Приказ Управления по делам архивов Республики Адыгея от 8 июня 2012 г. N 26-п "Об утверждении Административного регламента Управления по делам архивов Республики Адыгея по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Республики Адыгея"

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 12 июля 2011 г. N 138 "О разработке и утверждении исполнительными органами государственной власти Республики Адыгея административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" и в целях повышения качества исполнения функции Управления

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Управления по делам архивов Республики Адыгея по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Республики Адыгея"

2. Направить настоящий приказ в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Адыгея для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Управления по делам архивов Республики Адыгея

А.У. Снахова

Административный регламент
управления по делам архивов Республики Адыгея
по исполнению государственной функции
"Ведение централизованного государственного учета документов
архивного фонда Республики Адыгея"
(утв. Приказом Управления по делам архивов Республики Адыгея
от 8 июня 2012 г. N 26-п)

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Административный регламент по исполнению государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Республики Адыгея" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, определяет сроки и последовательность административных процедур, осуществляемых Управлением по делам архивов Республики Адыгея (далее - Управление).

При исполнении государственной функции "Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Республики Адыгея" (далее - государственная функция) Управление взаимодействует с Государственным казенным учреждением Республики Адыгея "Национальный архив Республики Адыгея" (далее - ГКУ РА "Нацархив"), отделами по делам архивов муниципальных образований Республики Адыгея (далее - муниципальные архивы), с государственным бюджетным учреждением культуры "Национальный музей Республики Адыгея" (далее - Национальный музей).

1.2. Наименование исполнительного органа,
исполняющего государственную функцию

1.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением в установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации порядке во взаимодействии с ГКУ РА "Нацархив" и муниципальными архивами, Национальным музеем, в форме сбора, проверки, свода и передачи в Федеральное архивное агентство (далее - Росархив) сводных показателей государственного учёта документов Архивного фонда Республики Адыгея (далее - документы государственного учёта), а также копий массивов данных, накопленных в учётных базах данных "Архивный фонд" ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов и сводной базе данных "Фондовый каталог" Управления.

1.2.2. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется ведущим консультантом Управления, ответственным за проведение общего свода показателей документов государственного учёта, специалистами-экспертами Управления - в части сбора, проверки показателей документов государственного учета и ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Республики Адыгея, хранящихся в государственном архиве и муниципальных архивах.

1.3. Нормативные правовые акты, регламентирующие
исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2006, N 50, ст. 5280, 2007, N 49, ст. 6079);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Приказом Государственной архивной службы России от 11.03.97 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный N 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 29, 18.07.2005);

Приказом Федеральной архивной службы России от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";

Постановление Кабинета Министров Республики Адыгея от 8 ноября 2010 года N 207 "О некоторых мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети интернет" (с последующими изменениями);

Постановление Кабинета Министров Республики Адыгея от 12.07.2011 г. N 138 "О разработке и утверждении исполнительными органами государственной власти Республики Адыгея административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

Законом Республики Адыгея от 10.08.2006 г. N 19 "Об архивном деле в Республике Адыгея" (Собрание законодательства Республики Адыгея, 2006, N 8, ст. 429);

Положением об Управлении по делам архивов Республики Адыгея, утвержденный постановлением Кабинета Министров Республики Адыгея от 07.05.2007 г. N 74 (Собрание законодательства Республики Адыгея, 2007, N 5, ст. 434);

1.4. Результат исполнения государственной функции

1.4.1. Результатом исполнения государственной функции является представление в Росархив в установленном порядке сводных показателей государственного учета в форме:

1.4.1.1. Паспорта ГКУ РА "Нацархив"; сводного паспорта муниципальных архивов; паспорта Национального музея, (приложение 1 к Административному регламенту).

1.4.1.2. Сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования ГКУ РА "Нацархив" и муниципальных архивов (приложение 2 к Административному регламенту);

1.4.2. Передача в установленном порядке в "Центральный фондовый каталог" Росархива копий массивов данных, накопленных в учётных базах данных "Архивный фонд" ГКУ РА "Нацархив" и муниципальных архивов и учётной базы данных "Фондовый каталог" Управления (далее - учётные базы данных).

1.4.3. Состав и формы документов государственного учета, а также состав реквизитов учетных баз данных устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, правовыми актами Росархива.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении
государственной функции

2.1.1. Местонахождение Управления и его почтовый адрес:

385000, г. Майкоп, ул. Крестьянская 236;

Электронный адрес: adigra@mail.ru

Официальный сайт Управления: www.arhiv.adygresp.ru

Справочные телефоны: (8772) 57-09-29, 52-13-10;

Факс: 52-13-10

График работы Управления:

понедельник - четверг: 9.00 - 18.00

пятница: 9.00 - 17.00

перерыв: 13.00-14.00

суббота, воскресенье - выходные дни.

Телефон ответственного за проведение общего свода показателей документов государственного учёта: (8772) 52-13-10.

2.1.2. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте Управления: www.arhiv.adygresp.ru;

Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам Управления, по письменным обращениям, по адресу электронной почты, при личном обращении в Управление.

2.1.3. Консультирование осуществляется по следующим вопросам:

- о составе и формах документов государственного учета документов Архивного фонда Республики Адыгея;

- организации работы по ведению документов государственного учета;

- по методике заполнения документов государственного учета;

- о периодичности и сроках представления в Управление документов государственного учета.

2.1.4. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки специалисты Управления в вежливой форме информируют обратившихся по установленному порядку ведения государственного учета со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты.

2.1.5. В случае, если для подготовки ответа требуется дополнительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления ).

При информировании посредством личного обращения специалист Управления обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

При информировании по письменным обращениям специалист Управления обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать двух календарных месяцев года.

2.2.2. Ежегодная периодичность и срок представления в Росархив документов государственного учета, копий учетных баз данных устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, правовыми актами Росархива, а также ежегодным инструктивным письмом Росархива.

2.2.3. Срок представления в Управление ГКУ РА "Нацархив" и муниципальными архивами, Национальным музеем документов государственного учёта, копий учётных баз данных устанавливается ежегодным инструктивным письмом Управления в адреса ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов и Национального музея.

2.3. Перечень документов и требования к ним

2.3.1. ГКУ РА "Нацархив", муниципальные архивы, Национальный музей, представляют ежегодно в установленном порядке в Управление в бумажном формате документы государственного учёта:

- паспорт архива на 1 января ....года;

- карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 3 к Административному регламенту);

- сведения об изменении в составе и объеме фондов на 1 января ....года; (приложение 4 к Административному регламенту);

ежегодно к 1 декабря:

- сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов.

2.3.2. Представленные документы должны:

- соответствовать формам, указанным в приложениях к Административному регламенту;

- иметь полноту, достоверность и сбалансированность показателей.

2.3.3. ГКУ РА "Нацархив", муниципальные архивы представляют в установленном порядке в Управление в электронном формате копии учётных баз данных.

2.3.4. Учётные базы данных должны иметь заполненные поля БД "Архивный фонд", обязательные к заполнению в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации

1. в режиме Архивист;

поля экранов 1 - 3 раздела "Фонд"

поля раздела "Переименования"

поля раздела "Фондовые включения"

поля раздела "Незадокументированные периоды"

поля раздела "Движение документов"

2. в режиме Администратор:

поля раздела "Паспорт архива".

3. Административные процедуры

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя
следующие административные процедуры, отражённые в блок-схеме
(приложение 5 к Административному регламенту)

3.1.1. Сбор, проверку, свод и передачу в Росархив сводных показателей документов государственного учета.

3.1.2. Сбор, проверку копий учётных баз данных ГКУ РА "Нацархив" и муниципальных архивов, включение их в учётную базу данных "Фондовый каталог" Управления и передачу в "Центральный фондовый каталог" Росархива.

3.2. Сбор, проверка, свод и передача в Росархив
документов государственного учёта

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является наступление отчетного периода в соответствии с планом работы Управления и приём ведущим консультантом Управления от должностных лиц ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов, Национального музея документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.2. Специалисты Управления проводят анализ полноты и сбалансированности показателей, проверяют представленные документы государственного учёта на соответствие требованиям пп. 2.3.1, 2.3.2 настоящего Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 рабочих дней со дня получения документов.

3.2.3. В случае выявления в ходе проверки несоответствия представленных документов требованиям п.п. 2.3.1, 2.3.2 Административного регламента ведущий консультант Управления информирует должностных лиц ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов, Национального музея (по телефону, факсу, электронной связи) об обнаруженных несоответствиях с требованием принять меры для устранения недостатков в течение 3 рабочих дней.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.4. После устранения выявленных недостатков должностные лица ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов, Национального музея представляют в Управление выверенные документы государственного учета по факсу, электронной почте с последующим представлением оригинала исправленного документа государственного учета.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.5. Специалисты-эксперты осуществляют свод выверенных показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 рабочих дней.

3.2.6. Специалисты-эксперты передают сводные показатели документов государственного учёта ведущему консультанту - ответственному за проведение общего свода показателей документов государственного учёта.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 день.

3.2.7. Ведущий консультант Управления проверяет полноту и сбалансированность переданных специалистами-экспертами сводных показателей документов государственного учета.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 рабочих дня.

3.2.8. Ведущий консультант на основании общего свода показателей документов государственного учёта составляет сводные документы государственного учёта, указанные в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента и представляет начальнику Управления для проверки.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 рабочих дня.

3.2.9. Начальник Управления после проверки полноты, сбалансированности сводных показателей документов государственного учета подписывает сводные документы государственного учёта, указанные в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.10. Ведущий консультант Управления организует пересылку в Росархив к установленному Росархивом сроку подписанных начальником Управления сводных документов государственного учёта, указанных в пп. 1.4.1.1, 1.4.1.2 Административного регламента, в одном экземпляре посредством почтовой связи по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132, а также посредством электронной связи по адресу электронной почты: rosarhiv@archives.ru.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3. Сбор, проверка копий учётных баз данных государственного
и муниципальных архивов, включение их в учётную базу данных
"Фондовый каталог" Управления и передача в "Центральный фондовый
каталог" Росархива

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является приём ведущим специалистом-экспертом Управления от должностных лиц ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов на электронных носителях или посредством электронной связи копий учётных баз данных.

3.3.2. Специалист-эксперт проверяет представленные копии учётных баз данных на соответствие требованиям пп. 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 10 рабочих дней со дня получения данных.

3.3.3. В случае выявления в ходе проверки несоответствия представленных копий учётных баз данных требованиям пп. 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента, ведущий специалист-эксперт информирует должностных лиц ГКУ РА "Нацархив", муниципальных архивов (по телефону, факсу, электронной связи) об обнаруженных несоответствиях с требованием принять меры для устранения недостатков в течение 3 рабочих дней.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.4. После устранения выявленных недостатков должностные лица ГКУ РА "Нацархив" и муниципальных архивов представляют в Управление выверенные копии учётных баз данных на электронных носителях или посредством электронной связи.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.5. Ведущий специалист-эксперт представляет начальнику Управления проект сопроводительного письма в Росархив с информацией об учетных базах данных, указанных в пп. 1.4.2 Административного регламента, для проверки и подписания.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.6. Ведущий специалист-эксперт организует передачу к установленному Росархивом сроку копии массивов данных, указанных в пп. 1.4.2 Административного регламента, и сопроводительное письмо к ним в "Центральный фондовый каталог" Росархива по адресу электронной почты: aat@archives.ru.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

4. Порядок и формы контроля при исполнении
государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, установленных административными процедурами, полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется начальником Управления.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется путем организации проверок ведения ГКУ РА "Нацархив" и муниципальными архивами, соблюдения должностными лицами положений Административного регламента, Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, правовых актов Росархива.

4.3. Специалисты Управления несут ответственность за:

- соблюдение сроков выполнения административных процедур, установленных Административным регламентом;

- соответствие сводных форм документов государственного учёта, учётных баз данных Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Временному порядку автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;

- полноту, сбалансированность сводных показателей государственного учёта;

- соблюдение сроков, порядка передачи сводных показателей государственного учета в Росархив и "Центральный фондовый каталог" Росархива.

4.4. Периодичность осуществления контроля устанавливается начальником Управления.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Управления) и внеплановыми.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений Административного регламента, Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, правовых актов Росархива, к виновному должностному лицу осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции

5.1. Должностное лицо ГКУ РА "Нацархив", муниципального архива, Национального музея, имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц Управления, осуществляемых в ходе исполнения государственной функции.

5.2. Должностное лицо ГКУ РА "Нацархив", муниципального архива, Национального музея, имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц Управления, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Административного регламента устно или письменно в Управление.

5.3. В письменной жалобе указываются:

- наименование ГКУ РА "Нацархив", муниципального архива, Национального музея;

- занимаемая должность;

- суть жалобы;

- должность, фамилию, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

- личная подпись и дата;

- сведения о способе информирования должностного лица, о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения;

5.4. Жалоба, поступившая в Управление подлежит рассмотрению начальником Управления в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов должностное лицо прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы начальником Управления принимается решение об удовлетворении требований должностного лица ГКУ РА "Нацархив", муниципального архива, Национального музея, либо об отказе в удовлетворении жалобы в случае отсутствия в жалобе обязательных требований, указанных в п. 5.3 Административного регламента.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления.

5.7. Должностные лица ГКУ РА "Нацархив", муниципального архива, Национального музея могут сообщить о нарушении своих прав, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц Управления, нарушении положений Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.

Приложение 1

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

Паспорт

(название архива)

архива на 1 января

г.

(название архива)

1. Состав и объем архивных документов

Показатели

Код строки

Количество фондов

Количество ед. хр.

Количество

Всего

в том числе

ед. хр. принятых на временное хранение

внесенных в описи

секретных *

учтенных особо ценных

А

Б

1

2

3

4

5

6

Документы на бумажной основе Всего:

101

в том числе: Управленческая документация

102

Документы личного происхождения

103

Ч

НТД

104

Документы по личному составу

105

Ч

Кинодокументы

106

Фотодокументы

107

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на правах подлинников

111

Ч

Итого:

112

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Код

Количество ед. учета

Показатели

строки

Всего

в том числе внесенных в описи

А

Б

2

3

Кинодокументы

106

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на правах подлинников (кадров)

111

Документы личного происхождения не внесенные в описи (документов)

103

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели

Код строки

Количество ед. хр.

Объем страхового фонда

скопированных для страхового фонда

имеющих фонд пользования

Кол-во кадров негатива

Кол-во ед. хр. страхового фонда

А

Б

1

2

3

4

Документы на бумажной основе. Всего:

201

в том числе: Управленческая документация

202

Документы личного происхождения

203

НТД

204

Документы по личному составу

205

Ч

Ч

Ч

Кинодокументы

206

Ч

Фотодокументы

207

Ч

Фонодокументы

208

Ч

Видеофонограммы

209

Ч

МЧД

210

Ч

Микроформы на правах подлинников

211

Итого:

212

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам 3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели

Код строки

Кол-во описей (книг учета и описания)

Закаталогизированно

Создано баз данных о составе и содержании документов

Кол-во фондов

Кол-во ед. хр.* ед. уч.

Кол-во составленных карточек

Всего

из них в полном комплекте

Всего

из них включенных в каталоги

Кол-в о БД

Информ. объем (в МБайт)

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Документов на бумажной основе. Всего:

301

в том числе: Управленческая документация

302

Документы личного происхождения

303

НТД

304

Документы по личному составу

305

Кинодокументы

306

Фотодокументы

307

Фонодокументы

308

Видеофонограммы

309

МЧД

310

Микроформы на правах подлинников

311

Итого:

312

* Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

3.2. Справочно-информационные издания:

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Изданные справочники. Всего:

314

в том числе: Путеводители, краткие справочники по фондам

315

Других типов

316

По административно-территориальному делению

317

По истории учреждений

318

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Книги и брошюры

401

Газеты

402

Журналы

403

Др. виды печатной продукции

404

5. Условия хранения документов

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Зданий (помещения) архива. Всего:

501

в том числе: специальные

502

приспособленные

503

Протяженность стеллажных полок (в пог. м). Всего:

504

в том числе металлических

505

деревянных

506

смешанных

507

Степень загруженности (в %)

508

Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная

509

пожарная

510

Закартонировано ед. хр.

511

Наименование должности руководителя

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

(фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 2

Кому представляется

(наименование и адрес получателя)

Сведения

Кем представляется

о состоянии хранения документов в организациях

источниках комплектования архива

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

на 1 декабря 20

года

1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели

Код строки

Всего

Из них имеют

Согласованные с архивными учреждениями

Помещения для хранения документов

Штатных работников

Полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение (утвердили описи на ЭПК архивного учреждения)

Номенклатуры дел

Инструкции по делопроизводству

А

Б

1

2

3

4

5

6

Общее количество организаций

101

В т.ч. количество негосударственных организаций

102

Количество организаций профиля комплектования госархивов (всего)

103

В т.ч. количество негосударственных организаций профиля комплектования госархивов

104

Количество организаций профиля комплектования районных, городских архивов (всего)

105

В т.ч. количество негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов

106

Количество объединенных ведомственных архивов

107

Количество архивов по личному составу при администрациях

108

Примечание: 1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206. 2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему Федеральной архивной службы. 3. В сведения строк 207 - 208 включаются данные о документах только организаций-списков комплектования государственных, районных и городских архивов.

2. Сведения об управленческой документации

Показатели

Код строки

Документы постоянного срока хранения

Документы по личному составу

Образуется в год дел постоянного срока хранения

Всего ед. хр.

Крайние даты

Из них внесенные в описи, утв. ЭПК арх. учр.

Крайние даты

Хранится сверх установ срока

Всего ед. хр.

Из них внесен. в описи, согл. с ЭПК

начальн .

конечн.

начальн.

конечн.

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Во всех организациях

201

В т.ч. в негосударственных организациях

202

В организациях профиля комплектования госархива (всего)

203

В т.ч. в негосударственных организациях профиля комплектования госархива

204

В организациях профиля комплектования районных, городских архивов (всего)

205

В т.ч. в негосударственных организациях профиля комплектования районных, городских архивов

206

В объединенных ведомственных архивах

207

В архивах документов по личному составу при администрациях

208

3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно-технической документацией

Показатели

Код строки

Количество организаций

Количество единиц хранения (томов, папок) *

Всего

Имеющих помещения для хранения документов

Имеющих штатных работников архива

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, утвержденные ЭПК арх. учр.

Крайние даты

Хранится сверх установленного срока

начальная

конечная

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации

301

В т.ч. негосударственные организации

302

* Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 равняется 1 папке

4. Сведения о кинофотофонодокументах

Виды организаций

Код строки

Количество организаций, состоящих на учете в архивных учреждениях

Количество единиц хранения

Всего

Из них имеют

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, утвержденные ЭПК арх. учрежден.

Хранится сверх установленного срока

помещения для хранения документов

штатных работников

начальн.

конечн.

Всего

Крайние даты

начальн.

конеч.

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации, хранящие кинодокументы (всего)

401

В т.ч. негосударственные организации, хранящие кинодокументы

402

Организации, хранящие фотодокументы (всего)

403

В т.ч. негосударственные организации, хранящие фотодокументы

404

Организации, хранящие фонодокументы

405

В т.ч. негосударственные организации, хранящие фонодокументы

406

Организации, хранящие видеозаписи (всего)

407

В т.ч. негосударственные организации, хранящие видеозаписи

408

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов

Код строки

Количество организаций

всего

Из них имеют

Помещения для хранения документов

Штатных работников

А

1

2

3

501

показатели

Код строки

Количество единиц хранения

всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, книги учета и описания

Крайние даты

начальная

конечная

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

Научно-техническая документация

502

Кинодокументы

503

Фотодокументы

504

Фонодокументы

505

Видеозаписи

506

Документы на машинных носителях

507

"

"

20

г.

Фамилия и телефон исполнителя

Приложение 3

Карточка фонда

Дата первого поступления фонда

Дата получения карточки фонда в фондовый каталог

Архивный орган

Место хранения фонда

N фонда

форма собственности

срок хранения (только для негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации)

Крайние даты каждого названия фонда

Название фонда

объем фонда на 1 января

годы

количество ед. хр./документов

в т.ч. неописанных ед. хр./документов/листов

имеющих страховые копии ед. хр.

Форма карточки фонда (лицевая сторона) Формат А5 (148 х 210)

Название описи, аннотация документов

Начальные годы

Конечные годы

Название описи, аннотация документов

Начальные годы

Конечные годы

1

2

3

4

5

6

Прежний номер фонда

Примечание:

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Форма карточки фонда (оборотная сторона)

Приложение 4

Кому представляется

Кем представляется

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

на 01.01.20

года

N п

N фондов

категория

Название фонда

Поступило

Выбыло

Общее количество ед.хр. в фонде на 01.01. г.

Имеющих страховые копии ед. хр.

Примечание

Название описи, аннотация документов

Годы

Название описи, аннотация документов

Годы

Внесенных в описи ед. х р.

Не описанных ед. хр./ документов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Итого: За

поступило

фондов,

ед.хр. /документов

выбыло

фондов,

ед.хр./документов

созданы страховые копии на

ед.хр.

Итого: на 01.01

г. в архиве по списку фондов числятся с N

по N

номеров фондов, в том числе: номеров, числящихся в наличии

фонд

ед.хр./документов; номеров фондов, переданных и объединенных (документы которых использовались и

номер занимать нельзя)

утраченных

фондов, свободных номеров

.

Руководитель

Приложение 5

Блок-схема
последовательности административных процедур
и административных действий по исполнению государственной функции
"Ведение централизованного государственного учета документов
Архивного фонда Республики Адыгея"

   /---------------------------\      /------------------------------------------\

   |Приём от ГКУ РА "Нацархив" |      |Приём копий учётных баз данных ГКУ РА "   |

   |и муниципальных архивов,   |      |Нацархив"  и муниципальных архивов        |

   |Национального музея,       |      |документов Архивного фонда                |

   |документов государственного|      |   Республики Адыгея                      |

   |учета документов Архивного |      |                                          |

   |фонда Республики Адыгея    |      |                                          |

   \---------------------------/      \------------------------------------------/

                 |                                           |

   /--------------------------------\   /-----------------------------------------\

   |Проверка показателей документов |   |Проверка копий учётных баз данных ГКУ РА |

   |государственного учета          |   |  "Нацархив" и муниципальных архивов     |

   \--------------------------------/   \-----------------------------------------/

                  |                                           |

   /----------------------------\       /-------------------------------------------\

   |Общий свод показателей      |       |Включение копий учётных баз данных ГКУ РА  |

   |документов государственного |       |"Нацархив и муниципальных архивов          |

   |         учета              |       | в учётную базу данных "Фондовый каталог"  |

   \----------------------------/       |              Управления                   |

                  |                     \-------------------------------------------/

                                                              |

   /---------------------------\        /---------------------------------------------\

   |Передача в Росархив сводных|        |Передача копий учётных баз данных ГКУ РА     |

   |показателей документов     |        |"Нацархив  и муниципальных архивов и учётной |

   |государственного учета     |        | базы данных "Фондовый каталог" Управления   |

   \---------------------------/        | в "Центральный фондовый каталог" Росархива  |

                                        \---------------------------------------------/