Приложение N 1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Шатура

Приложение N 1
к решению Совета депутатов
городского поселения Шатура
от 26 мая 2011 г. N 8/19

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Шатура

1. Общие положения

1.1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Шатура (далее - Регламент) в соответствии с Федеральными законами "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 N 131-ФЗ, "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 N 59-ФЗ, Законом Московской области "О рассмотрении обращений граждан" от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ, постановлением Губернатора Московской области "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области" от 10.02.2003 N 32-ПГ устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Шатура, правила ведения делопроизводства, а также административную ответственность за нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан.

1.2. В администрации городского поселения Шатура рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении городского поселения Шатура в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Московской области, Уставом городского поселения Шатура.

Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы, ходатайства.

1.3. Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления;

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества;

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов других лиц.

Ходатайство - письменное обращение с просьбой о признании за лицами определенного статуса, прав или свобод. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Положением об отделе и настоящим Положением.

1.4. Рассмотрение обращений производится главой городского поселения Шатура, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями и работниками структурных подразделений в соответствии с наделенными полномочиями.

1.5. Все работники администрации городского поселения Шатура, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия

1.6. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава городского поселения.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все присланные письменные обращения граждан (в том числе телеграммы,) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел администрации городского поселения Шатура.

2.2. При приеме и первичной обработке документов общим отделом:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), в случае отсутствия адреса в тексте к письму подкалывается конверт;

- поступившие приложения к письму подкалываются к тексту;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится общим отделом, а также специалистом работающим в приемной главы поселения. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Также, должностные лица, которым направлено обращение гражданина где не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа, вправе не рассматривать его по существу. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.

2.4. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя:

- главы городского поселения и его заместителей, вскрываются;

- работников администрации, передаются адресатам невскрытыми.

2.5. Обращения граждан, поступившие по факсимильной связи и в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном законом N 59-ФЗ от 02.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. В правом верхнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация городского поселения Шатура и дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Работники общего отдела администрации производят регистрацию обращения в течение 3 дней с момента получения с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").

3.3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Московской области, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль";

- отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений;

- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом, повторные обращения регистрируются с пометкой.

3.4. Не подлежат регистрации поздравления, приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. В случае если вопрос, поставленный заявителем, находится вне компетенции администрации городского поселения, обращение в течение семи дней пересылается в орган, компетентный решать данный вопрос, с обязательным уведомлением заявителя.

4.2. После получения на обращении резолюции главы города или его заместителей письмо передается в структурные подразделения администрации и муниципальные унитарные предприятия для подготовки ответа или справки под роспись.

4.3. Руководители структурных подразделений администрации и муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений организуют оперативное и качественное рассмотрение документов в установленные сроки.

4.4. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

4.5. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки материалов.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя главе городского поселения или его заместителям. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают глава городского поселения, заместители главы администрации, руководители и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы на поручения Губернатора Московской области подписывает глава городского поселения Шатура.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящие организации должно быть указано то, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Совета депутатов городского поселения Шатура в порядке, предусмотренном Уставом муниципального образования городское поселение Шатура, либо специального совещания.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в общем отделе и подшиваются к делу, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации городского поселения Шатура. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

7.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел по обеспечению деятельности администрации, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в САДД "Дело", с указанием краткого содержания ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

7.10. В правом нижнем углу на документе исполнитель или специалист общего отдела делает надпись "В дело", номер и дату, чем закрыто данное обращение, указывает свою фамилию и заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет начальник общего отдела

7.11. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.12. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения Шатура.

8. Организация личного приема граждан

8.1. Организацию личного приема граждан руководителями администрации осуществляют сотрудники приемной главы городского поселения Шатура и общего отдела.

8.2. Прием граждан ведут глава городского поселения, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком.

8.3. График приема граждан руководителями (далее - график) составляется ежегодно и утверждается распоряжением главы городского поселения, при необходимости в него вносятся изменения.

График вывешивается на информационном стенде, публикуется в средствах массовой информации, размещается на Интернет-сайте городского поселения.

8.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Запись на прием к главе городского поселения и первому заместителю главы администрации осуществляется по рабочим дням ежедневно сотрудниками приемной главы города. Для более тщательной подготовки на прием к главе города гражданин при записи подает письменное заявление с изложением волнующих его вопросов. При необходимости на прием может быть приглашен специалист соответствующего подразделения администрации города. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

8.5. Сотрудник приемной регистрирует заявителя с использованием компьютерной программы Microsoft Office Excel, внося в базу данных сведения о нем.

8.6. На каждого гражданина, обратившегося на прием, заполняется карточка личного приема, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество заявителя, адрес места жительства, льготная категория, фамилия должностного лица, ведущего прием.

8.7. Запись на повторный прием к главе городского поселения Шатура и первому заместителю главы администрации осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость записи на повторный прием определяется сотрудником приемной исходя из содержания ответа с предыдущего приема.

8.8. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в общем отделе администрации материалов, касающихся этого заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

8.9. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему управлений и отделов, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, принимать решение о постановке на контроль обращений граждан.

8.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.

8.11. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

8.12. На личном приеме могут не рассматриваться:

- обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

- обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке;

- обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

- обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

8.13. После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям общий отдел администрации оформляет рассылку документов.

8.14. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным руководителями во время личного приема, руководителю, осуществлявшему прием.

8.15. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

8.16. Дополнительные гарантии прав граждан при организации личного приема. Правом на внеочередной личный прием в дни и часы, установленные для приема граждан, имеют:

- ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

- инвалиды I и II групп и (или) их законные представители;

- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

9. Контроль за рассмотрением обращений граждан

9.1. На контроль ставятся все зарегистрированные обращения граждан. Контроль осуществляется с использованием САДД "Дело". При необходимости осуществляется выезд на место.

9.2. На особый контроль ставятся поручения Губернатора Московской области, министерств Правительства Московской области, депутатов областной Думы. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель структурного подразделения.

9.3. В случае если в ответе, полученном от организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока об окончательном решении вопроса.

9.4. Обращение может быть возвращено в организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям, изложенным в разделе 7

9.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет общий отдел администрации и сотрудник приемной главы города (личный прием), направляя еженедельно напоминания исполнителям об окончании предусмотренного законодательством срока рассмотрения обращения.

10. Ответственность должностных лиц за нарушение законодательства об обращениях граждан

10.1. За совершение административных правонарушений, ответственность за совершение которых предусмотрена Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", устанавливаются и применяются следующие виды административных наказаний:

- предупреждение;

- административный штраф.

10.2. Административные правонарушения, за совершение которых предусмотрена ответственность:

- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан;

- нарушение сроков рассмотрения обращений граждан (кроме заявлений (ходатайств) о предоставлении земельных участков или водных объектов);

- принятие заведомо необоснованного и (или) незаконного решения по обращениям граждан;

- преследование граждан за критику;

- нарушение порядка доведения до населения графика личного приема граждан;

- направление обращения (жалобы) на рассмотрение лицу, действия которого обжалуются;

- незаконное оставление обращения без рассмотрения;

- утрата письменных обращений и (или) материалов по их рассмотрению.

Помимо административной ответственности за нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан должностные лица могут понести уголовную, а также дисциплинарную ответственность, в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе.