Постановление администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 27 декабря 2011 г. N 1717-ПА "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела"

С изменениями и дополнениями от:

10 июля 2013 г., 17 марта 2016 г.

В целях повышения требований к качеству и доступности предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела", в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", ст.ст. 30, 31, 34, 35 Устава Шелеховского района, постановлением Администрации Шелеховского муниципального района от 03.11.2010 N 1217-па "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг Шелеховского района", постановлением Администрации Шелеховского муниципального района от 03.11.2010 N 1216-па "О Порядке проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления муниципальных услуг Шелеховского района", Администрация Шелеховского муниципального района постановляет:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела".

2. Архивному отделу Администрации Шелеховского муниципального района (Любочко Л.М.) организовать предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела" в соответствии с Административным регламентом, утвержденным пунктом 1 настоящего постановления.

3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию в газете "Шелеховский вестник" и размещению на официальном сайте Администрации Шелеховского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра района по правовой и административной работе С.М.Пархамович.

Мэр Шелеховского муниципального района

А.Ю.Лобанов

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
"Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела"
(утв. Постановлением администрации Шелеховского муниципального района
Иркутской области от 27 декабря 2011 г. N 1717-ПА)

С изменениями и дополнениями от:

10 июля 2013 г., 17 марта 2016 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела" (далее - Регламент) разработан в целях повышения требований к качеству и доступности предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела".

2. Регламент регулирует общественные отношения по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела", устанавливает стандарт предоставления муниципальной услуги, состав, последовательность и сроки административных процедур, требования к порядку их выполнения, формы контроля за исполнением Регламента, порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих.

3. Понятия, используемые в настоящем Регламенте, применяются в том значении, в каком они используются в Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иных правовых актах в сфере архивного дела.

4. Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица (далее - заявители).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Общие положения

5. Наименование муниципальной услуги: предоставление архивных документов заявителям в читальном зале архивного отдела (далее - муниципальная услуга).

6. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

1) выдача заявителю научно-справочного аппарата, архивных документов и изготовленных копий архивных документов;

2) обоснованный письменный отказ в предоставлении архивных документов и (или) их копий.

7. Срок предоставления муниципальной услуги составляет время, необходимое заявителю для работы с документами в читальном зале архивного отдела, но не более 1 года с момента получения разрешения на работу в читальном зале.

8. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации ("Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст.445, "Парламентская газета", N 4, 23 - 29.01.2009);

2) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253);

3) Федеральным законом от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" ("Собрание законодательства РФ", 13.10.1997, N 41, стр. 8220 - 8235, "Российская газета", N 182, 21.09.1993, "Российские вести", N 189, 30.09.1993);

4) Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст.3448, "Парламентская газета", N 126 - 127, 03.08.2006);

5) Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст.4179);

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 17 марта 2016 г. N 59-ПА пункт 8 настоящего Регламента дополнен подпунктом 5.1

5.1) Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 27.11.1995, N 48, ст.4563, "Российская газета", 02.12.1995, N 234);

6) Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" ("Собрание законодательства РФ", 10.03.1997, N 10, ст.1127, "Российская газета", N 51, 14.03.1997);

7) Указом Президента РФ от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", N 4, 10.01.1994, "Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, N 2, ст.74);

8) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007, Российская газета, N 89, 20.05.2009);

9) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10.09.2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 45);

10) Приказом Федерального архивного агентства от 06.07.1998 г. N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 1998, N 37 - 38, "Российская газета", 1998, N 247).

11) Уставом Шелеховского района (Шелеховский вестник, N 48 (6078), 01.07.2005);

12) настоящим Регламентом.

9. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник архивного отдела Администрации Шелеховского муниципального района.

10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

11. Муниципальная услуга в электронной форме не предоставляется.

2. Орган, предоставляющий муниципальную услугу

12. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел Администрации Шелеховского муниципального района (далее - архивный отдел).

13. Место нахождения архивного отдела: почтовый адрес: Иркутская область, г.Шелехов, Култукский тракт, N 10, индекс 666034; электронный адрес: adm@sheladm.ru, телефоны архивного отдела: (8-395-50) 5-33-20, 4-49-48.

14. График работы архивного отдела: понедельник - четверг с 9.00 ч. до 18.00 ч., пятница с 9.00 ч. до 17.00 ч., обед с 13.00 ч. до 13.48 ч.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 17 марта 2016 г. N 59-ПА в пункт 15 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

15. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги доводится до сведения заявителей посредством размещения ее на официальном Интернет-сайте Администрации Шелеховского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети (http://sheladm.ru), оказания устных консультаций сотрудниками архивного отдела, а также по письменному обращению.

16. К архивному отделу предъявляются требования о наличии следующих документов:

1) положения об архивном отделе;

2) должностных инструкций сотрудников архивного отдела.

17. Архивный отдел должен быть расположен в зоне движения маршрутов пассажирского транспорта, располагать служебными помещениями, обеспечивающими предоставление муниципальной услуги (прием граждан, рассмотрение заявлений, подготовка ответов).

18. В целях надлежащего и качественного предоставления муниципальной услуги архивный отдел должен иметь компьютерную технику и печатающие устройства в количестве, обеспечивающем возможность оперативной работы и предоставления муниципальной услуги в необходимом объеме и надлежащего качества.

19. Используемая компьютерная техника должна обеспечивать применение при подготовке документов текстового редактора, совместимого с Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером NN 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером NN 12, 13, 14 через 1-2 интервала. Используемые компьютеры должны функционировать в режиме локальной сети.

Техническое состояние оргтехники должно обеспечивать печать, копирование и сканирование документа на стандартной бумаге белого цвета формата А4, A3.

20. В соответствии со штатным расписанием архивный отдел должен располагать достаточным количеством сотрудников, необходимым для предоставления муниципальной услуги.

21. Каждый сотрудник архивного отдела должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей.

3. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

22. Для зданий, в которых предоставляется муниципальная услуга, должна учитываться пешеходная доступность от остановок общественного транспорта.

23. В помещении для работы с заявителями предпочтительно иметь отдельный вход. Вход в здание должен быть оборудован в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 17 марта 2016 г. N 59-ПА пункт 24 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

24. Вход в здание органа, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется информационной табличкой (вывеской) содержащей информацию о его полном наименовании.

Инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) обеспечивается беспрепятственный доступ к зданию и к предоставляемой в нем муниципальной услуге.

В случае отсутствия технических возможностей оборудования здания с учетом потребностей инвалидов муниципальная услуга предоставляется заявителю альтернативным способом (через представителя).

25. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери так, чтобы они были хорошо видны заявителям.

26. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этого помещениях.

27. Помещение архивного отдела должно быть оборудовано стульями, столами, обеспечено письменными принадлежностями и бумагой формата A4 для составления письменных обращений, должно иметь доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной услуги.

28. Вход и выход из помещения для предоставления муниципальной услуги оборудуются соответствующими указателями.

29. В местах предоставления муниципальной услуги на видном месте размещаются схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации заявителей и сотрудников архивного отдела.

30. Габаритные размеры и очертания помещения для ожидания определяются с учетом необходимости создания оптимальных условий для работы сотрудников архивного отдела, а также для комфортного обслуживания заявителей.

31. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и мест хранения верхней одежды заявителей.

32. Помещение должно быть оборудовано:

1) противопожарной системой и средствами порошкового пожаротушения;

2) системами кондиционирования воздуха;

3) средствами оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

4. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

33. Основными показателями оценки качества предоставления муниципальной услуги являются:

1) непревышение срока предоставления муниципальной услуги;

2) наличие в архивном отделе книги регистрации жалоб на качество предоставляемой муниципальной услуги (книга должна находиться в месте, доступном для получателей муниципальной услуги);

3) отсутствие обоснованных письменных жалоб на некачественное предоставление услуги;

4) укомплектованность штата архивного отдела;

5) автоматизация рабочих мест.

Система индикаторов качества оказания муниципальной услуги приведена в таблице 1:

Таблица 1

Система индикаторов качества муниципальной услуги

N	Индикаторы качества муниципальной услуги	Единица измерения	Значение индикатора
1.	Непревышение срока предоставления муниципальной услуги	Дни	Необходимое заявителю, не превышающее 365 (366)
2.	Наличие книги регистрации жалоб на качество предоставляемой муниципальной услуги	да/нет	Да
3.	Количество обоснованных письменных жалоб на некачественное предоставление услуги	Количество жалоб	0
4.	Укомплектованность штата	%	Не менее 75
5.	Автоматизация рабочих мест	%	Не менее 75

Начальник архивного отдела обязан организовать информационное обеспечение процесса предоставления муниципальной услуги и внутренний контроль за исполнением требований настоящего Регламента.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения,
описание последовательности административных процедур

1. Описание последовательности административных процедур
по предоставлению муниципальной услуги, основания для отказа или отсрочки предоставления муниципальной услуги

35. Исполнение муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:

1) прием и рассмотрение заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела;

2) предоставление заявителям научно-справочного аппарата;

3) предоставление архивных документов заявителю для работы в читальном зале архивного отдела, копирование архивных документов.

36. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 36

37. Административные процедуры представлены в блок-схеме (Приложение 1 к настоящему Регламенту).

2. Описание административной процедуры "прием и рассмотрение заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела"

38. Основанием для начала исполнения административной процедуры "прием и рассмотрение заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела" является обращение заявителя в архивный отдел с заявлением о предоставлении архивных документов для работы в читальном зале архивного отдела (далее- заявление).

39. Ответственным за выполнение административной процедуры является сотрудник архивного отдела.

40. Для получения муниципальной услуги заявитель подает заявление на имя начальника архивного отдела, заполняет анкету.

41. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, могут представлять письма направивших их организаций.

42. Прием заявителей осуществляется без предварительной записи.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 10 июля 2013 г. N 1224-ПА в пункт 43 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

43. Продолжительность и (или) максимальный срок выполнения административной процедуры: не более пяти минут в день подачи заявления.

Время ожидания приема при подаче заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела не должно превышать 15 минут.

44. Процедура "прием и рассмотрение заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела" включает следующие административные действия:

1) удостоверение личности заявителя;

2) прием от заявителя заявления, оформленного по форме согласно Приложению 1 к настоящему Регламенту;

3) регистрация заявления в журнале регистрации входящей корреспонденции;

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 17 марта 2016 г. N 59-ПА подпункт 4 пункта 44 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4) заполнение заявителем анкеты по форме, установленной Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

45. Сотрудник архивного отдела в день приема и регистрации заявления передает его начальнику архивного отдела для наложения резолюции и оформления разрешения на допуск в читальный зал.

46. Разрешение на допуск в читальный зал проставляется на заявлении начальником архивного отдела на необходимый заявителю срок, но не превышающий 1 год (365 (366) календарных дней) со дня подачи заявления о предоставлении архивных документов.

47. При установлении оснований для отказа или отсрочки в предоставлении архивных документов, предусмотренных пунктом 36 настоящего Регламента, сотрудник архивного отдела, осуществляющий прием документов, отказывает в предоставлении архивных документов, разъясняя причины отказа (отсрочки) в предоставлении архивных документов.

48. Результатом административной процедуры "прием и регистрация заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела" является регистрация заявления и получение разрешения на допуск в читальный зал либо обоснованный отказ в предоставлении архивных документов.

3. Описание административной процедуры
"предоставление заявителям научно-справочного аппарата"

49. Основанием для начала исполнения административной процедуры "предоставление заявителям научно-справочного аппарата" является разрешение на допуск в читальный зал.

50. Административная процедура "предоставление заявителям научно-справочного аппарата" включает регистрацию заявителя в журнале учета посещений читального зала архивного отдела и предоставление заявителю научно-справочного аппарата к архивным документам (описи дел, исторические справки, путеводители, каталоги) по указанной теме, составление заявителем заказа на выдачу документов.

51. Продолжительность и (или) максимальный срок выполнения административной процедуры: не более 3 рабочих дней со дня оформления заказа на выдачу научно-справочного аппарата. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются заявителям в день заказа.

52. Сотрудник архивного отдела, ответственный за работу читального зала:

1) регистрирует заявителя в журнале учета посещений читального зала;

2) консультирует о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;

3) знакомит заявителя с режимом работы читального зала, правилами работы в читальном зале, путеводителем по фондам архивного отдела, описями дел;

4) выдает бланк заказа на выдачу архивных документов по форме, утвержденной Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Заказ N 1), и объясняет порядок его заполнения.

53. Научно-справочный аппарат выдается заявителю в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

54. Научно-справочный аппарат выдается заявителю в количестве до 5 единиц.

55. Сотрудник архивного отдела, ответственный за работу читального зала, предоставляет заявителям научно-справочный аппарат к архивным документам на бумажном носителе и при наличии - в автоматизированном виде.

56. Научно-справочный аппарат предоставляется заявителям под расписку за каждую единицу.

57. При получении научно-справочного аппарата заявители проверяют его состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела, ответственного за работу читального зала.

58. Результат административной процедуры "предоставление заявителям научно-справочного аппарата": оформление заявителем Заказа N 1.

4. Описание административной процедуры
"предоставление архивных документов заявителю
для работы в читальном зале архивного отдела, копирование архивных документов"

59. Административная процедура "предоставление архивных документов заявителю для работы в читальном зале архивного отдела, копирование архивных документов" включает предоставление заявителю архивных документов согласно Заказу N 1 и (или) копий архивных документов согласно представленному им заказу на копирование документов.

60. Заявителю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

61. При получении дел, содержащих заказанные архивные документы, заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела, ответственного за работу читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации заявители должны сообщить об этом сотруднику архивного отдела, ответственному за работу читального зала.

62. Предоставление архивных документов заявителю производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления им Заказа N 1.

63. Архивные документы предоставляются заявителю на срок до 5 дней, уникальные документы - на срок до одного дня, дела и микрокопии, печатные издания - на срок до одного месяца.

64. Продление сроков хранения и использования в читальных залах архивных документов согласуется с сотрудником архивного отдела, ответственным за работу читального зала. Продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с начальником архивного отдела, при необходимости оформляется новый заказ.

65. В случае непосещения заявителем читального зала в течение 2 недель со дня подготовки ему документов документы возвращаются в архивохранилище.

66. Максимальное количество единиц хранения, которое может быть единовременно предоставлено заявителю, - 10 единиц хранения советского и постсоветского периодов, не превышающих в объеме 3750 листов. Если объем заказанных дел превышает 3750 листов, уменьшается количество предоставляемых единиц хранения. Одновременно у заявителя могут находиться не более 15 дел.

67. Фотодокументы предоставляются заявителям в виде негативов и (или) позитивов.

68. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии дел фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.).

69. Заявители в случае необходимости по согласованию с начальником архивного отдела могут привлекать помощников или переводчиков. Разрешение на допуск в читальный зал сопровождающих заявителя лиц предоставляется в порядке, предусмотренном процедурой "прием и рассмотрение заявления о предоставлении архивных документов заявителю в читальном зале архивного отдела".

70. По специальному разрешению начальника архивного отдела заявители могут использовать собственные технические средства (персональный компьютер, диктофон), если это не мешает работе других заявителей и (или) не нарушает правила техники пожарной безопасности.

71. После окончания работы при каждом посещении заявители обязаны сдавать архивные документы сотруднику архивного отдела, ответственному за работу читального зала.

72. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов по форме согласно Приложению 3 к настоящему Регламенту (далее - Заказ N 2). При копировании большого количества документов к Заказу N 2 прилагается перечень документов.

73. Изготовление ксерокопий документов осуществляется сотрудником архивного отдела в течение 3 рабочих дней со дня оформления Заказа N 2.

74. Объем одного заказа в листах не должен превышать 10% от общего объема предоставленного заявителю дела.

75. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения начальника архивного отдела.

76. Электронные (цифровые) копии архивных документов предоставляются заявителям на электронных носителях информации.

77. Копии архивных документов выдаются заявителю или его доверенному лицу под расписку.

78. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивного отдела с разрешения начальника архивного отдела в помещении читального зала архивного отдела и под контролем сотрудника архивного отдела, ответственного за работу читального зала, допускается копирование документов техническими средствами заявителей (сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др.).

79. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами заявителей, архивный отдел не несет.

80. Основаниями для отказа в копировании архивных документов являются:

1) неудовлетворительное состояние архивных документов, угрожающее их целостности;

2) наличие ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3) наличие ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

4) угроза нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов;

5) формат копируемого документа превышает формат А4;

6) объем копируемого дела превышает 300 листов.

81. Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников.

82. Исполненная по заказу заявителя копия архивного документа на бумажном носителе подлежит визированию в установленном порядке с соблюдением следующих требований:

1) на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа;

2) в архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела;

3) архивная копия заверяется специальным штампом "копия верна", печатью и подписью начальника архивного отдела.

83. Результат административной процедуры "предоставление архивных документов заявителю для работы в читальном зале архивного отдела, копирование архивных документов": предоставление документов для работы в читальном зале архивного отдела и (или) выдача заявителю копий архивных документов.

IV. Формы контроля за исполнением настоящего Регламента

84. Текущий контроль за соблюдением и исполнением требований настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными лицами, осуществляется начальником архивного отдела.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 17 марта 2016 г. N 59-ПА пункт 85 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

85. Последующий контроль осуществляется посредством проведения плановых проверок (в соответствии с планом проведения проверок, утверждаемым распоряжением Администрации Шелеховского муниципального района) и внеплановых (по конкретному обращению заявителя). План проведения проверок утверждается ежегодно в срок до 1 марта текущего года.

86. Осуществлять контроль за порядком и сроками предоставления муниципальной услуги могут сами заявители путем получения информации о ходе ее предоставления по телефону, или по письменному обращению.

87. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

88. Персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных настоящим Регламентом, несут начальник и сотрудники архивного отдела, непосредственно занимающиеся предоставлением муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц, муниципальных служащих

1. Общие положения

89. Установленный настоящим разделом Регламента порядок обжалования не распространяется на случаи обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, законами Иркутской области и иными нормативными правовыми актами Иркутской области прямо предусмотрен специальный порядок их обжалования.

90. Каждый заявитель вправе обжаловать в порядке, установленном настоящим Регламентом, решение, действия (бездействие) архивного отдела, иных лиц, если считает, что неправомерными решениями, действиями (бездействием) нарушены его права и свободы.

91. Могут быть обжалованы коллегиальные и единоличные решения, действия (бездействие), в том числе представление официальной информации, ставшей основанием для совершения действий (принятия решений), в результате которых:

1) нарушены права и свободы заявителя;

2) созданы препятствия к осуществлению заявителем его прав и свобод;

3) незаконно на заявителя возложена какая-либо обязанность или он незаконно привлечен к какой-либо ответственности.

92. Заявитель вправе обжаловать также бездействие архивного отдела, если оно повлекло за собой вышеперечисленные последствия.

93. Заявитель вправе обжаловать как вышеназванные решения, действия (бездействие), так и послужившую основанием для совершения действий (принятия решений) информацию либо то и другое одновременно.

94. Каждый заявитель имеет право получить, а сотрудники архивного отдела обязаны ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах и материалах.

95. К официальной информации относятся сведения в письменной или устной форме, повлиявшие на осуществление прав и свобод заявителя, являющиеся основанием для совершения действий (принятия решений) в отношении заявителя и представленные заявителю архивным отделом.

96. В порядке, установленном настоящим Регламентом, не могут быть обжалованы решения и действия (бездействие), принятые консультативно-совещательными органами, созданными при Мэре Шелеховского муниципального района, Администрации Шелеховского муниципального района, структурных подразделениях Администрации Шелеховского муниципального района, поскольку указанные органы не наделены властными полномочиями, их решения носят рекомендательный характер и не могут непосредственно влиять на права и обязанности граждан и организаций.

2. Порядок обращения с жалобой

97. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление жалобы непосредственно от заявителя (представителя заявителя) или в виде почтового отправления, а также по адресу электронной почты.

98. Жалоба на решения, действия (бездействие), нарушающие права и свободы заявителя, подается на имя Мэра Шелеховского муниципального района в письменной форме согласно Приложению 4 к настоящему Регламенту. Жалоба подается в архивный отдел или отдел по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района, расположенный по адресу: Иркутская область, г.Шелехов, ул. Ленина, 15, каб. 40.

99. Жалоба, поданная заявителем-гражданином, должна быть подписана гражданином, обратившимся с ней, или его представителем. В случае подписания жалобы от имени гражданина представителем к жалобе должны прилагаться копии документов, подтверждающих его полномочия (доверенность, копия свидетельства о рождении, документов об установлении опеки (попечительства) и т.д.) и удостоверяющих личность.

100. К жалобе, поданной заявителем-организацией, должны быть приложены документы, подтверждающие право лица, подписавшего жалобу, на совершение действий от имени организации (копия документа об избрании, о назначении на должность) в соответствии с учредительными документами организации.

101. В жалобе должны быть указаны:

1) должность, фамилия, инициалы сотрудника архивного отдела, иных лиц либо наименование архивного отдела, решение, действие (бездействие) которого обжалуются - при наличии такой информации;

2) фамилия, имя, отчество гражданина или наименование организации, подавших жалобу;

3) почтовый адрес и/или адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ;

4) существо обжалуемого решения, действия (бездействия);

5) основания, по которым обжалуется решение, действие (бездействие);

6) требования лица, подавшего жалобу.

Дополнительно в жалобе могут указываться иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены и при этом такие документы отсутствуют в Администрации Шелеховского муниципального района, заявитель в пятидневный срок уведомляется (письменно, с использованием средств телефонной или факсимильной связи либо по электронной почте) о необходимости представления таких документов в 10-дневный срок, а также о том, что в случае их непредставления в указанный срок рассмотрение жалобы и принятие решения будут осуществляться без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

102. В случае если в жалобе содержится просьба об истребовании документов, имеющих существенное значение для рассмотрения жалобы, которые отсутствуют у заявителя, то должностное лицо, рассматривающее жалобу, запрашивает такие документы или выезжает на место для их изучения. В этом случае срок рассмотрения жалобы приостанавливается до представления запрошенных документов либо выезда на место, но не более чем на десять дней.

103. Заявитель вправе в любое время отказаться от поданной жалобы в письменной форме.

3. Порядок рассмотрения жалобы

104. Жалоба в день ее поступления подлежит регистрации в отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района.

105. Копия жалобы в день ее поступления передается заместителю Мэра района по правовой и административной работе и в отдел управления персоналом Администрации Шелеховского муниципального района.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 17 марта 2016 г. N 59-ПА пункт 106 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

106. Жалоба, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, сотрудника архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

107. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 107

108. Жалоба не рассматривается в следующих случаях:

1) отсутствия сведений об обжалуемом решении, действии (бездействии) (в чем выразилось, кем принято), о фамилии, имени, отчестве, наименовании заявителя и почтовом адресе и/или адресе электронной почты, по которым должен быть направлен ответ;

2) отсутствия подписи заявителя, его представителя;

3) в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника архивного отдела, иных лиц;

4) текст письменного обращения не поддается прочтению;

5) содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы и обстоятельства.

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

109. В случаях, требующих коллегиального обсуждения вопросов, поставленных в жалобе заявителя, жалоба рассматривается в установленном муниципальными правовыми актами Шелеховского района порядке:

1) в отношении муниципальных служащих Администрации Шелеховского муниципального района - комиссией по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих Шелеховского района и урегулированию конфликта интересов в Администрации Шелеховского муниципального района;

2) в отношении иных сотрудников Администрации Шелеховского муниципального района - специально создаваемой комиссией.

110. Решения комиссий, указанных в пункте 109 настоящего Регламента, носят рекомендательный характер для должностного лица, в компетенции которого находится рассмотрение жалобы, учитываются при принятии решения по жалобе.

111. В ходе проверки изложенных в жалобе обстоятельств анализируется обоснованность каждого из приведенных мотивов, проверяется, соответствовали ли обжалуемые решения, действия (бездействие) сотрудников архивного отдела требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов.

112. При проверке отбираются объяснения у сотрудника Администрации Шелеховского муниципального района, чьи действия (решения) обжалуются, опрашиваются иные лица, обладающие информацией, имеющей значение для рассмотрения жалобы, запрашиваются дополнительные документы и материалы у структурных подразделений Администрации района, заявителя или иных физических и юридических лиц.

113. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо принимает решение об обоснованности требований заявителя и о признании неправомерным обжалуемого решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении требований.

114. Жалоба признается обоснованной, а обжалуемое решение, действие (бездействие) - неправомерным, если оно приводит к указанным в пункте 91 настоящего Регламента последствиям.

Установив обоснованность жалобы полностью или частично, должностное лицо признает обжалуемое действие (решение) неправомерным, принимает необходимые меры к удовлетворению законных требований заявителя, а также к восстановлению его нарушенных прав и свобод. Установив обоснованность жалобы, должностное лицо при наличии правовых оснований инициирует привлечение к дисциплинарной ответственности муниципального служащего, допустившего нарушение прав и свобод заявителя, вплоть до подготовки представления об увольнении. Ответственность возлагается как на сотрудников архивного отдела, действия (бездействие) которых признаны незаконными, так и на иных муниципальных служащих Администрации Шелеховского муниципального района, представивших информацию, ставшую основанием для незаконных действий (решений), указанных в пункте 91 настоящего Регламента.

115. Жалоба признается необоснованной, а обжалуемое решение, действие (бездействие) - правомерным, если обжалуемое решение, действие (бездействие) не приводит к указанным в пункте 91 настоящего Регламента последствиям. В этом случае должностное лицо отказывает в удовлетворении жалобы.

116. По результатам рассмотрения жалобы готовится письменный ответ заявителю. Письменный ответ, направляемый заявителю, должен содержать следующую информацию:

1) должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение по жалобе;

2) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина или наименование юридического лица, подавшего жалобу, почтовый адрес гражданина либо местонахождение юридического лица;

3) суть жалобы;

4) принятое по жалобе решение;

5) обоснование принятого решения;

6) в случае, если жалоба признана обоснованной, заявитель информируется о конкретных мерах по восстановлению его нарушенных прав и свобод;

7) в случае, если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявленных требований, а также, в случае необходимости, возможный порядок обжалования принятого по жалобе решения.

117. В день направления письменного ответа заявителю должностное лицо передает в отдел управления персоналом Администрации Шелеховского муниципального района копию такого ответа.

118. В случае, если в результате проверки установлено, что в действиях (бездействии), принятом решении сотрудников Администрации Шелеховского муниципального района имеются признаки состава преступления, жалоба вместе со всеми материалами проверки направляется в правоохранительные органы для рассмотрения и принятия решения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Начальник архивного отдела

Л.М.Любочко

Приложение 1

к Административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

"Предоставление архивных документов заявителям

в читальном зале архивного отдела"

Блок-схема
административных процедур

Приложение 2

к Административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

"Предоставление архивных документов заявителям

в читальном зале архивного отдела"

                           Образец заявления

                                              Начальнику архивного отдела

                                               Администрации Шелеховского

                                                    муниципального района

                              Заявление

________________________________________________________________________,

          (наименование организации, Ф.И.О. гражданина)

Прошу разрешить работу в читальном зале архивного отдела.

Цель и тема исследования _______________________________________________,

хронологические рамки ______________________________________________годы,

необходимость изучения архивных документов _____________________________.

Интересующие вопросы ___________________________________________________.

Дата                                                   Подпись

Работу  в   читальном зале по имеющимся архивным документам разрешаю (не

разрешаю).

Начальник архивного отдела                             Подпись

                                                       Дата

Приложение 3

к Административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

"Предоставление архивных документов заявителям

в читальном зале архивного отдела"

                         Образец заказа

           на копирование научно-справочного аппарата

                     и архивных документов

     Архивный отдел Администрации Шелеховского муниципального района

Заказ N 2 на копирование архивных документов

Копировать документы (не) разрешаю Начальник архивного отдела подпись Дата

     Я, _________________________________________________________________

                             (фамилия, инициалы заявителя)

     Прошу выдать мне архивные копии следующих документов:

Фонд N ___	Опись N ___	Ед. хр. N ___	Лист N ___	Заголовок документа
1	2	3	4	5

Заказчик	__________________	_________________________
"_____"____________20__ г.	(подпись)	(расшифровка подписи)

Заказ принял к исполнению	__________________	_________________________
"_____"____________20__ г.	(подпись)	(расшифровка подписи)

Заказ исполнил	__________________	_________________________
"_____"____________20__ г.	(подпись)	(расшифровка подписи)

Заказ по исполнении получил	__________________	_________________________
"_____"____________20__ г.	(подпись)	(расшифровка подписи)

Приложение 4

к Административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

"Предоставление архивных документов заявителям

в читальном зале архивного отдела"

                           Форма жалобы

                                  Мэру Шелеховского муниципального района

                                 от _____________________________________

                                         (ФИО заявителя, представителя)

                        Жалоба ___________________

                    на решение, действие (бездействие)

     Я, ________________________________________________________________,

      (ФИО заявителя, наименование организации), адрес, место нахождения

       организации:(индекс, город, улица, дом, квартира, офис), адрес

                     эл.почты, подаю жалобу от имени

_________________________________________________________________________

(своего,   или   ФИО  лица,  которого представляет заявитель) на решение,

                          действие (бездействие)

_________________________________________________________________________

                 (должность, ФИО муниципального служащего)

_________________________________________________________________________

    (существо обжалуемого решения, действия (бездействие), основания,

     по которым обжалуется решение, действие (бездействие), требования

                                 заявителя)

     Для   подтверждения   представленной  мной информации у меня имеются

следующие материалы:

     1. _________________________________________________________________

     2. _________________________________________________________________

ФИО __________________________________ _______________________________________
дата выдачи ____________________________	подпись
контактный телефон _____________________
	Дата