Приложение. Административный регламент исполнения государственной функции "Хранение архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела

(приложение)

Административный регламент
исполнения государственной функции "Хранение архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела
(утв. приказом Архивного комитета Ленинградской области
от 28 декабря 2011 г. N 37)

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Наименование государственной функции: "Хранение архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - государственная функция).

Наименование органа местного самоуправления Ленинградской области (организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Государственную функцию на территории Ленинградской области исполняют администрации муниципальных районов и городского округа Ленинградской области (далее - Администрации).

3. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется архивными отделами (секторами) Администраций (далее - муниципальные архивы).

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции регулируется следующими нормативными правовыми актами:

4.1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

4.2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14 мая 2007 года, N 20);

4.3. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 5 ноября 2007 года, N 45);

4.4. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 15 июня 2009 года, N 24);

4.5. Приказом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 18 июня 2003 года N 315 "Об утверждении норм пожарной безопасности "Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией" ("Российская газета", 3 июля 2003 года, N 128);

4.6. Законом Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в области архивного дела" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 30 декабря 2005 года, N 69);

4.7. Постановлением Правительства Ленинградской области от 8 июня 2009 года N 163 "Об утверждении показателей для оценки эффективности выполнения органами местного самоуправления муниципальных образований переданных отдельных государственных полномочий Ленинградской области" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 3 июля 2009 года, N 37);

4.8. Постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 13 мая 2005 года, N 16);

4.9. Постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении Положения об архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания архивного комитета Ленинградской области" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 16 июля 2008 года, N 28).

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 г. N 12 постановление Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 г. N 166 признано утратившим силу с 1 января 2014 г.

Описание результатов исполнения государственной функции и юридических фактов, которыми заканчивается исполнение государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является создание нормативных условий, соблюдение установленных режимов и надлежащая организация хранения архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Ленинградской области (далее - архивные документы), исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

5.1. Юридическим фактом, которым завершается исполнение государственной функции, является обеспеченное надлежащее хранение архивных документов в течение установленного периода.

Описание физических и юридических лиц и(или) их представителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ленинградской области взаимодействовать с муниципальным архивом

6. Правом взаимодействовать с муниципальным архивом при исполнении государственной функции обладают источники комплектования муниципального архива документами, относящимися к собственности Ленинградской области (далее - источники комплектования), а также их представители (далее - заявители).

Размер платы, взимаемой при исполнении государственной функции

7. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции Информирование о правилах исполнения государственной функции

8. Местонахождение, номера телефонов, почтовые и электронные адреса муниципальных архивов указаны в Приложении 1.

9. Графики работы муниципальных архивов указаны в Приложении 2.

10. Сведения о местонахождении муниципальных архивов, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальных сайтах Администраций муниципальных образований.

11. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- при личном обращении;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- на сайтах Администраций муниципальных образований.

12. При ответах на телефонные звонки специалисты муниципального архива подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

13. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

14. При личном обращении работник муниципального архива обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы муниципального архива и предоставить информацию в соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции "Хранение архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - Административный регламент).

15. При информировании по письменным обращениям работники муниципального архива обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

16. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

17. Письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней.

18. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

19. На портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области по адресу: http://www.gu.lenobl.ru/, официальном сайте Администрации, на стендах в муниципальных архивах размещается следующая информация:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты муниципальных архивов;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действия или бездействия должностных лиц и работников муниципальных архивов;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания для прекращения исполнения государственной функции.

- выписка из текста настоящего Административного регламента.

Сроки исполнения государственной функции

20. Хранение архивных документов и архивных фондов осуществляется постоянно и бессрочно в соответствии с требованиями законодательства.

21. Осуществление отдельных административных процедур в отношении поступивших на хранение документов производится в следующие сроки:

- организация хранения в архивохранилище поступившего архивного документа осуществляется в течение 30 календарных дней;

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов осуществляется постоянно (бессрочно) на протяжении всего срока хранения документа;

- плановая (цикличная) проверка наличия и состояния архивных документов производится один раз в 10 лет;

- срок проведения плановой и внеплановой проверки наличия и состояния архивных документов одного фонда не может превышать 60 рабочих дней с начала ее проведения.

Основания для приостановления исполнения государственной функции либо прекращения исполнения государственной функции

22. Основания для приостановления исполнения государственной функции отсутствуют.

23. Основанием для прекращения исполнения государственной функции является снятие с учета архивных документов в следующих случаях:

- неисправимых повреждений архивных документов;

- необнаружения архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Требования к местам исполнения государственной функции

24. Вход в здание, где располагается муниципальный архив, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы архива.

25. Рабочее место работника муниципального архива, ответственного за исполнение государственной функции, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами, обеспечивается телефонной связью (в том числе междугородней).

26. Места ожидания приема в муниципальном архиве обеспечиваются стульями или скамьями.

27. В помещении, где осуществляется прием, на информационных стендах размещается информация о порядке исполнения государственной функции.

III. Административные процедуры

28. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- организация хранения архивных документов в архивохранилище;

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- проверка наличия и состояния архивных документов.

Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении 16 к настоящему Административному регламенту.

Организация хранения архивных документов в архивохранилище

29. Основанием для начала исполнения административной процедуры является прием архивных документов на хранение в муниципальный архив.

30. Ответственным за расположение архивных документов в архивохранилище, является работник муниципального архива, осуществляющий выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области (далее - уполномоченный работник).

31. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

31.1. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.

31.2. Электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей. Каждая единица хранения электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

31.3. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

31.4. В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке, микроформы и др.).

31.5. Обособленному хранению подлежат архивные документы, пораженные биологическими вредителями. Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются муниципальным архивом исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

32. Помещения (архивохранилища) муниципального архива, а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются.

32.1. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

32.2. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

32.3. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

32.4. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.

32.5. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.

33. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

33.1. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

34. Срок осуществления данной административной процедуры при поступлении документа в архивохранилище и не может превышать 30 календарных дней с момента поступления объекта в муниципальный архив.

35. Результатом выполнения административной процедуры является проведение системы мероприятий, обеспечивающей возможность обеспечения хранения архивных документов, а также их оперативного поиска.

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является завершение мероприятий по организации хранения архивных документов в архивохранилище в отношении поступившего документа.

37. Исполнение административной процедуры осуществляется уполномоченным работником муниципального архива в соответствии с его должностными обязанностями.

38. Ответственные лица организуют наличие достаточного для размещения архивных документов количества специальных средств хранения архивных документов (стеллажи, шкафы, коробки, папки и другие), а также поддержание и соблюдение нормативных условий хранения архивных документов, а именно:

39.1. Противопожарного режима.

39.1.1. Регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

39.2. Охранного режима.

39.2.1. Обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) муниципального архива средствами охранной сигнализации, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

39.2.2. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания муниципального архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

39.2.3. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

39.2.4. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

39.2.5. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме администрации муниципального образования или муниципального архива.

39.2.6. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у руководителя муниципального архива или лица его замещающего.

39.2.7. Вынос из муниципального архива архивных документов, материальных ценностей и научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, подписанным руководителем муниципального архива или лицом, его замещающим.

39.3. Температурно-влажностного режима.

39.3.1. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19 °C, относительная влажность воздуха 50-55%.

39.3.2. Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице:

Вид документа	Температура, град. C		Относительная влажность воздуха, %
	черно-белые	цветные	черно-белые	цветные
Фотодокументы:
Пленка	не выше +15	не выше -5	40-50	40-50
Фотобумага	не выше +15	не выше -5	40-50	40-50
Документы на магнитной ленте и дисковых носителях	+8 - +18		45-65

39.3.3. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

39.3.4. При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

39.3.5. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%.

39.3.6. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

39.3.7. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (приложение 3).

39.4. Светового режима.

39.4.1. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, а также соблюдением установленного светового режима.

39.4.2. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

39.4.3. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий.

39.4.4. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

39.4.5. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется при любых видах работы с архивными документами.

39.5. Санитарно-гигиенического режима.

39.5.1. Архивохранилища содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

39.5.2. В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

39.5.3. В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

39.5.4. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

39.5.5. Окна в помещениях муниципального архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

39.5.6. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

40. Исполнение административной процедуры в отношении документов, хранящихся в архивохранилище, осуществляется бессрочно в течение всего срока хранения документа.

41. Результатом административной процедуры является исполнение полного комплекса мероприятий по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов, обеспечивающее их сохранность.

Проверка наличия и состояния архивных документов

42. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

43. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке (цикличная), а также единовременно (внеочередная).

44. Плановая цикличная проверка наличия и состояния архивных документов проводится не реже одного раза в 10 лет.

45. В случае перемещений, при частом использовании архивных документов фонда, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы проводится внеочередная проверка наличия и состояния архивных документов.

45.1. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы,

- сверку их сопоставимых показателей,

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверку правильности составления их итоговых записей.

46. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на правильные места хранения обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов с целью последующей подкладки их на правильное место хранения;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов, и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания.

47. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

- вносить в опись дел, документов неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

48. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

49. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (приложение 5). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

50. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в муниципальном архиве, так и в других организациях. Руководитель муниципального архива вправе продлить срок розыска.

51. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются уполномоченному работнику, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью уполномоченного работника.

52. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета после согласования с Архивным комитетом Ленинградской области (далее - Архивный комитет).

53. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение 4). Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты (Приложения 6-10).

54. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения (далее - проверка состояния документов) проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.

55. Проверка состояния документов может проводиться в целевом порядке, в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

56. При обнаружении дефектов составляются акты (приложения 11-15), отражающий характер дефектов и меры по их устранению.

57. В случае выявления архивных документов, пораженных биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), такие документы направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

58. При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания.

59. Обеспыливание архивных документов проводится с соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

60. По результатам проверки состояния составляется заключение и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

61. Срок проведения проверки наличия и состояния архивных документов одного фонда не может превышать 60 рабочих дней с начала ее проведения.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

62. Должностным лицом, ответственным за организацию исполнения государственной функции, является руководитель муниципального архива.

63. Руководитель муниципального архива осуществляет текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции.

64. Текущий контроль осуществляется посредством проведения руководителем муниципального архива проверок исполнения уполномоченным работником положений настоящего Административного регламента.

65. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем муниципального архива.

66. Архивный комитет осуществляет контроль полноты и качества исполнения государственной функции.

67. Контроль полноты и качества исполнения государственной функции включает в себя проведение Архивным комитетом проверок осуществления органами местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок определены Административным регламентом исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции "Проведение проверок осуществления органами местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела", утвержденным приказом архивного комитета Ленинградской области от 30 октября 2009 года N 24.

68. По результатам проведенных проверок в случае выявления фактов неосуществления и(или) ненадлежащего осуществления государственных полномочий виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

69. Заявители имеют право обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе исполнения государственной функции.

70. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе исполнения государственной функции и повлекшие нарушение законных прав заявителя.

71. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:

- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

72. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников муниципального архива могут быть обжалованы:

- в администрацию муниципального образования;

- в Архивный комитет;

- в судебном порядке;

73. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в адрес администрации муниципального образования, Архивный комитет жалобы.

74. В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя;

- наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в который направляется жалоба либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

Жалоба должна быть подписана заявителем.

75. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

76. Письменная жалоба регистрируется в течение трех дней с момента поступления и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

77. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является:

- признание жалобы обоснованной (направление в органы, участвующие в исполнении государственной функции, требования об устранении выявленных нарушений и о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действия (бездействие);

- признание жалобы необоснованной (направление заявителю письменного мотивированного отказа в удовлетворении жалобы).

78. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением, в течение 3 рабочих дней после принятия решения.

79. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие руководителей и(или) работников муниципального архива в суде общей юрисдикции по месту своего жительства или по месту нахождения муниципального архива или должностного лица, решение, действия (бездействие) которых оспариваются.