Приложение 9. Инструкция о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов и соблюдения условий конфиденциальности и информационной безопасности при проведении ГИА

Приложение 9

к распоряжению

Комитета по образованию

от 12 мая 2009 г. N 901-р

Инструкция
о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов
и документов и соблюдения условий конфиденциальности
и информационной безопасности при проведении ГИА

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов и соблюдения условий конфиденциальности и информационной безопасности при проведении ГИА (далее по тексту - Инструкция) разработана в соответствии с письмом Рособрнадзора от 20.03.2008 N 01-137/08-01 "Рекомендации по организации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих управление в сфере образования, по обеспечению конфиденциальности документированной информации государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших основную общеобразовательную программу основного общего образования, с участием территориальной экзаменационной комиссии".

1.2. Инструкция регламентирует организационно-технологические мероприятия учета, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших основную общеобразовательную программу основного общего образования, с участием территориальной экзаменационной комиссии (далее - ГИА) в Санкт-Петербурге.

1.3. При организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ГИА устанавливается порядок взаимодействия между следующими органами и организационными структурами:

- государственным образовательным учреждением дополнительного профессионального образования центром повышения квалификации специалистов Санкт-Петербурга "Региональный центр оценки качества образования и информационных технологий" (далее - РЦОКОиИТ);

- администраций районов Санкт-Петербурга (далее - АР);

- территориальной экзаменационной комиссией (далее - ТЭК ГИА);

- территориальной конфликтной комиссией Санкт-Петербурга (далее - ТКК ГИА);

- территориальными предметными комиссиями (далее - ТПК ГИА);

- первичными пунктами обработки информации (далее - ППОИ);

- пунктами проведения экзаменов ГИА (далее - ППЭ ГИА).

1.4. Представители указанных организаций и организационных структур, работающие с материалами и документами ГИА, относящимися к категории документов строгой отчетности, несут ответственность за сохранность материалов и документов и конфиденциальность информации.

2. Комиссия по работе с документами строгой отчетности

2.1. На период приемки, передачи, хранения и уничтожения документов строгой отчетности в целях усиления информационной безопасности и обеспечения общественного контроля за вышеперечисленными процессами создается Комиссия по работе с документами строгой отчетности (далее - Комиссия).

2.2. В состав Комиссии входят представители Комитета по образованию, РЦОКОиИТ.

Состав Комиссии утверждается ТЭК ГИА.

2.3. Основными функциями Комиссии являются:

- прием и тиражирование экзаменационных материалов;

- передача первичных документов на временное хранение в РЦОКОиИТ;

- учет использования экзаменационных материалов;

- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения.

2.4. Комиссия работает в соответствии с региональным планом мероприятий по организационно-технологическому сопровождению ГИА, утвержденным Комитетом по образованию, а также может собираться по мере необходимости.

2.5. Решения Комиссии оформляются соответствующими актами.

3. Материалы и документы ГИА

3.1. К материалам и документам ГИА относятся:

3.1.1. Экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников ГИА;

- бланк ответов участников ГИА (бумажный, электронный носитель).

3.1.2. Документы по подготовке к экзамену:

- ведомость "Список учащихся. Выверка" (форма ВФ-2);

- ведомость "Регистрация на экзамен. Выверка" (форма ВФ-4);

- протокол "Список посадочных мест. Шаблон" (форма ПФ-1);

- акты готовности ППЭ ГИА;

- сведения о помещении, предназначенном для временного хранения экзаменационных материалов на период ГИА;

- сведения о транспорте, предназначенном для перевозки материалов государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего образования, из РЦОКОиИТ в ППОИ и обратно.

3.1.3. Документы ППЭ ГИА о проведении экзамена:

- протокол "Распределение вариантов КИМ по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма ПФ-4);

- протокол контроля качества КИМ в ППЭ ГИА (форма ПФ-20);

- справка "Распределение участников экзамена по аудиториям пункта проведения экзамена" (форма СФ-8);

- ведомость распределения участников экзамена по аудиториям ППЭ ГИА (форма ВФ-6);

- ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ ГИА (форма ВФ-7);

- протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника ГИА (форма ПФ-8);

- протокол выдачи дополнительного бланка ответов "С" (форма ПФ-7);

- протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника ГИА (форма ПФ-25);

- ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8).

3.1.4. Материалы проверки ответов участников ГИА:

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами.

3.1.5. Протоколы ТЭК ГИА:

- протоколы заседаний ТЭК ГИА;

- протоколы ТЭК ГИА о результатах ГИА.

3.1.6. Апелляционные материалы:

- журналы регистрации апелляций;

- апелляция по процедуре проведения ГИА (форма ПФ-30);

- апелляция по результатам ГИА (форма ПФ-15);

- заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма ПФ-29);

- протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы ПФ-26, ПФ-27, ПФ-28).

3.1.7. Акт приемки-передачи различных материалов и документов:

- обобщающий протокол приема/передачи комплектов документации на экзамен/обработку;

- протокол передачи бланков ответов из ППЭ ГИА на обработку в РЦОКОиИТ/ППОИ (форма ПФ-10).

3.2. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ГИА.

3.3. Сроки хранения материалов и документов ГИА определяются по перечню согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

3.4. Указанные материалы и документы ГИА являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

3.5. Материалы и документы ГИА являются материальными ценностями.

3.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ГИА, являются материально ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с законодательство Российской Федерации.

4. Приемка материалов и документов ГИА

4.1. Процесс работы с указанными в разделе 3 настоящей Инструкции материалами и документами во время организации и проведения ГИА проводится с привлечением членов Комиссии.

4.2. Материалы и документы ГИА передаются в РЦОКОиИТ в соответствии с протоколом передачи данных для печати контрольно-измерительных материалов (КИМ), принимаются по накладной представителем РЦОКОиИТ на временное хранение до момента использования.

4.3. Указанные материалы и документы хранятся до момента использования в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

5. Передача материалов и документов ГИА

5.1. Порядок передачи материалов и документов ГИА поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируется настоящей Инструкцией.

5.2. Экзаменационные материалы (секьюрпаки с КИМ) передаются ответственным за временное хранение представителем РЦОКОиИТ по акту на упаковку, составленному по форме, содержащейся в приложении 2 к настоящей Инструкции, ответственному лицу.

5.3. В день, предшествующий экзамену, с 13.00 до 18.00 РЦОКОиИТ осуществляет выдачу экзаменационных материалов уполномоченным ТЭК ГИА (районным координаторам) в соответствии с графиком на основании обобщающего протокола приема/передачи комплектов документации, составленного по форме, содержащейся в приложении 3 к настоящей Инструкции.

5.4. С момента получения экзаменационных материалов в РЦОКОиИТ до выдачи их в день экзамена в ППЭ ГИА экзаменационные материалы хранятся в пунктах первичной обработки информации (далее - ППОИ).

5.5. Хранение экзаменационных материалов в РЦОКОиИТ, ППОИ и ППЭ ГИА осуществляется в сейфе или в специально выделенном, оборудованном и опечатанном помещении, находящемся на сигнализации, в соответствии с режимом информационной безопасности и в порядке, исключающем доступ к экзаменационным материалам посторонних лиц.

5.6. Ответственность за соблюдение правил хранения и передачи экзаменационных материалов несут персонально уполномоченные ТЭК ГИА (районные координаторы и руководители образовательных учреждений ППЭ ГИА).

5.7. В день экзамена утром с 6.00 до 8.00 уполномоченные ТЭК ГИА (руководители образовательных учреждений ППЭ ГИА) получают от уполномоченных ТЭК ГИА (районных координаторов) экзаменационные материалы для проведения экзамена в ППЭ ГИА (согласно форме ПФ-19), доставляют материалы в ППЭ ГИА и передают руководителям ППЭ ГИА.

5.8. С момента получения экзаменационных материалов в ППОИ и до момента передачи руководителям ППЭ ГИА персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности несут уполномоченные ТЭК ГИА (районные координаторы).

5.9. После передачи экзаменационных материалов в ППЭ ГИА руководители ППЭ ГИА несут персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности.

5.10. При получении материалов руководитель ППЭ ГИА проверяет соответствие фактического количества комплектов КИМ количеству секьюрпаков, указанному в графе "В ППЭ ГИА" протокола приема/передачи комплектов документации на экзамен.

5.11. При несовпадении фактического количества секьюрпаков с количеством, указанным в протоколе приема/передачи комплектов документации на экзамен (форма ПФ-19), руководитель ППЭ ГИА и уполномоченный представитель ТЭК ГИА ставят свои подписи в разделе "В ППЭ ГИА" и принимают меры для разрешения ситуации, при необходимости привлекая специалистов РЦОКОиИТ.

5.12. По завершении экзамена руководитель ППЭ ГИА передает уполномоченному представителю ТЭК ГИА по акту, составленному по форме ПФ-19:

- все использованные секьюрпаки с комплектами КИМ из каждой аудитории;

- секьюрпак с комплектом документации руководителя ППЭ ГИА;

- секьюрпаки с комплектами документации аудиторий ППЭ ГИА;

- все неиспользованные секьюрпаки с комплектами КИМ.

5.13. Передача комплектов документации из РЦОКОиИТ в ППОИ и из ППОИ в РЦОКОиИТ осуществляется уполномоченным представителем ТЭК ГИА в лице районного координатора на основании Обобщающего протокола приема-передачи комплектов документации, составленного по форме, содержащейся в приложении 3 к настоящей Инструкции.

5.14. Уполномоченный представитель ТЭК ГИА несет ответственность за доставку комплектов документации на обработку в РЦОКОиИТ.

6. Учет материалов и документов ГИА

6.1. По окончании проведения каждого экзамена ГИА РЦОКОиИТ организует работы по учету материалов и документов в соответствии с перечнем, производит отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности, подлежащих длительному и временному хранению, также отбираются материалы, не подлежащие хранению (в том числе черновики, инструкции), для их дальнейшего уничтожения.

6.2. Результат работы оформляется актами передачи на архивное хранение материалов и документов строгой отчетности по ГИА, составленными по форме, содержащейся в приложении 4 к настоящей Инструкции.

7. Хранение материалов и документов ГИА

7.1. Материалы и документы ГИА в соответствии с перечнем материалов и документов ГИА с указанием сроков хранения, содержащимся в приложении 1 к настоящей Инструкции, размещаются на временное хранение в РЦОКОиИТ.

7.2. Хранение материалов и документов ГИА осуществляется в специально выделенном и оборудованном помещении и в металлических шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение конфиденциальности и режима информационной безопасности и хранение в порядке, исключающем к ним доступ посторонних лиц.

7.3. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ГИА в практических целях не допускается.

8. Уничтожение материалов и документов ГИА

8.1. По истечении сроков хранения материалы и документы ГИА, включая остатки первичных материалов (неиспользованные и использованные КИМы), подлежат уничтожению.

8.2. Уничтожение указанных материалов и документов ГИА производится на основании приказа директора РЦОКОиИТ.

8.3. Списание указанных материалов и документов ГИА, являющихся материальными ценностями, производится на основании акта об уничтожении, составленного по форме, содержащейся в приложении 5 к настоящей Инструкции.

8.4. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в 2 экземплярах, после чего РЦОКОиИТ имеет право уничтожить документы, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком (путем измельчения в целях исключения дальнейшего практического использования).