Приложение N 2. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок о заработной плате и трудовом стаже

Приложение N 2
к постановлению администрации
Егорьевского муниципального района
Московской области
от 23 июня 2011 г. N 1518

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок о заработной плате и трудовом стаже

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным управлением администрации Егорьевского муниципального района (далее - Управление) муниципальной услуги по выдаче архивных справок о заработной плате и трудовом стаже (далее - муниципальная услуга) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Управления при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

1.2. Предоставление муниципальной услуги предусматривает выдачу следующих документов:

Архивная копия - официальный документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

Архивная выписка - копия части текста архивного документа, составленная на бланке Управления, дословно воспроизводящая часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

Архивная справка - официальный документ, составленный на бланке Управления, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

Историческая справка - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата: включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций;

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке Управления по запросу физических и юридических лиц (далее -заявители) или по инициативе Управления, содержащее информацию об отказе в предоставлении муниципальной услуги, либо о приостановке ответа.

1.3. Предоставление муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется заявителям, обращающимся на законных основаниях в Управление.

Заявителями, имеющими право на взаимодействие с Управлением при предоставлении муниципальной услуги, являются заявители, физические и юридические лица, обратившиеся лично и (или) через уполномоченных представителей с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженной в устной, письменной или электронной форме.

1.4. Порядок информирования о муниципальной услуге

Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону,

- по письменным обращениям,

- по электронной почте,

- посредством личного обращения или через уполномоченных представителей в Управление.

При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять заявителя в соответствии с графиком работы Управления.

При информировании по письменным обращениям ответ с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.

1.5. Сведения о местонахождении предоставления муниципальной услуги

Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Егорьевского муниципального района

Место нахождения Управления и его почтовый адрес:

- 140300, г. Егорьевск Московской области, проспект Ленина, д. 16;

- 140300, г. Егорьевск Московской области, ул. Александра Невского, д. 1.

Тел./факс Управления: 8 (49640) 4-31-13, 8 (49640) 3-76-63.

Официальный сайт Егорьевского муниципального района: www.egoradmin.ru.

График работы Управления: понедельник-пятница с 9.00 до 18.00, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00, выходные дни - суббота, воскресенье.

В предпраздничные дни время работы Управления сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Прием заявителей осуществляется специалистами Управления в соответствии с графиком приема, размещенным на официальном сайте Егорьевского муниципального района. Вывеска с графиком приема размещается при входе в Управление.

Время приема заявителей: вторник, четверг - с 10.00 до 17.00, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги Муниципальная услуга по выдаче архивных справок о заработной плате и трудовом стаже.

2.2. Наименование органа по предоставлению муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация Егорьевского муниципального района в лице Управления.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- архивная выписка;

- архивная копия;

- архивная справка;

- историческая справка;

- информационное письмо о переадресации обращения в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения муниципальной услуги;

- результатом отказа в муниципальной услуге является информационное письмо, письмо о приостановке ответа.

Процедура рассмотрения муниципальной услуги завершается путем направления заявителю результата рассмотрения в письменной форме на бланке Управления заверенного печатью и подписанного начальником Управления.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Обращения заявителей, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются в день поступления и исполняются в сроки, указанные в запросе.

Предельный срок от приема до получения результата - 30 дней, в исключительных случаях может быть продлен еще на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.

При поступлении в Управление обращений заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Управление в 10-дневный срок запрашивает у автора обращения эти уточнения и дополнительные сведения.

Обращение, не относящиеся к составу хранящихся в Управлении документов, в течение 5 рабочих дней со дня регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

Об отказе в исполнении обращения заявитель информируется письменно в течение 5 рабочих дней со дня регистрации.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- Федеральным законом от 17.12.2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 6.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 9.02.2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных организаций и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)";

- пунктами 5.7, 5.9, 5.14. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19;

- законом Московской области от 25.05.2007 г. N 22/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер Закона Московской области от 25.05.2007 г. "Об архивном деле в Московской области" следует читать "N 65/2007-ОЗ"

- Уставом муниципального образования "Егорьевский муниципальный район Московской области".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги являются: для физических лиц:

- заявление (запрос);

- паспорт;

- нотариально-заверенная доверенность, паспорт, заявление для доверенных лиц;

для юридических лиц - запрос на фирменном бланке.

В заявлении (запросе) указываются сведения, необходимые для его исполнения:

- сведения о заявителе, в том числе - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа обращения (сведения, необходимые для исполнения обращения):

- личная подпись физического лица или подпись руководителя юридического лица, заверенная оттиском печати юридического лица, и дата.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

Заявления подаются по формам, указанным в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является неполный состав документов, указанных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- если в обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, услуга не предоставляется и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес не поддаются прочтению;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения обращения;

- характер и объемы заданий выходят за рамки должностных обязанностей специалистов Управления (научная интерпретация событий, проведение социологического анализа или иных научных изысканий) или не связаны с непосредственно исполняемыми функциями органов местного самоуправления и организаций;

- запрашиваемая информация не относится к содержанию фондов Управления.

Основаниями для приостановления рассмотрения обращения могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае специалист Управления направляет просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения обращения принимается специалистом Управления в течение 5 рабочих дней со дня его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения обращения

2.9. Размер платы, взимаемой при предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по выдаче архивных справок о заработной плате и трудовом стаже на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов предоставляется на бесплатной основе.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения о предоставлении муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов не должны превышать 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Поступившие в Управление письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.12. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга

Помещение для предоставления муниципальной услуги снабжено соответствующей табличкой с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оснащено телефоном.

Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:

- средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой);

- охранно-пожарной сигнализацией;

- системой кондиционирования воздуха.

Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютером (1 компьютер на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Ответственному за предоставление муниципальной услуги выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;

- своевременное, полное информирование о муниципальной услуге посредством форм информирования, предусмотренных административным регламентом;

- обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;

- соответствие должностных инструкций ответственных специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков.

2.14. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

Предоставление муниципальной услуги в электронной форме обеспечивает возможность:

- подачи обращения в электронном виде;

- получения заявителем сведений о ходе выполнения обращения;

- ознакомления заявителя с порядком предоставления муниципальной услуги на сайте Егорьевского муниципального района (в том числе с формами и образцами документов);

- консультирование заявителя.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку выполнения

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:

- прием и регистрация заявления (запроса);

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращения;

- оформление архивных выписок и архивных копий, архивных справок и исторических справок, информационных писем;

- пересылку почтовым отправлением или по электронной почте на адрес заявителя архивных выписок и архивных копий, архивных справок и исторических справок, информационных писем.

3.2. Прием и регистрация заявлений (запросов)

При личном приеме заявитель или уполномоченный представитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Содержание обращения заносится в анкету-заявление (приложение N 1 к Административному регламенту). При приеме заявления (запроса) сотрудник Управления проверяет соответствие заявления (запроса) требованиям, указанным в п. 2.6 настоящего Административного регламента, и соответствие указанных в заявлении (запросе) документов, представленным в соответствии с п. 2.6 настоящего Административного регламента. В случае если изложенные в обращении факты являются очевидными не требуют дополнительной информации, ответ с согласия заявителя или уполномоченного представителя может быть дан в устной форме, о чем делается запись в карточке приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении запросов. В ходе личного приема заявителя может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Поступившие в Управление письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, регистрируются в день поступления в установленном порядке.

При регистрации заявлению (запросу) присваивается порядковый номер, назначается дата исполнения заявления (запроса), делается запись в журнале регистрации. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Специалисты Управления осуществляют анализ тематики поступивших обращений заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Управлении научно-справочного аппарата.

3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращений.

Сотрудник Управления при поступлении обращения с помощью имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

В соответствии с архивными шифрами поднимает из архивохранилища необходимые для исполнения обращения архивные документы и приступает к исполнению обращения.

По окончании исполнения обращения все полученные архивные дела размещаются в архивохранилище на свои места хранения.

Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.2. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий исторических справок и информационных писем.

Архивная выписка составляется с обозначением названия документа "Архивная выписка".

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.п. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Управления и печатью Управления, содержит фамилию и инициалы исполнителя.

Архивная копия составляется с обозначением названия документа "Архивная копия".

На листе архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Архивная копия заверяется подписью начальника Управления и печатью Управления, содержит фамилию и инициалы исполнителя.

Архивная справка составляется с обозначением названия документа "Архивная справка".

В архивной справке указывается наименование фонда, название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержит информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номера листов единицы хранения архивного документа.

Текст в архивной справке дается в хр