Распоряжение администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области от 29 апреля 2010 г. N 61-РА "Об утверждении Положения об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района"

В целях документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления Шелеховского района и контроля за исполнением документов в Администрации Шелеховского муниципального района, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением Думы Шелеховского муниципального района от 29.11.2007 N 47-рд "О структуре Администрации Шелеховского муниципального района", руководствуясь ст.ст. 30, 31, 34, 35 Устава Шелеховского района:

1. Утвердить Положение об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района.

2. Признать утратившим силу распоряжение Мэра Шелеховского муниципального района от 14.06.2006 N 133-р "Об утверждении Положения об отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра района по правовой и административной работе С.М.Пархамович.

Мэр Шелеховского муниципального района

Ю.А.Сюсин

Положение
отделе по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района
(утв. Распоряжением администрации Шелеховского муниципального района Иркутской области
от 29 апреля 2010 г. N 61-РА)

1. Общие положения

1. Отдел по контролю и делопроизводству (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации Шелеховского муниципального района (далее - Администрация района) и находится в непосредственном подчинении заместителя Мэра района по правовой и административной работе.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 09.02.2010 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Иркутской области, Уставом Шелеховского района, муниципальными правовыми актами Шелеховского района, настоящим Положением.

3. Отдел имеет свой бланк установленного образца. Бланк используется исключительно в целях реализации задач и функций Отдела.

4. Состав Отдела определяется в соответствии со штатным расписанием Администрации района, утвержденным Мэром Шелеховского муниципального района (далее - Мэр района).

5. Работники Отдела являются муниципальными служащими, назначаются и освобождаются от должности распоряжением Мэра района.

6. Материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Отдела осуществляется соответствующими структурными подразделениями Администрации района.

7. Отдел решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с иными структурными подразделениями Администрации района.

2. Задачи и функции Отдела

8. Основными задачами Отдела являются:

1) осуществление документационного обеспечения и контроль за исполнением документов в деятельности Администрации района с применением автоматизированных систем;

2) осуществление методического руководства работы по ведению делопроизводства в других структурных подразделениях Администрации района в соответствии с установленными правилами, а также Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Мэром района.

9. В соответствии с возложенными задачами Отдел выполняет следующие функции:

1) осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения резолюций Мэра района, заместителей Мэра района на входящей корреспонденции;

2) осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и исходящей корреспонденции, а также передачу внутренней документации Администрации района;

3) осуществляет регистрацию, контроль за рассмотрением сроков письменных и устных обращений граждан через "систему "КОДЕКС": обращения граждан";

4) осуществляет учет и анализ состояния исполнительской дисциплины в Администрации района;

5) осуществляет регистрацию и обработку муниципальных правовых актов Администрации, Мэра района, заместителей Мэра района;

6) осуществляет рассылку заверенных в установленном порядке копий муниципальных правовых актов Администрации района, Мэра района, заместителей Мэра района. Несет ответственность за точное соответствие копий подлиннику документа;

7) осуществляет ведение правовой базы муниципальных правовых актов органов местного самоуправления Шелеховского района в системе "КОДЕКС";

8) ежемесячно подготавливает перечень муниципальных правовых актов Администрации района, Мэра района, заместителей Мэра района в правовое управление Администрации района, подлежащих блокировке в электронной базе "КОДЕКС";

9) своевременно подготавливает и предоставляет в правовое управление Администрации района информацию, подлежащую включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области, по принятым (изданным) Мэром района, Администрацией района нормативно правовым актом, находящимся на хранении в отделе;

10) осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения правовых актов, поставленных на контроль;

11) осуществляет контроль за исполнением Регламента работы Администрации района, Инструкции по делопроизводству в Администрации района;

12) проставляет отметки об опубликовании в печати, об отмене, утрате силы, внесении изменений и дополнений в первые экземпляры муниципальных правовых Шелеховского района и в электронную карточку документа;

13) осуществляет организацию представления заверенных в установленном порядке копий муниципальных правовых актов Администрации района, Мэра района в Правительство Иркутской области, Книжную палату, прокуратуру г.Шелехова, муниципальное учреждение "Редакция газеты "Шелеховский вестник", правовые справочные системы, имеющие договор с Администрацией района о сотрудничестве в сфере обмена правовой информацией;

14) осуществляет контроль за своевременным представлением отчетов по работе с заключенными договорами и соглашениями структурными подразделениями Администрации района, осуществляет хранение договоров, соглашений;

15) организовывает проведение заседаний Административного комитета при Мэре района и приема граждан при Мэре района;

16) осуществляет контроль за светокопированием документов в Администрации района;

17) совместно с архивным отделом Администрации района составляет номенклатуру дел Администрации района, сводную опись документов Администрации района постоянного срока хранения;

18) организовывает и координирует подготовку и передачу дел в архивный отдел Администрации района;

19) осуществляет контроль исполнения Комплексного плана работы Администрации района;

20) предоставляет в отдел управления персоналом Администрации района информацию о нарушениях муниципальными служащими должностных обязанностей по срокам исполнения служебной корреспонденции;

21) осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации района, органами государственной власти и органами местного самоуправления иных муниципальных образований по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

22) в рамках обеспечения доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления Шелеховского района:

а) обеспечивает направление на опубликование правовых актов Администрации района, Мэра района;

б) подготавливает информацию о деятельности Мэра района, Администрации района, направляет данную информацию в отдел культуры для размещения в муниципальной библиотечной сети учреждений культуры Шелеховского района, а также размещает данную информацию в здании Администрации района;

в) подготавливает информацию о деятельности отдела для размещения на информационных стендах, в газете "Шелеховский вестник", на официальном сайте Администрации района;

23) подготавливает проекты муниципальных правовых актов Шелеховского района по вопросам компетенции отдела, своевременно вносит корректировки в данные правовые акты;

24) обеспечивает сохранность находящихся на исполнении в отделе служебных документов;

25) участвует по поручению Мэра района, заместителя Мэра района по правовой и административной работе в работе консультативно-совещательных органов при Мэре района, Администрации района, а также в установленном порядке в работе заседаний, комиссий, иных органов Думы Шелеховского муниципального района по вопросам компетенции Отдела;

26) осуществляет иные функции по направлению деятельности Отдела.

3. Права Отдела

10. Отдел во исполнение возложенных на него задач и функций имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений Администрации района, руководителей организаций, независимо от организационно - правовых форм и форм собственности, необходимую информацию, документы и материалы по исполнению поручений Мэра района и заместителей Мэра района;

2) обращаться за разъяснением к структурным подразделениям Администрации района;

3) привлекать по согласованию с руководителями органов Администрации района сотрудников для подготовки проектов муниципальных правовых актов Шелеховского района, проводимых Отделом в соответствии с возложенными на него полномочиями;

4) осуществлять иные права для реализации возложенных на Отдел задач и функций.

4. Организация деятельности Отдела

11. Отдел возглавляет начальник, который руководит деятельностью Отдела, организует выполнение его задач и функций, определенных настоящим Положением, несет персональную ответственность за деятельность Отдела.

12. Начальник Отдела:

1) осуществляет планирование деятельности Отдела;

2) представляет Отдел во всех организациях, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, в органах государственной власти и органах местного самоуправления;

3) дает обязательные для исполнения сотрудниками Отдела устные распоряжения и указания, налагает резолюции на документах по порученной работе, контролирует их исполнение, решает организационные вопросы деятельности Отдела;

4) представляет заместителю Мэра района по правовой и административной работе кандидатуры для назначения на должность сотрудников Отдела, вносит предложения об освобождении от должности сотрудников Отдела, о поощрении и применении мер дисциплинарного взыскания;

5) обеспечивает выполнение поручений Мэра района, заместителя Мэра района по правовой и административной работе в рамках возложенных на Отдел задач;

6) осуществляет другие полномочия в соответствии с действующим законодательством, должностной инструкции.

13. Распределение обязанностей между сотрудниками Отдела определяется должностными инструкциями, согласовываются заместителем Мэра района по правовой и административной работе и утверждается Мэром района.

5. Заключительные положения

14. За неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудники Отдела несут ответственность в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Шелеховского района.

Начальник отдела по контролю и делопроизводству

В.Д.Свиридова