Решение Совета депутатов городского поселения Шатура Московской области от 25 ноября 2010 г. N 6/12 "О создании архива администрации городского поселения Шатура"

В соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Уставом городского поселения Шатура Шатурского муниципального района Московской области Совет депутатов решил:

1. Создать архив администрации городского поселения Шатура Московской области.

2. Утвердить Положение о формировании и содержании архива администрации городского поселения Шатура.

3. Опубликовать настоящее решение в средствах массовой информации.

4. Решение вступает в силу с момента его официального опубликования, но не ранее 1 января 2011 года.

5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на председателя Совета депутатов городского поселения Шатура А.А. Лихачева.

Председатель Совета депутатов

А.А. Лихачев

ГАРАНТ:

#

К решению Совета депутатов
городского поселения Шатура
Московской области
от 25 ноября 2010 г. N 6/12

Положение
о формировании и содержании архива администрации городского поселения Шатура

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Московской области "Об архивном деле в Московской области" от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ, с Уставом городского поселения Шатура и регулирует вопросы организации и содержания архива, комплектования (формирования), хранения, учета и использования документов архивного фонда, документов, относящихся к собственности Московской области, а также отношения в области управления архивным делом на территории городского поселения Шатура.

1.2. К вопросам местного значения в городском поселении Шатура относятся формирование и содержание архива.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации городского поселения Шатура (далее по тексту - Администрация).

1.3. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда, образующихся в процессе ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и средствами Администрации.

За утрату и порчу документов должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.4. Для хранения документов архивного фонда и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Администрация образует архив.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.5. Архив Администрации формируется и ведется на базе общего отдела городского поселения Шатура (далее - архив Администрации).

1.6. В своей работе архив Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, другими законами в области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России, основными правилами работы архивов организаций и другими нормативно-методическими документами, и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского поселения Шатура, в том числе методическими документами архива администрации Шатурского муниципального района.

ГАРАНТ:

Указом Президента РФ от 26 января 2007 г. N 68 Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552, утвердивший Положение об Архивном фонде РФ, признан утратившим силу

Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. N 455 Постановление Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562, утвердившее Положение о Федеральной архивной службе России, признано утратившим силу

1.7. Положение об архиве Администрации городского поселения Шатура разработано на основании основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и утверждается Советом депутатов городского поселения Шатура.

1.8. Архив Администрации работает в соответствии с номенклатурой дел, утверждаемой главой городского поселения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет глава городского поселения Шатура.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет архив администрации Шатурского муниципального района.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Администрации документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу предыдущих администраций.

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с районным архивом администрации Шатурского муниципального района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии районного архива администрации Шатурского муниципального района.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Организует использование документов.

3.2.6. Информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива.

3.2.7. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования для работы в помещении, где расположен архив.

3.2.8. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.9. Оказание методической помощи службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контроль за правильностью формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовка дел к передаче в архив учреждения.

3.2.10 Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников отвечающих за формирование архива и службы делопроизводства.

3.2.11. Подготовка и в установленном порядке передача на хранение в районный архив администрации Шатурского муниципального района документов архива городского поселения Шатура.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив Администрации имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность за работу архива

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением, несут начальник общего отдела и ведущий специалист общего отдела Администрации городского поселения Шатура.

5.2. На ведущего специалиста общего отдела администрации городского поселения Шатура возлагается персональная ответственность за:

5.2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.

5.2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.).

5.2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов.

5.2.4. Соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

5.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве, и соблюдение правил пожарной безопасности.

5.3. Ответственность за ведение и формировании архива Администрации устанавливается должностными инструкциями.