Постановление Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края
от 27 августа 2012 г. N 1014
"Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг по вопросам архивного дела"
13 января, 8 декабря 2014 г.
Руководствуясь Федеральными законами от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлениями администрации Горнозаводского муниципального района от 15 декабря 2011 г. N 931 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, Порядка проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления муниципальных услуг, состава экспертной группы", от 10 апреля 2013 г. N 419 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых администрацией Горнозаводского муниципального района, отраслевыми (функциональными) органами администрации Горнозаводского муниципального района, муниципальными учреждениями Горнозаводского муниципального района", статьей 36 Устава Горнозаводского муниципального района Пермского края постановляю:
1. Утвердить прилагаемые:
1.1 Утратил силу;
См. текст пункта 1.1
1.2. Утратил силу;
См. текст пункта 1.2
1.3. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Приём документов от организаций на хранение в архивный фонд".
2. Обнародовать настоящее постановление в помещении муниципального учреждения культуры "Горнозаводская центральная межпоселенческая библиотека", в зданиях администраций поселений, администрации Горнозаводского муниципального района и разместить на официальном сайте администрации Горнозаводского муниципального района.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Горнозаводского муниципального района Шилову М. Г.
Глава муниципального района - |
А.Н. Афанасьев |
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление копий архивных документов, копий правовых актов на различных носителях по запросам юридических и физических лиц"
(утв. постановлением администрации муниципального района от 27 августа 2012 г. N 1014)
13 января 2014 г.
Пункт 1.1 постановления, утвердивший настоящий Административный регламент, признан утратившим силу.
См. текст Регламента
См. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных копий, архивных выписок по запросам юридических и физических лиц", утвержденный постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 8 декабря 2014 г. N 1423
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок"
(утв. постановлением администрации муниципального района от 27 августа 2012 г. N 1014)
13 января 2014 г.
Пункт 1.2 постановления, утвердивший настоящий Административный регламент, признан утратившим силу.
См. текст Регламента
См. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивных справок", утвержденный постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 8 декабря 2014 г. N 1425
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в заголовок внесены изменения
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Приём документов от организаций на хранение в архивный фонд"
(утв. постановлением администрации муниципального района от 27 августа 2012 г. N 1014)
13 января 2014 г.
I. Общие положения
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в пункт 1.1 внесены изменения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Приём документов на хранение в архивный фонд" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги и определяет порядок предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий сотрудников архивного отдела аппарата администрации Горнозаводского муниципального района (далее - архивный отдел) при приёме документов в архивный фонд.
1.2. В Административном регламенте используются следующие понятия:
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством РФ;
заявитель - юридическое или физическое лицо, обратившееся в архивный отдел о предоставлении муниципальной услуги, выраженной в устной, письменной или электронной форме.
1.3. В качестве заявителей (получателей муниципальной услуги) могут выступать:
- юридические лица, независимо от организационно-правовой формы собственности, включённые в список организаций - источников комплектования архивного отдела, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;
- ликвидирующиеся организации, не имеющие правопреемника, располагающиеся на территории Горнозаводского муниципального района, в процессе деятельности которых образованы документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу;
- физические лица (владельцы архивных документов), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, включённые в списки источников комплектования архивного отдела или на основании соответствующего договора о приёме-передаче архивных документов.
1.4. Предоставление муниципальной услуги "Приём документов от организаций на хранение в архивный фонд" осуществляет архивный отдел аппарата администрации Горнозаводского муниципального района.
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 пункт 1.5 изложен в новой редакции
1.5. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
ул. Октябрьская, 14, г. Горнозаводск, Пермский край, 618820.
График работы архивного отдела:
с 01 мая по 31 октября:
понедельник - четверг с 8.30 до 17.30 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48;
пятница с 8.30 до 16.30 ч. с перерывом на обед с 13.00 до 13.48;
с 01 ноября по 30 апреля:
понедельник - пятница с 8.30 до 17.30 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.
выходные дни - суббота, воскресенье.
Телефон (факс) - (834269) 4-22-21.
1.6. Электронный адрес архивного отдела: gornarhiv@rambler.ru
Сайт Администрации Горнозаводского муниципального района: www.gornozavodskii.ru.
1.7. Информация о местонахождении архивного отдела, графике работы, телефонах, порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется специалистами архивного отдела с использованием средств телефонной связи, электронного информирования посредством размещения в информационно-коммуникационных сетях общего пользования (в том числе на сайте администрации Горнозаводского муниципального района, в средствах массовой информации), при личном обращении юридических или физических лиц.
1.7.1. Информация об оказании муниципальной услуги размещается на стенде в архивном отделе и на официальном сайте администрации Горнозаводского муниципального района www.gornozavodskii.ru.
1.7.2. В любое время с момента приёма документов заявитель вправе получать сведения о предоставлении муниципальной услуги при помощи телефона, сети Интернет, электронной почты, при личном обращении в архивный отдел. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе исполнения находится поданное заявление и пакет документов.
Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги проводятся сотрудниками архивного отдела по следующим вопросам:
- по перечню документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;
- по правильности оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- времени приёма, порядке и выдачи документов;
- сроках предоставления муниципальной услуги;
- порядка обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
- по иным интересующим вопросам в рамках оказания муниципальной услуги.
Информация предоставляется при личном обращении, по телефону или по электронной почте.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При невозможности сотрудника архивного отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, обратившемуся заявителю предлагается обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначается удобное для заявителя время для консультации непосредственно в архивном отделе.
1.7.3. Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела:
- при личном контакте с заявителями, посредством телефонной связи - немедленно;
- посредством электронной почты - в течение 10 рабочих дней с момента регистрации запроса.
Заявители, представившие заявление и документы для регистрации, в обязательном порядке информируются сотрудниками архивного отдела:
- о сроке и месте предоставления муниципальной услуги;
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- о сроке завершения оформления документов.
Консультации предоставляются в течение всего срока предоставления муниципальной услуги.
Консультации по порядку предоставления муниципальной услуги осуществляются бесплатно.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Данным стандартом описывается муниципальная услуга "Приём документов от организаций на хранение в архивный фонд".
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в пункт 2.2 внесены изменения
2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом аппарата администрации Горнозаводского муниципального района.
Муниципальная услуга "Прием документов от организаций на хранение в архивный фонд" по выбору обратившегося лица, предоставляется в следующих формах:
- в традиционной форме (при личном участии заявителя);
- в электронной форме (в случае, если данная услуга переведена в электронный вид и информация об услугах размещена на Портале государственных и муниципальных услуг);
- в форме "одного окна" (в том числе через многофункциональный центр, далее - МФЦ), в случае, если данный МФЦ создан на территории Горнозаводского муниципального района.
2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- приём архивных документов на муниципальное хранение в архивный отдел и составление акта приёма-передачи дел на хранение;
- уведомление заявителя об отказе приёма дел на муниципальное хранение в архивный отдел.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги:
Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается архивным отделом по согласованию с получателем муниципальной услуги.
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 пункт 2.5 изложен в новой редакции
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации;
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Закон Пермского края от 06 марта 2007 г. N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае";
Постановление администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 ноября 2012 г. N 1350 "Об утверждении Положения об архивном отделе аппарата администрации Горнозаводского муниципального района".
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Юридическим лицам, являющимся источниками комплектования архивного отдела необходимо предоставить в архивный отдел следующие документы:
- опись дел постоянного хранения и по личному составу, в том числе на электронном носителе;
- историческую справку (при первом приёме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приёмах);
- объяснительную записку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел в случае, если отдельные виды документов не создавались либо были утрачены.
2.6.2. Ликвидирующиеся юридические лица, в случае прекращения своей деятельности и при отсутствии у них организации - правопреемника, в архивный отдел предоставляют следующие документы:
- документ, подтверждающий факт ликвидации (банкротства, конкурсного управления) юридического лица: копию решения учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами, о ликвидации организации; копию решения арбитражного суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); копию определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- сдаточные описи архивных документов временного срока хранения, сроки хранения которых не истекли;
- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались либо были утрачены.
2.6.3. Физические лица для передачи документов личного происхождения предоставляют:
- письменное заявление о приёме документов на муниципальное хранение;
- сдаточную опись, утверждённую ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края;
- биографическую справку о физическом лице и его архивном фонде (при первом приеме документов на хранение). В случае создания семейного фонда - биографические справки на членов семьи, документы которых передаются в архивный отдел, дополнение к биографической справке (при последующих приемах документов на хранение).
2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление о приёме документов на муниципальное хранение в архивный отдел, либо график приёма-передачи архивных документов (для организаций - источников комплектования архивного отдела).
Сотрудники архивного отдела не вправе требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме заявления и документов отсутствуют.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:
- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования архивного отдела);
- отсутствие у заявителя на получение муниципальной услуги документально подтверждённого факта ликвидации юридического лица;
- наличие правопреемника или вышестоящего органа, в случае ликвидации организации;
- в случае не предоставления полного комплекта документов, указанных в п. 2.6.
- отказа заявителя упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19.
Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги направляется заявителю в письменной форме по почте или в электронном виде, либо устно во время личного приёма в срок не более 5 рабочих дней.
2.10. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой к передаче архивных документов на муниципальное хранение, в том числе обработка, упорядочение, картонирование и транспортировка, выполняются за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные документы.
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в пункт 2.11 внесены изменения
2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при личной подаче заявления в архивном отделе составляет не более 15 минут.
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в пункт 2.12 внесены изменения
2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут.
2.13. Поступившее в архивный отдел заявление и приложенные к нему документы регистрируются специалистом архивного отдела в день обращения заявителя и принимаются архивным отделом в работу для оказания муниципальной услуги.
2.14. Требования к месту приёма заявителей.
Приём заявителей осуществляется в специально выделенном для этой цели помещении - кабинете специалиста архивного отдела, оборудованном стульями и столами для возможности оформления документов. Данное помещение для работы с гражданами должно обеспечивать:
- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;
- телефонную связь;
- возможность копирования документов;
- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной услуги;
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
Присутственные места размещаются в помещении архивного отдела и включают в себя места для ожидания и информирования заявителей, оборудованы соответствующими указателями и информационными стендами. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудуются стульями в количестве, исходя из фактической нагрузки и возможности для их размещения.
Места для заполнения документов оборудуются столами и обеспечиваются канцелярскими принадлежностями. Консультирование, приём всего комплекта документов и выдача документов/информации осуществляется в одном кабинете (окне) - кабинете специалиста архивного отдела. Кабинет приёма заявителей оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием названия кабинета, графика работы.
Каждое рабочее место сотрудников архивного отдела оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
2.15. Показателем доступности и качества муниципальной услуги является:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;
- своевременное полное информирование о муниципальной услуге посредством форм информирования, предусмотренных п. 1.7.3. настоящего административного регламента;
- обоснованность отказов предоставления муниципальной услуги;
- получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах по выбору заявителя;
- соответствие должностных регламентов сотрудников архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков;
- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения, действия или (бездействие), принятые или осуществленные при оказании муниципальной услуги;
- ресурсное обеспечение исполнения административных процедур.
Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления муниципальной услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в пункт 2.16 внесены изменения
2.16. Информация о муниципальной услуге:
- внесена в реестр государственных и муниципальных услуг;
- размещена на официальном сайте администрации Горнозаводского муниципального района www.gornozavodskii.ru.
- размещена на Едином портале государственных и муниципальных услуг Пермского края www.gosuslugi.ru.
Для получения муниципальной услуги заявитель может направить заявление и отсканированный пакет документов по электронной почте на адрес архивного отдела.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- составление и утверждение плана-графика приёма архивных документов от организаций - источников комплектования архивного отдела;
- приём, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов от ликвидируемых организаций, физических лиц на предоставление муниципальной услуги;
- анализ заявления и документов, предоставленных получателем муниципальной услуги и принятие решения о приёме документов на муниципальное хранение либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- проверка качества составления и оформления описей дел;
- направление описей дел на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) агентства по делам архивов Пермского края;
- приём архивных документов на хранение в архивный отдел.
3.2. Составление и утверждение плана-графика приёма архивных документов от организаций - источников комплектования архивного отдела.
3.2.1. Основанием для начала административного действия по предоставлению муниципальной услуги является утверждённый план-график приёма архивных документов на очередной год.
3.2.2. План-график приёма документов архивного фонда Российской Федерации составляется в архивном отделе один раз в год на основе анализа сроков ведомственного хранения архивных документов, а также условий их хранения.
Организации - источники комплектования, включаемые в план-график на очередной год, до утверждения плана-графика, информируются об истечении сроков ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и организации процедуры приема-передачи дел на хранение в архивный отдел. Сроки приема документов могут быть скорректированы по согласованию с организацией - источником комплектования архивного отдела.
3.2.3. План-график приема архивных документов от юридических лиц - источников комплектования архивного отдела на очередной календарный год составляется до 15 декабря предшествующего года и утверждается распоряжением администрации Горнозаводского муниципального района.
3.2.4. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является утверждённый план-график приёма архивных документов.
3.3. Приём, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов от ликвидируемых организаций, физических лиц на предоставление муниципальной услуги.
3.3.1. Основанием для начала административного действия является заявление о приёме документов в архивный отдел с указанием необходимых сведений, указанных в п. 2.6 настоящего административного регламента.
3.3.2. Регистрацию заявления и прилагаемых к нему документов производит специалист архивного отдела в течение 1 дня с момента их поступления в архивный отдел.
Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация заявления и прилагаемых к нему документов в журнале регистрации поступающей корреспонденции.
3.3.3. Заявление также может быть направлено в электронном виде по адресу: gornarhiv@rambler.ru. При поступлении электронного заявления с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, в указанный адрес направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению. Данное заявление распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.4. Анализ заявления и документов, предоставленных получателем муниципальной услуги и принятие решения о приёме документов на муниципальное хранение либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления и прилагаемых к нему документов в архивный отдел.
Заведующий архивным отделом осуществляет анализ поступившего заявления и прилагаемых к нему документов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе информационного материала.
3.4.2. Результатом выполнения административной процедуры является:
- определение правомочности получения заявителем муниципальной услуги;
- определение комплектности и качества представленных документов;
- определение объёма архивных документов, подлежащих приёму в архивный отдел;
- проведение проверки архивных документов с полистным просмотром;
- проведение проверки физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов;
- выявление непрофильных документов;
- определение конкретных сроков приёма архивных документов на хранение.
3.4.3. В случае обнаружения неполноты комплекта документов, их неправильного оформления, получатель муниципальной услуги информируется об этом, и документы возвращаются на доработку.
Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, с необходимым комплектом сопроводительной документации.
Внеплановый прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.
3.4.4. По итогам анализа документов, заведующий архивным отделом:
- определяет порядок организации (фондирования) документов, присвоения номеров описям дел;
- при обнаружении не полного комплекта архивных документов, включённых в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, информирует об этом получателя муниципальной услуги;
- в случае если юридическое или физическое лицо не является источником комплектования архивного отдела, готовит проект договора о приёме-передаче дел на муниципальное хранение;
- уведомляет получателя муниципальной услуги о принятом решении.
3.4.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры по анализу документов является подписанный сторонами договор о приёме-передаче дел на муниципальное хранение в архивный отдел.
3.4.6. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 рабочих дней со дня регистрации заявления.
3.5. Проверка качества составления и оформления описей дел.
3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является договор о приёме-передаче дел на муниципальное хранение в архивный отдел.
3.5.2. Должностным лицом, ответственным за проверку качества составления и оформление описей дел является заведующий архивным отделом.
3.5.3. Максимальное время выполнения данной административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
3.5.4. Результатом выполнения административной процедуры является определение качества составления описей дел и предисловия (дополнения к предисловию).
3.5.5. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является заключение на описи дел с оценкой качества отбора и научно-технической обработки документов.
3.6. Направление описей дел на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) агентства по делам архивов Пермского края.
3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является заключение на описи дел с оценкой качества отбора и научно-технической обработки документов.
3.6.2. Должностным лицом, ответственным за направление описей дел на ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края является заведующий архивным отделом.
3.6.3. Максимальное время выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.
3.6.4. Результатом выполнения административной процедуры является решение ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края об утверждении (согласовании) описей дел.
3.6.5. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - протокол ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края.
3.7. Приём документов на хранение в архивный отдел.
3.7.1. Основанием для начала административной процедуры является план-график приёма архивных документов на муниципальное хранение, либо заявление получателя муниципальной услуги с прилагающимися к нему документами (в том числе договор на приём-передачу дел на муниципальное хранение, протокол ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края об утверждении (согласовании) описей дел).
3.7.2. Должностным лицом, ответственным за приём архивных документов является заведующий архивным отделом.
3.7.3. Срок выполнения административной процедуры определяется по согласованию с заявителем (получателем муниципальной услуги).
3.7.4. Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии по утверждённым (согласованным) описям дел в присутствии заявителя (получателя муниципальной услуги). Приём дел производится поединично. Одновременно производится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, осуществляется шифровка дел.
3.7.5. Приём архивных документов оформляется актом приёма-передачи дел на хранение, который заверяется со стороны архивного отдела подписью заведующего архивным отделом и печатью, со стороны заявителя - подписью руководителя и печатью юридического лица или личной подписью физического лица.
Акт приёма-передачи архивных документов составляется специалистом архивного отдела в 2 экземплярах, один из них остается в архивном отделе, второй - выдаётся заявителю.
3.7.6. Срок исполнения данной процедуры - 5 рабочих дней с момента приёма архивных документов.
3.7.7. Способом фиксации результата является составление акта приёма-передачи дел на хранение в архивный отдел.
3.7.8. Муниципальная услуга считается предоставленной, если архивные документы заявителя (получателя муниципальной услуги) приняты на хранение в архивный отдел.
4. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги.
4.1. Контроль за организацией предоставления муниципальной услуги в архивном отделе, соблюдением требований настоящего административного регламента осуществляет управляющий делами администрации Горнозаводского муниципального района.
Персональная ответственность сотрудников архивного отдела за предоставление муниципальной услуги закрепляется в должностных регламентах.
4.2. Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги.
4.3. Проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги в ходе текущего контроля осуществляется путём проведения:
- плановых проверок соблюдения и исполнения сотрудниками архивного отдела положений административного регламента, нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- внеплановых проверок соблюдения и исполнения сотрудниками архивного отдела положений административного регламента, осуществляемых по обращениям заявителей, на основании иных документов и сведений, указывающих на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги.
По результатам проведения проверки составляется справка, в которой описываются выявленные недостатки и даются рекомендации к их устранению.
4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей, нарушений соблюдения положений административного регламента виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.5. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании распорядительных актов руководителя Агентства по делам архивов Пермского края, главы Горнозаводского муниципального района - главы администрации Горнозаводского муниципального района.
Для проведения проверки полноты предоставления муниципальной услуги формируется комиссия в составе: председатель комиссии и 3 члена комиссии. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем комиссии.
4.6. Контроль за исполнением муниципальной услуги осуществляется заявителем при непосредственном общении с сотрудниками архивного отдела, с использованием средств телефонной связи либо электронной почты.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную услугу, муниципального служащего архивного отдела.
5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений, принимаемых (осуществляемых) в ходе исполнения муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.
5.2. Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в архивный отдел от заявителя жалобы. Заявитель вправе направить соответствующую жалобу в администрацию Горнозаводского муниципального района.
5.3. Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации заявления на предоставление муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пермского края для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пермского края для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пермского края;
- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пермского края;
- отказ сотрудника архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.4. Жалоба в архивный отдел подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме (e-mail: gornarhiv@rambler.ru).
Для обжалования действий (бездействий) заведующего архивным отделом, а также принятого им решения при предоставлении муниципальной услуги в досудебном (внесудебном) порядке заявитель направляет жалобу управляющему делами администрации Горнозаводского муниципального района.
5.5. Жалоба может быть направлена по почте, по электронной почте, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.6. Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименования, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.7. Жалоба, поступившая в архивный отдел или управляющему делами администрации Горнозаводского муниципального района, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.
5.8. По результатам рассмотрения жалобы управляющий делами администрации Горнозаводского муниципального района принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.8 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры в срок, установленный частью 9 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
5.11. Порядок и сроки рассмотрения отдельных обращений граждан, случаи оставления обращения без рассмотрения, без ответа или прекращения с заявителем переписки определены Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5.12. Жалоба заявителя считается разрешённой, если были рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
Постановлением Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32 в приложение внесены изменения
Приложение 1
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Сведения
о местонахождении, контактном телефоне, адресе и графике работы администрации Горнозаводского муниципального района, архивного отдела аппарата администрации Горнозаводского муниципального района
13 января 2014 г.
Администрация Горнозаводского муниципального района
ул. Кирова, д. 65, г. Горнозаводск, Пермский край, 618820
тел./факс: (834) 269-4-18-61
Глава муниципального района - глава администрации Горнозаводского муниципального района
Афанасьев Александр Николаевич (834) 269-4-14-55
Управляющий делами администрации Горнозаводского муниципального района
Шилова Марина Геннадьевна (834) 269-4-44-00
Архивный отдел аппарата администрации Горнозаводского муниципального района
ул. Октябрьская, д. 14, г. Горнозаводск, Пермский край, 618820
тел./факс (834) 269-4-22-21
E-mail: gornarhiv@rambler.ru
Заведующий архивным отделом Краснова Ирина Александровна (834) 269-4-22-21
Специалист архивного отдела
Первушина Надежда Васильевна (834) 269-4-22-21
График работы администрации Горнозаводского муниципального района, архивного отдела аппарата администрации муниципального района:
с 01 мая по 31 октября:
понедельник - четверг с 8.30 до 17.30 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48;
пятница с 8.30 до 16.30 ч. с перерывом на обед с 13.00 до 13.48;
с 01 ноября по 30 апреля:
понедельник - пятница с 8.30 до 17.30 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.
выходные дни - суббота, воскресенье.
Приложение 2
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Блок-схема
процесса предоставления муниципальной услуги "Приём документов от организаций на хранение в архивный фонд" (от организаций - источников комплектования архивного отдела)
Составление плана-графика приёма архивных документов |
Информирование заявителя о дате приема документов на хранение путем письменного или устного уведомления |
Оказание методической помощи в подготовке архивных дел и учетных документов к передаче на хранение в архивный отдел |
анализ представленных заявителем архивных документов |
/----------------------------\ /--------------------------------\
|Приостановление или отказ в | |Составление акта приёма-передачи|
|предоставлении муниципальной| |дел на хранение в архивный отдел|
| услуги | \--------------------------------/
\----------------------------/
приём документов на хранение в архивный фонд |
Приложение 3
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Блок-схема
процесса предоставления муниципальной услуги "Приём документов от организаций на хранение в архивный фонд" (от ликвидированных юридических лиц или физических лиц)
Приём, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов |
анализ заявления и документов, предоставленных заявителем (получателем) муниципальной услуги |
/----------------------------\ /--------------------------------------\
|Приостановление или отказ в | | Составление договора приёма-передачи |
|предоставлении муниципальной| |архивных дел на муниципальное хранение|
| услуги | \--------------------------------------/
\----------------------------/
Проверка качества составления и оформления описей дел и составление заключения на описи дел с оценкой качества отбора и научно-технической обработки документов |
Направление описей дел на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) агентства по делам архивов Пермского края |
Составление акта приёма-передачи дел на хранение в архивный отдел |
Приём документов на хранение в архивный фонд |
Приложение 4
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Форма
заявления о приёме документов
Главе муниципального района -
главе администрации Горнозаводского
муниципального района
А.Н. Афанасьеву
от ________________________________
___________________________________
(Ф.И.О. заявителя)
В связи с
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указывается причина и основание передачи дел на хранение)
прошу принять на постоянное (долговременное) хранение документы
_________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
за _______________________ годы в количестве _______________________ дел.
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи
Приложение 5
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Форма
описи дел постоянного хранения
______________________________________________________
(наименование организации)
Фонд N ___ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя организации
за _____ год подпись расшифровка подписи
дата
N п/п |
индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ____________________ дел с N ___ по N _____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ______________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК организации Протокол ЭПМК агентства
по делам архивов Пермского края
от ______________ N ________
от ________________ N _________
Приложение 6
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Форма
описи дел по личному составу
______________________________________________________
(наименование организации)
Фонд N ___ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N ___ Наименование должности
дел по личному составу руководителя организации
за _____ год подпись расшифровка подписи
дата
N п/п |
индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Кол-во листов в деле (томе, части) |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ____________________ дел с N ___ по N _____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ______________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАН СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации Протокол ЭПМК агентства
по делам архивов Пермского края
от ________________ N _________
от ________________ N _________
Приложение 7
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Форма
акта приёма-передачи дел на муниципальное хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(Наименование должности руководителя
____________________________________
организации-приемника)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата Печать
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(наименование должности руководителя
____________________________________
организации-сдатчика)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата Печать
АКТ
_______________ N _________
(дата)
приёма-передачи документов на хранение
_________________________________________________________________________
(основание передачи)
_________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а ________________________________________________________________ принял
(название организации-приемника)
N пп |
Название, номер описи |
Количество экземпляров описи |
Количество ед.хр. |
Примечание |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
|
|
|
|
|
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Итого принято _____________________________________________________ ед.хр.
Передачу произвели:
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Передачу произвели:
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонду присвоен N _______________________________________________________
Изменения в учётные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Текст приложения приводится в соответствии с источником
Приложение 8
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Форма
договора приёма-передачи архивных документов от организаций на хранение в архивный отдел
ДОГОВОР N ___
р.п. Балаганск "_____" _________________ 20____ г.
Архив муниципального образования Балаганский район в лице консультанта по архивной работе Т.М. Гариповой, действующего на основании Устава Балаганского района Иркутской области, и в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" и _______________________________________________________ владелец личного фонда, с другой стороны, в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Иркутской области, повышения эффективности использования личного фонда, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Владелец личного фонда передает архиву муниципального образования Балаганский район личные документы согласно акта приема-передачи.
2. Архив муниципального образования Балаганский район принимает безвозмездно на хранение от владельца личного фонда документы.
3. Обязанности сторон:
3.1. Владелец личного фонда с момента подписания настоящего договора передает право по использованию переданных документов архиву муниципального образования Балаганский район в том числе на использование персональных данных, и содействует качественному пополнению ими Архивного фонда Иркутской области.
3.2. Архив муниципального образования Балаганский район обеспечивает сохранность документов личного фонда, производит выдачу дел во временное пользование на основании существующих правил, снимает копии оригиналов.
3.2. Архив безвозмездно:
- проводит экспертизу ценности документов личного фонда;
- составляет учетный и научно-справочный аппарат к документам личного фонда;
- изготовляет коробки, папки для хранения, производит реставрацию документов;
- организует и проводит выставочные экспозиции.
4. Другие условия:
4.1. ______________________________________________________________
4.2. ______________________________________________________________
4.3. ______________________________________________________________
5. Настоящий договор действует с момента подписания сторонами и не ограничен сроком.
Настоящий договор составлен в 2-х экземплярах, один находится в архиве муниципального образования Балаганский район, другой - у владельца личного фонда _________________________________.
Оба экземпляра договора имеет одинаковую юридическую силу.
Архив муниципального образования Балаганский район р.п. Балаганск Иркутская область, Панкратьева ул., 4, тел. 50-8-43 Консультант по архивной работе _______________ "____" __________________ 20_____ г.
|
Владелец личного фонда ____________ _________________________________ (подпись) 19___ г.р. паспорт: ___________________________ выдан: ____________________________ домашний адрес: ___________________ телефон: ___________________________ |
Адреса сторон:
Приложение 9
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Форма
акта приёма документов личного происхождения
Архивный отдел аппарата администрации
Горнозаводского муниципального района
АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N ____________ Заведующий архивным отделом
(дата)
аппарата администрации Горнозаводского муниципального района приёма на хранение документов
Личного происхождения Подпись расшифровка подписи
дата
На основании решения ЭПМК (протокол от ______________ N _____)
и договора от _____________________________________________________
____________________________________________________________ сдал,
(Ф.И.О. собственника/владельца)
а архивный отдел аппарата администрации Горнозаводского муниципального района принял документы
_________________________________________________________________
(общая характеристика документов)
_________________________________________________________________
в количестве _______ ед.хр. (условных) ________________ (документов (листов)) по архивной сдаточной описи.
Фонду присвоен N _________________________________________________
Собственник/владелец подпись расшифровка подписи
Наименование должности сотрудника архивного отдела подпись расшифровка подписи
Изменения в учётные документы внесены
Наименование должности сотрудника архивного отдела подпись расшифровка подписи
Приложение 10
к Административному регламенту
"Прием документов от организаций
на хранение в архивный фонд"
Типовая форма жалобы
на решения, неправомерные действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги "Приём документов на хранение в архивный фонд"
В ________________________________
от _______________________________
(Ф.И.О.)
__________________________________
__________________________________
(проживающего по адресу)
__________________________________
__________________________________
(телефон, адрес электронной почты)
Прошу принять жалобу на решение, неправомерные действия (бездействие)
_________________________________________________________________
(указать наименование должности, Ф.И.О. лица, чьи решения, действие (бездействие) обжалуются)
При предоставлении муниципальной услуги, состоящие в следующем:
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(указать суть обжалуемого решения, действия (бездействия))
В подтверждение вышеизложенного прилагаю следующие документы:
1. _______________________________________________________________
2. _______________________________________________________________
3. _______________________________________________________________
4. _______________________________________________________________
5. _______________________________________________________________
"_____" _________________ 20__ г. ____________________
(подпись)
Жалобу принял:
_____________________________________ _______________________
(должность, Ф.И.О.) (подпись)
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 27 августа 2012 г. N 1014 "Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг по вопросам архивного дела"
Текст постановления официально опубликован не был
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 8 декабря 2014 г. N 1425
Постановление Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 8 декабря 2014 г. N 1423
Постановление Администрации Горнозаводского муниципального района Пермского края от 13 января 2014 г. N 32