Приложение N 1. Положение о порядке обработки и защиты персональных данных в Департаменте сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области

Приложение N 1
к приказу
Департамента сельского хозяйства
и продовольственных ресурсов
Вологодской области
от "21".03.2019 г. N 120

Положение
о порядке обработки и защиты персональных данных в Департаменте сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области (далее - Положение)

С изменениями и дополнениями от:

26 сентября 2019 г., 6 марта 2020 г., 11 января 2021 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Пункт 1.1 изменен с 11 января 2021 г. - Приказ Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области от 11 января 2021 г. N 3

См. предыдущую редакцию

1.1 Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Трудовым кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", от 7 сентября 2010 года N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 3 марта 2017 года N 256 "О федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации", постановлениями Правительства Вологодской области от 28 декабря 2009 года N 2114 "О Департаменте сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области", от 15 мая 2017 года N 406 "Об утверждении порядка предоставления субсидий на возмещение части затрат на приобретение коров личными подсобными хозяйствами", постановлениями Губернатора области от 6 апреля 2015 года N 170 "Об утверждении положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (гражданином, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера", от 4 марта 2014 года N 55 "Об утверждении положения о кадровом резерве на государственной гражданской службе Вологодской области", от 28 марта 2016 года N 288 "О создании единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности", приказами Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов области от 5 февраля 2018 года N 49 "Об учреждении наград Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов области", от 23 января 2013 года N 40 "О создании общественного совета при Департаменте сельского хозяйства и продовольственных ресурсов области", от 29.08.2017 N 336 "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по предоставлению единовременных выплат специалистам агропромышленного комплекса области в рамках реализации Закона Вологодской области от 7 декабря 2015 года N 3795-ОЗ "О мерах социальной поддержки, направленных на кадровое обеспечение агропромышленного комплекса области", от 29.08.2017 N 337 "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по предоставлению ежемесячных денежных выплат студентам, получающим высшее образование в Российской Федерации в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами по специальностям "зоотехния", "ветеринария", "агроинженерия", "агрономия" по очной форме обучения, поступившим на обучение на условиях целевого приема в соответствии с договорами, заключенными между образовательными организациями высшего образования и уполномоченным органом исполнительной государственной власти области", от 15.11.2017 N 516 "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по выдаче заключения о возможности самостоятельного функционирования выделяемых и оставшихся частей участка мелиорированных земель".

1.2. Положение определяет порядок обработки персональных данных в Департаменте сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области (далее - Департамент) и меры по обеспечению безопасности персональных данных.

1.3. В настоящем Положении используются понятия, применяемые в значениях, определенных в Федеральном законе от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ).

Информация об изменениях:

Пункт 1.4 изменен с 11 января 2021 г. - Приказ Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области от 11 января 2021 г. N 3

См. предыдущую редакцию

1.4. В Департаменте обрабатываются персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Департамента, руководящих должностей в бюджетном учреждении агропромышленного комплекса Вологодской области "Вологодский информационно-консультационный центр агропромышленного комплекса" (далее - гражданская служба), и лиц, замещающих данные должности, их близких родственников, а также иных физических лиц, персональные данные которых представлены в Департамент (далее - субъекты персональных данных).

Перечень персональных данных, обрабатываемых в Департаменте в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, а также в связи с осуществлением государственных услуг изложен в приложении N 2 к настоящему приказу.

1.5. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется в целях реализации возложенных на Департамент полномочий, определяемых законами, Положением о Департаменте, иными нормативными правовыми актами.

1.6. Персональные данные субъектов персональных данных являются сведениями конфиденциального характера (за исключением случаев, установленных федеральными законами), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - сведениями, составляющими государственную тайну.

1.7. Департамент является оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных. Функции оператора возлагаются на структурные подразделения Департамента.

1.8. Обязанности по обработке персональных данных возлагаются на лиц, замещающих должности в структурных подразделениях Департамента, в соответствии с перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных, и должностными регламентами.

Перечень должностей в Департаменте, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных, изложен в приложении N 3 к настоящему приказу.

Перечень должностей Департамента, замещение которых предусматривает осуществление доступа к персональным данным, приведен в разделе IV настоящего Положения.

1.9. Оператор (должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных) при обработке персональных данных обладает полномочиями и исполняет обязанности, установленные Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

1.10. Лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в обязательном порядке под подпись знакомятся с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящим Положением, локальными актами оператора по вопросам обработки персональных данных и документами, устанавливающими обязанности данных лиц по соблюдению требований конфиденциальности и безопасности персональных данных.

1.11. В случае попытки кого-либо получить от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, сведения, являющиеся персональными данными, а также о причинах и условиях возможной утечки этих данных указанные лица обязаны об этом немедленно сообщать непосредственному руководителю.

II. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

2.1. Определение объема, содержания и способа обработки персональных данных осуществляется в соответствии с заявленными целями и правовым основанием, определяющим их получение.

Информация об изменениях:

Пункт 2.2 изменен с 11 марта 2020 г. - Приказ Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области от 6 марта 2020 г. N 74

См. предыдущую редакцию

2.2. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иное не предусмотрено сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", иными нормативными правовыми актами. По достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении, а также по истечении срока хранения персональные данные подлежат уничтожению.

2.3. При обработке персональных данных лиц, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Департаменте, замещающих данные должности, соблюдаются требования, установленные статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, и иными нормативными правовыми актами.

2.3.1. Персональные данные в течение периода прохождения гражданской службы и работы обрабатываются специалистами Департамента, осуществляющим кадровую работу, а также в федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации" и в централизованной бухгалтерии Государственного казенного учреждения Вологодской области "Областное казначейство" (далее - ГКУ ВО "Областное казначейство").

2.3.2. После прекращения служебного контракта (трудового договора) и освобождения лица от замещаемой должности до 1 апреля 2016 года его персональные данные, содержащиеся:

на бумажных носителях, - хранятся в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Департаменте номенклатурой дел;

в электронном архивном хранилище БУ ВО "Центр информационных технологий", доступ к которому предоставляется на основании письменной заявки, - в течение срока, установленного законодательством, после чего подлежат уничтожению.

После прекращения служебного контракта (трудового договора) и освобождения лица от замещаемой должности с 1 апреля 2016 года его персональные данные, содержащиеся:

на бумажных носителях, - хранятся в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Департаменте номенклатурой дел;

в информационных системах персональных данных, - хранятся в ГКУ ВО "Областное казначейство" и в федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации" в течение срока, установленного законодательством, после чего подлежат уничтожению.

2.3.3. Персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Департаменте, хранятся в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива в течение трех лет со дня их получения, после чего подлежат уничтожению.

2.3.4. Персональные данные, собираемые при формировании резерва управленческих кадров Департамента, обрабатываются в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива в сроки прохождения конкурсного отбора и нахождения в резерве. В последующем хранятся на бумажных носителях в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

2.3.5. Персональные данные граждан, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы в Департаменте и конкурсе по формированию кадрового резерва, и граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива в течение трех лет после проведения конкурса, после чего подлежат уничтожению, если не возвращены по запросам граждан.

2.3.6. Персональные данные лиц, замещающих должности гражданской службы в Департаменте, связанные с подготовкой наградных документов Департамента, обрабатываются в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива на бумажных носителях. Бумажные носители хранятся в течение пяти лет со дня их получения, после чего уничтожаются.

2.4. Обработка персональных данных иных физических лиц, представляемых в Департамент, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

2.4.1. Персональные данные обрабатываются в целях реализации полномочий Департамента, в том числе по рассмотрению обращений физических лиц; исполнению договоров и ведению расчетов с физическими лицами; установлению (назначению) и выплате пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности гражданской службы в Департаменте, а также в органах исполнительной государственной власти области, ранее ликвидированных либо реорганизованных и не имеющих правопреемников (далее - Пенсия за выслугу лет); представлению к награждению наградами области и Департамента; при работе Общественного совета при Департаменте, а также в связи с осуществлением государственных функций и оказанием государственных услуг.

2.4.2. Обращения, содержащие персональные данные физических лиц, обрабатываются в Департаменте в течение срока рассмотрения обращений. В последующем указанные персональные данные:

на бумажных носителях - хранятся в течение пяти лет со дня рассмотрения обращения, после чего проводится экспертиза ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства по документам, содержащим персональные данные, в соответствующих структурных подразделениях Департамента, по результатам которой составляются описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела постоянного хранения подлежат хранению в архиве Департамента;

в электронном виде - хранятся в автоматизированной системе электронного документооборота Правительства области и органов исполнительной государственной власти области (модуль "Обращения граждан") в течение срока эксплуатации системы.

2.4.3. Персональные данные, собираемые в целях исполнения договоров, государственных контрактов и ведения расчетов с физическими лицами, обрабатываются в управлении бюджетного планирования и госзакупок, а также в ГКУ ВО "Областное казначейство" в течение срока действия договора или ведения расчетов с физическими лицами, в последующем хранятся на бумажных носителях и в единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.4.4. Персональные данные, необходимые при сборе документов, необходимых для установления (назначения) и выплаты пенсии за выслугу лет, обрабатываются в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива на бумажных носителях и подлежат передаче в Департамент социальной защиты населения области.

2.4.5. Персональные данные граждан, связанные с подготовкой наградных документов Губернатора области, Департамента, обрабатываются в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива на бумажных носителях. Персональные данные граждан, связанные с подготовкой наградных документов Губернатора области передаются в отдел наградной деятельности управления государственной службы, кадров и наградной деятельности Департамента управления делами Правительства области.

2.4.6. Персональные данные граждан, связанные с работой общественного Совета при Департаменте, обрабатываются в отделе правовой, организационной, кадровой работы и архива на бумажных носителях. Бумажные носители хранятся до истечения срока полномочий состава общественного Совета со дня их получения, после чего уничтожаются.

Информация об изменениях:

Подпункт 2.4.7 изменен с 11 января 2021 г. - Приказ Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области от 11 января 2021 г. N 3

См. предыдущую редакцию

2.4.7. Персональные данные граждан, связанные с предоставлением Департаментом государственных услуг:

2.4.7.1. по предоставлению единовременных выплат специалистам АПК области в рамках реализации Закона ВО N 3795 представленные документы хранятся и обрабатываются в управлении бюджетного планирования и государственных закупок в течение срока оказания государственной услуги, в последующем документы хранятся на бумажном носителе в течение срока, установленного действующим законодательством, затем уничтожаются;

2.4.7.2. по предоставлению ежемесячных денежных выплат студентам представленные документы хранятся и обрабатываются в управлении бюджетного планирования и государственных закупок в течение срока оказания государственной услуги, в последующем документы хранятся на бумажном носителе в течение срока, установленного действующим законодательством, затем уничтожаются.

2.5. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у оператора, субъекты персональных данных имеют право на доступ к своим персональным данным, получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, и обжалование действий (бездействия) оператора в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

2.6. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, оператором выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

2.7. Правила работы с обезличенными данными в случае их обезличивания в Департаменте и перечень должностей гражданской службы в Департаменте, ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных, в случае их обезличивания изложены в приложениях N 4 и 5 к настоящему приказу.

2.8. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание), или путем уничтожения материального носителя. Бумажные носители персональных данных уничтожаются путем сжигания или измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

Информация об изменениях:

Пункт 2.9 изменен с 11 января 2021 г. - Приказ Департамента сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Вологодской области от 11 января 2021 г. N 3

См. предыдущую редакцию

2.9. Уничтожение персональных данных осуществляется комиссией на основании акта об уничтожении (приложение N 13 к настоящему приказу)

2.10. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в Департаменте

3.1. Безопасность персональных данных достигается путем исключения неправомерного или случайного доступа к персональным данным, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, а также от иных неправомерных действий в отношении