Информация Департамента труда Тульской области "Новое о трудовых книжках работников"

Во исполнение статьи 66 Трудового кодекса РФ постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

Новые Правила призваны регулировать порядок оформления трудовых книжек работников взамен ранее применявшегося постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.73 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих".

Новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним введены с 1 января 2004 года. Вместе с тем имеющиеся у работников трудовые книжки прежнего образца действительны и обмену на новые не подлежат ( п.2 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 N 225).

Установленный Правилами порядок ведения и хранения работодателями трудовых книжек применяется с момента вступления в силу Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" - с 30 апреля 2003 г.

Правилами регулируются вопросы ведения трудовых книжек и оформления вкладышей к ним, внесения изменений и исправлений, выдачи дубликатов трудовых книжек, выдачи трудовых книжек при увольнении работников, а также учета и хранения трудовых книжек в организациях.

Министерство труда и социального развития РФ своим постановлением от 10 октября 2003 г. N 69 утвердило инструкцию по заполнению трудовых книжек, устанавливающую порядок их заполнения, а также формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета их движения.

Поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а обязанность ведения трудовых книжек возложена на всех работодателей, за исключением работодателей - физических лиц (статьи 66, 309 ТК РФ), рассмотрим некоторые положения указанных нормативных документов.

В первую очередь следует отметить, что они в основном воспроизводят положения действовавших нормативных актов, регулировавших порядок ведения трудовых книжек. В то же время установлен целый ряд нововведений.

Согласно статье 66 ТК РФ и п.3 Правил работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п.10 Правил). При этом все записи в трудовой книжке должны быть произведены без каких-либо сокращений.

В настоящее время унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также иные формы документов по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 06.04.01 N 26.

Перечень сведений, которые вносятся в трудовые книжки, остался в целом неизменным. К ним относятся: сведения о работнике, выполняемой им работе, производимых переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника с указанием оснований прекращения трудового договора, а также сведения о награждении за успехи в работе.

Как и ранее, сведения о работе по совместительству по желанию работника могут быть внесены в трудовую книжку по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку вносятся также сведения о времени прохождения работником военной службы (службы в органах внутренних дел, таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Новым является порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником при осуждении его к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание. В этом случае в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). В случае вынесения оправдательного приговора или постановления о прекращении уголовного дела в отношении работника, ранее освобожденного от должности в связи с осуждением, запись в трудовой книжке признается недействительной, при этом работодателем по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

Нововведением является внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы, записи о том, что время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (п.22 Правил).

Состав вносимых в трудовые книжки сведений о награждении (поощрении) работников за трудовые заслуги определен п.24 Правил.

В частности, в трудовых книжках отмечаются сведения обо всех видах поощрений, которыми отмечается работник, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Однако в Правилах сделано специальное уточнение о том, что записи о премиях, являющихся частью системы оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Обращаем внимание, что Правилами внесены изменения в порядок взимания работодателем с работника платы за бланк трудовой книжки - согласно п.47 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере, определяемом расходами на их приобретение.

Сохранена норма, согласно которой работодатель обязан знакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Необходимо отметить еще одно нововведение - установление обязанности работодателя в течение трехдневного срока со дня подачи соответствующего заявления выдать работнику копию трудовой книжки либо выписки из нее.

Определен порядок внесения изменений в трудовые книжки, согласно которому зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, не допускается, а изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п.30 Правил). При выявлении неправильной или неточной записи ее исправление производится по тому месту работы, где такая запись была внесена в трудовую книжку, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

В случае утраты трудовой книжки работник обязан обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Выдача дубликата производится не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. Дубликат трудовой книжки выдается также по заявлению работника при признании недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу, а также в случаях, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Новацией является также порядок установления трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (п.34 Правил).

В таких случаях трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В соответствии с разделом VI Правил работодатели обязаны обеспечить учет и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учет движения трудовых книжек и вкладышей:

- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации и должна содержать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, и предназначена для регистрации всех трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, а также трудовых книжек и вкладышей, выданных работникам вновь.

Обращаем внимание, что согласно п.42 Правил бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в организации как бланки строгой отчетности.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Нарушение обязанности работодателя по ведению и оформлению трудовых книжек влечет административную ответственность, предусмотренную ст.5.27 КоАП РФ.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Во исполнение пункта 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации (Изготовитель).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (распространителями), отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

В г. Туле по данным департамента труда работают на основе договора с официальными представителями "ГОЗНАКа":

    Центр "АРМ ССОТ"

    тел.: 26-53-56, 26-72-09;

    Центр УОТМСП

    тел.: 31-25-98, 32-55-19;

    ООО "Станн-Ком"

    тел.: 26-47-38.

Поэтому, во избежание случаев приобретения поддельных бланков, рекомендуем организациям - покупателям при обращении к другим организациям - распространителям бланков проверять наличие договора с представителем Изготовителя или сертификата на продукцию.

Директор Департамента труда

Тульской области

О.Г. Хамешина