Приложение. Временный регламент работы в системе электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот" в администрации Адмиралтейского района Санкт-Петербурга

Приложение
к распоряжению администрации
Адмиралтейского района
от 30 декабря 2011 г. N 1208

Временный регламент
работы в системе электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс:
Документооборот" в администрации Адмиралтейского района Санкт-Петербурга

Настоящий регламент (далее - Временный регламент) определяет порядок работы с документами в администрации Адмиралтейского района Санкт-Петербурга (далее - администрация) с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот" (далее - система).

Система предназначена для регистрации документов, организации их движения по исполнителям, контроля исполнения документов, получения отчетной информации по работе с документами.

Принятые сокращения

АС - автоматизированная система

РК - регистрационная карточка документа

СК - подсистема "Кодекс: Служебная корреспонденция"

БД СК - База данных подсистемы "Кодекс: Служебная корреспонденция"

УД - подсистема "Кодекс: Управление документами"

СПК - подсистема "Кодекс: Потоковое сканирование"

1. Основные принципы организации электронного документооборота
в администрации

1.1. Электронный документооборот в администрации организуется по принципу централизации операций приема и отправки документов, которые осуществляет общий отдел администрации.

1.2. Для унификации схем маршрутизации электронных документов в общем документообороте выделяется входящая и исходящая служебная документация.

1.3. Прием корреспонденции, поступающей в администрацию, осуществляется сотрудником общего отдела администрации.

1.4. Отправка корреспонденции в бумажном виде в структурные подразделения администрации (предприятия, учреждения) после ее регистрации в АС СК, осуществляется сотрудником общего отдела администрации.

1.5. Поступившие в администрацию документы передаются на рассмотрение главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации (далее - руководитель администрации) только после регистрации в АС СК и только в электронном виде, за исключением поступивших на согласование проектов постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга, Губернатора Санкт-Петербурга, проектов распоряжений комитетов Санкт-Петербурга, проектов Административных регламентов.

1.6. Регистрация поступивших в администрацию документов производится путем создания электронных регистрационных карточек: по всем входящим документам - сотрудником общего отдела администрации.

1.7. Резолюция руководителя администрации вносится в электронную регистрационную карточку документа конкретному исполнителю.

2. Регистрация входящей корреспонденции

2.1. На рабочем месте сотрудника общего отдела администрации устанавливаются функциональные подсистемы "Кодекс: Служебная корреспонденция", "Кодекс: Потоковое сканирование", "Кодекс: Управление документами", а также специальное оборудование - потоковый и планшетный сканеры, принтер штрих-кодов.

2.2. Поступившие в администрацию документы, адресованные руководителям администрации, вне зависимости от способа доставки передаются на регистрацию сотруднику общего отдела администрации.

2.3. Документы, адресованные в структурные подразделения администрации, регистрируются сотрудниками соответствующих структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.

2.4. Регистрация документов, поступивших в бумажном виде

2.4.1. Действия сотрудника общего отдела администрации.

2.4.1.1. Открыть новую карточку для регистрации вновь поступившего в администрацию документа.

2.4.1.2. Внести в электронную регистрационную карточку все необходимые реквизиты документа, обязательными из которых являются: индекс номенклатуры дел, отправитель, адресат, краткое содержание документа, исходящий номер и исходящая дата документа.

2.4.1.3. Сохранить электронную регистрационную карточку документа в БД СК.

2.4.1.4. Распечатать и нанести на первую страницу поступившего документа этикетку с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, регистрационным номером документа.

2.4.1.5. Сканировать документ в АС СПК.

Примечание: Распознавание текста, помещение электронной копии документа в Банк документов и привязка его к карточке документа в виде "вложения" происходит автоматически.

2.4.1.6. После регистрации документ в электронном виде передается руководителю администрации на рассмотрение, для чего в АС СК во вкладке "Движение" в качестве первичного исполнителя указывается соответствующий руководитель администрации, которому адресована корреспонденция.

2.5. Регистрация документов, поступивших в электронном виде

2.5.1. Документы принимаются в электронном виде с использованием меню "Сервис - Поступившие документы" АС СК.

2.5.2. Действия сотрудника общего отдела администрации:

2.5.2.1. Проверить наличие поступивших электронных документов (осуществляется не реже трех раз в день).

2.5.2.2. Просмотреть реквизитный состав электронной регистрационной карточки поступившего документа, а также наличие и качество вложения.

2.5.2.3. Получить электронную регистрационную карточку документа и зарегистрировать в БД СК при отсутствии следующих недостатков:

- при отсутствии вложений, прикреплённых к карточке документа;

- в случае, если вложение не поддаётся прочтению;

- в случае отсутствия приложений (указанных во вложении).

Примечание: Полученная карточка содержит прикрепленную электронную копию документа, поэтому повторного сканирования не требует. Вместе с документом передаются его реквизиты (номер документа, дата регистрации, содержание, резолюция и т.д.), которые автоматически копируются в регистрационную карточку документа в подразделении.

2.5.2.4. После регистрации документ передается руководителю администрации на рассмотрение в электронном виде, для чего во вкладке "Движение" в качестве первичного исполнителя необходимо указать "ФИО руководителя администрации".

3. Организация движения документа

В соответствии с первичным движением входящего документа, он становится видимым для руководителя (исполнителя, если он был определен руководителем администрации) структурного подразделения администрации в АС УД. Список вновь поступивших документов руководитель структурного подразделения администрации (исполнитель) получает в папке "На рассмотрение".

3.1. Действия руководителя администрации и руководителя структурного подразделения администрации и в АС УД.

3.1.1. Проверить наличие поступивших электронных документов в папке "На рассмотрение" (осуществляется не реже трех раз в день).

3.1.2. Ознакомиться с карточкой (документом) и резолюцией вышестоящего руководителя (при наличии).

3.1.3. Принять решение о назначении ответственного исполнителя по работе с документом (лично или с привлечением своих подчиненных).

3.1.4. Назначить исполнителей путем выбора их из классификатора (списка исполнителей) в карточке документа и установить срок исполнения документа, нанести резолюцию на документ (в поле "Резолюция").

Примечание: если поступивший документ - информационного характера - в поле "без возврата" необходимо сделать отметку "V". После подтверждения запроса в появившемся окне "считать документ просмотренным?", просмотренный документ отправляется в Архив. Более подробно действия описаны в п. 4.2. Временного регламента.

3.2. Поставленные руководителем администрации и руководителем структурного подразделения администрации на контроль документы после сохранения электронной регистрационной карточки в базе становятся доступными для чтения исполнителям, указанным в электронной регистрационной карточке документа, в АС УД.

Примечание: в случае назначения исполнителей по документу, выбирается поле "Резолюция" и документ автоматически перемещается в папку "На контроль". В случае самостоятельного исполнения документа выбирается поле "Редактировать" и документ автоматически перемещается в папку "На исполнение".

3.3. В случаях, предусмотренных п. 1.5 Временного регламента, рассмотрение руководителем администрации документа осуществляется в бумажном виде. В этом случае рассмотренный документ с внесенной резолюцией, содержащей список исполнителей и контрольные сроки, возвращается в общий отдел администрации. Сотрудник, наделённый полномочиями в соответствии с должностным регламентом, вносит в электронную регистрационную карточку с переданного бумажного документа резолюцию руководителя администрации, исполнителей и сроки исполнения.

3.4. Взаимодействие исполнителя и руководителя администрации (руководителя структурного подразделения администрации):

3.4.1. Исполнитель готовит ответ руководителю администрации (руководителю структурного подразделения администрации), отобразив его в соответствующем поле "Ответ"

3.4.2. Если для ответа на задание подготовлен проект документа (текстовый, графический), исполнитель прикрепляет его к электронной регистрационной карточке в виде отдельного файла, подготовленного и сохраненного в Банке документов следующим образом:

3.4.2.1. Создать документ в Word. Затем на панели быстрого доступа войти в Банк документов. Нажав "сохранить", заполнить поля в Карточке документа. Делегировать права на работу с документом, нажав "добавить". Выбрать в классификаторе руководителя администрации (руководителя структурного подразделения администрации), которому подготовлен ответ. Сохранить.

3.4.2.2. Войти в АС УД. Открыть электронную регистрационную карточку документа, на который подготовлен ответ, сохраненный в Банке документов. "Редактировать", в поле "отчет/ответ" написать ответ руководителю администрации (руководителю структурного подразделения администрации) и нажать значок "скрепка".

Подготовленный проект документа прикрепляется к карточке в виде отдельного файла.

3.4.3. Руководитель администрации (руководитель структурного подразделения администрации), получив ответ от исполнителя (соответствующее сообщение появляется автоматически в АС УД в виде карточки), знакомится с подготовленным проектом документа.

3.4.4. Если ответ удовлетворяет руководителя администрации (руководителя структурного подразделения администрации), он закрывает движение исполнителю (указывает дату исполнения задания в поле "Дата исполнения").

3.4.4.1. В поле "Отчет/ответ" руководителем структурного подразделения администрации вносится фраза "В печать".

3.4.4.2. Исполнитель готовит документ в бумажном виде, прикладывает карточку о согласовании руководителем структурного подразделения администрации (распечатывается) и передает сотруднику общего отдела администрации для подписания у руководителя администрации и регистрации.

3.4.5. Если ответ руководителя администрации (руководителя структурного подразделения администрации) не удовлетворяет, он возвращает проект документа на доработку, уточняя задание и корректируя, при необходимости, сроки исполнения.

4. Закрытие документов

4.1.1. Исполненные документы должны быть в обязательном порядке закрыты на уровне руководителей структурных подразделений администрации и руководителей администрации. По поручению руководителя администрации внесение сведений в электронную регистрационную карточку может осуществлять сотрудник, наделённый полномочиями в соответствии с должностным регламентом.

4.1.2. Документ считается закрытым, если во вкладке "Регистрационная карта" соответствующей регистрационной карточки в поле "Дата исполнения" установлена фактическая дата исполнения документа в целом.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов здесь и далее по тексту приводится в соответствии с источником

4.1. Закрытие исполненных документов

4.1.3. Действия руководителя администрации в АС УД.

4.1.3.1. Получить от исполнителя исполненный документ в папке "На рассмотрение".

4.1.3.2. Снять с контроля документ исполнителю (указать в карточке документа дату исполнения задания в поле "Дата исполнения").

4.1.3.2.1. В электронном виде направляет документ с признаком "без возврата" сотруднику, подготовившему документ, с резолюцией "зарегистрировать как ответ, закрыть входящий".

4.1.3.2.2. В случае необходимости отправки документа адресату в бумажном виде, руководитель администрации вносит для исполнителя в электронной регистрационной карточке документа в поле "отчет/ответ" резолюцию "в печать".

4.1.4. Действия сотрудника общего отдела администрации.

4.1.4.1. При получении документа в бумажном виде направить его на подпись руководителю администрации.

4.1.4.2. После получения документа, подписанного руководителем администрации, найти данный документ в АС СК и зарегистрировать исходящий документ как "Ответ".

4.1.4.3. Поставить в АС СК отметку о снятии с контроля.

4.2. Закрытие документов, предназначенных для ознакомления

4.2.1. Действия руководителя администрации.

4.2.1.1. Открыть документ в папке "На рассмотрение".

4.2.1.2. Просмотреть данный документ, после чего:

- направить документ с признаком "без возврата" сотруднику общего отдела администрации с резолюцией "закрыть".

- в случае необходимости, передать документ на ознакомление исполнителям, выбрать их из классификатора, и отправить документ на ознакомление с признаком "без возврата".

Примечание: после просмотра исполнителями, документ перемещается в папку "Архив" и автоматически закрывается.

4.2.2. Действия сотрудника общего отдела администрации.

4.2.2.1. Открыть документ в папке "На рассмотрение".

4.2.2.2. Просмотреть резолюцию к документу в АС УД.

4.2.2.3. Найти документ в АС СК и закрыть его.

Примечание: документ будет помечен в АС УД как выполненный и автоматически переместится в папку "Архив".

5. Регистрация исходящих служебных документов в АС УД

5.1. Исходящие документы администрации регистрируются в АС СК в разделе "Исходящие документы".

5.2. Регистрация исходящих документов администрации производится путем создания электронных регистрационных карточек и осуществляется сотрудником общего отдела администрации.

5.3. Действия сотрудника общего отдела администрации.

5.3.1. При получении от исполнителя подписанного документа, открыть новую электронную регистрационную карточку для регистрации в разделе "Исходящие документы" АС СК.

5.3.2. Внести в электронную регистрационную карточку необходимые реквизиты документа, обязательными из которых являются: индекс номенклатуры дел, отправитель, получатель, краткое содержание документа, вид отправляемого документа.

5.3.3. Сохранить электронную регистрационную карточку документа в БД СК.

5.3.4. Распечатать и нанести на первую страницу документа этикетку с универсальным штрих-кодом системы электронного делопроизводства, регистрационным номером документа и наименованием структурного подразделения администрации.

5.3.5. Сканировать документ в СПК.

Примечание: Процедура сканирования и последующей привязки электронной копии документа к его регистрационной карточке происходит автоматически.

5.3.6. В случае если на регистрацию вместе с документом представлена его электронная копия (файл), либо электронная копия хранится в Банке документов, прикрепить копию к регистрационной карточке исходящего документа администрации вручную (вкладка "вложение" кнопка "Добавить", тип вложения "Файл" либо ссылка на документ СПД"). В этом случае сканирование документа не требуется.

7. Замещение

7.1. Сведения о временных замещениях должностей администрации направляются в течение одного рабочего дня сотрудниками Отдела по вопросам государственной службы и кадров администрации в Отдел информатизации и связи администрации.

7.2. Представленные данные о временных замещениях должностей администрации (ФИО замещающего лица и период отсутствия замещаемого лица) вносятся в течение одного рабочего дня в АС УД сотрудником Отдела информатизации и связи администрации.

Примечание: Все документы, поступившие в адрес замещаемого лица, становятся доступными замещающему лицу, в течение срока замещения.

Замещаемое лицо сможет после возвращения ознакомиться с документами, полученными замещающим лицом в период своего отсутствия, а также увидеть состояние хода их исполнения.

7.3. В период временного отсутствия руководителя действия, предусмотренные настоящим Временным регламентом, выполняет лицо, замещающее руководителя.