Постановление Администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района Республики Адыгея от 6 ноября 2012 г. N 74 "Об утверждении административного регламента администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" по исполнению муниципальной функции (муниципальной услуги) "Формирование архивных фондов поселения" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации муниципального образования
"Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района
Республики Адыгея
от 6 ноября 2012 г. N 74
"Об утверждении административного регламента администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" по исполнению муниципальной функции (муниципальной услуги) "Формирование архивных фондов поселения"

С изменениями и дополнениями от:

15 февраля 2013 г., 8 октября 2014 г., 26 июня 2015 г.

В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004 г., постановлением главы муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" N 21 от 02.04.2012 года "О порядке разработки и утверждении Административных регламентов исполнения муниципальных функций (оказания муниципальных услуг) в администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение", руководствуясь Уставом муниципального образования "Сергиевское сельское поселение"

постановляю:

1. Утвердить административный регламент администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" по исполнению муниципальной функции "Формирование архивных фондов поселения" (прилагается).

2. Настоящее постановление опубликовать на официальном сайте муниципального образования "Сергиевское сельское поселение".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ведущего специалиста по работе с населением Грунева В. М.

4. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

Глава муниципального образования "Сергиевское сельское поселение"

В.Н. Шульцев

Административный регламент
администрации Муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" по исполнению муниципальной функции "Формирование
и содержание муниципального архива
(утв. постановлением главы муниципального образования "Сергиевское сельское поселение от 6 ноября 2012 г. N 74)

С изменениями и дополнениями от:

15 февраля 2013 г., 8 октября 2014 г., 26 июня 2015 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции.

Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Формирование, содержание, хранение архивных фондов поселения" определяет порядок, сроки и последовательность административных процедур по формированию и содержанию муниципального архива (далее - муниципальная функция).

1.2. В целях настоящего административного регламента используются следующие основные понятия:

Архивный фонд Российской Федерации - (далее - АФ РФ) исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов отражающих материальную и духовную жизнь жителей Муниципального образования "Сергиевское сельское поселение", имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, относящаяся к информационным ресурсам и подлежащим постоянному хранению.

Муниципальный архив - структурное подразделение администрации Муниципального образования "Сергиевское сельское поселение", создаваемое этим органом, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ, а также других архивных документов

Источники формирования (источники комплектования муниципального архива) - государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане (собственники или владельцы архивных документов), в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в архивный отдел, включенные в списки источников комплектования в установленном порядке (далее - источники комплектования);

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

1.3. Исполнителем муниципальной функции является Архивный отдел администрации Муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" (далее - Архивный отдел).

Технологическое обеспечение муниципальной функции осуществляется Архивным отделом путем рассмотрения и подготовки к представлению в Архивный отдел Муниципального образования "Гиагинский район" документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, представленных источниками комплектования.

1.4. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004 г.,

- Федеральным Законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" N 131 от 06.10.2003 г.,

- Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.5. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является решение Архивного отдела о согласовании инструкций по делопроизводству, примерных или индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах, экспертных комиссиях (ЭК) источников комплектования, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой нижней части последнего листа документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

1.6. В качестве Заявителей (получателей результата исполнения муниципальной функции) выступают государственные органы и органы местного самоуправления, организации (в т.ч. негосударственные), включенные в список источников комплектования Архивного отдела в установленном порядке.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района Республики Адыгея от 26 июня 2015 г. N 50 в подпункт 2.1.1 пункта 2.1 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.1. Место нахождения Архивного отдела и его почтовый адрес: 385637, Республика Адыгея, Гиагинский район, с. Сергиевское, ул. Первомайская, д. 10

Электронные адреса: - amossp@mail.ru

Справочные телефоны: 8(87779) 9-35-02; Факс: 8(87779) 9-35-02

График работы Архивного отдела:

Понедельник	09.00 - 16.00 (перерыв с 12.00 до 13.00);
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота	выходные дни
Воскресенье

2.1.2. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется Архивным отделом на основании личного обращения источника комплектования непосредственно в Архивный отдел, обращения с использованием средств телефонной связи, письменного обращения, по Интернету.

Для получения консультации о ходе исполнения муниципальные функции источник комплектования обращается в Архивный отдел лично, по телефону, в письменном виде.

2.1.2.1. Информирование источника комплектования или консультация при личном обращении в Архивный отдел осуществляется сотрудниками Архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы Архивного отдела (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

Ответственный сотрудник обязан принять представителя источника комплектования в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения муниципальной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников.

2.1.2.2. Информирование или консультация источников комплектования по телефону осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1., по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Архивного отдела (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и о наименовании организации. При ответах на телефонные звонки, ответственный сотрудник подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует источник комплектования по интересующим вопросам.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить источнику комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в Архивный отдел.

2.1.2.3. Письменное информирование или консультация при обращении источника комплектования в Архивный отдел осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования. Руководитель архивного отдела определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение источника комплектования предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Архивного отдела и направляется источнику комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

2.1.2.4. При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные Интернет - сайты, ответ размещается на указанных сайтах в разделе "вопросы - ответы".

При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес источника комплектования. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

2.1.3. Основными требованиями к информированию источника комплектования являются достоверность и полнота предоставляемой информации; четкость в изложении информации; наглядность форм предоставляемой информации; оперативность, удобство и доступность получения информации.

2.1.4. Если информация о порядке или ходе исполнения муниципальной функции, полученная в Архивном отделе, не удовлетворяет источник комплектования, то он в письменном виде может обратиться в Администрацию муниципального образования "Сергиевское сельское поселение".

В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе исполнения муниципальной функции источник комплектования вправе обратиться к должностному лицу - руководителю Архивного отдела. В случае невозможности должностного лица принять представителя источника комплектования незамедлительно предусматривается возможность приема по предварительной записи, которая производится в тот же день.

2.1.5. На информационном стенде в помещении Архивного отдела размещается следующая информация:

- график работы Архивного отдела;

- фамилии, имена, отчества сотрудников Архивного отдела;

- номера кабинетов, где осуществляются информирование, консультации источников комплектования и прием документов, необходимых для исполнения муниципальной функции, фамилии, имена, отчества, должности ответственных сотрудников;

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 14), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, размер шрифта может быть снижен.

2.2. Сроки исполнения муниципальной функции.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района Республики Адыгея от 8 октября 2014 г. N 70 подпункт 2.2.1 пункта 2.2 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.1. Максимальный срок исполнения муниципальной функции не должен превышать 15 дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источника комплектования при дополнительном запросе.

2.2.2. Время ожидания приема представителями источников комплектования при подаче документов и получении информации не должно превышать 30 минут. Продолжительность приема у ответственного сотрудника Архивного отдела не должна превышать 10 минут для каждого источника комплектования, если не требуется консультация о правилах подготовки документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента.

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района Республики Адыгея от 15 февраля 2013 г. N 19 в подпункт 2.3.1 пункта 2.3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3.1. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является:

- оформление представленных документов с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст;

- предоставление не полного количества экземпляров документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района Республики Адыгея от 15 февраля 2013 г. N 19 в подпункт 2.3.2 пункта 2.3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3.2. Основанием для отказа в исполнении муниципальной функции является несоответствие представленных документов требованиям следующих нормативных правовых актов:

- Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федерального закона от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федерального закона от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г., регистрационный номер N 9059;

- Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 27.09.2007 г., регистрационный номер N 10194 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 46, 12.11.2007 г.);

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65-ст;

- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Руководителем Федеральной архивной службы России В.П. Козловым 06.10.2000 г.;

- Отраслевых перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных в установленном порядке;

- Положений, уставов источников комплектования, утвержденных в установленном порядке;

- Типовых, примерных номенклатур дел, положений об архиве, экспертных комиссиях (ЭК), утвержденных в установленном порядке.

2.4. Требования к местам исполнения муниципальной функции

2.4.1. Вход в здание, где расположен Архивный отдел, центральный вход в здания (помещения) должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования организации и режима работы.

2.4.2. Организация приема документов осуществляется в Архивном отделе на рабочем месте ответственных сотрудников, указанных в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, в соответствии с графиком работы. Кабинеты ответственных сотрудников должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должности ответственного сотрудника, осуществляющего исполнение муниципальной функции.

Рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормами. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

2.4.3. Представителям источников комплектования, ожидающим приема, отводятся места, оборудованные стульями.

2.5. Информация о перечне необходимых для исполнения муниципальной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления.

Для исполнения муниципальной функции источники комплектования представляют в Архивный отдел с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:

- индивидуальную номенклатуру дел или проект примерной номенклатуры дел в 2-х экземплярах

- инструкцию по делопроизводству в 2-х экземплярах;

- положение об архиве в 2-х экземплярах;

- положение об ЭК в 2-х экземплярах;

- выписку из протокола ЭК источника комплектования по этому вопросу, оформленную в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.6. Требования к исполнению муниципальной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения муниципальной функции на бесплатной основе

Архивный отдел осуществляет исполнение муниципальной функции бесплатно.

III. Административные процедуры

Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов;

- принятие решения о приеме дел на хранение.

3.1. Прием и регистрация документов

3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.

3.1.2. Прием и регистрацию документов осуществляют ответственные сотрудники Архивного отдела (пункт 2.1.2.1. настоящего Регламента).

3.1.3. Ответственный сотрудник в течение 3 рабочих дней проверяет правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1. настоящего Регламента. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, в муниципальный архив.

3.1.3.1. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1. настоящего Регламента, ответственный сотрудник информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений.

3.1.3.2. Если источник комплектования в течение 30 календарных дней представит документы, надлежащим образом оформленные и в полном количестве экземпляров, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2. - 3.1.3. настоящего Регламента.

3.1.3.3. Если по истечении 30 календарных дней источник комплектования не представит в Архивный отдел надлежащим образом оформленные документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административных процедур по исполнению муниципальной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Архивного отдела ответственные за организацию работы по исполнению муниципальной функции.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной функции, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Архивного отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению источника комплектования.

4.5. Проведение проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции руководителем Архивного отдела может быть поручено должностному лицу, либо из сотрудников Архивного отдела может быть сформирована рабочая группа.

4.6. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц
и решений, принимаемых при исполнении муниципальной функции

5.1. Источники комплектования (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивного отдела осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно руководителю Архивного отдела или Главе муниципального образования "Сергиевское сельское поселение".

5.2. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование муниципального органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования (в случае обращения от имени юридического лица) либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя, гражданина - собственника или владельца архивных документов;

- почтовый адрес; - предмет жалобы; - подпись; - дата.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сергиевское сельское поселение" Гиагинского района Республики Адыгея от 8 октября 2014 г. N 70 пункт 5.3 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 календарных дней со дня ее регистрации.

5.4. Поступившие в Архивный отдел жалобы регистрируются сотрудником, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, ответственным за регистрацию документов, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение руководителю Архивного отдела соответственно.

5.5. Руководитель архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием уполномоченного представителя источника комплектования;

- определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

- запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов источника комплектования, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Обращения источников комплектования, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

5.7. Ответ на жалобу подписывается руководителем Архивного отдела.

5.8. В случае, если в письменном обращении источника комплектования содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с источником комплектования по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Архивный отдел. Источник комплектования, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

5.9. Ответ на жалобу не дается, если:

- в письменной жалобе не указаны сведения, приведенные в пункте 5.2. настоящего Регламента;

- в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, членов его семьи. Источнику комплектования, направившему такую жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

- текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается источнику комплектования.

5.10. Обращение источника комплектования считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.