Распоряжение администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 29 апреля 2010 г. N 61-РА "Об утверждении Положения об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области
от 29 апреля 2010 г. N 61-РА
"Об утверждении Положения об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района"

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2012 г., 21 марта 2013 г., 7 августа 2014 г., 22 апреля 2016 г.

В целях документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления Шелеховского района и контроля за исполнением документов в Администрации Шелеховского муниципального района, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением Думы Шелеховского муниципального района от 29.11.2007 N 47-рд "О структуре Администрации Шелеховского муниципального района", руководствуясь ст.ст. 30, 31, 34, 35 Устава Шелеховского района:

1. Утвердить Положение об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района.

2. Признать утратившим силу распоряжение Мэра Шелеховского муниципального района от 14.06.2006 N 133-р "Об утверждении Положения об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра района по правовой и административной работе С.М.Пархамович.

Мэр Шелеховского муниципального района

Ю.А.Сюсин

Положение
отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района
(утв. Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области
от 29 апреля 2010 г. N 61-РА)

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2012 г., 21 марта 2013 г., 7 августа 2014 г., 22 апреля 2016 г.

1. Общие положения

1. Отдел по контролю и делопроизводству (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации Шелеховского муниципального района (далее - Администрация района) и находится в непосредственном подчинении заместителя Мэра района по правовой и административной работе.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 09.02.2010 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Иркутской области, Уставом Шелеховского района, муниципальными правовыми актами Шелеховского района, настоящим Положением.

3. Отдел имеет свой бланк установленного образца. Бланк используется исключительно в целях реализации задач и функций Отдела.

4. Состав Отдела определяется в соответствии со штатным расписанием Администрации района, утвержденным Мэром Шелеховского муниципального района (далее - Мэр района).

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 22 апреля 2016 г. N 61-РА пункт 5 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Работники отдела являются муниципальными служащими и работниками, занимающими должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы и включаемые в штатное расписание в целях технического обеспечения деятельности Администрации района, назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Мэра района.

6. Материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Отдела осуществляется соответствующими структурными подразделениями Администрации района.

7. Отдел решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с иными структурными подразделениями Администрации района.

2. Задачи и функции Отдела

8. Основными задачами Отдела являются:

1) осуществление документационного обеспечения и контроль за исполнением документов в деятельности Администрации района с применением автоматизированных систем;

2) осуществление методического руководства работы по ведению делопроизводства в других структурных подразделениях Администрации района в соответствии с установленными правилами, а также Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Мэром района.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 22 апреля 2016 г. N 61-РА пункт 8 настоящего Положения дополнен подпунктом 3

3) обеспечение единого порядка по вопросам организации работы с устными и письменными обращениями, заявлениями и жалобами граждан, совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 7 августа 2014 г. N 128-РА пункт 9 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. В соответствии с возложенными задачами Отдел выполняет следующие функции:

1) осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения резолюций Мэра района, заместителей Мэра района на входящей корреспонденции;

2) осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и исходящей корреспонденции, договоров, соглашений, а также передачу внутренней документации Администрации района;

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 22 апреля 2016 г. N 61-РА подпункт 3 пункта 9 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3) осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан через систему электронного документооборота "Дело", осуществляет контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений граждан, и соблюдением сроков их рассмотрения;

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 22 апреля 2016 г. N 61-РА пункт 9 настоящего Положения дополнен подпунктом 3.1

3.1) осуществляет ежедневный прием граждан, оказывает устные консультации по вопросам своей компетенции, оказывает помощь гражданам (малограмотным, пенсионерам, инвалидам и т.д.) в оформлении письменных обращений;

4) осуществляет подготовку справок о поступивших обращениях на информационные сообщения, опубликованные в газете "Шелеховский вестник";

5) осуществляет учет и анализ состояния исполнительской дисциплины в Администрации района;

6) осуществляет регистрацию и обработку муниципальных правовых актов Шелеховского района;

7) осуществляет рассылку заверенных в установленном порядке копий муниципальных правовых актов Шелеховского района. Несет ответственность за точное соответствие копий подлиннику документа;

8) своевременно подготавливает и предоставляет в правовое управление Администрации района информацию, подлежащую включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области, по принятым (изданным) Мэром района, Администрацией района нормативно-правовым актам, находящимся на хранении в отделе;

9) осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения муниципальных правовых актов Шелеховского района, поставленных на контроль;

10) осуществляет контроль за соблюдением Регламента работы Администрации района, Инструкции по делопроизводству в Администрации района;

11) обеспечивает проставление отметок об опубликовании в печати, об отмене, утрате силы, внесении изменений и дополнений в оригиналы муниципальных правовых актов Шелеховского района и в регистрационную карточку документов в СЭД "Дело";

12) обеспечивает представление заверенных в установленном порядке копий муниципальных правовых актов Шелеховского района в прокуратуру города Шелехова, районное муниципальное казенное учреждение культуры Шелеховского района "Шелеховская межпоселенческая центральная библиотека", Книжную палату Иркутской области;

13) организовывает проведение заседаний Административного совета Шелеховского района и приема граждан Мэром района;

14) осуществляет контроль за светокопированием документов в Администрации района;

15) совместно с архивным отделом Администрации района составляет номенклатуру дел Администрации района, сводную опись документов Администрации района постоянного срока хранения;

16) осуществляет работу по учету и хранению законченных делопроизводством дел и документов постоянного срока хранения, по подготовке и передаче их в архивный отдел Администрации района;

17) организовывает и координирует подготовку и передачу дел постоянного срока хранения в архивный отдел Администрации района;

18) осуществляет контроль за исполнением Комплексного плана работы Администрации района;

19) предоставляет в отдел управления персоналом Администрации района информацию о нарушениях муниципальными служащими должностных обязанностей по срокам исполнения служебной корреспонденции;

20) осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации района, органами государственной власти и органами местного самоуправления иных муниципальных образований по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

21) в рамках обеспечения доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления Шелеховского района:

а) обеспечивает направление на опубликование муниципальных правовых актов Шелеховского района;

б) подготавливает информацию о деятельности Мэра района, Администрации района, направляет данную информацию в отдел культуры для размещения в муниципальной библиотечной сети учреждений культуры Шелеховского района, а также размещает данную информацию в здании Администрации района;

в) подготавливает информацию о деятельности Отдела для размещения на информационных стендах, в газете "Шелеховский вестник", на официальном сайте Администрации района;

22) подготавливает проекты муниципальных правовых актов Шелеховского района по вопросам компетенции Отдела, своевременно вносит в них корректировки;

23) осуществляет подготовку ответов в рамках своей компетенции на обращения граждан и организаций, ответов на запросы и обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций;

24) обеспечивает сохранность документов постоянного срока хранения не переданных в архивный отдел и находящихся на исполнении в Отделе служебных документов;

25) обеспечивает сохранность печатей и штампов Администрации района;

26) участвует по поручению Мэра района, заместителя Мэра района по правовой и административной работе в работе консультативно-совещательных органов при Мэре района, Администрации района, а также в установленном порядке в работе заседаний, комиссий, иных органов Думы Шелеховского муниципального района по вопросам компетенции Отдела;

27) осуществляет обработку персональных данных, необходимых для выполнения возложенных на отдел функций в соответствии с должностными инструкциями, в частности, ведение:

- реестра муниципальных контрактов, договоров и соглашений, заключаемых Администрацией;

- системы электронного документооборота "Дело";

- системы электронного документооборота "Кодекс";

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 22 апреля 2016 г. N 61-РА пункт 9 настоящего Положения дополнен подпунктом 27.1

27.1) рассматривает жалобы, заявления, обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, по вопросам компетенции отдела, готовит ответы на них.

28) осуществляет иные функции по направлению деятельности Отдела.

3. Права Отдела

10. Отдел во исполнение возложенных на него задач и функций имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений Администрации района, руководителей организаций, независимо от организационно - правовых форм и форм собственности, необходимую информацию, документы и материалы по исполнению поручений Мэра района и заместителей Мэра района;

2) обращаться за разъяснением к структурным подразделениям Администрации района;

3) привлекать по согласованию с руководителями органов Администрации района сотрудников для подготовки проектов муниципальных правовых актов Шелеховского района, проводимых Отделом в соответствии с возложенными на него полномочиями;

4) осуществлять иные права для реализации возложенных на Отдел задач и функций.

4. Организация деятельности Отдела

11. Отдел возглавляет начальник, который руководит деятельностью Отдела, организует выполнение его задач и функций, определенных настоящим Положением, несет персональную ответственность за деятельность Отдела.

12. Начальник Отдела:

1) осуществляет планирование деятельности Отдела;

2) представляет Отдел во всех организациях, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, в органах государственной власти и органах местного самоуправления;

3) дает обязательные для исполнения сотрудниками Отдела устные распоряжения и указания, налагает резолюции на документах по порученной работе, контролирует их исполнение, решает организационные вопросы деятельности Отдела;

4) представляет заместителю Мэра района по правовой и административной работе кандидатуры для назначения на должность сотрудников Отдела, вносит предложения об освобождении от должности сотрудников Отдела, о поощрении и применении мер дисциплинарного взыскания;

5) обеспечивает выполнение поручений Мэра района, заместителя Мэра района по правовой и административной работе в рамках возложенных на Отдел задач;

6) осуществляет другие полномочия в соответствии с действующим законодательством, должностной инструкции.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 2 апреля 2012 г. N 52-РА пункт 13 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

13. Распределение функций между сотрудниками Отдела определяется должностными инструкциями, согласованными с заместителями Мэра района по правовой и административной работе и утвержденными Мэром района, в соответствии с приложением к настоящему Положению.

5. Заключительные положения

14. За неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудники Отдела несут ответственность в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Шелеховского района.

Начальник отдела по контролю и делопроизводству

В.Д.Свиридова

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 22 апреля 2016 г. N 61-РА настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к Положению об отделе по контролю

и делопроизводству Администрации

Шелеховского муниципального района

Распределение функций между сотрудниками отдела по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района

С изменениями и дополнениями от:

21 марта 2013 г., 7 августа 2014 г., 22 апреля 2016 г.

N п/п	Наименование функции	Исполнитель	Лицо, исполняющее функцию, в период временного отсутствия исполнителя
1.	Осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения резолюций Мэра района, заместителей Мэра района на входящей корреспонденции	начальник Отдела; старший инспектор 2 Отдела	старший инспектор 1 Отдела
2.	Осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и исходящей корреспонденции, договоров, соглашений, а также передачу внутренней документации Администрации района	старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела
3.	Осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан через систему электронного документооборота "Дело", осуществляет контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений граждан, и соблюдением сроков их рассмотрения	старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела
3.1	Осуществляет ежедневный прием граждан, оказывает устные консультации по вопросам своей компетенции, оказывает помощь гражданам (малограмотным, пенсионерам, инвалидам и т.д.) в оформлении письменных обращений	Начальник Отдела	Старший инспектор 1
4.	Осуществляет подготовку справок о поступивших обращениях на информационные сообщения, опубликованные в газете "Шелеховский вестник"	начальник Отдела;	старший инспектор 1 Отдела
5.	Осуществляет учет и анализ состояния исполнительской дисциплины в Администрации района	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела	старший инспектор 2 Отдела
6.	Осуществляет регистрацию и обработку муниципальных правовых актов Шелеховского района	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
7.	Осуществляет рассылку заверенных в установленном порядке копий муниципальных правовых актов Шелеховского района. Несет ответственность за точное соответствие копий подлиннику документа	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
8.	Своевременно подготавливает и предоставляет в правовое управление Администрации района информацию, подлежащую включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области, по принятым (изданным) Мэром района, Администрацией района нормативно правовым актам, находящимся на хранении в Отделе	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
9	Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения муниципальных правовых актов Шелеховского района, поставленных на контроль	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
10.	Осуществляет контроль за соблюдением Регламента работы Администрации района, Инструкции по делопроизводству в Администрации района	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела
11.	Обеспечивает проставление отметок об опубликовании в печати, об отмене, утрате силы, внесении изменений и дополнений в оригиналы муниципальных правовых актов Шелеховского района и в регистрационную карточку документов в СЭД "Дело"	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
12.	Обеспечивает представление заверенных в установленном порядке копий муниципальных правовых актов Шелеховского района в прокуратуру города Шелехова, районное муниципальное казенное учреждение культуры Шелеховского района "Шелеховская межпоселенческая центральная библиотека", Книжную палату Иркутской области	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
13.	Организовывает проведение заседаний Административного Совета Шелеховского района и приема граждан Мэром района	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
14.	Осуществляет контроль за светокопированием документов в Администрации района	начальник Отдела старший инспектор 1 Отдела	старший инспектор 2 Отдела
15.	Совместно с архивным отделом Администрации района составляет номенклатуру дел Администрации района, сводную опись документов Администрации района постоянного срока хранения	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
16.	Осуществляет работу по учету и хранению законченных делопроизводством дел и документов постоянного срока хранения, по подготовке и передаче их в архивный отдел Администрации района	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 2 Отдела
17.	Организовывает и координирует подготовку и передачу дел постоянного срока хранения в архивный отдел Администрации района	старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела
18.	Осуществляет контроль за исполнением Комплексного плана работы Администрации района	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
19.	Предоставляет в отдел управления персоналом Администрации района информацию о нарушениях муниципальными служащими должностных обязанностей по срокам исполнения служебной корреспонденции	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
20.	Осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации района, органами государственной власти и органами местного самоуправления иных муниципальных образований по вопросам, относящимся к компетенции Отдела	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
21.	В рамках обеспечения доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления Шелеховского района: а) обеспечивает направление на опубликование муниципальных правовых актов Шелеховского района; б) подготавливает информацию о деятельности Мэра района, Администрации района, направляет данную информацию в отдел культуры для размещения в муниципальной библиотечной сети учреждений культуры Шелеховского района, а также размещает данную информацию в здании Администрации района; в) подготавливает информацию о деятельности Отдела для размещения на информационных стендах, в газете "Шелеховский вестник", на официальном сайте Администрации района	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела
22.	Подготавливает проекты муниципальных правовых актов Шелеховского района по вопросам компетенции Отдела, своевременно вносит в них корректировки	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
23.	Осуществляет подготовку ответов в рамках своей компетенции на обращения граждан и организаций, ответов на запросы и обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
24.	Обеспечивает сохранность документов постоянного срока хранения не переданных в архивный отдел и находящихся на исполнении в Отделе служебных документов	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела
25.	Обеспечивает сохранность печатей и штампов Администрации района	начальник Отдела старший инспектор 1 Отдела старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела старший инспектор 1 Отдела старший инспектор 2 Отдела
26.	Участвует по поручению Мэра района, заместителя Мэра района по правовой и административной работе в работе консультативно-совещательных органов при Мэре района, Администрации района, а также в установленном порядке в работе заседаний, комиссий, иных органов Думы Шелеховского муниципального района по вопросам компетенции Отдела	начальник Отдела	старший инспектор 1 Отдела
27.	Осуществляет обработку персональных данных, необходимых для выполнения возложенных на отдел функций в соответствии с должностными инструкциями, в частности, ведение: - реестра муниципальных контрактов, договоров и соглашений, заключаемых Администрацией; - системы электронного документооборота "Дело"; - системы электронного документооборота "Кодекс"	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела
27.1	Рассматривает жалобы, заявления, обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, по вопросам компетенции отдела, готовит ответы на них	начальник Отдела старший инспектор 1 Отдела	начальник Отдела старший инспектор 1 Отдела
28.	Осуществляет иные функции по направлению деятельности Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела	начальник Отдела; старший инспектор 1 Отдела; старший инспектор 2 Отдела

Принятые сокращения:

1. начальник отдела по контролю и делопроизводству - начальник Отдела;

2. старший инспектор отдела по контролю и делопроизводству 1 - старший инспектор Отдела 1;

3. старший инспектор отдела по контролю и делопроизводству 2 - старший инспектор Отдела 2.