Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования Кимовский район Тульской области от 5 сентября 2011 г. N 1867 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
Главы администрации
МО Кимовский район
от 6 июня 2008 г. N 614

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Выдача справок социально-правового характера"

С изменениями и дополнениями от:

5 сентября 2011 г.

I. Общие положения

1. Предмет регулирования административного регламента

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера" на основе документов отдела по культуре, физической культуре, спорту и делам архива администрации муниципального образования Кимовский район (далее - Архив и муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями (заявителями) и определяет сроки и последовательность административных процедур при исполнении социально-правовых запросов.

1.2. Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте:

Запросы социально-правового характера - это запросы конкретных лиц или организаций, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан:

- подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, различных надбавок и льгот;

- избрание на выборные должности;

- присвоение почетных званий;

- о пребывании на оккупированных территориях немецко-фашистскими захватчиками;

архивная справка - официальный документ Архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - официальный документ Архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;

архивная копия - официальный документ Архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, в т.ч. переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных;

заявитель - юридическое или физическое лицо - автор запроса;

объект запроса - физическое лицо либо организация, о котором запрашивают сведения;

положительный ответ - официальный ответ Архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую пользователя (заявителя) информацию;

отрицательный ответ - официальный ответ Архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах Архива сведений, интересующих пользователя (заявителя);

непрофильный запрос - запросы, поступающие в Архив, но не соответствующие составу фондов данного Архива;

информационное письмо - письмо, составленное Архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в Архиве документах по определенной проблеме, теме.

2. Описание заявителя

2.1. Заявителями являются юридические лица и физические лица:

- от имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами, без доверенностей; представители в силу полномочий, основанных по доверенности или договору. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лица могут действовать его участники (учредители);

- от имени физических лиц заявления могут подавать сами граждане или их доверенные лица.

2.2. Основной формой обращения пользователей в Архив являются письма организаций, письма и заявления граждан (далее - запрос), в которых излагается просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме (вопросу).

3. Требования к порядку информирования
о порядке предоставления муниципальной услуги

3.1. Порядок информирования о муниципальной услуге:

3.1.1. Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется непосредственно в помещении Архива с использованием информационного стенда, а также по телефону.

Информационный стенд оборудован в помещении Архива и содержит следующую информацию:

- юридический и почтовый адреса, контактный телефон;

- график работы Архива, предоставляющего муниципальную услугу;

- наименование должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги;

- образец заявления и требования к прилагаемым к заявлению документам;

- порядок, условия и сроки предоставления муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.1.2. Местонахождение Архива:

301720 Россия, Тульская область, г. Кимовск, ул. Бессолова, д. 29

Справочный телефон: 8 (48735) 5-78-45.

Режим работы:

8-00 - 17-00 - понедельник - пятница.

Приемные дни:

8-00 - 17-00 - понедельник, четверг.

3.1.3. Консультации по порядку предоставления муниципальной услуги осуществляются по письменным обращениям, телефону, при личном обращении по следующим вопросам:

- наличие документов в Архиве по запрашиваемой тематике;

- предоставление необходимых документов для исполнения запроса;

- срок исполнения запроса;

- время выдачи документов;

При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 7-ми календарных дней с момента поступления письменного обращения.

Если обращение за консультацией поступает по телефону, то на ответ выделяется не более 15 минут, время ожидания ответа на звонок не должно превышать 3 минуты.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

1.1. Муниципальная услуга "Выдача справок социально-правового характера".

2. Наименование органа,
непосредственно предоставляющего муниципальную услугу

2.1. Муниципальная услуга предоставляется отделом по культуре, физической культуре, спорту и делам архива администрации муниципального образования Кимовский район.

3. Результат предоставления муниципальной услуги

3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги могут являться:

- архивная справка, архивная выписка, архивная копия, по определенной в п. 1.2 тематике;

- уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении документов;

- отрицательный ответ.

4. Сроки предоставления муниципальной услуги

4.1. Срок исполнения социально-правовых запросов составляет до 30 дней с момента регистрации.

- запросы, по которым в Архиве отсутствуют документы (непрофильные) направляются по принадлежности не позднее чем в 7-мидневный срок с момента регистрации запроса;

- в тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений;

- продолжительность приема составляет 30 минут;

- подготовленные по социально-правовым запросом архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются заявителям без очереди;

- прием и первичная обработка обращений, заявлений организаций и граждан;

- прием одного обращения не превышает 30 минут;

- исполнение запросов не более 30 дней с момента регистрации;

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Выдача одного документа не превышает 10 минут.

4.2. Исполнение социально-правовых запросов в Архиве производится при наличии в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени, отчества паспортные данные), почтового адреса, темы (вопроса) и хронологические рамки запрашиваемой информации. При необходимости Архивом могут запрашиваться дополнительные сведения, необходимые для уточнения поиска архивных документов.

5. Перечень нормативных правовых актов,
непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги

5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" N 237, 27.10.2004 г.);

- федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" ("Российская газета" N 165, 29.07.2006 г.);

- федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" N 165, 29.07.2006 г.);

- федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" N 95, 05.05.2006 г.);

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" ("Российская газета" N 182, 21.09.1993 г.);

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- Указом Президента от 24.01.1998 г. N 61 "О передаче сведений, отнесенных к государственной тайне";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" N 20, 14.05.2007 г.).

6. Перечень документов необходимых
для предоставления муниципальной услуги

6.1. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- документ, удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение при наличии фотографии);

- трудовая книжка;

- заполненная анкета-заявление.

7. Перечень оснований для приостановления или отказа
в предоставлении муниципальной услуги

7.1. Основаниями для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством являются:

- отсутствие документов в Архиве по запрашиваемому обращению;

- с заявлением обратилось не надлежащее лицо;

- предоставление неполных или недостоверных сведений;

- нахождение архивных документов в аварийном архивохранилище;

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с законодательством;

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками Архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, проведение проверки наличия документов, копирование документов);

- выдача архивных документов и дел во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных архивных дел на выставке;

- уличение пользователей в порче документов;

- предоставление личных документов, содержащих врачебные тайны, а также другие охраняемые законами права и интересы граждан;

- ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока.

7.2. Заявитель вправе запросить информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче архивной справки, архивной выписки, архивной копии, существующих ограничениях на выдачу документов, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, в письменной форме. Указанная информация предоставляется заявителю в течение 3-х рабочих дней с момента обращения.

7.3. Срок, в течение которого действует приостановка в предоставлении муниципальной услуги, не превышает 3-х месяцев со дня обращения заявителя.

8. Порядок и размер взимания платы
за предоставление муниципальной услуги

8.1. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

9. Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении муниципальной услуги

9.1. Срок ожидания в очереди при подаче документов не превышает 30 минут.

9.2. Регистрация поступивших обращений и запросов, принятых при личном обращении, поступивших по почте, - день (дата) поступления запроса, не более 10 минут.

9.3. Проставление резолюции на 1 запросе не превышает 10 минут.

10. Требования к помещениям,
в которых предоставляется муниципальная услуга

10.1. Здание должно быть оборудовано выноской с названием организации, информационными табличками со следующей информацией:

сведениями о местонахождении, контактными телефонами (телефоны для справок, консультаций), графиком работы.

10.2. В здании оборудуется сектор для информирования, ожидания и приема граждан. Места информирования и приема граждан должны быть оснащены оборудованием для поддержания температуры, влажности и скорости движения воздуха в соответствии с действующими санитарными нормами микроклимата производственных помещений, должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавеси, внешние козырьки и др.).

10.3. Места предоставления муниципальной услуги снабжаются соответствующими табличками с указанием названия Архива, фамилии, имени, отчества, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

10.4. Место ожидания должно размещаться в просторном помещении, площадь которого должна определяться в зависимости от количества граждан, обращающихся в данный Архив. Место ожидания оборудовано стульями, креслами, столами (стойками) для возможности оформления документов. На столах (стойках) находятся бланки анкет-заявлений и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для заполнения анкет-запросов.

10.5. На месте информирования размещается информационный стенд. Стенд располагается в доступном для просмотра (в том числе при большом количестве посетителей) месте.

10.6. Места для приема граждан должны быть оборудованы стульями, а также столами (стойками) для возможности разложить документы. Рабочее место должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером (один компьютер с установленными справочно-правовыми системами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги). Должностному лицу, ответственному за предоставление муниципальной услуги, обеспечивается доступ к сети Интернет (не менее одной Интернет-точки), выделяются бумага, канцелярские принадлежности в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

10.7. Для свободного получения информации о должностных лицах, предоставляющих муниципальную услугу, должностные лица обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками, с указанием фамилии, имени, отчества и должности, либо настольными табличками аналогичного содержания.

11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

11.1 Показателями доступности и качества муниципальной услуги является:

- наличие информации о муниципальной услуге в информационно-коммуникационной сети Интернет и на информационных стендах Архива;

- полнота, актуальность и достоверность информации о муниципальной услуге;

- соблюдение сроков исполнения административных процедур и предоставления муниципальной услуги в целом.

11.2. Процедура предоставления муниципальной услуги завершается путем получения заявителем архивной справки, архивной выписки, архивной копии, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении документов и отрицательный ответ.

11.3. Информацию о предоставлении муниципальной услуги можно получить:

- непосредственно в помещении Архива;

- посредством телефонной связи;

- в информационно-телекоммуникационной сети Интернет: на официальном сайте муниципального образования Кимовский район в сети Интернет: www.admkimovsk.ru:

- в средствах массовой информации, на информационных стендах Архива.

11.4. Информация о предоставлении муниципальной услуги должна содержать:

- сведения о порядке получения муниципальной услуги;

- адрес места приема документов для предоставления муниципальной услуги и график работы;

- форму заявления;

- порядок, условия и сроки предоставления муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- сведения о порядке обжалования действий (бездействий) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги

III. Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур

Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур:

- прием заявителей и регистрация заявления;

- прием, первичная обработка и регистрация запросов, присланных по почте;

- проставление резолюции;

- исполнение запросов;

- выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги прилагается в приложении N 1 к Административному регламенту.

Прием заявителей и регистрация заявления
с целью предоставления муниципальной услуги

Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление запроса от заявителя:

- прием пользователей (заявителей) осуществляют специалисты Архива в помещении Архива;

- для исполнения запроса по архивным, документам Архива заявителю предлагается заполнить анкету-заявление по установленной форме (приложение N 2 к Административному регламенту) и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложенных сведений;

- продолжительность приема граждан не превышает 30 минут;

- запросы, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются в "Журнале учета поступающих и отправляемых социально-правовых запросов". Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение. Регистрация одного запроса не превышает 10 минут;

- обращения граждан, которые ограничились устными консультациями, фиксируются в "Журнале регистрации обращений граждан". В журнале указывается дата обращения, персоналии заявителя, краткое содержание запроса; в графе "Результат обращения" указывается, что сделано: дан адрес другого архива, дана консультация, даны рекомендации о ходе дальнейшего поиска документов и т. д. Регистрация одного запроса 10 минут.

Прием, первичная обработка и регистрация запросов, присланных по почте

Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление запросов по почте:

- прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется специалистами Архива в день их поступления и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов;

- при вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов;

- конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа;

- поступившие по почте запросы регистрируются в "Журнале учета поступающих и отправляемых социал