Приложение. Административный регламент архивного отдела администрации МО Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги "Организация и осуществление приема граждан: прием заявлений, консультирование"

Приложение
к постановлению
Главы Администрации
Щекинского района

Административный регламент архивного отдела
администрации МО Щекинский район
по предоставлению муниципальной услуги
"Организация и осуществление приема граждан:
прием заявлений, консультирование"

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее - Регламент) архивного отдела администрации МО Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги "Организация и осуществление приема граждан: прием заявлений, консультирование" определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации МО Щекинский район, а также порядок взаимодействия архивного отдела администрации Щекинского района с гражданами, федеральными и областными государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, муниципальными и другими организациями (далее - Организациями), при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

Нормативно-правовое регулирование
предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги " Организация и осуществление приема граждан: прием заявлений, консультирование" осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ;

Законом Тульской области "Об архивном деле в Тульской области" от 11.01.2006 г. N 675-ЗТО;

Постановлением администрации Тульской области от 29.12.2006 г. N 648 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) и стандартов государственных услуг";

Постановлением администрации Тульской области от 28.09.2007 г. N 480 "Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан и личного приема граждан в администрации Тульской области"

Уставом МО Щекинский район;

Распоряжением главы администрации от 12.02.2007 г. N 13-р "О реализации мероприятий административной реформы на территории муниципального образования Щекинский район",

Постановлением главы администрации Щекинского района от 04.04.2008 г. N 4-325 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг) и стандартов муниципальных услуг" (с изменениями от 01.04.2009 г. N4-233);

Положением о формировании и содержании муниципального архива Щекинского района, утвержденным решением Собрания представителей Щекинского района от 27.08.2008 г. N 43/455;

Положением "Об архивном отделе администрации МО Щекинский район", утвержденным постановлением Главы администрации Щекинского района от 21.04.2006 г. N 4-384.

Орган по предоставлению
муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги по организации и осуществлению приема граждан: приему заявлений, консультированию осуществляет архивный отдел администрации Щекинского района (далее - Архив).

Прием заявителей осуществляют руководитель и специалисты Архива при наличии у заявителей соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

II. Требования к порядку предоставления
муниципальной услуги

Порядок информирования об
исполнении муниципальной услуги

4. Муниципальная услуга по организации и осуществлению приема граждан: приему заявлений, консультированию (далее - Услуга) предоставляется непосредственно в Архиве при личном обращении заявителей и по номерам телефонов для справок. Информация о порядке предоставления Услуги осуществляется бесплатно.

5. Архив расположен на ул. Советская, д.26 г. Щекино Тульской области.

6. Стенды, содержащие информацию о графике (режиме) работы Архива, о перечне документов, необходимых для получения Услуги, о сроке предоставления Услуги, об адресах архивов Тульской области, образцы заполнения заявлений располагаются при входе в помещение Архива.

7. При ответах на телефонные звонки и устные обращения работники Архива информируют обратившихся по всем интересующим их вопросам. Время разговора не должно превышать 5 минут.

Основание для предоставления
муниципальной услуги

8. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Архива.

9. Запрос оформляется на бланке Организации, либо проставляется угловой штамп Организации, где указываются ее реквизиты, подписывается руководителем. В запросе указываются все необходимые сведения для исполнения запроса: указание темы (вопроса), наименование органа, принявшего решение (постановление), хронология запрашиваемой информации и др.

10. В заявлениях от физических лиц указываются: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, год рождения, почтовый адрес, паспортные данные, указание темы (вопроса), хронология запрашиваемой информации, годы работы или учебы, а также другие сведения, необходимые для исполнения заявления.

11. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

12. Основанием отказа в предоставлении Услуги является: отсутствие сведений, указанных в п.9 - 11; а также отсутствие информации в Архиве о месте нахождения документов.

Условия и сроки предоставления
муниципальной услуги

13. Прием заявителей ведется в дни и часы, предусмотренные пунктом 14 настоящего Регламента.

14. Дни и часы приема заявлений:

Понедельник 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Среда 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

15. Дни и часы консультирования:

Понедельник 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Вторник 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Среда 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Четверг 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Пятница 8.30 - 12.30, 13.18 - 16.30

16. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

17. Рабочее место работника Архива, где ведется прием заявителей, оснащается настенной вывеской с указанием фамилии, имени, отчества и должности; или сотрудники снабжаются бейджами.

18. Места, где осуществляется прием заявителей по вопросам, связанным с предоставлением Услуги, оборудуются информационными стендами, компьютерной техникой, стульями и столами.

19. В местах предоставления Услуги на видном месте размещаются схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников Архива.

20. В местах предоставления Услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

21. Поступившие запросы и заявления граждан исполняются Архивом бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при
предоставлении муниципальной услуги

(приложение 1 к Регламенту)

Прием заявителей, регистрация запросов
и передача их на исполнение

22. Началом исполнения предоставления Услуги является

личное обращение граждан или и получение запроса по почте.

23. Прием заявителей осуществляет руководитель Архива или специалист, уполномоченный вести прием. Прием одного заявителя не должен превышать 15 мин. При анализе тематики обращения заявителю выдается анкета-заявление на бланке Архива (приложение 2 к Регламенту) по образцам (приложения 3 - 7 к Регламенту).

24. Заполнение бланка анкеты-заявления проводится заявителем самостоятельно в отведенном месте.

25. После проверки полноты представленных сведений в заявлении, принимается решение о назначении даты получения архивного документа.

26. Затем заявителю выдается на руки визитка (приложение 8), в которой указано: наименование Архива, его адрес и телефон, приемные дни и часы работы, дата и порядок получения справки.

27. Специалист, уполномоченный регистрировать заявления, вносит в электронную базу "Регистрация документов" запись о приеме документов, которая содержит:

входящий номер запроса (заявления),

дату входящего заявления (запроса),

данные о заявителе,

краткое содержание запроса (заявления).

Максимальный срок выполнения действия составляет 3 минуты на каждое из представленных заявлений.

28. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению следующей муниципальной услуги "Организация рассмотрения и исполнение социально-правовых и тематических запросов организаций и граждан".

Консультирование при обращении
граждан и Организаций

29. Гражданин или представитель Организации обращается в устной форме лично или по телефону. Консультирование осуществляет руководитель Архива, в его отсутствие специалист, уполномоченный давать консультации.

30. Обращение регистрируется в журнале учета обращений, где указываются:- дата обращения;

- фамилия, имя, отчество гражданина, наименование Организации, адрес;

- содержание обращения;

- результат обращения.

31. Сотрудники Архива организуют поиск по электронной базе, научно-справочному аппарату, картотеке Архива. Осуществление действия поиска от 5 до 45 мин.

32. Заявитель ожидает результата обращения в кабинете Архива или в отведенном месте перед входом в кабинет.

33. В случае нахождения информации о запрашиваемых документах заявителю сообщается результат обращения в кабинете Архива: адрес местонахождения документов.

34. При отсутствии информации о месте нахождения документов принимается решение об отказе в выдаче данной информации.

35. Консультирование считается законченным, если по нему приняты все необходимые меры и обратившиеся проинформированы о результатах поиска.

Порядок и формы контроля над совершением действий
и принятием решений, осуществляемых в ходе предоставления
муниципальной услуги на основании настоящего Регламента

36. Текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению Услуги, осуществляет начальник Архива, ответственный за организацию работы по предоставлению Услуги.

37. Контроль включает в себя проведение проверок по соблюдению сотрудниками Архива времени приема заявлений и полноты, указанных в них сведений, своевременности назначения даты получения архивного документа, правильности регистрации заявлений, качества рассмотрения и принятия решений на обращения граждан, Организаций.

38. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном распоряжением главы администрации Щекинского района от 16.01.2009 г. N 4-р о временном Положении о ежемесячных и иных дополнительных выплатах лицам, замещающим должности муниципальной службы администрации муниципального образования Щекинский район.

39. Контроль исполнения настоящего Регламента осуществляет заместитель главы администрации Щекинского района по взаимодействию с населением и административной работе.

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова