Приложение 3. Регламент подготовки и выдачи архивных документов Департаментом науки и промышленной политики г. Москвы

Приложение 3
к постановлению Правительства Москвы
от 16 февраля 2010 г. N 135-ПП

Регламент
подготовки и выдачи архивных документов Департаментом науки и промышленной политики города Москвы

1. Общие положения

1.1. Регламент подготовки и выдачи архивных документов Департаментом науки и промышленной политики города Москвы (далее - Регламент) определяет порядок приема заявлений, подготовки и выдачи запрашиваемых архивных документов Департаментом науки и промышленной политики города Москвы (далее - Департамент).

1.2. Структурным подразделением Департамента, ответственным за осуществление приема, регистрации заявлений, подготовку, согласование и выдачу архивных документов заявителям является Отдел по материально-техническому и хозяйственному обеспечению деятельности Департамента.

1.3. Департамент осуществляет подготовку и выдачу документов руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах" (в редакции Закона города Москвы от 28 января 2004 г. N 3), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министрерства# культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., постановлениями Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям", от 14 апреля 2009 г. N 289-ПП "Об упорядочении выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными организациями", а также иными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

1.4. В Регламенте используются следующие термины:

- заявители - физические и юридические лица, обращающиеся в Департамент для получения запрашиваемых архивных документов;

- заявление - обращение юридического или физического лица с целью получения архивных документов;

- запрашиваемый документ - выдаваемые заявителю архивные документы:

- архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая информацию (подтверждение) об имеющихся в архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов (приложения 1 и 2 к Регламенту);

- архивная копия - официально заверенная Департаментом копия архивного документа, дословно воспроизведенная путем применения одного из возможных технических средств и способов машинописных, фотоэлектрографических и др.);

- архивная выписка - официально заверенный документ, выполненный на бланке Департамента и дословно воспроизводящий часть архивного документа, относящийся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документов;

- информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке Департамента, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов.

- Ответственный специалист Департамента - сотрудник Отдела по материально-техническому и хозяйственному обеспечению деятельности Департамента, в должностной регламент которого входят обязанности по приему заявлений от заявителей, поиску необходимой информации и подготовке и выдаче заявителям запрашиваемых документов.

1.5. В процессе подготовки запрашиваемых документов не принимают участия другие структурные подразделения Департамента и сторонние организации.

1.6. Объединенный ведомственный архив Департамента располагается по адресу: 125252, Москва, ул. Новопесчаная д. 20.

Дни приема заявителей:

Понедельник с 9-00 до 13-00.

Вторник с 14-00 до 17-00.

1.7. Процедура подготовки и выдачи документов Департаментом является безвозмездной.

1.8. Срок подготовки запрашиваемых заявителем документов составляет не более 22 рабочих дней.

Ответ заявителю о том, что запрашиваемые документы не поступали на хранение в Ведомственный архив Департамента дается Ответственным исполнителем в течение пяти дней.

1.9. Срок хранения подготовленных документов (их копий), запрашиваемых заявителем в Департаменте, составляет 3 года.

2. Порядок работы Ответственного специалиста Департамента при приеме документов от заявителя на подготовку и выдачу запрашиваемого документа

2.1. Прием заявления на подготовку и выдачу запрашиваемого документа осуществляется Ответственным специалистом Департамента в день обращения заявителя при предоставлении полного комплекта документов либо в день поступления заявления, отправленного по почте.

Заявитель - физическое лицо предоставляет в Департамент:

- заявление, в котором указывается цель запроса, название организации, в которой работал заявитель (если известно, указать правопреемников), период работы, фамилия под которой заявитель работал(а) в организации (далее - заявление);

- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие работу в организации (при наличии);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени заявителя (доверенность, оформленная в установленном статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния (при необходимости).

Дополнительно заявитель может представить иные документы, способствующие, по его мнению, поиску необходимых сведений и подготовке запрашиваемого документа (при их наличии).

Заявитель - юридическое лицо предоставляет в Департамент:

- заявление на бланке организации либо на листе бумаги, заверенные подписью руководителя и печатью организации;

- копии учредительных документов, свидетельств о регистрации в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), заверенные подписью руководителя и печатью юридического лица;

- документы, удостоверяющие полномочия и личность представителя юридического лица (доверенность, оформленная в установленном статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации порядке, и документ, удостоверяющий личность).

В заявлении должны быть отражены наименование юридического лица, почтовый и/или электронный адреса, интересующие тема, вопрос, событие, факт, сведения и временные рамки запрашиваемой информации. Также указывается форма получения сведений: информационное письмо, архивная справка, выписка или копия.

2.2. Ответственный специалист Департамента при приеме заявления:

- проверяет правильность оформления заявления;

- проверяет наличие, состав (комплектность), легитимность и подлинность документов, представляемых заявителем. При наличии полного комплекта документов, необходимых для получения запрашиваемого документа, осуществляет регистрацию заявления в журнале регистрации и делает их ксерокопии.

- на заявлении ставит штамп архива, регистрационный номер, дату приема заявления и свою подпись с расшифровкой, после чего делает ксерокопию заявления;

- делает отметку на заявлении о возможной форме выдачи запрашиваемых документов (по желанию заявителя выдать на руки или выслать по почте);

- на ксерокопии заявления, выдаваемой заявителю ставит дату выдачи запрашиваемого документа или мотивированного отказа в его выдаче;

- возвращает заявителю представленные им документы;

- в случае несоответствия либо отсутствия документов заявление не принимается.

2.3. Причинами отказа в приеме документов являются:

- отсутствие документа, удостоверяющего личность заявителя и/или оформленной в установленном порядке доверенности у представителя заявителя;

- обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется Департаментом;

- наличие у заявителя неполного комплекта документов, указанных в пункте 2.1 Регламента;

- отсутствие необходимых сведений в заявлении (запросе);

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов.

2.4. По требованию заявителя отказ в приеме документов в Департаменте должен быть оформлен и выдан заявителю в письменном виде.

2.5. Если несоответствия были обнаружены после приема документов, они возвращаются заявителю с письменным указанием причин возврата в срок, не позднее трех рабочих дней с даты регистрации заявления в Департаменте.

2.6. Отказ в приеме документов у заявителя может быть обжалован заявителем у руководителя Департамента либо в суде.

2.7. Учет обращений заявителей и выдачи запрашиваемых документов ведется Ответственным специалистом Департамента в журнале регистрации.

3. Порядок работы Ответственного специалиста Департамента при подготовке запрашиваемых документов

3.1. Порядок работы Ответственного специалиста Департамента при подготовке запрашиваемых документов осуществляется в соответствии с его должностным регламентом и внутренним регламентом Департамента по работе со служебными документами.

3.2. Ответственный специалист Департамента после регистрации заявления в сроки установленные Регламентом:

- осуществляет поиск запрашиваемых документов в фондах архива с учетом объема запрашиваемых документов и полноты указанных в заявлении сведений;

- оформляет запрашиваемый документ;

- делает ксерокопию запрашиваемого документа;

- делает ксерокопию документа, удостоверяющего личность заявителя на обратной стороне ксерокопии запрашиваемого документа;

- подшивает заявление заявителя с копиями представленных им документов и запрашиваемого документа в папку "Копии архивных документов, выданных по запросам граждан и юридических лиц, документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним за ____ год" для хранения в соответствии с п. 1.9. Регламента.

3.3. Ответственный специалист Департамента несет ответственность за распространение информации, составляющей служебную тайну, информации ограниченного пользования и конфиденциальной информации касающейся заявителя.

3.4. Ответственность за соблюдение общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на начальника отдела по материально-техническому и хозяйственному обеспечению деятельности Департамента и Ответственного специалиста Департамента, принявшего документы у заявителя.

4. Порядок работы Ответственного специалиста Департамента при выдаче запрашиваемых документов заявителям

4.1. Запрашиваемые документы или мотивированный отказ, подготовленные в соответствии с п. 3.2. Регламента, выдаются Ответственным специалистом Департамента заявителям или их доверенным лицам или направляются им по почте, в зависимости от отметки в заявлении о возможной форме выдачи запрашиваемых документов, в установленный п. 1.8. Регламента срок.

При получении документов заявитель обязан представить документ, удостоверяющий личность, а в случае получения документов представителем заявителя также и доверенность, оформленную в соответствии со ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации.

4.2. В случае, если запрашиваемые заявителем документы или мотивированный отказ подготовлены раньше срока, установленного п. 1.8. Регламента, Ответственный специалист Департамента в трехдневный срок ставит об этом в известность заявителя (по телефону) и при его согласии выдает документ по требованию.

4.3. После выдачи запрашиваемого документа или мотивированного отказа делается соответствующая отметка в журнале регистрации.

4.4. Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе журнала регистрации.

В случае отправки по почте, Ответственный специалист Департамента производит отметку об отправке ответа по почте в соответствующей графе журнала регистрации. Исходящий номер документа соответствует его регистрационному номеру.

4.5. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и по возможности содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа.

4.6. Причинами мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого заявителем документа могут служить:

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;

- отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им документ;

- требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа;

- отсутствие запрашиваемого документа в Объединенном ведомственном архиве Департамента.

Любые другие причины отказа от выдачи запрашиваемых документов считаются неправомерными.

4.7. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у руководителя Департамента либо в суде.

4.8. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки запрашиваемого документа в Департаменте. При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на ранее поданном заявлении.

5. Дополнительные сведения

5.1. Несоблюдение требований Регламента Ответственным специалистом Департамента влечет за собой дисциплинарную ответственность, установленную федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

5.2. Контроль за соблюдением Регламента осуществляется первым заместителем руководителя Департамента и начальником отдела по материально-техническому и хозяйственному обеспечению деятельности Департамента.

5.3. Обжалование действий Ответственного специалиста Департамента заявителям осуществляется на имя руководителя Департамента по адресу: 125032, город Москвы, ул. Тверская, д. 13.

5.4. Обжалование действий Департамента при осуществлении подготовки, согласования и выдачи запрашиваемых документов заявителям осуществляется в судебном порядке.