Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (утв. распоряжением Правительства Рязанской области от 26 сентября 2008 г. N 522-р) (в ред. распоряжения Правительства Рязанской области от 18 февраля 2009 г. N 51-р) (с изменениями и дополнениями)

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области
(утв. распоряжением Правительства Рязанской области от 26 сентября 2008 г. N 522-р)
(в ред. распоряжения Правительства Рязанской области от 18 февраля 2009 г. N 51-р)

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля, 14 мая 2012 г., 1 апреля 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Аппарат).

Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - исполнительные органы) и их структурных подразделений.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, Регламентом Правительства Рязанской области, утвержденным Постановлением Губернатора Рязанской области от 23.07.2008 N 220-пг.

1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство на основе разрабатываемых и утверждаемых ими инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Рязанской области и настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ). Программное и информационное обеспечение АСДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется управлением обеспечения деятельности Аппарата. Технологическое и методическое сопровождение АСДОУ осуществляется отделом документационного обеспечения Аппарата (далее - отдел документационного обеспечения).

Применение АСДОУ и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Рязанской области.

Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области.

1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в документационном обеспечении управления Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата осуществляются отделом документационного обеспечения, на который возложены функции по документационному обеспечению управления Аппарата.

1.8. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется отделу документационного обеспечения.

2. Основные требования, предъявляемые к организации делопроизводства в аппарате

2.1. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

2.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности сотрудников(*), ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

______________________________

(*) Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные гражданские служащие и работники Аппарата, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АСДОУ(**);

______________________________

(**) Для сотрудников структурных подразделений, подключенных к АСДОУ

- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;

- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль прохождения документов в структурном подразделении;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- ввод в базу данных АСДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов(*);

______________________________

(*) - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив Правительства Рязанской области;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;

- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления;

- подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;

- подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении.

Порядок работы сотрудника, ответственного за делопроизводство в АСДОУ, устанавливается Регламентом работы в АСДОУ.

2.3. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сообщить о переданных поручениях, документах и контрольных функциях в отдел документационного обеспечения для внесения соответствующих изменений в АСДОУ.

2.4. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от сроков их хранения.

2.6. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах Аппарата, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Губернатором Рязанской области или Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области (далее - Вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства). Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется отделом пресс-службы Аппарата и комитетом по делам печати и информации Рязанской области по согласованию с заместителем Председателя Правительства Рязанской области, руководителем аппарата Правительства Рязанской области (далее - заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства).

2.7. Сотрудники Аппарата несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.

Сотрудники исполнительных органов несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции в части подготовки проектов документов, представляемых на рассмотрение Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области.

2.8. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

3. Состав управленческих документов Правительства Рязанской области

3.1. Деятельность Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Рязанской области, исполнительными органами, организациями, учреждениями и предприятиями, законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Рязанской области.

Функции управления в Правительстве Рязанской области реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.

3.2. Нормативными правовыми актами являются постановления Губернатора Рязанской области, постановления Правительства Рязанской области.

Распорядительными документами являются распоряжения Губернатора Рязанской области, распоряжения Правительства Рязанской области, протоколы, протокольные поручения.

К организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты и др.

К информационно-справочным документам относятся служебные письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.

Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.3. Нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, на бланках установленного образца с изображением герба Рязанской области.

Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Аппарата, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.

3.4. В Аппарате установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложения N 1, 2, 3).

3.5. Общий бланк (приложение N 2) может использоваться для изготовления любого вида документа, кроме письма. При этом при разработке бланков используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Наименование вида документа". В Аппарате общий бланк используется при подготовке следующих видов документов: протокол заседания, расшифровка аудиозаписи, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.

3.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по представлению заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства.

3.7. Бланки документов подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях в установленном порядке. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере и изготовление бланков типографским способом либо на печатающих устройствах, установленных в Аппарате, по согласованию с заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.

3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

4. Основные требования к оформлению служебных документов

При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.

4.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

4.2. Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.

4.3. При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб Рязанской области

Код организации по ОКПО

ОГРН юридического лица

ИНН/КПП организации

Наименование организации (должностного лица)

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии приложения

Подпись

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

Оттиск печати

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении документа в организацию

Идентификатор электронной копии документа

4.4. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов.

4.4.1. Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области".

4.4.2. Код организации - Правительства Рязанской области - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации - автора документа - является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи.

4.4.3. ОГРН организации - Правительства Рязанской области - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.4.4. ИНН/КПП организации - Правительства Рязанской области - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.4.5. Наименование организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области, например, Правительство Рязанской области; Губернатор Рязанской области.

4.4.6. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код (почтовый индекс).

Например:

ул. Ленина, д. 30, Рязань, 390000.

4.4.7. Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, содержанию документируемого действия.

4.4.8. Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2008 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2008).

Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то при любом способе оформления даты перед цифрой, обозначающей день месяца, ставится нуль (05 июля 2008 г. или 05.07.2008).

Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа.

4.4.9. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации - содержит порядковый номер документа, который можно дополнять, исходя из информационных потребностей, индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе.

4.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в ответных письмах, заключениях по поручениям).

4.4.11. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации".

4.4.12. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

4.4.13. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                                      Российская академия

                                                   государственной службы

                                      при Президенте Российской Федерации

                                                                      или

                                                 Рязанская областная Дума

                                             Комитет по бюджету и налогам

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия в дательном падеже.

Например:

                                           Комитет по физической культуре

                                               и спорту Рязанской области

                                                        Начальнику отдела

                                          организационной работы и кадров

                                                             И.О. ФАМИЛИЯ

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                 Начальнику ГУ "Рязанский

                                                       областной центр по

                                                      гидрометеорологии и

                                            мониторингу окружающей среды"

                                                             И.О. ФАМИЛИЯ

Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочными интервалами от предыдущей части реквизита "Адресат" и печатаются полужирным шрифтом.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных

образований Рязанской области

Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа(1).

______________________________

(1) Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 утвержден перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, при этом применение сокращенных наименований ограничено.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, муниципальные образования муниципальных районов и городских округов области. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами и списки рассылки.

Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- код (почтовый индекс).

Например:

                                    Редакция газеты "Рязанские ведомости"

                                      ул. Горького, д. 14, Рязань, 390023

                                                                      или

                                                            Ивановой А.И.

                                      ул. Ленина, д. 37, корп. 1, кв. 43,

                                                           Рязань, 390000

4.4.14. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение N 4).

Утверждение документа производится Губернатором Рязанской области, другими должностными лицами Правительства Рязанской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределением полномочий) посредством проставления грифа утверждения. Документ может также утверждаться специально издаваемым документом.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных(*) интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                   Заместитель Председателя Правительства

                                 Рязанской области, руководитель аппарата

                                          Правительства Рязанской области

                                      Подпись                И.О. Фамилия

                                                               07.06.2008

______________________________

(*) Здесь и далее по тексту величина одного межстрочного интервала принимается равной 12 пунктам (12 пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм. Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером N 14 величина одинарного межстрочного интервала соответствует 16 пт.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ                                                       УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель Председателя                  Заместитель Председателя

Правительства Рязанской области           Правительства Рязанской области

Подпись           И.О. Фамилия            Подпись            И.О. Фамилия

12.06.2008                                                     12.06.2008

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Утвержден                                                      УтвержденО

постановлением Правительства                            решением комиссии

Рязанской области                                 Правительства Рязанской

от 20.06.2008 N 130              или              области по радиационной

                                                   безопасности населения

                                                        от 09.06.2008 N 6

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй - не должен заходить за границы правого поля.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления.

4.4.15. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.

Например:

                                                             И.О. Фамилия

                                            Для рассмотрения и подготовки

                                          проекта распоряжения по данному

                                                                 вопросу.

                                          Подпись            И.О. Фамилия

                                                               06.06.2008

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем, либо готовится помощником руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 5).

Формулировки резолюций (поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов.

4.4.16. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок содержит более 150 печатных знаков, то его строки допускается продлевать до границы правого поля.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца. Не имеют заголовков распоряжения.

Заголовок составляет автор документа.

4.4.17. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

4.4.18. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Правила оформления табличных документов приведены в приложении N 32.

4.4.19. Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

            2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:  письмо  Росархива  от 14.06.2008  N 02-4-156 и  приложение к

             нему, всего на 12 л.

Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л., в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.

Приложение подписывается (визируется) ответственным исполнителем или руководителем структурного подразделения, подготовившего приложение.

Требования по оформлению приложений к нормативным правовым актам и распорядительным документам Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области приведены в п. 5.3.23 и приложении N 7.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Рязанской области от 14 мая 2012 г. N 201-р в подпункт 4.4.20 пункта 4.4 раздела 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.20. Подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 - 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Губернатором Рязанской области подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными федеральным и областным законодательством.

Вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства, первый заместитель Председателя Правительства Рязанской области, заместители Председателя Правительства Рязанской области, заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства, заместители руководителя аппарата Правительства, министр Правительства Рязанской области - постоянный представитель Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе подписывают документы в пределах утвержденного распределения полномочий.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности Губернатора Рязанской области, реквизит "подпись" должен содержать слова:

Исполняющий обязанности

Губернатора Рязанской области              Подпись           И.О. Фамилия

Руководители структурных подразделений и их заместители подписывают документы только со ссылкой на поручение Руководства(1), либо (в случаях внутренней переписки) в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

______________________________

(*) Здесь и далее под Руководством подразумеваются Губернатор Рязанской области, Вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства, первые заместители Председателя Правительства Рязанской области, заместитель Председателя Правительства Рязанской области, заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства, заместители руководителя Аппарата, заместитель Председателя Правительства Рязанской области - руководитель представительства Правительства Рязанской области, министр Правительства Рязанской области - постоянный представитель Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе.

При подписании документов консультационных и координационных органов на первом месте указывают не должность лица, а его статус в составе этого органа (например: председатель комиссии, заместитель Председателя Правительства Рязанской области).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (по горизонтали).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления "Исполняющий обязанности" и "Заместитель", а также фамилия и инициалы вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Заместитель руководителя может подписывать документы только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.

При оформлении документа на персональном бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "подпись" не указывается.

Представление документов на подпись осуществляется только через отдел документационного обеспечения и через соответствующий секретариат Руководства.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Рязанской области от 14 мая 2012 г. N 201-р в подпункт 4.4.21 пункта 4.4 раздела 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.21. Реквизиты "гриф согласования" и "визы согласования" используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись", если другое не предусмотрено особенностями документа.

Например:

                                                              СОГЛАСОВАНО

                                                  Руководитель управления

                                        Министерства Российской Федерации

                                    по налогам и сборам Рязанской области

                                                     Подпись И.О. Фамилия

                                                               15.06.2008

Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.

Например:

                                                              СОГЛАСОВАНО

                                              Протокол заседания коллегии

                                          Управления Министерства юстиции

                                                     Российской Федерации

                                                     по Рязанской области

                                                       от 30.07.2008 N 12

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.

Визы согласования должностными лицами Аппарата проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне подлинника документа. Если документ (подлинник) является исходящим, например, письмо, то визированию подлежит второй экземпляр документа, остающийся в деле Аппарата.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование (визирование) документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись не представляются.

Порядок и особенности согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и регулируются актами Правительства Рязанской области.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.

Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем и сбор всех виз внутреннего согласования. Далее осуществляется согласование с руководителями подчиненных Правительству Рязанской области органов. При наличии всех перечисленных виз документ может быть представлен для согласования в соответствующие федеральные органы государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа.

Ответственность согласующих сторон распространяется только на содержательную часть документа, находящуюся в их компетенции.

Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования. Внутреннее и внешнее согласование документа может быть оформлено на едином листе согласования. Листу согласования дается название, соответствующее названию документа.

Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту постановления Правительства Рязанской области

"О проведении конкурса на право получения

ипотечного займа в 2008 году"

Руководство в листе согласования указывается в соответствии с должностной иерархией. В случае совпадения наименований должностей применяется алфавитный порядок относительно фамилий подписантов.

Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

Министр финансов               Замечания прилагаются

Рязанской области                     Подпись                И.О. Фамилия

                                    18.06.2008

Наличие замечаний и возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, что документ просмотрен.

При наличии замечаний исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменно отразить свое отношение к последним.

Об устранении недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи "замечания прилагаются" либо ниже текста самих замечаний делается запись "замечания устранены". Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с проставлением даты.

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

4.4.22. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых Правительством Рязанской области, приведены в разделе 14 настоящей Инструкции.

4.4.23. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. В Правительстве Рязанской области выдаются и заверяются копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Рязанской области (это положение не распространяется на архив Правительства области).

Для формирования личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).

Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты заверения копии.

Например:

Верно

Начальник отдела документационного

обеспечения аппарата Правительства

Рязанской области                        Подпись             И.О. Фамилия

15.07.2008

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке тиражированных документов они заверяются печатью отдела документационного обеспечения.

4.4.24. Отметка об исполнителе документа

Документ, подготовленный группой исполнителей, визируется основным исполнителем.

Отметка, в зависимости от вида документа, включает инициалы, фамилию (или одну фамилию) исполнителя, номер его телефона, в некоторых случаях должность и подпись.

Например:

для актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области:

И.О. Фамилия - начальник

управления кадров аппарата

Правительства области

00-00-00

Подпись

для писем:

И.О. Фамилия

00-00-00

Исполнитель первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель осуществил редакторскую обработку текста и несет ответственность за его содержание и оформление.

Подпись исполнителя в данном реквизите проставляется на актах Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, письмах и других документах, остающихся в деле Правительства Рязанской области.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной стороны документа (в зависимости от вида документа) и печатается шрифтом N 12.

При направлении документа в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти эта отметка делается только на оборотной стороне последнего листа документа.

4.4.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов "В дело", даты, подписи лица, направившего документ в дело.

Отметку о направлении в дело исполненных документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также документов, требующих обязательного рассмотрения Руководством, ставит Губернатор Рязанской области.

Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции Губернатора Рязанской области, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство.

Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.

4.4.26. Отметка о поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости - часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части, а при отсутствии свободного места - на свободном месте лицевой стороны первой страницы документа и содержит помимо даты и регистрационного номера наименование организации - "Правительство Рязанской области".

4.4.27. Идентификатор электронной копии документа проставляется только в случае ввода текста документа в базу данных АСДОУ в целях установления соответствия текста документа на бумажном и электронном носителях и включает данные, необходимые для установления соответствия.

4.4.28. Общие требования к машинописному оформлению документов.

Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются, как правило, в формате ".doc" шрифтом Times New Roman.

Реквизит "текст документа" печатается шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, при небольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через интервал 16 пт шрифтом N 14. Реквизит "Отметка об исполнителе документа" печатается шрифтом N 12.

Реквизиты отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 2 межстрочными интервалами.

При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел. При печати документов при разделении инициалов и фамилии рекомендуется использовать специальный знак "неразрывный пробел".

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

5. Особенности подготовки, оформления и прохождения отдельных видов документов

5.1. Правила подготовки, оформления и прохождения проектов законодательных актов Рязанской области

5.1.1. Разработка проектов законов Рязанской области и необходимых документов осуществляется работниками исполнительных органов, структурных подразделений Аппарата (далее - исполнитель-разработчик проекта), а при необходимости - лично членами Правительства Рязанской области или руководителями исполнительных органов, советниками Губернатора Рязанской области и руководителями структурных подразделений Аппарата.

В случае необходимости изменения, дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу действующих законов Рязанской области подготовка проекта закона Рязанской области по данному вопросу осуществляется исполнительными органами или структурными подразделениями Аппарата, в сферу деятельности которых входят изменяемые нормы действующих законов Рязанской области.

5.1.2. Законопроект печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

5.1.3. Проект закона должен иметь следующие реквизиты:

На расстоянии 20 мм от верхнего среза листа в правом углу печатаются слова "Проект внесен Губернатором Рязанской области", выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по правому краю.

Наименование вида акта - ЗАКОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается через 1,5 межстрочных интервала от строки, на которой размещены слова "Проект внесен Губернатором Рязанской области", прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. При этом словосочетание "Рязанской области" печатается ниже слова "Закон" через 1,5 межстрочных интервала.

Название проекта закона отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 16 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем издан закон?" или в нем приводится название кодекса (например: Строительный кодекс Рязанской области).

Текст проекта закона отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через межстрочный интервал 16 пт с одной стороны листа.

Текстовая часть проекта закона может подразделяться на преамбулу и основную часть; основная часть может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Названия статей печатаются строчными буквами через межстрочный интервал 16 пт, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы. Номера статей проставляются арабскими цифрами. Текст статьи печатается с нового абзаца.

При отсутствии названия статьи слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация частей и пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи. Нумерация подпунктов осуществляется строчными буквами со скобкой.

Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Рязанской области", далее - место для подписи. Инициалы и фамилия указываются при оформлении принятого закона в Рязанской областной Думе.

5.1.4. К каждому проекту закона Рязанской области исполнитель-разработчик проекта оформляет лист согласования.

При подготовке к согласованию проектов законов исполнитель-разработчик проекта проводит редакторскую обработку текста и правовую экспертизу проекта в юридической службе своего исполнительного органа (в Аппарате - в правовом управлении), руководитель которой полистно# визирует проект закона вместе с исполнителем-разработчиком проекта и указывает дату согласования.

Проекты законов подлежат обязательному согласованию с Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области и (или) заместителями Председателя Правительства Рязанской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий, заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства, министром финансов Рязанской области по вопросам, входящим в компетенцию министерства финансов Рязанской области, министром Правительства Рязанской области - постоянным представителем Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе, с руководителями исполнительных органов государственной власти, в соответствии с их полномочиями, а при необходимости - с советниками Губернатора Рязанской области.

5.1.5. Согласование проектов законов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты.

Представление проекта закона Рязанской области на согласование осуществляется путем последовательного представления исполнителем-разработчиком проекта руководителям заинтересованных исполнительных органов, структурных подразделений.

5.1.6. О направлении проекта закона на согласование исполнитель-разработчик проекта информирует министра Правительства Рязанской области - постоянного представителя Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе.

Непосредственное сопровождение хода разработки проектов законов осуществляет отдел по обеспечению законопроектной деятельности Аппарата под контролем министра Правительства Рязанской области - постоянного представителя Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе.

5.1.7. В пакет документов, представляемый исполнителем-разработчиком проекта, входят следующие материалы:

- текст проекта закона на бумажном носителе и в электронной форме (в формате файла ".doc");

- пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости разработки проекта закона, изложение условий реализации проекта закона, прогноз социально-экономических и иных последствий реализации проекта закона, а также перечень нормативных правовых актов Рязанской области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или разработке в связи с принятием данного проекта закона;

- финансово-экономическое обоснование проекта закона (в случае необходимости);

- лист согласования, в котором указывается перечень должностных лиц, в компетенцию которых входит сфера отношений, регулируемых разработанным проектом закона, а также разработчик проекта закона;

- проект сопроводительного письма Губернатора Рязанской области на имя Председателя Рязанской областной Думы (в двух экземплярах).

5.1.8. Проект закона Рязанской области с необходимыми документами представляется исполнителем-разработчиком проекта на бумажном и электронном носителях в отдел документационного обеспечения для проверки правильности оформления проекта, необходимых документов и регистрации.

5.1.9. Зарегистрированный законопроект представляется заместителю Председателя Правительства - руководителю аппарата Правительства. В соответствии с поручением заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства согласованный проект закона со всеми необходимыми документами направляется на согласование министру Правительства Рязанской области - постоянному представителю Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе для организации проведения правовой экспертизы. При представлении неполного пакета документов, препятствующего проведению правовой экспертизы, документы подлежат возврату исполнителю без рассмотрения.

Сотрудник отдела по обеспечению законопроектной деятельности Аппарата, проводящий правовую экспертизу проекта закона и готовящий по нему заключение, после рассмотрения проекта закона и полистного визирования представляет его министру Правительства Рязанской области - постоянному представителю Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе. Подпись в листе согласования к проекту закона проставляет министр Правительства Рязанской области - постоянный представитель Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе.

Министр Правительства Рязанской области - постоянный представитель Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе вправе привлечь для подготовки правовых заключений специалистов структурных подразделений аппарата Правительства, исполнительных органов государственной власти.

Срок согласования проектов законов Рязанской области министром Правительства Рязанской области - постоянным представителем Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе не должен превышать 10 рабочих дней.

5.1.10. Направление законопроектов для согласования Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства, первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, заместителям Председателя Правительства Рязанской области и заместителю Председателя Правительства - руководителю аппарата Правительства осуществляется через их секретариаты.

5.1.11. Порядок согласования проекта закона Рязанской области, внесения его на рассмотрение заседания Правительства Рязанской области, Рязанской областной Думы, принятия решения о его подписании и обнародовании осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Рязанской области.

5.1.12. Подписанный Губернатором Рязанской области закон Рязанской области передается в отдел документационного обеспечения, который осуществляет регистрацию и передачу бумажной копии в комитет по делам печати и информации Рязанской области для официального опубликования. Зарегистрированный подлинный экземпляр закона направляется в Рязанскую областную Думу.

5.1.13. Комитет по делам печати и информации Рязанской области организует официальное опубликование законов Рязанской области, подписанных Губернатором Рязанской области, в газете "Рязанские ведомости".

5.1.14. Учет опубликования законов Рязанской области в средствах массовой информации осуществляет комитет по делам печати и информации Рязанской области.

5.2. Порядок подготовки отзывов Правительства Рязанской области на проекты федеральных законов, поступивших из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

5.2.1. Проект федерального закона, поступивший в Правительство Рязанской области из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, регистрируется отделом документационного обеспечения и направляется министру Правительства Рязанской области - постоянному представителю Губернатора Рязанской области в Рязанской областной Думе.

5.2.2. Порядок подготовки отзывов Правительства Рязанской области на проекты федеральных законов, поступивших из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Рязанской области.

5.3. Правила подготовки и оформления нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области

5.3.1. Уставом (Основным Законом) Рязанской области установлены следующие виды нормативных правовых актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области: постановления Губернатора Рязанской области и постановления Правительства Рязанской области (далее - Постановления).

В компетенцию Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области также входит принятие распорядительных актов в форме распоряжений (далее - Распоряжения), которые не порождают общеобязательных норм права, за исключениями, установленными федеральным и областным законодательством.

Постановления и Распоряжения (далее - Акты) готовятся во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов области, а также по поручению Руководства, по инициативе территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов и структурных подразделений в рамках их компетенции.

5.3.2. Исполнителями (лица, непосредственно занимающиеся подготовкой проекта) Актов могут являться работники секретариатов Руководства, структурных подразделений, исполнительных органов, а при необходимости - лично члены Правительства Рязанской области, советники Губернатора Рязанской области, руководители структурных подразделений, исполнительных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, государственных учреждений.

5.3.3. В процессе подготовки Акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство Рязанской области, включая разграничение предметов ведения и полномочий между органами государственной власти, практика применения соответствующих Актов и другие необходимые материалы по рассматриваемому вопросу.

5.3.4. При необходимости одновременно с разработкой проекта Акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных Актов.

Пункты об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных Актов включаются в постановляющую часть текста проекта Акта. Такие проекты представляются на подпись с приложением ранее изданных Актов.

5.3.5. Если при подготовке Акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные Акты или установлено наличие по одному и тому же вопросу нескольких Актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый Акт. В проект такого Акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных Актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

5.3.6. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов Актов, полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение списка рассылки возлагается на исполнителей, готовящих проекты.

5.3.7. Проекты Актов представляются на согласование с пояснительной запиской, подписанной должностным лицом, представляющим проект, с кратким изложением причин и целей разработки документа, направляемого на согласование.

Исправления и правки в тексте проекта Акта, представляемого на рассмотрение Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, включая сопроводительные документы, недопустимы.

Исполнитель представляет согласованный проект Акта на бумажном и электронном носителях с перечнем прилагаемых документов в отдел документационного обеспечения для окончательной проверки правильности оформления проекта.

В случаях, когда по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядка оформления проекта Акта, он возвращается исполнителю на доработку и повторное представление в отдел документационного обеспечения для согласования.

Порядок представления проектов Актов на заседания Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области определяется Регламентом Правительства Рязанской области.

5.3.8. Проект Акта, внесенный на заседание Правительства Рязанской области и принятый по результатам рассмотрения с учетом внесения конкретных дополнений и (или) изменений, после устранения замечаний представляется исполнителем в правовое управление для повторного полистного визирования проекта Акта. В этом случае повторного согласования со всеми заинтересованными органами и должностными лицами, указанными в листе согласования, не требуется.

Проект Акта, направленный на доработку по вопросам, требующим дополнительного изучения, согласования, возвращается исполнителю для переработки, а затем доработанный проект Акта повторно согласовывается.

5.3.9. Представление проекта Акта на подпись осуществляется отделом документационного обеспечения через секретариат соответствующего должностного лица, уполномоченного его подписать.

5.3.10. Отдел документационного обеспечения осуществляет регистрацию Актов с использованием АСДОУ, рассылку копий Актов согласно списку рассылки и текущее хранение подлинников Актов (кроме Актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

Внесение Актов в федеральный регистр

5.3.11. Внесению в федеральный регистр подлежат нормативные правовые акты Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области.

5.3.12. Отдел документационного обеспечения направляет в государственно-правовое управление Президента Российской Федерации, отдел законодательства субъектов Российской Федерации в Рязанской области управления Министерства юстиции Российской Федерации по Центральному федеральному округу (далее - Управление юстиции) копии нормативных правовых актов в 7-дневный срок после их принятия по представлению правового управления для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

5.3.13. Экспертное заключение Управления юстиции направляется должностному лицу, подписавшему Акт. Правовое управление совместно с исполнителем Акта, в соответствии с поручением указанного должностного лица принимает меры либо по отмене Акта, либо по приведению его в соответствие с федеральным и областным законодательством, либо принимает другие адекватные меры, о чем сообщается в Управление юстиции в установленном порядке.

5.3.14. Изменения и дополнения в Акты, внесенные в федеральный регистр, а также признание подобных Актов утратившими силу осуществляются в соответствии с п. 5.3.11 - 5.3.13.

Особенности оформления Актов

5.3.15. Акты оформляются на унифицированных бланках формата А4 с продольным расположением реквизитов (приложение N 2), соответствующих наименованию вида документа (Постановления, Распоряжения), и имеют, помимо бланочных, следующие обязательные реквизиты:

5.3.16. Дата и номер проставляются словесно-цифровым способом, печатаются шрифтом N 14 и выравниваются по центру, номер состоит из знака "N" и порядкового номера, например: "от 15 июля 2008 г. N 210".

Акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В постановлениях Губернатора Рязанской области после порядкового номера через дефис добавляется буквосочетание "пг", в распоряжениях Губернатора Рязанской области - "рг", в распоряжениях Правительства Рязанской области - буква "р", в распоряжениях по личному составу - "р/л", в распоряжениях о предоставлении отпусков, направлении в командировки - "р/к". Дата и регистрационный номер подписанного Акта проставляются отделом документационного обеспечения.

5.3.17. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста Акта, печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например: "О введении...", "Об утверждении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например: "Об итогах...", "О мерах...").

Заголовок имеют Постановления, Распоряжения заголовков не имеют.

Заголовок отделяется от реквизита "Наименование вида Акта" 4 - 5 межстрочными интервалами.

5.3.18. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14. Левая граница текстового поля располагается на расстоянии 35 мм от левого среза листа, правая граница текстового поля располагается на расстоянии 10 мм от правого среза листа.

Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля; первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст Акта, как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях - распорядительной).

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание Акта. В ней могут быть кратко перечислены факты, события, дана им оценка. Для Актов по основной деятельности констатирующая часть обязательна.

Постановляющая часть постановлений Губернатора Рязанской области начинается словом "постановляю", а постановлений Правительства Рязанской области - словами "Правительство Рязанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ". Слова "постановляю", "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатаются прописными буквами в продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос части этих слов на следующую строку.

Текст постановляющей части печатается с красной строки.

Формулировки постановляющей части Акта должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими двояких толкований, не противоречить ранее изданным Актам.

Постановляющая часть проектов Актов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами со скобкой (например: 1), 2), 3) или а), б), в). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует начинать с прописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой.

В постановляющей (распорядительной) части Акта в повелительной форме указывается, как правило: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт Акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например: "Министру финансов Рязанской области В.С. Сонькину...". Если в качестве исполнителя указывается исполнительный орган или подразделение Аппарата, после названия исполнительного органа (подразделения) в скобках указываются инициалы и фамилия его руководителя в именительном падеже, например: "Министерству финансов Рязанской области (В.С. Сонькин)...".

Исполнители могут указываться обобщенно, например: "Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Рязанской области...".

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить", "организовать", "зачислить", "возложить", "предоставить" и т.п.

Срок исполнения, как правило, устанавливается в отдельности для каждого задания (пункта). Не допускается формулировка конкретных заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Как правило, в последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением Акта.

Если текст Акта имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

В Актах о приеме на работу необходимо указывать: фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность, в какое подразделение, с какого числа оформляется сотрудник, вид приема на работу (постоянную, с испытательным сроком, временную - на определенный срок, по совместительству), особые условия работы (неполный рабочий день и т.д.).

5.3.19. Подпись.

Постановления и Распоряжения Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области подписываются Губернатором Рязанской области либо, в случаях, определенных Уставом (Основным Законом) области, Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области.

Распоряжения Правительства Рязанской области могут подписываться Руководством в случае предоставления актами Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области права подписи.

Подписание Актов осуществляется в соответствии с п. 4.4.20 настоящей Инструкции.

5.3.20. Список рассылки Акта составляется исполнителем документа и начинается словом: "Разослать:".

При формировании списка рассылки следует придерживаться следующих правил: вначале указываются инициалы и фамилии Руководства и руководителей структурных подразделений Аппарата, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос или на которых возлагается контроль, затем - наименования исполнительных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций (перечень конкретных адресатов, которым в Акте предписывается осуществление определенных действий). Все вышеперечисленные элементы списка рассылки указываются в дательном падеже, инициалы печатаются перед фамилиями. Обязательным элементом рассылки является указание: "Для публикации", "Не для публикации", "Подлежит публикации в изложении".

Акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, вступают в силу после официального опубликования (кроме Актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера).

Акты могут быть опубликованы полностью или в изложении. В этом случае в рассылке делается отметка: "Подлежит публикации в изложении".

Официальным изданием для публикации Актов является газета "Рязанские ведомости".

Список рассылки печатается шрифтом N 12 на свободном месте последней страницы документа ниже подписи перед согласующими визами, при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последней страницы в нижней части листа выше отметки об исполнителе.

В случае необходимости (непостоянные адресаты) исполнитель обязан приложить к списку рассылки почтовые адреса адресатов на отдельном листе.

Если список рассылки включает большое количество адресатов, то в нем указывается: "согласно прилагаемому списку", а сам список рассылки оформляется на отдельном листе и визируется исполнителем Акта.

Рассылаемые копии Актов заверяются печатью отдела документационного обеспечения и направляются по указанным адресатам. В Рязанскую областную Думу Постановления направляются не позднее 3-дневного срока после их подписания.

5.3.21. Отметка об исполнителе в Актах проставляется на оборотной стороне последнего листа внизу страницы слева, печатается шрифтом N 12 и оформляется в соответствии с п. 4.4.24.

5.3.22. Визы согласования проставляются на последнем листе Акта ниже списка рассылки (приложение N 8). Данный реквизит может быть оформлен на листе согласования согласно п. 4.4.21 Инструкции (приложение N 9).

Проекты Актов подлежат обязательному согласованию с Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области и (или) заместителями Председателя Правительства Рязанской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий, заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства, правовым управлением, отделом документационного обеспечения, министром финансов Рязанской области по вопросам, входящим в компетенцию министерства финансов Рязанской области, с руководителями исполнительных органов государственной власти, в соответствии с их полномочиями, а при необходимости - с советниками Губернатора Рязанской области.

Проекты Актов согласовываются также с заинтересованными организациями и учреждениями (должностными лицами), если такое согласование является обязательным в соответствии с федеральным или областным законодательством, а также если в Акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся этих организаций, учреждений (должностных лиц), или затрагивается сфера их деятельности.

Проект документа при наличии полистных виз исполнителя и руководителя юридической службы исполнительного органа, разработавшего проект, завизированный должностным лицом, представляющим проект, и согласованный с соответствующими исполнительными органами, организациями и учреждениями, направляется в правовое управление.

Правовое управление обеспечивает правовую экспертизу проекта Акта и его полистное визирование, включая приложения. Полистное визирование Акта сотрудником правового управления осуществляется на оборотной стороне листа в нижнем поле слева.

Должностные лица Правительства Рязанской области, Аппарата, руководители исполнительных органов осуществляют согласование проектов Актов, как правило, в день представления, а по проектам, требующим дополнительной проработки, в срок, не превышающий 3 рабочих дней.

При наличии разногласий по тексту документа должностное лицо, представляющее проект, должно обеспечить обсуждение проекта с заинтересованными исполнительными органами, государственными органами и государственными учреждениями, структурными подразделениями Аппарата с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Если такое решение не найдено, замечания прилагаются к проекту документа, а на листе согласования рядом с визой делается отметка: "Замечания прилагаются".

Акт передается на подпись при наличии всех согласующих виз. Отказ в визировании не допускается.

Если в процессе согласования в проект Акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания (за исключением полистного визирования сотрудником правового управления).

5.3.23. Приложения к проектам Актов оформляются на отдельных листах бумаги и в обязательном порядке имеют заголовок.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании самих Актов. В таблицах допускается использование шрифта меньшего размера, но не менее N 12.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Каждое приложение визируется исполнителем проекта на лицевой стороне последней страницы в нижней ее части.

Если в тексте Акта дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то в верхнем правом углу первой страницы приложения пишется слово "Приложение", далее через 2 межстрочных интервала дается ссылка на Акт:

Приложение

к постановлению Губернатора

Рязанской области

от _________ N ______ (*)

______________________________

(*) Данная строка печатается отделом документационного обеспечения.

При наличии в тексте Акта формулировки "Утвердить (или принять) прилагаемое Положение... (или иной документ)" в приложении перед его заголовком помещается гриф, располагающийся так же, как и в первом случае, следующего содержания:

УтвержденО

постановлением Правительства

Рязанской области

от _________ N ______

или

Утвержден

постановлением Губернатора

Рязанской области

от _________ N ______

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения может выделяться прописными буквами, печататься вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера Акта 2,5 - 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 - 4 межстрочными интервалами.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф в заголовочной части таблицы нумеруются и на следующей странице приводят только их номера. Порядок оформления табличных документов приведен в приложении N 32.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, посередине верхнего поля.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте Акта. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии, равном примерно 2 - 2,5 межстрочным интервалам. Длина черты 2 - 3 см.

В случаях, когда приложением оформляются документы, подписываемые руководителем с указанием должности и расшифровки подписи (например, отчетные документы или документы финансового характера, технические задания и т.п.), черта не проставляется.

Образцы оформления Актов и приложений к ним приведены в приложениях N 6, 7, 9.

5.4. Общие требования к подготовке поручений по документам

5.4.1. Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.

5.4.2. Подготовка проектов поручений по документам может осуществляться правовым управлением (по нормативным правовым актам Российской Федерации, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законам области), секретариатами Руководства и отделом документационного обеспечения (по входящей корреспонденции), отделом по работе с обращениями граждан Аппарата (по письмам граждан), организационным отделом Аппарата (по заседаниям Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области, консультационных и координационных органов, по планам подготовки организационных мероприятий и др.), советниками и помощниками Губернатора Рязанской области (в соответствии с должностными полномочиями).

5.4.3. Поручения могут быть оформлены в виде резолюции к документу на бланке резолюции (приложение N 5) либо в форме таблицы, например, поручения по итогам совещания (приложение N 11). При подготовке и оформлении поручений должны соблюдаться требования, изложенные в п. 4.4.15 настоящей Инструкции.

В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

5.4.4. Проекты поручений представляются на подпись должностному лицу, как правило, в день поступления документа.

5.4.5. Поручения Руководства в обязательном порядке заносятся в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) базы данных АСДОУ соответствующими секретариатами Руководства и ставятся на контроль.

На внутренний контроль могут быть поставлены поручения руководителей структурных подразделений Аппарата с занесением информации о постановке на контроль в АСДОУ сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

5.4.6. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

5.4.7. Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в отдел документационного обеспечения для последующей рассылки.

5.4.8. В некоторых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в четыре адреса, то к нему прилагается список рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем. В необходимых случаях исполнитель прикладывает почтовые адреса адресатов.

5.5. Правила подготовки и оформления организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций, регламентов и др.)

5.5.1. Организационно-правовые документы регламентируют задачи и функции организации, устанавливают структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий сотрудников при исполнении должностных обязанностей.

Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаются, как правило, путем издания Актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их утверждение в форме грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри Аппарата.

Решение о порядке и форме принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области.

5.5.2. Правила подготовки и оформления положений, правил, инструкций, регламентов соответствуют общим правилам подготовки нормативных правовых актов (п. 5.3).

Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ, ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ) печатается прописными буквами и выравнивается по центру.

Заголовок печатается через 2 межстрочных интервала от наименования вида документа, начинается с прописной буквы, печатается строчными. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1,5 межстрочных интервала. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слова ПОЛОЖЕНИЕ (ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ).

В заголовках положений, правил, инструкций, регламентов обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются их требования.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции), как правило, отвечает на вопрос "О чем?", например, "Инструкция о приеме телеграмм...". Заголовок инструкции может отвечать на вопрос "По чему?", например, "Инструкция по делопроизводству...". Заголовок к тексту регламента отвечает на вопрос "Чего?". Заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос "Кого?", например, "Должностной регламент начальника отдела документационного обеспечения аппарата Правительства Рязанской области".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другие нормативные требования.

Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("Проект вносится на рассмотрение...", "Справка должна содержать сведения..."). В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими.

Допускается также нумеровать разделы арабскими цифрами, а подразделы нумеровать в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях, правилах, инструкциях, регламентах могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, при этом в тексте в обязательном порядке должны быть оформлены ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

5.5.3. Существуют определенные требования к содержательной части положения (правил, инструкции, регламента) и структуре текста.

Например, основными требованиями к содержанию должностных регламентов являются максимально конкретизированные должностные обязанности, права и ответственность.

В должностном регламенте определяются квалификационные требования, предъявляемые к гражданским служащим, обязанности, права, ответственность гражданского служащего, организация работы при принятии управленческих и иных решений, порядок служебного взаимодействия, перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом, а также показатели эффективности и результативности его профессиональной служебной деятельности.

Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

5.6. Правила оформления протоколов заседаний Правительства Рязанской области, оперативных совещаний Правительства Рязанской области, заседаний Президиума Правительства Рязанской области, совещаний, проводимых с участием Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора Рязанской области - первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителя Председателя Правительства Рязанской области, руководителя аппарата Правительства Рязанской области

5.6.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области, совещаний, проводимых с участием Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства (далее - заседания (совещания)(*).

______________________________

(*) При подготовке и оформлении протоколов необходимо учитывать, что консультативные и координационные органы, образуемые Губернатором Рязанской области и Правительством области, не могут принимать нормативных правовых решений, их решения носят рекомендательный характер.

Подготовка и оформление протоколов заседаний Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Рязанской области.

Протокол составляется на основании аудиозаписи, произведенной во время заседания (совещания).

Ведение протокола во время заседания (совещания) и оформление протокола возлагаются в соответствии с видом мероприятия на организационный отдел Аппарата (далее - организационный отдел), секретарей комиссий (советов), сотрудников исполнительных органов.

5.6.2. Протокол печатается на общем бланке шрифтом N 14.

При оформлении протокола следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении N 10.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2,5 - 3 межстрочных интервала от реквизита "Наименование вида документа". Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области, протоколы совещаний, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании (совещании).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании.

Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 16 пт.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

На протоколе заседания (совещания) проставляется пометка "Для служебного пользования". Необходимость использования пометки "Для служебного пользования" определяется должностным лицом, осуществляющим подготовку заседания (совещания).

Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании (совещании).

5.6.3. Рассылка заверенных копий протоколов осуществляется организационным отделом через отдел документационного обеспечения по списку рассылки.

Подлинники документов заседаний (совещаний) до сдачи в архив Правительства Рязанской области хранятся в организационном отделе Аппарата или подготовивших их структурных подразделениях.

Хранение протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения.

5.6.4. Решения Правительства Рязанской области по вопросам, входящим в его компетенцию, оформляются постановлениями Правительства Рязанской области и протокольными поручениями в порядке, установленном Регламентом Правительства Рязанской области.

Протокольные поручения печатаются на бумаге формата А4 без использования бланка шрифтом N 12.

Образец оформления протокольного поручения приведен в приложении N 11.

5.7. Правила оформления расшифровок аудиозаписей заседаний Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области

Расшифровка аудиозаписи заседания Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области оформляется на общем бланке шрифтом N 14.

При оформлении расшифровки аудиозаписи следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенных в приложении N 12. Расшифровки аудиозаписей оформляются следующим образом.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу.

Наименование вида документа - словосочетание "РАСШИФРОВКА АУДИОЗАПИСИ" - печатается прописными буквами вразрядку и выравнивается по центру относительно границ текста.

Дата проведения заседания оформляется словесно-цифровым способом и ограничивается левым полем, печатается через 2 - 3 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Расшифровки аудиозаписей нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Регистрационный номер и место проведения заседания печатаются на одной строке с реквизитом "Дата".

Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и отражает дословное содержание сказанного участвующими в заседании лицами.

Расшифровка аудиозаписи визируется начальником организационного отдела и подписывается заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.

Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

5.8. Правила оформления служебных писем

5.8.1. Служебные письма в Аппарате готовятся:

- как ответы о выполнении поручений федеральных органов исполнительной власти, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации; Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства;

- как исполнение поручений Руководства в связи с обращениями граждан;

- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области и нормативных правовых актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области;

- как ответы на запросы юридических и физических лиц;

- как инициативные письма.

Не допускается установление в письмах правовых норм.

5.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Аппарата.

5.8.3. Служебные письма печатаются с использованием бланков писем формата А4 с продольным расположением реквизитов (приложение N 3).

5.8.4. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименованиях исполнительных органов включаются в наименования должностей руководителей, подписавших письмо.

5.8.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.8.6. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.8.7. При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем на ваше рассмотрение"),

- от третьего лица единственного числа ("Правительство Рязанской области считает возможным", "главное управление не возражает", "министерство рассмотрело...").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

5.8.8. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 N 71 "Об утверждении Типового положения...".

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

5.8.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Если авторами письма являются две и более организации (совместное письмо), то дата его должна быть единой.

Право подписи служебных писем устанавливается распределением полномочий должностных лиц, должностными регламентами или положениями о структурных подразделениях, в которых должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии данных должностных лиц.

Служебные письма в адрес федеральных органов государственной власти подписываются Губернатором Рязанской области и Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства.

5.8.10. Отправляемые письма должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, инициалов исполнителя и номера телефона.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа и печатается шрифтом N 12.

5.8.11. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

5.8.12. Письма, направляемые в адрес зарубежных корреспондентов, имеют следующие особенности оформления.

5.8.12.1. Служебные письма.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги без использования бланка.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении не на бланке), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Рязань, 23 июня 2008 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно (г-н).

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении";

Генеральному директору Германского фонда международного развития - "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину К. Брауну

Председателю Правления

фонда "Призыв совести"

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

5.8.12.2. Частные письма полуофициального характера.

Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр,

Уважаемый господин Директор,

Уважаемый господин Сенатор и т.п.

Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

5.8.12.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Рязанской области от 14 мая 2012 г. N 201-р в подпункт 5.8.12.4 пункта 5.8.12 подраздела 5.8 раздела 5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.8.12.4. Заголовок к тексту письма в адрес зарубежного корреспондента не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

В особых случаях (например, при отправке делегации за рубеж) письма в адрес зарубежных корреспондентов подлежат оформлению в министерстве экономического развития и торговли Рязанской области.

5.8.12.5. Образцы оформления писем зарубежным корреспондентам на бланке и без использования бланка приведены в приложении N 13.

5.9. Правила оформления справок, докладных, служебных, пояснительных записок и других информационно-справочных документов

Справки, докладные, служебные, пояснительные записки и другие информационно-справочные документы оформляются либо с применением общих бланков (для документов, выходящих за пределы Аппарата), либо без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4. При оформлении следует соблюдать следующий порядок оформления реквизитов.

5.9.1. В качестве Адресатов могут выступать Руководство, руководители структурных подразделений Аппарата, в некоторых случаях - другие должностные лица Аппарата. Для отдельных видов информационно-справочных документов (например, пояснительная записка к законопроекту) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этом случае прикладывается сопроводительное письмо с адресатом.

5.9.2. Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается прописными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через межстрочный интервал 16 пт и выравнивается по центру (относительно границ текста документа). Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

СПРАВКА

о работе отдела документационного обеспечения

аппарата Правительства Рязанской области

за I полугодие 2008 года

В пояснительной записке к законопроекту, нормативному правовому акту или распорядительному документу необходимо указывать полное наименование документа.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Рязанской области "О внесении

изменений и дополнений в Закон Рязанской области

"Об областном бюджете на 2008 год"

5.9.3. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через межстрочный интервал 16 пт на расстоянии 35 мм от левого среза листа.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки к законопроекту должен сопровождаться обоснованием необходимости принятия законопроекта, включающим развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

В тексте пояснительной записки к законопроекту кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, социальные последствия принятия законопроекта, наличие разногласий, результаты проработки, экспертизы и согласования, необходимость внесения изменений или отмены ранее принятых нормативных правовых актов.

5.9.4. Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Справка (записка, информация и т.д.) подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности (как правило, одна под другой), и отделяются друг от друга 3 - 4 межстрочными интервалами.

Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с п. 4.4.20.

5.9.5. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к справке, пояснительной записке и другим информационно-справочным документам. Приложения визируются руководителем подразделения Аппарата и исполнителем, подготовившим справку.

5.9.6. Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 15.06.2008.

5.10. Особенности оформления и прохождения договоров, соглашений

Общие положения

5.10.1. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Губернатору Рязанской области, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Рязанской области, Регламентом Правительства Рязанской области и настоящей Инструкцией.

5.10.2. Проекты договоров, соглашений (далее - Договоры) могут быть подготовлены сотрудниками структурных подразделений Аппарата или исполнительных органов во взаимодействии с должностными лицами сторон - участников Договора.

5.10.3. Информация, содержащаяся в Договорах, относится к конфиденциальной и не подлежит разглашению.

5.10.4. Все разногласия, возникающие в процессе заключения и после заключения Договоров, разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

Правила подготовки и прохождения Договоров

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.10.6. Подготовка Договора к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производятся структурным подразделением Аппарата либо исполнительным органом, в компетенцию которого входит круг затрагиваемых в Договоре вопросов.

5.10.7. Для согласования проекта Договора представляются следующие документы:

- проект Договора в количестве экземпляров, равном числу договаривающихся сторон с поименованными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений к Договору определяются при подготовке Договора;

- заверенные копии устава и иных учредительных документов другой стороны, включая свидетельство о государственной регистрации и, при необходимости, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

- документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны;

- протокол заседания конкурсной комиссии - при заключении Договора по результатам конкурса;

- экономическое обоснование условий Договора (если Договор направлен на обеспечение государственных нужд области).

При представлении неполного пакета документов, препятствующего проведению правовой экспертизы, документы подлежат возврату исполнителю без рассмотрения.

При заключении Договора, затрагивающего вопросы жизнедеятельности области либо влияющего на ее социально-экономическое развитие, от другой стороны могут быть затребованы и другие дополнительные документы.

Документы представляются на русском языке, в случае представления документов, составленных на иностранном языке, должен быть представлен также и их перевод на русский язык, заверенный в установленном порядке.

5.10.8. Процессу согласования проекта Договора предшествует его полистное визирование руководителем юридической службы исполнительного органа, разработавшего проект документа, и исполнителем документа, а также на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу указываются должность исполнителя, его инициалы, фамилия и телефон.

5.10.9. Проект Договора подлежит обязательному согласованию:

- с Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, заместителями Председателя Правительства Рязанской области, заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства, соответственно координирующими исполнительные органы, ответственные за подготовку проекта;

- с правовым управлением;

- с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов.

Перечень органов и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект Договора, определяет исполнитель.

При этом к Договору оформляется лист согласования, в котором указываются наименования должностей, фамилии лиц, визирующих проект Договора и дата визирования.

Ответственность за полноту согласования проекта Договора возлагается на структурное подразделение Аппарата (исполнительный орган), отвечающее за подготовку проекта.

5.10.10. При проведении правовой экспертизы сотрудник правового управления осуществляет полистное визирование проекта Договора и при наличии замечаний, установленных противоречиях действующему законодательству готовит заключение.

5.10.11. Замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта Договора, оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются".

5.10.12. Договор, подписанный Губернатором Рязанской области от имени Рязанской области, направляется в соответствии со статьей 29 Устава (Основного Закона) Рязанской области для утверждения в Рязанскую областную Думу. После утверждения Договор подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения.

Проект Договора, предназначенный для подписания от имени Правительства Рязанской области, подписывается Губернатором Рязанской области либо его подписание актами Губернатора Рязанской области или Правительства Рязанской области может быть поручено Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства, первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, одному из заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителю Председателя Правительства - руководителю аппарата Правительства.

Требования к оформлению Договоров

5.10.13. Структура, содержательное наполнение, оформление Договора должно отвечать цели Договора и соответствовать требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации.

5.10.14. Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников Договора, на стандартных листах бумаги формата А4.

Все страницы Договора, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.

5.10.15. На первой странице документа в центре текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом печатается слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ").

5.10.16. В преамбуле документа указываются юридические наименования участников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.).

5.10.17. Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.

5.10.18. Подписанный Договор передается в отдел документационного обеспечения для регистрации в день подписания. В отделе документационного обеспечения подлежат регистрации Договоры постоянного хранения, подписываемые Руководством от имени Рязанской области и Правительства Рязанской области.

Ответственность за представление Договора к регистрации возлагается на структурное подразделение, инициировавшее данный вопрос.

Регистрационный номер Договора составляется из регистрационных номеров сторон (через косую черту или дефис), который размещается в продолжение строки со словом "ДОГОВОР" или строкой ниже названия документа.

Дата и место подписания проставляются ниже регистрационных номеров. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационные номера каждой из сторон и дата могут проставляться ниже подписей уполномоченных на подписание Договора лиц.

5.10.19. Регистрационный номер Договора состоит из порядкового номера в пределах календарного года и через дефис - индекса структурного подразделения.

5.10.20. Любые изменения и дополнения к Договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для Договоров.

5.10.21. Отдел документационного обеспечения осуществляет:

- доведение копий зарегистрированных Договоров согласно списку рассылки до заинтересованных исполнительных органов, государственных учреждений;

- текущее хранение подлинников. Хранению подлежат экземпляры Договоров с визами исполнителя, сотрудника правового управления и оформленным листом согласования;

- выдачу заверенных копий Договоров по письменным запросам исполнительных органов, учреждений с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства;

- формирование Договоров в дела постоянного хранения в соответствии с номенклатурой дел, передачу в установленном порядке в ведомственный архив Правительства Рязанской области.

Передача Договоров на хранение

5.10.22. Один из экземпляров Договора, подписанных обеими сторонами и зарегистрированных, хранится в структурном подразделении Аппарата, в номенклатуре дел которого находится данный вид Договоров, с последующей передачей на хранение в ведомственный архив Правительства Рязанской области.

5.10.23. Контроль за сроком подписания Договора другой стороной возлагается на руководителя подразделения, являющегося ответственным за его подготовку.

5.10.24. Договор, не подписанный другой стороной, по представлению служебной записки за подписью руководителя, в компетенции которого находится вопрос, подлежит снятию с регистрации, о чем делается соответствующая отметка в учетных формах.

5.10.25. Хранение оригиналов Договоров в структурных подразделениях, в номенклатуре дел которых данный вид документов не значится, запрещено.

6. Организация работы с парламентскими запросами, запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Рязанской областной Думы

6.1. Рассмотрение запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Рязанской областной Думы (далее - Запросы и Обращения) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Рязанской области о статусе членов Совета Федерации и статусе депутатов.

В качестве Запроса или Обращения рассматривается письмо, написанное на бланке (установленного образца) члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Рязанской областной Думы, имеющее соответствующую подпись и регистрационные реквизиты.

6.2. Запрос или Обращение регистрируется в день поступления либо не позднее следующего дня, направляется сектором приема, учета, отправки документов и архива Губернатору Рязанской области либо должностному лицу, которому оно адресовано.

6.3. Все поручения Губернатора Рязанской области по Запросам и Обращениям ставятся на контроль.

6.4. По поручению Губернатора Рязанской области подготовка ответа по Запросу или Обращению поручается, как правило, членам Правительства и соответствующим исполнительным органам.

Запросы и Обращения не направляются тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

6.5. Должностное лицо, в компетенцию которого входит рассмотрение данного вопроса, готовит проект ответа, в случае необходимости согласовывает его с другими должностными лицами и направляет для подписания Губернатору Рязанской области, должностному лицу, исполняющему его обязанности, или должностному лицу, которому направлен запрос.

6.6. Запросы и Обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, законодательством области в сроки согласно приложению N 19.

6.7. Рассмотрение Запроса или Обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и обратившемуся дан письменный ответ.

6.8. Ведение делопроизводства по Запросам возлагается на сектор приема, учета, отправки документов и архива, а в структурных подразделениях Аппарата - на соответствующих руководителей.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Рязанской области от 1 апреля 2014 г. N 127-р раздел 7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

7. Особенности работы с обращениями граждан

7.1. Общие положения

7.1.1. Рассмотрение обращений граждан и прием граждан в Аппарате осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).

7.1.2 Организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан Аппарата (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

7.1.3. Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ и обобщение сведений о поступающих обращениях граждан, представляет Губернатору Рязанской области, первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, руководителю аппарата Правительства Рязанской области информацию о количестве и характере поступивших на рассмотрение письменных и устных обращений граждан.

7.2. Прием, учет и регистрация письменных обращений

7.2.1. Письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы), присланные по почте, поступают в отдел документационного обеспечения, где проходят первичную обработку, и передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан, поступившие заказным почтовым отправлением в отдел документационного обеспечения, регистрируются путем записи в журнале установленной формы с последующей передачей под роспись сотруднику отдела по работе с обращениями граждан. Письма, полученные простым почтовым отправлением, передаются в отдел по работе с обращениями граждан без регистрации.

Обращения граждан в адрес Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, направленные в электронном виде на официальный сайт Правительства Рязанской области www.ryazanreg.ru, принимаются сотрудником отдела по работе с обращениями граждан.

7.2.2. Письменные обращения граждан, поступившие Губернатору Рязанской области, в адрес Правительства Рязанской области либо должностным лицам Правительства Рязанской области, подлежат регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, как правило, в день поступления, в отдельных случаях - не позднее трех дней.

Письма граждан с пометкой "лично" передаются на регистрацию в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Письма, переданные Руководству при встречах с гражданами, регистрируются и направляются на исполнение в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Если от одного автора поступило несколько обращений, то каждое обращение регистрируется отдельно.

Регистрация обращений граждан осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - система "ДЕЛО"). По каждому обращению граждан заполняется регистрационная карточка (далее - РК), содержащая поля для заполнения обязательных реквизитов регистрации (приложение N 14).

Ключевыми полями, однозначно определяющими РК, являются поля "Номер РК" и "Дата регистрации РК". "Номер РК" присваивается автоматически программой системы "ДЕЛО". Он состоит из префикса "КОЛ" (для коллективного обращения), "Б/п" (для обращения без подписи), "ОГ" (для обращения гражданина), "Л/пр" (для устного обращения) и, через дефис, - порядкового номера обращения в текущем году.

7.2.3. В отделе по работе с обращениями граждан осуществляется предварительное рассмотрение обращения гражданина с подготовкой аннотации, после чего обращение направляется должностному лицу в соответствии с утвержденными полномочиями.

Если у сотрудника отдела по работе с обращениями граждан при аннотировании обращений граждан не вызывает сомнения характер необходимого поручения по рассмотрению обращений, то он готовит проекты поручений (резолюций) за подписью должностного лица.

Должностное лицо, осуществляющее рассмотрение обращений граждан, дает по ним письменные поручения и определяет исполнителей, после чего обращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для занесения текста резолюции (поручения) в РК и направления обращений на исполнение в структурные подразделения либо органы, в компетенцию которых входит решение поставленных гражданами вопросов в обращениях. Копии обращений граждан, сформированных в дело, хранятся в отделе по работе с обращениями граждан, а их оригиналы и поручения (резолюции) руководителя направляются исполнителям.

Поручения (резолюции) должностного лица по рассмотрению обращений граждан оформляются в произвольной форме. Если исполнителям поручается дать ответ только в адрес заявителей, то в резолюции указывается: "... рассмотреть и дать ответ заявителю", если поручается о результатах рассмотрения проинформировать Правительство Рязанской области, то в резолюции указывается: "... рассмотреть, дать ответ заявителю и в Правительство Рязанской области". В случае, когда ответ дается за подписью Руководства, в поручении исполнителям указывается: "... рассмотреть и подготовить ответ заявителю".

7.2.4. Повторными обращениями граждан считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

Повторные обращения в отделе по работе с обращениями граждан формируются в дело к уже имеющимся ранее документам по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РК указывается связка с предыдущим обращением.

7.2.5. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений должностного лица по результатам рассмотрения обращений граждан с использованием системы "ДЕЛО".

Обращения, направленные для рассмотрения федеральными органами государственной власти, депутатами Рязанской областной Думы с поручением сообщить о результатах их рассмотрения, ставятся на контроль (далее - контрольные обращения).

Контрольными обращениями также являются обращения, направленные от имени Правительства Рязанской области в исполнительные органы, в компетенции которых находятся поставленные гражданами в обращениях вопросы, с просьбой рассмотреть обращения и проинформировать о результатах рассмотрения заявителей и Правительство Рязанской области.

На контрольных обращениях проставляется штамп "Контроль".

7.2.6. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.

Соисполнители обязаны представить ответственным исполнителям предложения и информационные материалы по обращению в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, если не установлен иной срок рассмотрения.

Если в резолюции указано рассмотреть обращения "... в части Вас касающейся", то ответ заявителям готовится каждым исполнителем самостоятельно.

7.3. Рассмотрение письменных обращений

7.3.1. Поступившие в Правительство Рязанской области обращения рассматриваются в течение 30 дней с даты регистрации.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для представления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений, должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 дней с направлением заявителям уведомления о продлении срока рассмотрения обращений с указанием причины.

Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение 7 дней с даты регистрации возвращаются гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Если обращения содержат вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства Рязанской области, оно направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан о переадресации их обращений; если же поставленные в обращениях вопросы находятся в компетенции нескольких органов, то копии обращений в течение 7 дней со дня регистрации направляются каждому из них.

В случае, если поручение по компетенции должностным лицам направляется на бланке резолюции руководителя, то уведомления заявителям о переадресации обращений направляются за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан либо его заместителя на бланке Аппарата.

Если обращения получены в форме электронных документов и в них указан только адрес электронной почты, уведомления о переадресации заявителям направляются в электронном виде.

7.3.2. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни граждан, без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращениях, направление письменных обращений в органы государственной власти или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов.

Все сведения о ходе исполнения обращений (решение о продлении срока, доклад Руководству, запрос в органы государственной власти и т.д.) вносятся в соответствующие разделы РК базы данных системы "ДЕЛО".

7.3.3. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится только через отдел по работе с обращениями граждан.

7.3.4. Ответы на обращения подписываются Руководством, должностным лицом либо уполномоченными на то лицами.

Ответы должны содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданами в обращениях. Если заявителям дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращениям, должно быть об этом указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленных вопросов. Ответы, подготовленные на основании нормативных правовых актов, должны содержать реквизиты этих актов с указанием даты и наименования. Ответы на коллективные обращения отправляются на имя первого подписавшего их лица, если в обращениях не оговорено конкретных лиц, которым подлежит дать ответ.

7.3.5. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Руководства:

на втором экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий, номер телефона исполнителя.

7.3.6. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан со всеми относящимися к ним материалами, включая оригиналы обращений и резолюций. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносят необходимые записи в РК.

7.3.7. Ответы на обращения граждан отправляются через отдел документационного обеспечения или в форме электронного документа, если в обращении указан только адрес электронной почты.

Исходящим номером отправляемого ответа является номер обращения.

7.3.8. Обращения граждан считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении проставляется надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

7.3.9. После рассмотрения контрольных обращений ответственные исполнители информируют о результатах их рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовят ответы заявителям, если это указано в поручении.

Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов Рязанской областной Думы содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель также готовит ответ в их адрес. Как правило, такие ответы подписываются должностными лицами, которые дали поручение на исполнение.

Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутату Рязанской областной Думы и заявителю подписан должностным лицом либо уполномоченным им на то лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело.

7.3.10. Сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан при оценке ответов на обращения, полученных из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц, осуществляется:

а) проверка соблюдения сроков:

- рассмотрения обращений;

- представления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений;

б) проверка ответов на наличие необходимых реквизитов:

- бланка государственного органа, органа местного самоуправления, организации или должностного лица;

- даты и исходящего номера;

- ссылки на дату и номер контрольных обращений;

- должности, фамилии и инициалов, подписи лица, давшего ответ;

в) анализ содержания ответа на:

- освещение всех вопросов, поставленных в обращениях;

- раскрытие всех установленных обстоятельств;

- отражение всех доводов заявителя.

7.3.11. Поручение снимается с контроля, если:

- вопросы решены положительно;

- дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращения, согласно с доводами исполнителя.

7.3.12. Письменные обращения граждан о личном приеме должностным лицом рассматриваются как обычные обращения. Заявителям направляются сообщения за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан о графике личного приема граждан Руководством, а обращения оформляются "В дело" как исполненные.

7.3.13. Документы, приложенные к обращениям, возвращаются по письменной просьбе заявителей.

7.4. Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений

7.4.1. Личный прием граждан в Правительстве Рязанской области осуществляется Губернатором Рязанской области, Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, руководителем аппарата Правительства Рязанской области, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, заместителями Председателя Правительства Рязанской области, другими уполномоченными на то лицами.

График приема граждан составляется отделом по работе с обращениями граждан и утверждается распоряжением Губернатора Рязанской области.

Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан министерством печати и массовых коммуникаций Рязанской области.

7.4.2. На личный прием к указанным должностным лицам могут записаться жители Рязанской области, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

7.4.3. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием проводятся в отделе по работе с обращениями граждан с занесением необходимых сведений в карточку личного приема (приложение N 15). Помимо организации приема граждан отдел по работе с обращениями граждан оказывает гражданам консультативную помощь.

7.4.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

7.4.5. Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и системы "ДЕЛО".

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответов заявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренных обращений в дело устанавливается тот же, что и для рассмотрения письменных обращений.

7.4.6. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется в карточке личного приема в виде поручения исполнительным органам, структурным подразделениям Аппарата и (или) рекомендации органам местного самоуправления рассмотреть обращение, подписывается этим должностным лицом.

Начальник отдела по работе с обращениями граждан после регистрации и подготовки сопроводительного письма отправляет поручение должностного лица, проводившего личный прием, исполнителю для рассмотрения за своей подписью.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина может быть дан в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

7.4.7. Поручение, данное должностным лицом по результатам личного приема гражданина, должно исполняться в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если поручением не установлен иной срок.

7.4.8. Срок исполнения поручений, в исключительных случаях, может быть продлен должностным лицом, который проводил личный прием гражданина по данному вопросу, но не более чем на 30 дней с направлением заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причин.

7.4.9. Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время личного приема граждан, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

7.4.10. Оценка ответов на устные обращения и снятие поручений с контроля производится аналогично с письменными обращениями.

7.5. Хранение обращений граждан

7.5.1 Копии обращений граждан, ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.

7.5.2. Устанавливается 5-летний срок хранения письменных и устных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.

7.5.3. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в ведомственный архив Правительства Рязанской области через 2 года после завершения делопроизводства по ним.

7.5.4. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

7.5.5. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях Аппарата возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в Аппарате с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их сотрудников.

8.1.3. Отделом документационного обеспечения разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Правительство Рязанской области, а также осуществлять настройку АСДОУ на определенную схему документооборота и автоматическую маршрутизацию (приложения N 34 - 43).

8.2. Организация доставки документов

8.2.1. Доставка документов в Правительство Рязанской области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.

8.2.2. С помощью почтовой связи доставляется корреспонденция в виде писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий в соответствующей упаковке.

8.2.3. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные сообщения.

8.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

8.3.1. Прием и первичная обработка, регистрация и распределение всей поступающей в Правительство Рязанской области корреспонденции осуществляются в централизованном порядке отделом документационного обеспечения. Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в указанном отделе, приведен в приложении N 27.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяются целостность упаковки и полнота вложений. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

8.3.2. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в отделе документационного обеспечения, а затем направляются Руководству или в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Правительстве Рязанской области распределения полномочий.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные Руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, а затем передаются на исполнение.

Ответственный исполнитель получает подлинник документа, соисполнителям передаются копии.

8.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, телефонограмма регистрируется и оперативно передается адресату, которому она адресована.

8.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к электронному носителю. Текст копии на электронном носителе должен быть идентичен тексту оригинала.

8.4. Особенности приема, обработки и регистрации судебных документов, актов прокурорского реагирования, иных официальных обращений надзирающих и контролирующих органов

Прием, обработка и регистрация документов, связанных с рассмотрением дел в судах (определения, постановления, решения, повестки, исковые заявления, отзывы, возражения и др.), представлений и протестов прокурора, документов иных надзирающих и контролирующих органов, которые направлены непосредственно в адрес Губернатора Рязанской области или Правительства Рязанской области, имеют следующие особенности.

8.4.1. Работник отдела документационного обеспечения вскрывает конверты, проверяет наличие присланных документов и приложений к ним.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

8.4.2. Если при вскрытии конвертов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение.

Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

8.4.3. При доставке документов непосредственно нарочными (курьерами) работники, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего ее, проверить наличие документов и приложений к ним.

Если обнаружено отсутствие документа, приложений к нему, то об этом делается соответствующая пометка на обоих экземплярах документа.

8.4.4. Документ регистрируется отделом документационного обеспечения в день поступления и незамедлительно направляется Губернатору Рязанской области, а его копия с прилагаемыми документами - в правовое управление.

8.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов

8.5.1. Документы, отправляемые Правительством Рязанской области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью, нарочным (курьером).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются структурными подразделениями в указанный отдел полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или Руководства.

8.5.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм (факсов), телефонограмм, электронных сообщений.

8.5.3. Телеграммы принимаются сотрудниками отдела документационного обеспечения завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

8.5.4. Все отправляемые документы подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения.

8.6. Порядок прохождения внутренних документов

8.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

8.6.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями Аппарата осуществляется, как правило, через лиц, ответственных за делопроизводство в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

8.6.3. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел документационного обеспечения, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись Руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением полномочий. После подписания документы регистрируются в отделе документационного обеспечения.

8.6.4. Копии подписанных Руководством и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствии со списком рассылки в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

8.7.1. Электронная почта используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентов автоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутри Аппарата, так и для обмена информацией между Правительством Рязанской области и исполнительными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

8.7.2. Каждому абоненту в системе электронной почты выделяется индивидуальная область памяти на сервере, называемая почтовым ящиком. В почтовый ящик помещаются электронные сообщения для данного абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

8.7.3. Поступающие по электронной почте на официальный электронный адрес Правительства Рязанской области электронные сообщения принимаются, распечатываются, регистрируются, проходят предварительное рассмотрение, рассматриваются Руководством и по результатам рассмотрения вместе с поручениями Руководства по ним доставляются исполнителям.

Прием в документированном виде и регистрацию электронных сообщений, поступивших по электронной почте в адрес Правительства Рязанской области, осуществляет отдел документационного обеспечения.

Функционирование и развитие системы электронной почты в Аппарате обеспечивает управление обеспечения деятельности Аппарата.

8.7.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого текста документа (схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текст документа к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение, которое будет исполнять данный документ;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

- контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

8.9. Работа исполнителей с документами

8.9.1. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

8.9.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

8.9.3. Учет поступления, прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях, подключенных к АСДОУ, ведется в соответствии с Регламентом работы в АСДОУ. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы.

8.9.4. Исполнение документа предусматривает: сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовку проекта документа во исполнение данного документа или поручения, надлежащее оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководством или руководителем структурного подразделения.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров для рассылки отправляемого документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

8.9.5. Подписанный Руководством или руководителем структурного подразделения ответ передается в отдел документационного обеспечения вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ.

8.9.6. После завершения работы над документом исполнитель, подключенный к АСДОУ, должен кратко изложить в поле "Отчет об исполнении" РКФ документа в форме справки результаты выполнения поручения.

8.9.7. При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник структурного подразделения должен отчитаться по всем находящимся у него документам и поручениям, при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать по акту все числящиеся за ним документы в отдел документационного обеспечения.

9. Поисковая система по документам

9.1. Регистрация документов

9.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.

9.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

9.1.3. Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в отделе документационного обеспечения, приведен в приложении N 27.

Не подлежат регистрации и возвращаются корреспондентам письма исполнительных органов, адресованные Губернатору Рязанской области и Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, за подписью заместителей руководителей и других должностных лиц, не являющихся руководителями, за исключением случаев, когда лицо исполняет обязанности руководителя исполнительного органа либо содержание письма сориентировано на недостатки в работе или является жалобой.

9.1.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.

9.1.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие от федеральных органов государственной власти, нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, законопроекты, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

9.1.6. Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, а также нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, Договоров осуществляется централизованно отделом документационного обеспечения.

Протоколы и решения других коллегиальных органов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел.

Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в отделе документационного обеспечения или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

9.1.7. Документы, как правило, регистрируются в электронных РКФ АСДОУ.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении N 16.

9.1.8. Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет помещена копия отправленного документа и порядкового номера отправления.

Порядковые номера входящих и исходящих документов обновляются ежегодно.

Особенности формирования регистрационных номеров нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области изложены в п. 5.3.16.

Все входящие и исходящие документы регистрируются в самостоятельных РКФ. При получении документа-ответа используется автоматический режим регистрации связанного документа с установлением связи с соответствующим инициативным документом. В случае отправки документа-ответа также используется автоматический режим регистрации связанного документа с установкой связи между РКФ документа-ответа и документа-запроса. При этом в РКФ связанных документов автоматически появляются соответствующие отметки (ссылки). Документы-ответы и документы-запросы имеют самостоятельные порядковые номера в пределах соответствующего регистрационного массива.

Связки могут быть установлены между любыми РКФ документов, зарегистрированными в системе, в том числе между РКФ документов, связанных тематически, а также в случаях, когда один документ отменяет действие другого или вносит в него изменения, содержит отчет об исполнении поручения и т.п., а также с документами, хранящимися в других информационных и правовых системах.

В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой в зависимости от вида документа.

9.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковых систем устанавливается состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от видов документов.

Обязательными реквизитами входящих документов являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование вида документа;

- наименование организации-корреспондента;

- исходящий номер документа (индекс поступления);

- дата исходящего документа;

- краткое содержание (аннотация документа);

- резолюция;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Обязательными реквизитами исходящих документов являются:

- регистрационный номер (исходящий);

- дата регистрации документа;

- адресат;

- вид отправления;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

- краткое содержание (аннотация) документа;

- кем подписан исходящий документ;

- исполнитель (автор) документа;

- телефон исполнителя.

Обязательными реквизитами регистрации постановлений и распоряжений Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование документа (краткое содержание);

- кем подписан документ;

- исполнитель (автор) документа;

- телефон исполнителя.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от задач использования информации может дополняться другими реквизитами, например:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация исполнителям;

- резолюции (поручения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка об изменении статуса документа (отменен, утратил силу)

и другие.

9.2. Организация поисковой системы по документам

9.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Аппарате средствами АСДОУ созданы автоматизированные поисковые системы по документам.

9.2.2. Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки и классификационные справочники.

9.2.3. Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки электронных классификационных справочников:

- справочник пользователей АСДОУ;

- справочник видов документов;

- справочник подразделений Аппарата;

- справочник номенклатуры дел;

- справочник организаций (справочник корреспондентов и внешних исполнителей).

Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

9.2.4. В автоматизированных поисковых массивах поиск осуществляется по любым заполненным реквизитам РКФ (краткое содержание (наименование документа), вид документа, дата документа, регистрационный номер документа и т.п.), по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте прикрепленного к РКФ файла), любой комбинации реквизитов и элементов текста.

9.2.5. Поисковые системы при наличии соответствующих защищенных каналов связи обеспечивают доступ к информации о деятельности Правительства Рязанской области, не отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Аппарата и исполнительным органам.

9.2.6. Правительство Рязанской области как обладатель информационных ресурсов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Рязанской области определяет порядок и условия доступа пользователей к информации, ее распространения и передачи, обеспечивает ограничение доступа к информации, принимает меры по ее защите.

10. Порядок организации контроля за исполнением документов и поручений

10.1. Принципы и методы организации контроля

10.1.1. Контролю подлежит исполнение:

- поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области;

- поручений Руководства по реализации требований указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, законов Рязанской области, постановлений Рязанской областной Думы;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Рязанской области, заседаний Президиума Правительства Рязанской области и оперативных совещаний Правительства Рязанской области;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;

- поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Руководства по рассмотренным документам (служебная корреспонденция, обращения граждан и организаций, запросы и обращения депутатов всех уровней и др.).

Если хотя бы одно поручение по документу или содержащееся в тексте документа поставлено на контроль, то документ также признается контрольным.

По указанию Губернатора Рязанской области на контроль могут быть поставлены и другие документы и поручения.

10.1.2. Основными задачами контроля исполнения являются:

- обеспечение своевременного исполнения поручений и документов;

- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении поручений и документов;

- организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровня исполнительской дисциплины;

- обеспечение Руководства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений;

- систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.

10.1.3. Сотрудники Аппарата обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный вопрос, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.

10.1.4. Организация контроля исполнения возлагается на Руководство и руководителей структурных подразделений Аппарата и исполнительных органов.

Руководство, руководители структурных подразделений Аппарата, исполнительных органов возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения поручений за собой. В исполнительных органах и структурных подразделениях Аппарата назначаются сотрудники или подразделения, ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений. Данная функция может быть возложена на ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата или исполнительном органе.

Контроль за сроками исполнения поручений структурными подразделениями Аппарата, исполнительными органами, получение информации об исполнении поручений муниципальными образованиями муниципальных районов и городов области обеспечиваются отделом документационного обеспечения, организационным отделом и секретариатами Руководства.

Отдел документационного обеспечения оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Аппарата, секретариатам Руководства и исполнительным органам в организации контрольной деятельности.

Ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений в подразделениях Аппарата и исполнительных органах не позднее последнего дня текущего месяца представляют информацию, подтверждающую исполнение поручений, в отдел документационного обеспечения.

10.1.5. Организация контроля включает:

- распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;

- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;

- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

- проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений Руководству;

- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения поручений.

10.1.6. Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает:

- постановку документа (поручения) на контроль;

- формирование массива контрольных документов;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- предварительный контроль (предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений с получением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);

- предупредительный контроль (направление исполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений и просроченных поручениях);

- аналитический контроль (учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины);

- снятие с контроля и направление исполненного документа в дело.

10.1.7. Поручение по исполнению документа дается Руководством в течение суток с момента поступления документа. В резолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок и форма исполнения.

При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).

Поступающие в Правительство Рязанской области указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации рассматриваются и ставятся на контроль безотлагательно.

10.1.8. Отдел документационного обеспечения в централизованном порядке с использованием АСДОУ обеспечивает оперативный контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в Актах, ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Аппарата, исполнительных органах и муниципальных образованиях муниципальных районов и городов области и представляет Руководству информацию, содержащую таблицы и диаграммы по коэффициентам исполнительской дисциплины (приложение N 17) и другую справочно-аналитическую информацию не позднее пятого рабочего дня каждого месяца. Руководителям структурных подразделений Аппарата, исполнительных органов и главам муниципальных образований муниципальных районов и городов области направляется сравнительная информация по коэффициентам исполнительской дисциплины. Методика расчета коэффициентов исполнительской дисциплины представлена в приложении N 18.

Секретариаты Руководства с использованием АСДОУ осуществляют контроль за сроками исполнения поручений Руководства по входящей корреспонденции, в том числе по корреспонденции, поступившей от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, а также поручений руководителей, данных ими на совещаниях.

Организационный отдел осуществляет контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства Рязанской области.

Контроль за сроками исполнения поручений Руководства по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан (п. 7.2).

10.1.9. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных, занесенных в АСДОУ. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов и другим параметрам.

10.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов исполнения Руководству или если в представленных по нему материалах об исполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Отдел документационного обеспечения и секретариаты Руководства прекращают контроль за сроками исполнения поручения на основании:

- принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась исполнителю (на основании документированной информации, представленной исполнителем);

- резолюции Руководства о снятии с контроля поручения, прекращении контроля за исполнением поручения, удалении исполнителя из списка исполнителей поручения;

- информационных, справочных и других материалов, а также документов, представленных исполнителем, за подписью руководителя структурного подразделения или исполнительного органа, подтверждающих исполнение поручения в полном объеме.

Промежуточный ответ как и запрос по исполняемому документу не может служить основанием для признания документа исполненным.

Поручение, содержащееся в Акте, считается неисполненным, если информация о его исполнении не поступила в отдел документационного обеспечения.

Снятие с контроля нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области производится на основании отчета, содержащего информацию о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом, по решению или указанию Губернатора Рязанской области.

10.1.11. Организация контроля исполнения в Аппарате регулируется Положением об организации контроля исполнения документов и поручений в Аппарате, утверждаемым распоряжением Правительства Рязанской области.

10.1.12. Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции Руководства о снятии с контроля.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Рязанской области, заседаний Президиума Правительства Рязанской области и оперативных совещаний Правительства Рязанской области, снимаются с контроля заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства по представлению соответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, на которого возложен контроль за исполнением данных поручений.

После исполнения документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возвращается в отдел документационного обеспечения или остается в деле структурного подразделения. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

Исполнители поручений Губернатора Рязанской области, данных им по документам, через секретариаты или ответственных за контроль должностных лиц еженедельно представляют в секретариат Губернатора Рязанской области оперативную информацию об исполнении поручений, в том числе по устным докладам Губернатору Рязанской области, принятым решениям по ним или копии документов с докладами, по которым приняты решения.

10.1.13. В случае необходимости дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованы сотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.

10.1.14. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

10.2. Сроки исполнения документов и поручений

10.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации документа либо от даты подписания руководителем поручения по документу.

10.2.2. Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководителя.

При вынесении резолюции руководитель устанавливает срок исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

10.2.3. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение N 19). При этом поручение подлежит исполнению не более чем в месячный срок с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

10.2.4. Поручения, содержащие в тексте указания "Срочно", "В. срочно" (весьма срочно), исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".

Сроки исполнения указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу.

10.2.5. При постановке на контроль в АСДОУ в электронную РКФ вводятся содержание поручения, исполнители и соисполнители, плановая дата контроля (исполнения), должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения или документа (контролер поручения), при этом в электронной карточке поручения и РКФ документа автоматически проставляется отметка о контроле (буква "К").

10.2.6. Срок исполнения поручения по документам может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение, срок исполнения поручений, содержащихся в актах Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, - должностным лицом, на которого возложен контроль за исполнением данного документа.

Информация о фактической дате исполнения поручения, об изменении плановой даты в связи с продлением срока исполнения поручения вводится сотрудниками отдела документационного обеспечения, секретариатов Руководства в АСДОУ с указанием оснований для изменения контрольного срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений ответственный исполнитель лично либо через ответственного за обеспечение контроля исполнения поручений в подразделении Аппарата или исполнительном органе своевременно информирует отдел документационного обеспечения или секретариат соответствующего руководителя в целях внесения изменений в АСДОУ.

10.3. Общий порядок организации исполнения поручений и взаимодействия исполнителей

10.3.1. Поручение может быть выдано структурному подразделению Аппарата, исполнительному органу, конкретному руководителю или должностному лицу, группе должностных лиц, нескольким исполнительным органам или подразделениям (далее - исполнители).

10.3.2. Акты Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области с содержащимися в них поручениями, а также поручения Руководства по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.

10.3.3. Руководители структурных подразделений и исполнительных органов исполняют поручения или организуют и контролируют их исполнение.

10.3.4. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.

Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, другие исполнители (соисполнители) получают копии документа.

При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.

Ответственному исполнителю и соисполнителям отделом документационного обеспечения рассылаются справки-напоминания о поручениях, подлежащих исполнению в текущем месяце.

10.3.5. Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых в Правительство Рязанской области в связи с исполнением этого поручения.

Для организации исполнения поручения ответственный исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями информации и предложений, необходимых для исполнения поручения.

Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю предложения или информационные материалы об исполнении, подписанные руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения или исполнительного органа, в установленный ответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представления информации.

Соисполнители обязаны информировать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, о предоставлении информации об исполнении поручения ответственному исполнителю.

10.3.6. В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет в Правительство Рязанской области предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения поручения (за исключением срочных и оперативных поручений).

Соисполнители могут представить ответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3 дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

В случае, если нормативный правовой акт или распорядительный документ по какой-либо причине не может быть выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением документа, направляет на имя Губернатора Рязанской области докладную записку (справку) с указанием причин невыполнения документа с предложением о новых сроках его исполнения или иные предложения по организации исполнения документа.

10.3.7. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение одного дня с даты окончания срока представляет должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением данного поручения, либо должностному лицу, давшему поручение, информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения с указанием сотрудников, на которых было возложено исполнение поручения, и о предполагаемых к принятию мерах в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения.

10.3.8. Должностное лицо, ответственное за контроль исполнения поручения либо являющееся автором поручения, вправе направить Губернатору Рязанской области предложение о привлечении к дисциплинарной ответственности ответственного исполнителя.

10.3.9. Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.

10.3.10. В случае, если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностному лицу, давшему поручение, либо должностному лицу, на которое возложен контроль по исполнению данного поручения, предложения с соответствующей аргументацией об исключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другого исполнителя данного поручения.

10.3.11. Руководители структурных подразделений и исполнительных органов, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за исполнение поручений, качество и своевременность представления Руководству информации и материалов по исполнению поручений.

11. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив Правительства Рязанской области (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве Рязанской области, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, "Основными правилами работы архивов организаций" (Москва, 2002 г.), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва, 2000 г.), номенклатурами за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Рязанской области, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.

11.1.3. В Аппарате составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20) и сводная номенклатура дел Правительства Рязанской области (приложение N 21).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, согласовывается и представляется в отдел документационного обеспечения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел документационного обеспечения.

11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником сектора приема, учета, отправки документов и архива отдела документационного обеспечения, на основе номенклатур дел структурных подразделений, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) Аппарата, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) главного архивного управления Рязанской области и утверждается заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Рязанской области.

11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

11.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел постоянного хранения в раздел отдела документационного обеспечения. Второй используется этим отделом в качестве рабочего. Третий применяется в Архиве. Четвертый после утверждения ЭПК главного архивного управления Рязанской области передается в государственный архив Рязанской области.

11.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случаях коренных изменений функций и структуры Правительства Рязанской области.

11.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Правительства Рязанской области являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата.

11.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Рязанской области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.); название Правительства Рязанской области или структурного подразделения (автор документа); адресата или корреспондента документа; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (планы, письма, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с редакциями газет и журналов по вопросам финансирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка с иностранными организациями по вопросам экологического и социального сотрудничества".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с УВД по вопросам охраны общественного порядка области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с главным архивным управлением Рязанской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

11.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.1.14. Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.

11.2. Формирование дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.

11.2.3. Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом документационного обеспечения.

11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от актов по личному составу.

Все документы отчетного и информационного характера, например по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

При ведении дел государственных служащих необходимо учитывать требования Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведения его личного дела" личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся управлением кадров в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в Архив.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.3. Оформление дел

11.3.1. Дела Правительства Рязанской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками отдела документационного обеспечения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) работника Архива.

11.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Правительства Рязанской области, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Правительства Рязанской области указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Рязанской области; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Правительства области, согласованной с ЭПК; при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации на отдельном листе заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Правительства Рязанской области с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Рязанской области, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Правительства Рязанской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.3.4. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 24), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

11.3.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) булавки и скрепки из документов удаляются.

11.4. Организация оперативного хранения документов

11.4.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.

11.4.2. Выдача дел сотрудникам подразделений Аппарата для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства. В деле остаются заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.

11.5. Экспертиза ценности документов

11.5.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

11.5.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России и его учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.

11.5.3. Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве Правительства Рязанской области: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив;

- в Архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

11.5.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Аппарате создается экспертная комиссия (ЭК), основные функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым распоряжением Правительства Рязанской области и согласованным с главным архивным управлением Рязанской области.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника Архива.

11.5.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел Правительства Рязанской области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

11.5.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства Рязанской области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

11.6. Составление описей дел

11.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

11.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

11.6.3. В Аппарате в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Архива. По этим описям документы сдаются в Архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Рязанской области, которую готовит отдел документационного обеспечения и по которой сдаются дела на государственное хранение.

11.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 25) и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

11.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

11.6.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

11.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.

11.6.9. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

11.6.10. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно. Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства только после утверждения ЭПК главного архивного управления Рязанской области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются.

11.6.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Правительства Рязанской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.7. Порядок передачи документов в Архив

Документы Правительства Рязанской области являются составной частью архивного фонда Рязанской области, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение. Для хранения документов, являющихся составной частью архивного фонда Рязанской области, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу в Правительстве Рязанской области функционирует Архив.

11.7.1. Подготовка и передача документов в Архив.

11.7.1.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

11.7.1.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

11.7.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.7.1.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составляемому отделом документационного обеспечения и утвержденному заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.

11.7.1.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Рязанской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

11.7.1.6. Прием каждого дела производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника Архива и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в Архив передаются журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.

11.7.1.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут быть переданы по акту правопреемнику.

12. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

12.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

12.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудникам сторонних организаций и распространение такой информации допускаются только с разрешения Руководства.

12.4. На документах (в случае необходимости - и на проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

12.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом документационного обеспечения и отделом по защите государственной тайны и сопровождаются соответствующими записями в специальном журнале. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета.

12.6. Печатание проектов документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по месту их создания и в отделе документационного обеспечения.

Копирование таких документов осуществляется только в отделе документационного обеспечения.

12.7. При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается руководителем подразделения.

12.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

12.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в отдел документационного обеспечения. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

12.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в отделе документационного обеспечения, осуществляется по согласованию с заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства либо руководителями подразделений, готовившими документы (сформировавшими дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 5 дней.

12.11. Дополнительная рассылка документов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства или его заместителя по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

12.12. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом непосредственное Руководство и заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства. При этом в установленном порядке проводится служебная проверка.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства и передаются для архивного хранения в отдел документационного обеспечения.

12.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

12.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

13. Общий порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

Машинописные работы

13.1. В Аппарате печатаются только документы служебного характера.

13.2. Документы печатаются средствами компьютерной техники как на материально-технической базе отдела документационного обеспечения, так и в структурных подразделениях Аппарата.

13.3. Все документы в отделе документационного обеспечения печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются незамедлительно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений по согласованию с начальником отдела документационного обеспечения.

Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

13.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в исполнительном органе или структурном подразделении Аппарата с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа.

Печатание документов под диктовку в отделе документационного обеспечения не производится.

Заказ на печатание в отделе документационного обеспечения фиксируется в специальном журнале.

13.5. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

13.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются лично исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.

Копировально-множительные работы

13.7. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно в отделе документационного обеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера.

13.8. В отделе документационного обеспечения копируются служебные документы по заказам сотрудников Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный в журнале установленной формы.

13.9. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.

13.10. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения.

13.11. Запрещается копирование корреспонденций с журналов и газет, рукописных листов и правленых рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями.

Брошюровку размноженного документа осуществляет подразделение-заказчик.

13.12. Документы, находящиеся на временном хранении в отделе документационного обеспечения, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства или начальника отдела документационного обеспечения.

13.13. Сотрудники отдела документационного обеспечения, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.

13.14. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

14. Изготовление и использование печатей и штампов

14.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, а также Аппарата, производится по разрешению заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами.

14.2. Заявки на изготовление печатей и штампов вместе с их эскизами передаются на согласование заместителю руководителя аппарата Правительства. Реализация заказа на изготовление печатей и штампов осуществляется управлением обеспечения деятельности Аппарата.

14.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе документационного обеспечения в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

Печати с воспроизведением герба Рязанской области изготавливаются в двух экземплярах (основная и ее дубликат) в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области" от 06.08.1997 N 34 (в ред. Законов Рязанской области от 24.06.1998 N 101, от 09.04.2008 N 36-ОЗ). Основная печать хранится у начальника отдела документационного обеспечения, дубликат - у начальника управления бухгалтерского учета и контроля. Использование указанных печатей осуществляют перечисленные должностные лица в соответствии с собственными должностными полномочиями и обязанностями.

14.4. Печати с изображением герба Рязанской области ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением герба Рязанской области, приведен в приложении N 28. Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

14.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства.

14.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел документационного обеспечения, где они уничтожаются по акту.

14.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений, их использующих.

14.8. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в отдел документационного обеспечения, или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами) уполномоченному на то лицу.

14.9. Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствует дата, расшифровка подписи и т.п.), а также если факт подписи должностного лица не зафиксирован в установленном порядке (документ не зарегистрирован).