и выдача сдаточной описи       |

                          |              (10 рабочих дней)                |            /------------------\

                          \-----------------------------------------------/            |  Составление и   |

                                                                                      |  выдача актов    |

                          /-----------------------------------------------\            |  приема-передачи |

                          |     Отсутствие препятствий для приема         |    /----- |    и возврата    |

                          |                  документов                   |    |       |    документов    |

                          \-----------------------------------------------/    |       | (5 рабочих дней) |

                                                                              |       \------------------/

                          /-----------------------------------------------\    |

                          |      Экспертиза ценности, систематизация      |    |

                          |    документов, составление окончательного     |    |

                          |          варианта сдаточной описи             |    |      /---------------------\

                          |              (10 рабочих дней)                |    |      |  Информ. получателя |

                          \-----------------------------------------------/    |      |   муниципа. услуги  |

                                                                              |      |    о завершении     |

                          /-----------------------------------------------\    |      |    адм. процедур,   |

                          |     Описание документов, составление НСА      |    |      |  выдача результатов:|

                          |               (10 рабочих дней)               |    |      |    актов приема-    |

                          \-----------------------------------------------/    |      |  передачи, возврата |

                                                                              |      |  документов, описей |

                          /-----------------------------------------------\    |      |      документов     |

                          |         Оформление учетных документов         |----/      |   (5 рабочих дней)  |

                          |               (5 рабочих дней)                |           \---------------------/

                          \-----------------------------------------------/

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов (социально-правовые, тематические, генеалогические, имущественные) юридических лиц, граждан, в том числе иностранных, выдача архивных справок, копий, выписок"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент муниципальной услуги "Исполнение запросов (социально-правовые, тематические, генеалогические, имущественные) юридических лиц, граждан, в том числе иностранных, выдача архивных справок, копий, выписок" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Находкинского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, федеральными структурами, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги "Исполнение запросов (социально-правовые, тематические, генеалогические, имущественные) юридических лиц, граждан, в том числе иностранных, выдача архивных справок, копий, выписок" осуществляется администрацией Находкинского городского округа (далее -- администрация) через ее функциональный орган - архивный отдел.

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов (социально-правовые, тематические, генеалогические, имущественные) юридических лиц, граждан, в том числе иностранных, выдаче архивных справок, копий, выписок осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

1. Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 г. N 237).

2. Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169).

3. Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание Законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060).

4. Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание Законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 31 (1ч.), ст. 3448).

5. Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 г. N 2332 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994 г., N 2, ст. 74).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер Указа Президента Российской Федерации от 31.12.1993 г. "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" следует читать как "N 2334"

6. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., регистрационный N 9059).

7. Законом Приморского края от 10.04.2006 г. N 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае" (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 31.03.2006 г. N 125).

8. Постановлением Администрации Приморского края от 10.08.2004 г. N 209 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера Администрации Приморского края, аппарата Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края" (Сборник нормативных правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, N 14, 13.08.2004 г.).

9. Решением Находкинской городской Думы от 29.06.2005 г. N 434 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива Находкинского городского округа" ("Находкинский рабочий" от 11.10.2005 г. N 146-147).

10. Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 29.09.2008 г. N 408-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Находкинского городского округа".

11. Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 30.09.2008 г. N 411-р "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера администрации Находкинского городского округа".

12. Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 18.01.2006 г. N 14-р "Об утверждении Регламента администрации Находкинского городского округа".

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги в зависимости от темы обращения (запроса) являются:

- архивная справка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная выписка - документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

- информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме;

- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;

- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;

- тематический обзор архивных документов - архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Ответ на обращение (запрос) получателя муниципальной услуги дается на государственном языке Российской Федерации.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.3. Адрес официального сайта Находкинского городского округа: http://www.nakhodka-city.ru/, e-mail: aclmcity@nht.ru.

2.1.4. Информация по вопросам исполнения запросов предоставляется заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям,

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефону специалисты архивного отдела дают информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

- в средствах массовой информации: публикации в газетах, журналах, выступления по радио, на телевидении.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

Обращение (запрос), не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного отдела.

Консультации предоставляются по следующим вопросам - о порядке оформления запроса (заявления), необходимого для предоставления муниципальной услуги;

- о месте хранения архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги (государственный или муниципальный архив, организация и место их нахождения);

- о времени приема и выдачи документов,

- по другим интересующим граждан вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона, электронной почты.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

2.2.2. Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения начальника архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок предоставления муниципальной услуги, исполняющейся по научно-справочному аппарату архивного отдела, не должен превышать 15 дней с момента регистрации обращения (запроса).

Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с получением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), в том числе необходимой для изучения жизни и деятельности конкретных лиц (биографические запросы), устанавливается архивным отделом по согласованию с потребителем муниципальной услуги. Срок предоставления муниципальной услуги, связанной с получением информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы), устанавливается архивным отделом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.

2.2.3. Приостановление предоставления муниципальной услуги производится на срок, необходимый заявителю для изыскания дополнительных сведений по существу запроса.

2.2.4. Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут.

Время приема обращения (запроса) от получателя муниципальной услуги, оценка полноты, достаточности сведений, указанных в запросе (заявлении), не должно превышать 30 минут.

2.2.5. Максимальное время ожидания в очереди для получения результатов муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

Время приема получателя муниципальной услуги для выдачи ее результата и консультации по результатам предоставления муниципальной услуги не может превышать 10 минут.

2.3. Перечень оснований для приостановления и отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.3.1. Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является:

1) отсутствие в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя;) отсутствие в запросе (заявлении) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации.

2.3.2. Муниципальная услуга не предоставляется в случае отсутствия у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Помещения, занимаемые архивным отделом, расположены на 3-м этаже офисного 5-ти этажного здания, прилегающая территория оборудована местами для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов оказания муниципальной услуги к парковочным местам является бесплатным.

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

Здесь же размещена информационно-поисковая система "Картотека решений органов власти" для самостоятельного использования посетителями с целью получения необходимой информации, а также оформляются информационно-тематические выставки, связанные со знаменательными датами в жизни города Находки, книжных изданий Находкинских авторов.

2.4.3. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.5. Основание для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (обращение, заявление) юридического или физического лица в адрес архивного отдела. Запрос о предоставлении муниципальной услуги представляется в архивный отдел по почте (в том числе по электронной почте) или при личном обращении. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- наименование юридического лица - заявителя (для физических лиц - фамилия, имя, отчество);

- почтовый и (или) электронный адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса, хронология запрашиваемой информации;

- личная подпись и дата.

Запрос может быть заполнен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств, запрос может быть оформлен как получателями муниципальной услуги, так и специалистами архивного отдела. Заявление собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем.

В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии.

Интернет-запросы (обращения) граждан могут содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- изложение существа обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- электронный адрес;

- дата отправления письма.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке. При поступлении запросов юридических или физических лиц, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения. С начала календарного года заводится новый "Журнал регистрации запросов физических и юридических лиц" (далее - Журнал). Запросу о предоставлении информации присваивается порядковый номер по Журналу, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала.

Ответственный специалист вносит в графу 2 - дату поступления запроса, 3 - фамилию, имя, отчество заявителя, в графу 4 - адрес юридического или физического лица, от которого поступил запрос в отношении физического лица, графу 5 - подпись специалиста, исполнявшего запрос, а также сведения об использованных документах, содержание запрашиваемой информации отражается в графе 6. В графе 7 указывается, куда направлен ответ, в графе 9 - дата исполнения запроса. Здесь же может содержаться следующая информация:

- положительный ответ;

- отрицательный ответ;

- ответ об отсутствии документов по затрагиваемому вопросу;

- рекомендация, куда следует обратиться для решения вопроса;

- о направлении запроса в др. органы;

- о продлении срока исполнения запроса.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов получателей муниципальной услуги и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

- подготовка и направление ответов заявителям.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение).

3.1. Регистрация запросов (обращений, заявлений) получателей муниципальной услуги и передача их на исполнение

Поступление и последующая регистрация запроса получателя муниципальной услуги является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Специалист архивного отдела, согласно должностной инструкции, в течение 1 рабочего дня осуществляет регистрацию запроса (обращения, заявления) в "Журнале регистрации запросов физических и юридических лиц", после чего передает зарегистрированные запросы на рассмотрение начальнику архивного отдела. После резолюции начальника (один рабочий день) запросы поступают на исполнение специалистам отдела. При поступлении запроса по почте его регистрация осуществляется в течение 3 дней, и после резолюции начальника архивного отдела передается на исполнение специалистам.

При получении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о его получении и одновременно запрос о необходимости предоставления дополнительных документов для исполнения поступившего запроса. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе, и после получения уточняющих сведений работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов

Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов получателей муниципальной услуги с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.3. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности По итогам анализа тематики поступивших запросов получателей муниципальной услуги в течение 5 дней со дня регистрации архивный отдел направляет их со своим письмом по принадлежности в организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

В случае если запрос заявителя требует исполнения несколькими ведомственными архивами или организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.4. Подготовка и направление ответов получателям муниципальной услуги

Специалисты, осуществляющие исполнение запроса, в течение 24 рабочих дней подбирают согласно научно-справочному аппарату, имеющемуся в отделе, необходимые документы для его исполнения, готовят ответ соответствующей формы в течение 1 рабочего дня. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации архивный отдел в тот же день письменно уведомляет об этом заявителей. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю в течение 7 рабочих дней направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих муниципальных и ведомственных архивов. При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги архивный отдел в течение 1 рабочего дня готовит мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае если запрос поступил в архивный отдел по почте, результаты предоставления муниципальной услуги (архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы) высылаются по почте простыми письмами.

В случае если запрос был оформлен в помещении архивного отдела, получателю муниципальной услуги ее результат выдается после того, как он будет проинформирован о завершении предоставления муниципальной услуги.

В случае невозможности получения результата предоставления муниципальной услуги самостоятельно, он может быть выслан заявителю по почте.

Рассмотрение запроса получателя муниципальной услуги считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее предоставляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.

5.2. Судебное обжалование

Приложение
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Исполнение запросов (социально-
правовые, тематические, генеалогические,
имущественные) юридических лиц,
граждан, в том числе иностранных,
выдача архивных справок, копий, выписок"

БЛОК-СХЕМА
предоставления муниципальной услуги администрации Находкинского городского округа

                                  /-------------------\

                                  |  Запрос заявителя |

                                  \-------------------/

                        /---------------------------------------\

                        |    Начало предоставления муницип.     |

                        | услуги: в арх. отдел поступил запрос  |

                        \---------------------------------------/

                        /---------------------------------------\

              /---------|  Регистрация запроса (1 рабочий день),|

              |         |       контроль за исполнением         |

              |         \---------------------------------------/

 /-----------------------------\                           /--------------------------------\

 |    Рассмотрение запроса     |                           | Передача запроса на исполнения |

 |начальником архивного отдела |------------------------- |        (1 рабочий день)        |

 |     (1 рабочий день)        |                           \--------------------------------/

 \-----------------------------/                               |

                         /--------------------------------------------\

                нет      | Анализ тематики запроса. Принятие решения  |   да

           /-------------|     о возможности исполнения запроса       |----------\

           |             |              (1 рабочий день)              |          |

           |             \--------------------------------------------/          |

           |                               /-------------------------------------|

 /------------------\           /--------------------\                /---------------------------\

 |   Уведомление    |           | Направление запроса|                |    Направление запроса    |

 |   заявителя о    |           |  на  исполнения в  |                |специалисту арх. отдела на |

 |  предоставлении  |           |   организацию по   |                |исполнение (в тот же день) |

 |  дополнительных  |           |   принадлежности   |                \---------------------------/

 |  сведений для    |           |  (5 рабочих дней)  |

 |   исполнения     |           \--------------------/                /---------------------------\

 |  запроса или об  |                                                |Поиск архивных документов  |

 |  отсутствии      |       /---------------------------\             |   для подготовки ответа   |

 |  запрашиваемых   |       | Уведомление заявителя о   |             | заявителю (24 рабочих дня)|

 |    сведений      |       |   направлении запроса на  |             \---------------------------/

 | (7 рабочих дней) |       |      исполнение в         |                           |

 \------------------/       |     организацию по        |

                            |     принадлежности        |             /-------------------------------\

                            |    (в тот же день)        |             |Подготовка ответа: составление |

                            \---------------------------/             |  архивной справки, архивной   |

                                         |                            |    выписки, архивной копии    |

            /----------------------------/                            |         (1 рабочий день)      |

                                                                     \-------------------------------/

 /---------------------\     /--------------------------\

 |   Предоставление    |     | Направление результатов  |              /------------------------------\

 |муниципальной услуги | ---|    предоставл. услуги    | ------------|     Отметка об исполнении    |

 |     завершено       |     | заявителю (в тот же день)|              |     запроса (в тот же день)  |

 \---------------------/     \--------------------------/              \------------------------------/

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача согласований и заключений к описям дел по личному составу организаций - источников комплектования Архивного фонда, положениям об экспертных комиссиях, архивах, номенклатурам дел, инструкциям по делопроизводству, актам на выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения организаций на территории Находкинского городского округа"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Находкинского городского округа муниципальной услуги "Выдача согласований и заключений к описям дел по личному составу организаций - источников комплектования Архивного фонда, положениям об экспертных комиссиях, архивах, номенклатурам дел, инструкциям по делопроизводству, актам на выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения организаций на территории Находкинского городского округа" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Находкинского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, федеральными структурами, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги "Выдача согласований и заключений к описям дел по личному составу организаций - источников комплектования Архивного фонда, положениям об экспертных комиссиях, архивах, номенклатурам дел, инструкциям по делопроизводству, актам на выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения организаций на территории Находкинского городского округа" (далее - нормативно-методические документы) осуществляется администрацией Находкинского городского округа (далее - администрация) через ее функциональный орган - архивный отдел.

1.2.2. Технологическое обеспечение муниципальной услуги осуществляется экспертно-проверочной методической комиссией архивного отдела (далее - ЭПМК), в состав которой входят: председатель, секретарь, члены ЭПМК из числа специалистов архивного отдела, специалистов администрации Находкинского городского округа и архивариусов предприятий, фондообразующих Архивный фонд города Находки.

1.2.3. ЭПМК принимает решение об утверждении (согласовании) нормативно-методических документов в соответствии с ее компетенцией, определенной соответствующим Положением.

1. Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169).

3. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (ВНИИДАД. - М., 2001).

6. Распоряжением мэра города Находки от 28.03.2003 г. N 149-р "Об утверждении экспертно-проверочной методической комиссии архивного отдела администрации города Находки".

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

1.4.1. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги учреждениям, организациям и предприятиям является решение ЭПМК о согласовании представленных нормативно-методических документов и решение ЭПМК об отказе в согласовании представленных документов.

1.4.2. Решение ЭПМК о выдаче согласований и заключений к описям дел по личному составу организаций, источников комплектования Архивного фонда положениям об экспертных комиссиях, архивах, номенклатурам дел, инструкциям по делопроизводству, актам на выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, оформляется в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части последнего листа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

1.4.3. Решение ЭПМК об отказе согласования предоставленных нормативно-методических документов оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются организации, находящиеся на территории Находкинского городского округа, в том числе источники комплектования Архивного фонда.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.2. Прием заявителей осуществляется специалистами архивного отдела по рабочим дням с 8.30 до 17.30, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 без предварительной записи. Тел. (8-4236) 698-205, e-mail: arhiv@nakhodka-city.ru.

2.1.3. Адрес официального сайта Находкинского городского округа: http://www.nakhodka-city.ru/, e-mail: admcity@nht.ru.

2.1.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги дается заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей.

По телефону специалисты архивного отдела дают информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения. Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При обращении по телефону специалист архивного отдела, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений специалист должен кратко привести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

Заявители, обратившиеся в архивный отдел для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу получателя муниципальной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

2.3. Перечень оснований для приостановления в предоставлении муниципальной услуги

2.3.1. Основанием для возврата на доработку представленных документов является оформление их с нарушениями требований нормативных правовых актов:

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

- перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (ВНИИДАД. - М., 2001).

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

Информационные таблички размещены также рядом с входом и на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.4.3. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.5. Основания для предоставления муниципальной услуги

Для исполнения муниципальной услуги организации представляют в архивный отдел проекты нормативно-методических документов:

- описей дел по личному составу организаций, источников комплектования Архивного фонда;

- положений об экспертных комиссиях;

- положений об архивах организаций;

- инструкций по делопроизводству;

- номенклатур дел;

- актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК (с выпиской из протокола заседания ЭК организации, проводившей экспертизу ценности документов).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.1. Основанием для начала административных процедур является обращение руководителя организации или его заместителя, курирующего вопросы организации делопроизводства и архивного дела. К обращению прилагаются проекты нормативно-методических документов, указанных в п. 2.5.1 настоящего Регламента.

3.2. Ответственными за предоставление муниципальной услуги являются специалисты архивного отдела, осуществляющего оказание услуги, согласно должностным инструкциям.

3.3. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов, поступивших от организаций и передача их на исполнение;

- подготовка представленных документов к согласованию;

- согласование документов на заседании ЭПМК.

3.3.1. Прием и регистрация документов, поступивших от организации, и передача их на исполнение

Прием и регистрацию нормативно-методических документов, поступивших от организаций Находкинского городского округа, осуществляет специалист архивного отдела - секретарь ЭПМК при архивном отделе (далее - секретарь). Секретарь ЭПМК в течение 1 рабочего дня регистрирует представленные документы в специальном журнале.

Зарегистрированные документы в тот же день передаются специалистам (экспертам) архивного отдела по принадлежности в соответствии с должностными инструкциями.

3.3.2. Подготовка представленных документов к согласованию Специалисты (эксперты) архивного отдела готовят заключения на представленные документы. Срок подготовки заключения - не более 10 рабочих дней.

В ходе подготовки заключения специалисты (эксперты) архивного отдела проверяют комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.

При выявлении в ходе проверки документов их некомплектности и (или) несоответствий требованиям документов, указанных в п. 2.3.1 настоящего Регламента, специалисты (эксперты) архивного отдела готовят сопроводительное письмо и вместе с заключением возвращают их на доработку, о чем делают соответствующую отметку в журнале.

3.3.3. Согласование документов на заседании ЭПМК

Заседание ЭПМК архивного отдела проводятся по мере поступления документов, но не реже 1 раза в квартал.

Заседания ЭПМК протоколируются секретарем комиссии. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Решение ЭПМК о согласовании (отказе в согласовании) проекта нормативно-методического документа принимается после коллегиального обсуждения каждого представленного нормативно-методического документа на основании заключений специалистов (экспертов) архивного отдела и фиксируется в протоколе заседания ЭПМК.

При отсутствии замечаний со стороны специалистов (экспертов) или наличии незначительных замечаний принимается решение о согласовании представленных нормативно-методических документов, после чего секретарем ЭПМК на данных документах заполняется гриф согласования (в день проведения заседания ЭПМК). При наличии значительных замечаний со стороны специалистов (экспертов) и необходимости их устранения, принимается решение ЭПМК об отказе в согласовании нормативно-методического документа. Представленный документ вместе с замечаниями, изложенными в письменном виде, в течение 2 рабочих дней передается лицу, осуществлявшему его разработку, для анализа полученных замечаний и их устранения. Последующее рассмотрение осуществляется в срок не более 30 дней со дня повторного представления секретарю ЭПМК.

После согласования специалисты (эксперты) делают соответствующую отметку в журнале и передают согласованные документы секретарю для регистрации результатов рассмотрения документов в журнале.

Согласованные ЭПМК документы направляются в адрес организации, их представившей вместе с заключением специалистов (экспертов) не позднее, чем через 2 рабочих дня после их согласования.

3.3.4. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение).

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги руководителем аппарата администрации Находкинского городского округа формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты правового управления и отдела делопроизводства администрации Находкинского городского округа. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Организации - получатели муниципальной услуги (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в ЭПМК архивного отдела либо непосредственно к начальнику архивного отдела.

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись, дата.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

Получателю муниципальной услуги направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Обращение организации - получателя муниципальной услуги считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Если организация - получатель муниципальной услуги не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана руководителю аппарата администрации Находкинского городского по адресу: 692904, Приморский край, г. Находка, Находкинский проспект, д. 16.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется согласно действующему законодательству.

Приложение
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Выдача согласований и заключений
к описям дел по личному составу организаций
- источников комплектования Архивного фонда,
положениям об экспертных комиссиях,
архивах, номенклатурам дел, инструкциям
по делопроизводству, актам на выделение
к уничтожению дел с истекшим сроком
хранения организаций на территории
Находкинского городского округа"

БЛОК-СХЕМА
последовательности действия при предоставлении муниципальной услуги архивным отделом администрации Находкинского городского округа

                              /-----------------------------------\

                              |       Начало предоставления       |

/--------------------------- |  муниципальной услуги: заявитель  |

|                             |     обращается с документами      |

|                             |        в архивный отдел           |

|                             \-----------------------------------/

|                             /----------------------------------\

|                             |Прием и регистрация документов,   |

|                             |   передача их на исполнение      |

|                             |        (1 рабочий день)          |

|                             \----------------------------------/

|/----------------------\     /----------------------------------\        /-----------------------\

||       Выявлена       |     |   Проверка комплектности и       |        | Документы оформлены   |

||  некомплектность и   |----|    правильности оформления       |-------|  надлежащим образом   |

||  (или) ненадлежащее  |     |документов, подготовка заключений |        |предоставлены в полном |

||оформление документов |     |       (10 рабочих дней)          |        |       комплекте       |

|\----------------------/     \----------------------------------/        \-----------------------/

|           |

|                                             /--------------------------------\

|/-------------------------\                   |  Проведение заседаний ЭПМК,    |

||       Подготовка        |                   |   рассмотрение документов      |

||   сопроводительного     |                   |(по мере поступления документов,|

||  письма, возвращение    |                   |   но не реже раза в квартал    |

||     документов на       |                   \--------------------------------/

||  доработку (в течение 2 |

||   рабочих дней после    |            /-----------------------\       /---------------------------\

||   выявления недочетов)  |            |  Имеются значительные |       | Замечаний нет или имеются |

|\-------------------------/            |      замечания        |       | незначительные замечания  |

|                                       \-----------------------/       \---------------------------/

|                                /----------------------------------\   /----------------------------\

|                                |   Принятие решения об отказе в   |   |     Принятие решения о     |

|                                |      согласовании, изложение     |   |    согласовании проекта    |

|                                |     замечаний в письменном виде  |   | документа, заполнение грифа|

|                                |(в день проведения заседания ЭПМК)|   |    согласования (в день    |

|                                \----------------------------------/   | проведения заседания ЭПМК) |

|                                                 |                     \----------------------------/

|                                /----------------------------------\   /----------------------------\

|                                |        Передача документов       |   |   Передача согласованных   |

\--------------------------------|     заявителям для устранения    |   |    документов заявителям   |

                                 |            замечаний             |   |      (2 рабочих дня)       |

                                 \----------------------------------/   \----------------------------/

                                                                        /----------------------------\

                                                                        |       Предоставление       |

                                                                        |     муниципальной услуги   |

                                                                        |          завершено         |

                                                                        \----------------------------/

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Организация отбора, экспертизы ценности документов, комплектования дел для архивного хранения, составления описей дел постоянного хранения, личного состава, научно-справочного аппарата к ним фондообразователей Архивного фонда, иных организаций Находкинского городского округа"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Находкинского городского округа муниципальной услуги "Организация отбора, экспертизы ценности документов, комплектования дел для архивного хранения, составления описей дел постоянного хранения, личного состава, научно-справочного аппарата к ним фондообразователей Архивного фонда, иных организаций Находкинского городского округа" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Находкинского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, федеральными структурами, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги. Административный регламент муниципальной услуги разработан в рамках реализации плана основных мероприятий администрации Находкинского городского округа по проведению административной реформы в 2009-2010 годах в целях осуществления и повышения качества контроля соблюдения законодательства в сфере архивного дела на территории Находкинского городского округа.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги "Организация отбора, экспертизы ценности документов, комплектования дел для архивного хранения, составления описей дел постоянного хранения, личного состава, научно-справочного аппарата к ним фондообразователей Архивного фонда, иных организаций Находкинского городского округа" осуществляется администрацией Находкинского городского округа (далее - администрация) через ее функциональный орган - архивный отдел.

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169).

2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г. N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г. регистрационный N 9059).

3. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (ВНИИДАД. - М., 2001 г.).

4. Законом Приморского края от 10.04.2006 г. 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае" (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 31.03.2006 г. N 125).

5. Решением Находкинской городской Думы от 29.06.2005 г. N 434 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива Находкинского городского округа" ("Находкинский рабочий" от 11.10.2005 г. N 146-147).

6. Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 29.09.2008 г. N 408-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Находкинского городского округа".

7. Распоряжением администрации Находкинского городского округа от 18.01.2006 г. N 14-р "Об утверждении Регламента администрации Находкинского городского округа".

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

1.4.1. Результатами предоставления муниципальной услуги являются:

- определение ценности документов с целью отбора их на архивное хранение;

- формирование, комплектование и обработка архивных дел;

- составление описей дел постоянного хранения, Дел по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения;

1.4.2. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является решение ЭПМК архивного отдела Приморского края, ЭПМК архивного отдела администрации Находкинского городского округа об утверждении (согласовании) описей дел подготовленных документов, передача их на оперативное и последующее постоянное хранение.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги

1.5.1. Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного фонда, а также иные юридические и физические лица.

1.5.2. При предоставлении муниципальной услуги архивный отдел взаимодействует с функциональными органами администрации Находкинского городского округа, архивными и делопроизводственными службами организаций - фондообразователей Архивного фонда, иных организаций, ликвидационными комиссиями (конкурсными управляющими, ликвидаторами) ликвидирующихся организаций на территории Находкинского городского округа и архивным отделом Приморского края.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.3. Адрес официального сайта Находкинского городского округа: http://www.nakhodka-city.ru/, e-mail: admcity@nht.ru.

2.1.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги дается заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей.

По телефону специалисты архивного отдела дают информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги,

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги даются специалистами согласно их должностной инструкции по следующим вопросам:

- правовая база, на основании которой проводится, отбор, экспертиза ценности документов, комплектование дел постоянного хранения и по личному составу, подготовка документов к архивному хранению;

- порядок проведения отбора, экспертизы ценности документов, комплектования и оформления дел постоянного хранения и по личному составу;

- требования к подготовке дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- порядок составления описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- порядок подготовки и содержание научно-справочного аппарата,

2.1.5. Информация о местонахождении, контактном телефоне, адресе электронной почты, графике (режиме работы) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, размещается на Интернет-сайте Находкинского городского округа, а также на информационной вывеске у входа в помещение архивного отдела. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги Муниципальная услуга предоставляется:

- на постоянной основе;

- в соответствии с планом работы архивного отдела;

- в соответствии с планом организации учебы делопроизводственно-архивных служб организаций Находкинского городского округа;

- в течение 3 дней с момента обращения (заявления) получателя муниципальной услуги.

2.2.2. Срок прохождения административных процедур составляет 30 календарных дней с момента инициирующего события.

2.2.3. Срок приостановления исполнения административных действий - на время, необходимое заявителю для предоставления дополнительной (недостающей) информации. В этом случае заявителю направляется запрос о предоставлении требуемой информации, после получения которой архивный отдел действует в соответствии с п. 2.2.2 настоящего Регламента.

2.2.4. Срок получения результата административных действий - в течение 3 календарных дней.

2.2.5. Срок ожидания заявления в очереди - очереди нет, муниципальная услуга предоставляется в согласованные с заявителем сроки.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.3. Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги

Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является нарушение требований нормативных правовых актов в области делопроизводства и архивного дела.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

2.4.3. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.5. Основание для предоставления муниципальной услуги Основанием для предоставления муниципальной услуги являются:

- организация и ведение делопроизводства заявителем в соответствии с номенклатурой дел (документов), образующихся в деятельности организации (заявителя);

- наличие плана учебы лиц, ответственных за ведение делопроизводства и архивного дела в организации (заявитель);

- заявка отраслевых организаций (заявителей) на оказание муниципальной услуги.

3.1. Юридическим фактом, необходимым для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является обращение пользователя муниципальной услуги, Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании соответствующих нормативных правовых актов, указанных в п. 1.3 настоящего Регламента.

3.2. Ответственным за организацию предоставления муниципальной услуги является начальник архивного отдела, осуществляющего оказание услуги. Предоставление муниципальной услуги осуществляют специалисты (ответственные исполнители) архивного отдела согласно должностным обязанностям,

3.3. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (см. приложение):

- критерии отбора, экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организации;

- комплектование, упорядочение документов согласно срокам их хранения, требованиям делопроизводства и архивного дела;

- составление описей дел постоянного хранения и личному составу, научно-справочного аппарата (далее - НСА), заключений к ним;

- направление описей дел постоянного хранения и личному составу ликвидированных организаций, НСА, заключений к ним на утверждение (согласование) ЭПМК архивного отдела Приморского края;

- направление описей дел по личному составу фондообразователей, НСА, заключений к ним на согласование ЭПМК архивного отдела администрации Находкинского городского округа.

3.4. Срок исполнения административных процедур - 30 рабочих дней.

3.5. О результатах выполнения административных процедур заявитель информируется в течение 3 рабочих дней.

3.6. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение).

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги

4.2.1. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушении прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.

4.2.2. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии, Начальник архивного отдела;

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью специалиста отдела, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется согласно действующему законодательству.

Приложение
к административному регламенту
предоставления муниципальной
услуги "Организация отбора,
экспертизы ценности документов,
комплектования дел для архивного
хранения, составления описей дел
постоянного хранения, личного состава,
научно-справочного аппарата к ним
фондообразователей Архивного фонда, иных
организаций Находкинского городского округа"

БЛОК-СХЕМА
последовательности действий при исполнении муниципальной функции архивным отделом администрации Находкинского городского округа

       /----------------\      /----------------------------\          /-------------------\

       |  Организации - |      |Решения Арбитражного суда   |          | Протокол (приказ) |

       |  источники     |      |  о введении конкурсного    |  /-------| о самоликвидации  |

       | комплектования |      |производства, о банкротстве |  |       |   организации     |

       \----------------/      |      организаций           |  |       \-------------------/

                |              \----------------------------/  |

      /--------------------\         /--------------------------\

      | Организация отбора,|         | Назначение конкурсного   |          /---------------\

      |экспертизы ценности |--------|      управляющего,       |          | 3 рабочих дня |

      |   документов для   |         | ликвидационной комиссии  |          \---------------/

      |    включения их    |         \--------------------------/                |

      |     в описи дел    |                                                     |

      \--------------------/                                                     |

  /---------------------------------------\            /-----------------------------\

  | Разработка и предоставление проектов  |            | Рассмотрение представленных |

  | описей дел и НСА к ним в арх. отдел в |---------- |   документов ответственным  |

  |  соответствии с утвержден. графиком   | ---\      |       специалистам          |

  \---------------------------------------/     |      \-----------------------------/

                                                \-----------------------\

     /----------------\           /-----------------\           /---------------\

     |  Составление   |           |    Одобрение    |           |  Возвращение  |

     |  заключение к  |----------| представленных  |           |   документов  |

     |  описям дел    |           |   документов    |           |  на доработку |

     \----------------/           \-----------------/           \---------------/

    /-----------------\           /-----------------\

    | Отправка пакета |           |   Возвращение   |

    | документов на   |--------- |    документов   |

    |утверждение ЭПМК |           |   на доработку  |

    |архивного отдела |           \-----------------/

    |Приморского края |

    \-----------------/

   /------------------\

   |  Утверждение     |

   | документов ЭПМК  |

   |архивного отдела  |

   |Приморского края  |

   \------------------/

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Организация отбора и прием архивных документов на хранение в архивный отдел администрации Находкинского городского округа"
(утв. постановлением администрации Находкинского городского округа от 23 декабря 2009 г. N 2079)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Находкинского городского округа муниципальной услуги "Организация отбора и прием архивных документов на хранение в архивный отдел администрации Находкинского городского округа" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Находкинского городского округа (далее - архивный отдел), а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, федеральными структурами, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги "Организация отбора и прием архивных документов на хранение в архивный отдел администрации Находкинского городского округа" осуществляется администрацией Находкинского городского округа (далее - администрация) через ее функциональный орган - архивный отдел.

1.3. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

4. Законом Приморского края от 10.04.2006 г. N 349-K3 "Об архивном деле в Приморском крае" (Ведомости Законодательного Собрания Приморского края от 31.03.2006X9 125).

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:

- для юридических лиц - акт приема-передачи документов на хранение, справка о подтверждении сдачи на хранение документов по личному составу ликвидированных предприятий;

- для юридических и физических лиц, передающих документы из личных (частных) архивных фондов, коллекций, предметов музейного характера - сдаточная опись.

1.5. Описание заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги Получателями муниципальной услуги являются:

- граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации;

- от имени физических лиц документы могут передавать родственники, у которых есть документы, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности, договоре, завещании;

- от имени юридических лиц документы могут передавать лица, действующие в соответствии с законодательством РФ, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

- от имени РФ, субъектов РФ и муниципальных образований могут действовать органы государственной власти, органы местного самоуправления в рамках компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.

Раздел 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.1.3. Адрес официального сайта Находкинского городского округа: http://www.nakhodka-city.ru/, e-mail: admcity@nht.ru.

2.1.4. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги дается заявителям:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронной адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистами;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами;

Время разговора не должно превышать 10 минут.

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке выдачи результатов муниципальной услуги.

2.1.6. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги даются специалистами согласно их должностной инструкции.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- правовая база, на основании которой ведется прием и хранение архивных документов;

- требования к оформлению документов, передаваемых на хранение;

- требования к подготовке дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- требования к составлению и рассмотрению описей дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- требования к подготовке и оформлению научно-справочного аппарата (НСА) к описи дел;

- порядок приезд документов на хранение.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультации согласуются по телефону.

2.2.2. Прием документов постоянного хранения производится по графику передачи документов на архивное хранение, утвержденному распоряжением администрации Находкинского городского округа, в течение 40 минут.

2.2.3. Прием документов по личному составу ликвидированных предприятий у заявителя, должностного лица - в заранее согласованное время в течение 40 минут.

2.2.4. Прием документов из личных (частных) архивных фондов, коллекций, предметов музейного характера у собственников - в заранее согласованное время в течение 40 минут.

2.2.5. Получение актов приема-передачи документов, справок, подтверждающих сдачу на хранение документов по личному составу ликвидированных предприятий - до 20 минут.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги Муниципальная услуга не предоставляется в следующих случаях:

- отсутствие утвержденных описей дел постоянного или долговременного сроков хранения, при необходимости - договора передачи документов на хранение;

- дела, предлагаемые к передаче на хранение в архивный отдел, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно - методических документов Росархива;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае ее ликвидации.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

- наименование,

- местонахождение,

- режим работы.

2.4.3. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.5. Основания для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Для приема на хранение документов, отнесенных к архивному фонду Находкинского городского округа и других архивных документов необходимо:

- от органов местного самоуправления и муниципальных организаций: опись дел постоянного срока хранения (на бумажном носителе, аудиовизуальных, фотодокументов, утвержденная руководителем организации и экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК.) архивного отдела Приморского края, научно-справочный аппарат к ней;

- от иных юридических лиц: кроме вышеуказанных документов, договор о передаче документов на хранение;

- при ликвидации организации: кроме вышеуказанных документов, решение арбитражного суда о введении конкурсного производства, решение учредителей, приказ организации о самоликвидации;

- от граждан: договор дарения, завещание, договор купли-продажи, решение суда о передаче документов на архивное хранение.

3.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия:

- наличие у юридического лица выписки из согласованного на календарный год графика приема документов на муниципальное хранение;

- устное или письменное обращение юридического или физического лица в архивный отдел;

- решение арбитражного суда о введении конкурсного производства или решение учредителей, приказ организации о самоликвидации.

3.2. Ответственными за предоставление муниципальной услуги являются специалисты архивного отдела, осуществляющего оказание услуги.

3.3. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов от организаций - источников комплектования;

- отбор и прием документов по личному составу от ликвидированных организаций;

- прием документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера;

- подготовка и выдача актов приема-передачи дел, сдаточных описей дел, справок о сдаче документов;

- размещение принятых документов в архивохранилищах.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение N 1).

3.3.1. Прием документов от организаций - источников комплектования Прием документов, передаваемых организациями Находкинского городского округа, осуществляют специалисты архивного отдела согласно должностным инструкциям.

От источников комплектования архивного отдела документы принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда могут быть продлены по просьбе источников комплектования архивного отдела при необходимости практического использования архивных документов. Сроки временного хранения документов Архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между архивным отделом и собственником или владельцем указанных документов.

Прием документов от источников комплектования осуществляется архивным отделом в соответствии с планом-графиком, который утверждается распоряжением главы Находкинского городского округа в начале календарного года. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архивный отдел может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда.

Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Документы Архивного фонда, передаваемые в архивный отдел, должны быть помещены в специальные средства хранения (архивные короба). Документы Архивного фонда принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПМК архивного отдела Приморского края описям дел.

Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме документов в архивный отдел. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение. Источник комплектования принимает меры по розыску непоступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Процедура принятия документов производится при личном участии лица, передающего документы, в течение рабочего дня и не должна занимать более 40 минут.

3.3.2. Отбор и прием архивных документов по личному составу от ликвидированных организаций

При ликвидации негосударственных организаций, расположенных на территории Находкинского городского округа, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе их деятельности, поступают в архивный отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Специалист архивного отдела, в соответствии с должностной инструкцией, организует проведение методической помощи ликвидированной организации при отборе, определении состава и содержания, упорядочения, оформления согласно требованиям архивного дела документов, необходимых для передачи на хранение, составлении необходимого научно-справочного аппарата к ним. Документы по личному составу ликвидированных организаций принимаются в архивный отдел по утвержденным ЭПМК архивного отдела Приморского края описям дел.

Процедура отбора и принятия архивных документов по личному составу от ликвидированных организаций производится в срок, необходимый организации для осуществления всех действий, связанных с отбором, упорядочением, оформлением необходимых документов.

3.3.3. Прием документов личных (частных) фондов, коллекций, предметов музейного характера производится согласно административному регламенту архивного отдела администрации Находкинского городского округа по предоставлению муниципальной услуги "Организация работы с документами личных (частных) архивных фондов, коллекциями, предметами музейного характера", раздел 3.

3.3.4. Подготовка и выдача актов приема-передачи дел, сдаточных описей дел, справок о сдаче документов

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 2), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел документов.

Специалист архивного отдела, согласно должностной инструкции, оформляет и выдает акт приема-передачи дел, сдаточную опись дел, справку о сдаче документов в течение 1 рабочего дня. При присутствии лица, передающего дела, вышеназванные документы оформляются и выдаются в течение не более 20 минут.

3.3.5. Размещение принятых документов в архивохранилище

После приема документов и снабжения каждого специального средства хранения дел (архивного короба) ярлыком (надписью), на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, номера единиц хранения, находящихся в коробке (для документов Архивного фонда), специалист архивного отдела в течение 1 рабочего дня осуществляет размещение принятых дел в архивохранилище.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище специалист архивного отдела составляет, по мере необходимости, пофондовые и постеллажные топографические указатели (1 рабочий день).

Раздел 4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись, дата.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

Обращение заявителя - получателя муниципальной услуги считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

Если заявитель - получатель муниципальной услуги не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана руководителю аппарата администрации Находкинского городского по адресу: 692904, Приморский край, г. Находка, Находкинский проспект, д. 16.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется согласно действующему законодательству

Приложение N 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация отбора и прием архивных
документов на хранение в архивный отдел
администрации Находкинского городского округа"

БЛОК-СХЕМА
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги архивным отделом администрации Находкинского городского округа

                                    /------------------------------\

                                    |    Начало предоставления     |

                                    |     муниципальной услуги:    |

              /---------------------|     заявитель обращается     |---------------------\

                                   |     в архивный отдел с       |

  /------------------------\        |    комплексом документов     |         /------------------------\

  |   Наличие выписки из   |        \------------------------------/         | Устное или письменное  |

  |    согласованного на   |                                                | обращение заявителя в  |

  |календарный год графика |        /------------------------------\         |    архивный отдел      |

  |  приема документов     |        |  Решение Арбитражного суда   |         \------------------------/

  \------------------------/        |   о введении конкурсного     |

                                   |   производства, решение      |         /------------------------\

  /------------------------\        |    учредителей, приказ       |         |Прием документов личных |

  |   Прием документов от  |        | организации о самоликвидации |         |   (частных) фондов,    |----------\

  |организаций - источников|        \------------------------------/         | коллекций, предметов   |          |

  |    комплектования      |                       |                         |   музейного характера  |          |

  \------------------------/                                                \------------------------/          |

               |      |             /--------------------------------\                    |                      |

               |      |             |   Отбор и прием документов по  |                    |                      |

               |      |             |        личному составу от      |                    |                      |

               |      |             | ликвидированных предп. (в срок,|                    |                      |

               |      |             |   необходимый организации для  |                    |                      |

               |      |             |    осуществл. всех действий,   |                    |                      |

               |      |             |      связанных с отбором,      |                    |                      |

               |      |             |   упорядочением, оформлением   |                    |                      |

               |      |             |   соответствующих документов)  |                    |                      |

               |      |             \--------------------------------/                    |                      |

               |      \--------------------+------------------+----------------------\    |                      |

                                          |                  |                                                |

      /-----------------------------\      |                  |                 /--------------------------\     |

      | Отсутствие препятствий для  | ----/                  \--------------- | Наличие препятствий для  |     |

      |     приема документов       | -----------------------------------------|    приема документов     |     |

      \--------------------------------------------------\                      \--------------------------/     |

     /------------------------------\       /-------------------------\         /--------------------------\     |

     |       Проверка наличия и     |       |  Оказание методической  |         |Отказ в приеме документов |     |

     |     состояния принимаемых    |       | помощи организациям при |         \--------------------------/     |

     |   документов, комплектности  |       | подготовке необходимых  |                                         |

     |      учетных документов      |       | документов, подготовка  |         /--------------------------\     |

     |    (в течение рабочего дня   |       |          документов     |         | Приостановление приема   |     |

     |      не более 40 минут)      |       \-------------------------/         |    дел до устранения     |     |

     \------------------------------/                     |                     |       недостатков        |     |

                   |                                      |                     \--------------------------/     |

     /------------------------------\       /-------------------------\          /-------------------------\     |

     |    Составление и выдача      |       |  Составление и выдача   |          | Составление и выдача    |     |

     |  актов приема - передачи     |       |актов приема - передачи  |          |  сдаточной описи дел    | ---/

     |   дел (1 рабочий день)       |       |дел, справки о сдачи дел |          |     (5 рабочих дня)     |

     \------------------------------/       |     (1 раб. день)       |          \-------------------------/

                   |                        \-------------------------/               |

                                                                      /-------------/

     /---------------------------------------------------------\        |         /------------------------\

     | Размещение дел в архивохранилище, оформление пофондовых | ------/         |   Предоставление       |

     |   и постеллажных топографич. указателей (1 раб. день)   |---------------- | муниципальной услуги   |

     \---------------------------------------------------------/                  |      завершено         |

                                                                                  \------------------------/

Приложение N 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Организация отбора и прием архивных
документов на хранение в архивный отдел
администрации Находкинского городского округа"

УТВЕРЖДАЮ                                                                             УТВЕРЖДАЮ

________________________________________                                              ________________________________________

 (наименование должности руководителя                                                   (наименование должности руководителя

________________________________________                                               ________________________________________

         организации-сдатчика)                                                                 (организации-приемщика)

________________________________________                                               ________________________________________

   подпись        расшифровка подписи                                                       подпись        расшифровка подписи

"_____" ____________________ 200 ____ г.                                                "_____" ____________________ 200 ____ г.

                                                      АКТ

___________________N_____________

(дата)

приема-передачи документов на хранение

_____________________________________________________________________

                         (основание передачи)

_____________________________________________________________________

                    (название передаваемого фонда)

_______________________________________________________________ сдал,

_____________________________________________________________________

                    (название организации-сдатчика)

а ____________________________________________________________ принял

                   (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество дел (ед. хр.)	Примечания

Итого принято: ________________________________________________ ед. хр.

                             (цифрами и прописью)

Фонду присвоен N ____________________________

Передачу произвели:                                                            Прием произвели:

_________________________________________                                      _________________________________________

    (должность, подпись, расшифровка)                                              (должность, подпись, расшифровка)

_________________________________________                                      _________________________________________

"______" ____________________ 200 ____ г.                                      "______" ____________________ 200 ____ г.

Изменения в учетные документы внесены

Начальник архивного отдела

"___"__________________________200 г.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 23 декабря 2009 г. N 2079 "Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом администрации Находкинского городского округа"

Текст постановления опубликован в газете "Находкинский рабочий" от 28 января 2010 г. N 9-12 (11501-11504)

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 9 сентября 2016 г. N 1016

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 4 февраля 2016 г. N 112

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 25 августа 2015 г. N 1175

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 12 ноября 2014 г. N 2040

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 28 августа 2014 г. N 1588

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 23 декабря 2013 г. N 2710

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 13 августа 2013 г. N 1664

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 16 апреля 2013 г. N 769

Постановление Администрации Находкинского городского округа Приморского края от 4 июля 2012 г. N 1234