Распоряжение Архивного комитета Санкт-Петербурга от 2 февраля 2012 г. N 11 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга" (с изменениями и дополнениями)

Информация об изменениях:

Распоряжением Комитета Санкт-Петербурга от 16 октября 2015 г. N 54 наименование настоящего распоряжения изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

Распоряжение Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 2 февраля 2012 г. N 11
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга"

С изменениями и дополнениями от:

22 февраля, 26 апреля, 3 декабря 2013 г., 31 июля, 16 октября, 30 ноября, 11 декабря 2015 г., 22 июня 2016 г., 26 января 2017 г.

В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25.07.2011 N 1037 "О порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга административных регламентов предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций)":

1. Утвердить Административный регламент Архивного комитета Санкт-Петербурга по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга" согласно приложению.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 22 июня 2016 г. N 23 в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Архивного комитета Санкт-Петербурга Мишенкову М.В.

Председатель Комитета

С. В. Штукова

Внесен в Реестр

нормативных правовых актов

Санкт-Петербурга

8 февраля 2012 года

Регистрационный N 12583

Административный регламент
Архивного комитета Санкт-Петербурга по предоставлению государственной
услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках
и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными
архивами и иными органами и организациями, расположенными
на территории Санкт-Петербурга"
(утв. распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 2 февраля 2012 г. N 11)

С изменениями и дополнениями от:

22 февраля, 26 апреля, 3 декабря 2013 г., 31 июля, 30 ноября, 11 декабря 2015 г., 22 июня 2016 г., 26 января 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между Архивным комитетом Санкт-Петербурга (далее - Комитет) и заявителями, физическими и юридическими лицами, при предоставлении государственной услуги по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и направляемых в иные государства в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (далее - административный регламент, проставление апостиля). Административный регламент разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления государственной услуги по проставлению апостиля (далее - государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при проставлении апостиля, и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по проставлению апостиля.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в пункт 1.2 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Государственная услуга предоставляется физическим лицам (далее - заявители) в отношении проставления апостиля на архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные государственными и муниципальными архивами Санкт-Петербурга; юридическим лицам (далее - заявители) в отношении проставления апостиля на архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга.

Заявителями являются:

граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства, лица, гражданство которых не определено, юридические лица.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги:

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 подпункт 1.3.1 пункта 1.3 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.3.1. В предоставлении государственной услуги участвуют:

- структурное подразделение Комитета - отдел использования документов, проектной и организационной работы Комитета (далее - отдел использования Комитета);

- Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МФЦ);

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в подпункт 1.3.2 пункта 1.3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.3.2. Место нахождения отдела использования Комитета, предоставляющего государственную услугу: Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015.

График (режим) работы отдела использования Комитета: понедельник, вторник, четверг, пятница - с 10-00 до 17-00, перерыв с 13-00 до 15-00.

Справочные телефоны отдела использования Комитета, предоставляющего государственную услугу, для консультаций: (812) 576-54-02 - приемная, (812) 576-54-11 - проставление апостиля; адрес электронной почты: karchiv@ak.gov.spb.ru.

Актуальный перечень структурных подразделений МФЦ, места их нахождения, график работы и справочные телефоны указаны на Портале "Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге" в разделе "Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в Санкт-Петербурге".

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в пункт 1.3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3.3. Раздел Комитета на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в информационно - телекоммуникационной сети "Интернет (далее - в сети Интернет) располагается по электронному адресу: gov.spb.ru/gov/otrasl/archiv_kom.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в подпункт 1.3.4 пункта 1.3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.3.4. Информация о государственной услуге предоставляется заявителям:

по телефону;

по письменному обращению или обращению в электронном виде;

при личном обращении заявителей в Комитет или в МФЦ;

на портале "Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге (http://gu.spb.ru, далее - Портал);

на стендах в органах и организациях, участвующих в предоставлении услуги.

1.3.5. Информация предоставляется по следующим вопросам:

месте предоставления государственной услуги;

странах, подписавших Гаагскую конвенцию, отменяющую требования легализации;

порядке и размере уплаты государственной пошлины;

сроке исполнения;

документах, которые необходимо представить для проставления апостиля;

порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование услуги - государственная услуга "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга". Краткое наименование услуги - проставление апостиля.

2.2. Услуга предоставляется Комитетом. Административные процедуры по предоставлению государственной услуги осуществляют специалисты отдела использования Комитета. Комитет не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Санкт-Петербурга.

2.3. Результатом предоставления государственной услуги являются: проставление апостиля или отказ в проставлении апостиля.

2.4. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 5 рабочих дней со дня предоставления документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11 декабря 2015 г. N 74 в пункт 2.5 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Гаагской конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961 (далее - Конвенция);

Налоговым кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу";

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2012 N 566 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 N 1136 "Об Архивном комитете Санкт-Петербурга".

2.6. Для предоставления государственной услуги должны быть представлены следующие документы:

2.6.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Санкт-Петербурга (далее - документы). Представленные документы должны отвечать следующим требованиям:

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю, подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в подпункт 2.6.2 пункта 2.6 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.6.2. Юридические лица (кроме государственных и муниципальных архивов Санкт-Петербурга) представляют образцы подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

2.6.3. Физические лица - документ, удостоверяющий личность.

Для граждан Российской Федерации документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Российской Федерации (в случае утраты паспорта может быть предъявлено временное удостоверение личности).

Для иностранных граждан документом, удостоверяющим личность, является паспорт иностранного гражданина, для лица без гражданства - документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, вид на жительство лица без гражданства, разрешение на временное проживание, для беженцев - удостоверение беженца.

2.6.4. Третьи лица - доверенность, оформленную в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 22 февраля 2013 г. N 14 пункт 2.6.5 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6.5. Заявитель вправе представить по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за предоставление государственной услуги.

Непредставление заявителем указанного документа, не является основанием для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги.

Факт уплаты заявителем государственной пошлины подтверждается с использованием информации об уплате государственной пошлины, содержащейся в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.

2.6.6. От юридических лиц - обращение, от физических лиц - заявление.

Обращение подается в письменной форме. Заявление на проставление апостиля подается в письменной форме (приложение N 3, N 4 к административному регламенту).

Обращение, заявление на проставление апостиля может быть направлено в электронном виде после подписания его заявителем простой электронной подписью, которая признается равнозначной запросу и иным документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе. Порядок получения согласия субъекта персональных данных в форме электронного документа на обработку его персональных данных в целях предоставления государственных и муниципальных услуг определяется Правительством Российской Федерации.

2.7. Комитет не вправе требовать от заявителя:

предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении Комитета, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 22 февраля 2013 г. N 14 в пункт 2.8 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

документы, представленные для предоставления государственной услуги, не соответствуют требованиям пункта 2.6. административного регламента;

документ требуется для вывоза (направления) в государства: с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам; не подписавшие Гаагскую конвенцию, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года; а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве;

не представлены документы в соответствии с пунктами 2.6.2, 2.6.3 административного регламента.

2.9. Основания для отказа в проставлении апостиля:

подпись должностного лица и (или) оттиск печати на документе не соответствует имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей;

Основания для приостановления предоставления услуги отсутствуют.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 30 ноября 2015 г. N 63 в пункт 2.10 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333_33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ. При обращении за проставлением апостиля заявители уплачивают государственную пошлину до проставления апостиля.

Согласно подпунктам 10, 11, 12 пункта 1 и подпункта# 12 пункта 3 статьи 333_35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены физические лица: Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы; участники и инвалиды Великой Отечественной войны, а также органы государственной власти и местного самоуправления. Государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

Основанием для предоставления льгот физическим лицам, перечисленным выше, является удостоверение установленного образца (пункт 2 ст.333_35 Налогового кодекса Российской Федерации).

2.11. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не предусмотрены.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 3 декабря 2013 г. N 70 пункт 2.12 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди:

- в Комитете: при подаче документов не должен превышать 15 минут;

при получении документов не должен превышать 15 минут;

продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 30 минут.

- в МФЦ:

при подаче документов - не более 15 минут.

2.13. Срок и порядок регистрации заявления о предоставлении государственной услуги:

- на приеме в Комитете: обращение, заявление о проставлении апостиля регистрируется в книге учета заявлений на проставление апостиля и регистрации апостиля в день обращения заявителя, заявителю выдается расписка в получении документов;

- в МФЦ: продолжительность приема у специалиста - не более 40 минут, запрос регистрируется специалистом МФЦ в присутствии заявителя, заявителю выдается расписка из межведомственной автоматизированной информационной системы "Обеспечение деятельности многофункционального центра предоставления государственных услуг в Санкт-Петербурге и предоставления государственных услуг через портал государственных услуг в Санкт-Петербурге" с регистрационным номером;

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 22 июня 2016 г. N 23 пункт 2.14 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов:

Указанные помещения должны иметь площади, предусмотренные санитарными нормами и требованиями к рабочим (офисным) помещениям, где оборудованы рабочие места с использованием персональных компьютеров и копировальной техники, и места для приема посетителей, а также должны быть оборудованы стульями и столами, стендами, на которых должна быть размещена информация, указанная в пункте 1.3.5 Административного регламента, должны иметь писчие принадлежности (бланки заявлений, авторучки, бумагу) для заполнения заявления о предоставлении государственной услуги и производству вспомогательных записей (памяток, пояснений).

Информационные стенды должны располагаться по месту нахождения отдела использования Комитета и содержать следующую информацию:

реквизиты нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги, и их отдельные положения;

образцы заполнения платежных поручений для уплаты государственной пошлины;

образцы заполнения обращения, заявления;

перечень необходимых документов для получения государственной услуги, указанный в пункте 2.6 раздела 2 административного регламента;

административный регламент;

место нахождения, график работы, номера контактных телефонов Комитета.

2.15. Показатели доступности и качества государственной услуги: услуга может быть получена заявителями путем непосредственного обращения в Комитет, посредством МФЦ.

2.15.1. Количество взаимодействий заявителя с органами (организациями) - 2;

2.15.2. Продолжительность взаимодействий - 1 час;

2.15.3. Способы предоставления государственной услуги заявителю:

- непосредственно при посещении органа Комитета;

- в подразделении МФЦ;

- срок ожидания в очереди при подаче документов, срок регистрации заявления указаны в пунктах 2.12, 2.13. административного регламента;

- документы, необходимые для предоставления государственной услуги указаны в пункте 2.6. административного регламента;

- наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги;

- информирование заявителя о ходе и результатах предоставления государственной услуги осуществляется:

- по телефонам, указанным в пункте 1.3.2. административного регламента.

- в письменном виде в случаях, предусмотренных административным регламентом.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления услуги в МФЦ.

Устное консультирование осуществляется специалистами отдела использования Комитета при обращении заявителя за консультацией лично или по телефону.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Комитета подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин. По просьбе гражданина специалист, принявший звонок, обязан сообщить свою фамилию, имя, отчество и должность.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Письменное консультирование осуществляется при обращении заявителя в Комитет или его структурное подразделение путем личного вручения обращения или направления его почтовым отправлением.

Председатель Комитета, заместитель председателя Комитета или руководитель МФЦ определяет исполнителя для подготовки ответа. Ответ на письменное обращение дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета, заместителем председателя Комитета, руководителем МФЦ. По письменным обращениям по вопросам предоставления государственной услуги ответ направляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения почтовым отправлением в адрес заявителя.

2.16.1. Прием заявлений на проставление апостиля может быть осуществлен посредством МФЦ.

При предоставлении услуги МФЦ осуществляют:

- взаимодействие с Комитетом;

- информирование заявителей по вопросам предоставления услуги;

- обработку персональных данных, связанных с предоставлением услуги.

В случае проставления апостиля посредством МФЦ специалист МФЦ выполняет следующие действия:

- определяет предмет обращения;

- осуществляет прием и проверку документов, указанных в пункте 2.6. административного регламента. При обнаружении несоответствия представленных документов пункту 2.6. административного регламента, специалист МФЦ, осуществляющий прием заявлений, возвращает их заявителю для устранения выявленных недостатков.

По окончании приема специалист МФЦ выдает заявителю уведомление о приеме документов.

Специалист МФЦ отвозит принятые документы в Комитет для проставления апостиля.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур
(действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры (действия): прием и рассмотрение представленных документов; проверка соответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати на документе имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей; проставление апостиля и выдача документа.

3.1. Прием и рассмотрение представленных документов.

3.1.1. Основанием для приема и рассмотрения представленных документов является обращение органа, организации, заявителя, желающего проставить апостиль на документах, либо специалиста МФЦ в Комитет лично, посредством почтового отправления или в электронной форме с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов.

3.1.2. Ответственным за рассмотрение документов является специалист отдела использования Комитета, осуществляющий проставление апостиля.

3.1.3. Специалист, ответственный за рассмотрение документов, устанавливает цель обращения, проверяет наличие всех необходимых документов.

Максимальный срок исполнения административной процедуры - 30 минут.

3.1.4. В случае соответствия представленных документов п.2.6 административного регламента специалист принимает документы для проставления апостиля. Представителям органов, организаций, заявителям, специалистам МФЦ выдается расписка о получении документов.

В случае несоответствия представленных документов пункту 2.6. административного регламента специалист разъясняет представителям органов, организаций, заявителям, специалистам МФЦ порядок приведения представленных документов в соответствие с требованиями пункта 2.6. административного регламента.

3.1.5. Результатом административного действия могут являться:

прием документов для проставления апостиля;

отказ в приеме документов для проставления апостиля.

3.1.6. Способ фиксации результата.

Заявление о проставлении апостиля регистрируется в книге учета заявлений на проставление апостиля и регистрации# апостиля. Отказ в приеме документов предоставляется в устной или письменной форме.

3.2. Проверка соответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати на документе имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей.

3.2.1. Основанием для начала административного действия является прием документов для проставления апостиля.

3.2.2. Ответственным за осуществление проверки является специалист отдела использования Комитета, осуществляющий проставление апостиля.

3.2.3. Специалист визуально проверяет соответствие подписи должностного лица и (или) оттиска печати на документе имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей.

После проверки на заявлении указывается фамилия и подпись специалиста, ответственного за проставление апостиля.

Максимальный срок исполнения административной процедуры - 1 день.

3.2.4. Результатом административного действия является установление соответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати на документе имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей. По результатам проведенной проверки специалист, ответственный за проставление апостиля, либо проставляет на представленном документе апостиль, либо отказывает в проставлении апостиля. Заявителю сообщается устно или направляется по почте извещение об отказе в проставлении апостиля.

3.3. Проставление апостиля и выдача, направление документа.

3.3.1. Основанием для проставления апостиля является установление соответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати на документе имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей.

3.3.2. Ответственным за осуществление административного действия является специалист отдела использования Комитета, осуществляющий проставление апостиля.

3.3.3. Проставление апостиля осуществляется путем проставления оттиска специального штампа, форма которого определена Конвенцией, на свободном от текста месте документа на лицевой или обратной его стороне, или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом. Заполнение апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

3.3.4. Специалист вносит в книгу учета заявлений на проставление апостиля и регистрацию апостиля порядковый номер апостиля и фамилию специалиста, проставившего апостиль.

3.3.5. Выдача и направление документов, заверенных апостилем:

по заявлениям физических лиц специалист Комитета выдает документ заявителю (третьему лицу) в назначенный при приеме документов день при предъявлении им выданного ему экземпляра расписки о приеме документов и документа, удостоверяющего личность, доверенности, оформленной в установленном порядке.

Специалист знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе Книги учета заявлений на проставление апостиля и регистрацию апостиля. Заявления, документы об уплате государственной пошлины помещаются в дело;

по обращениям юридических лиц специалист Комитета направляет документы, заверенные апостилем, в МИД России.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 2 дня.

3.3.6. Результатом административного действия является проставление апостиля на документе и выдача заявителю или направление в МИД России.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 26 апреля 2013 г. N 35 наименование раздела 4 настоящего Административного регламента изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

4. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистом отдела использования Комитета положений административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений осуществляется руководителем отдела использования Комитета.

4.2. Руководитель отдела использования Комитета и специалист несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации, принятие мер по проверке представленных документов, соблюдение сроков, порядка предоставления государственной услуги, подготовки отказа в предоставлении государственной услуги, за соблюдение сроков и порядка выдачи документов.

Персональная ответственность руководителя отдела использования Комитета и специалиста закрепляются в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

4.3. Начальник подразделения МФЦ осуществляет контроль за:

- приемом и оформлением документов сотрудниками МФЦ;

- своевременностью информирования специалистами МФЦ заявителей о результатах предоставления услуги.

4.4. Специалисты МФЦ несут ответственность за:

- качество приема комплекта документов у заявителя, в случае если несоответствие представленных документов пункту 2.6. административного регламента явилось основанием для отказа заявителю в предоставлении услуги;

- своевременность информирования заявителя о результате предоставления услуги.

4.5. Начальник подразделения МФЦ ежедневно проверяет деятельность своего структурного подразделения по работе с обращениями заявителей, передаче принятых документов в структурные подразделения Комитета, информировании# заявителей о результате предоставления услуги.

4.6. Контроль предоставления государственной услуги, исполнения положений административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также #принятием решений осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя Комитета, координирующим работу отдела использования Комитета.

4.7. Контроль осуществляется в следующих формах:

текущий мониторинг предоставления государственной услуги;

проведение плановых, на основе годовых планов работы Комитета, и внеплановых по конкретному обращению заявителя, проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан;

рассмотрение и анализ отчетов отдела использования Комитета о предоставлении государственной услуги;

прием, рассмотрение и оперативное реагирование на обращения и жалобы юридических и физических лиц по вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги.

4.8. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям.

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 26 апреля 2013 г. N 35 раздел 5 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполнительного органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных гражданских служащих

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 26 января 2017 г. N 6 в пункт 5.1 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) Комитетом, должностными лицами, государственными гражданскими служащими Комитета, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможности обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, для предоставления государственной услуги у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга;

отказ Комитета, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Комитет. Жалобы на решения, принятые руководителем Комитета, подаются в вышестоящий орган (вице-губернатору Санкт-Петербурга, координирующему и контролирующему деятельность Комитета).

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, через МФЦ, с использованием сети Интернет (на информационно-услуговом портале архивных учреждений Санкт-Петербурга http://spbarchives.ru/web/group/home, странице Комитета на официальном портале Администрации Санкт-Петербурга http://gov.spb.ru/gov/otrasl/archiv_kom/obrasheniya-grazhdan/feedback/). Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru) либо Портала (www.gu.spb.ru), а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы. Комитет и его должностные лица обязаны предоставлять заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах. При этом документы, ранее поданные заявителями в Комитет, выдаются по их просьбе в виде выписок или копий.

5.4. Жалоба должна содержать:

наименование Комитета, должностного лица Комитета, государственного гражданского служащего Комитета, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Комитета, должностного лица либо государственного гражданского служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Комитета, должностного лица либо государственного гражданского служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению должностными лицами, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб (начальник отдела обеспечения сохранности, использования архивных документов и методической работы), в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Комитета, должностного лица Комитета, государственного гражданского служащего Комитета в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы Комитет принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Комитетом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Комитет отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.8. Комитет вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и(или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностные лица, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляют имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение N 1
к административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении государственной
услуги по проставлению апостиля

                 /-----------------------------------\

                 |      Обращение заявителя за       |

                 |      проставлением апостиля       |

                 \-----------------------------------/

            /---------------------------------------------\

/----------------------------\           /-----------------------------\

|Прием обращения, заявления и|           |Прием обращения, заявления и |

|пакета документов в МФЦ (45 |           |     пакета документов.      |

|           мин.)            |           |  Регистрация документов в   |

|                            |           | Архивном комитете (30 мин.) |

\----------------------------/           \-----------------------------/

                                                         |

/----------------------------\                            |

|    Передача документов     |                            |

|    Архивному комитету в    |                            |

| бумажных носителях - 3 дня |                            |

\----------------------------/                            |

            |                                             |

Проверка соответствия подписи должностного лица и (или) оттиска печати на документе имеющимся в Комитете образцам подписей должностных лиц и оттисков печатей государственных и муниципальных архивов, представленным юридическими лицами образцам подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей - 1 день

                       /-----------------------\

            /----------|Решение положительное? |----------\

            |    Да    \-----------------------/   Нет    |

/----------------------\                       /-----------------------\

|Проставление апостиля |                       |Направление уведомления|

|       - 1 день       |                       |      об отказе в      |

|                      |           /-----------|предоставлении апостиля|

|                      |           |           |       - 1 день        |

\----------------------/           |           \-----------------------/

                                  |                      |

/----------------------\           |                      |

| Выдача и направление |           |                      |

|документов,заверенных |-----------+---------------------\|

|  апостилем - 1 день  |           |                     ||

\----------------------/           |                     ||

/----------------------\  /-----------------\  /-----------------------\

|     Направление      |  |   Направление   |  |  Выдача результата в  |

|документов, заверенных|  |   уведомления   |  |   Архивном комитете   |

| апостилем по почте в |  |  заявителю по   |  |                       |

|      МИД России      |  |      почте      |  |                       |

\----------------------/  \-----------------/  \-----------------------/

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2
к административному регламенту
(с изменениями от 31 июля 2015 г.)

				В Архивный комитет Санкт-Петербурга
				От
				Наименование юридического лица
				(адрес, телефон)
Обращение
В связи с поступившим из МИД России заявлением гражданина
		, проживающего							,
(фамилия, имя, отчество)							(указать страну проживания)
о предоставлении архивной справки, архивной выписки, архивной копии (нужное подчеркнуть),
подтверждающей
	(указать юридический факт, событие)
прошу поставить апостиль на подготовленные
					(наименование юридического лица)
архивные справки, архивные выписки, архивные копии
(наименование документа, номер, дата выдачи)
Представлены документы: образец подписи должностного лица; подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию; образец печати, которым заверены архивная справка, архивная выписка, архивная копия.
Приложение:
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия
(наименование документа, номер, дата выдачи)
дата
								(подпись должностного лица)

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 31 июля 2015 г. N 29 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 3
к административному регламенту
(с изменениями от 31 июля 2015 г.)

				В Архивный комитет Санкт-Петербурга
				От
				(Фамилия, Имя, Отчество)
				(адрес, телефон)
Заявление
В связи с необходимостью предоставления сведений по месту проживания
(указать страну)
прошу поставить апостиль на архивные справки, архивные выписки, архивные копии
(нужное подчеркнуть),
			(наименование документа, номер, дата выдачи)
выданные
	(наименование юридического лица, выдавшего документы)
предъявлен паспорт
		(серия, номер, кем, когда выдан)
Приложение:
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия о
(наименование документа, номер, дата выдачи)
дата
					(подпись)