Вопрос: Работник организации направлялся в краткосрочную командировку в республику Беларусь сроком на 10 календарных дней. В каком порядке следует производить расчет суточных, возмещение расходов по найму жилого помещения, а также проезд в командировку и обратно, если часть из оправдательных документов представлена в рублях Беларуси? ("Консультант бухгалтера", N 11, ноябрь 2002 г.)

Работник организации направлялся в краткосрочную командировку в республику Беларусь сроком на 10 календарных дней.

В каком порядке следует производить расчет суточных, возмещение расходов по найму жилого помещения, а также проезд в командировку и обратно, если часть из оправдательных документов представлена в рублях Беларуси?

При направлении сотрудников организации в краткосрочную служебную командировку в страны СНГ или дальнего зарубежья организации руководствуются постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 года N 365, которым утверждены "Правила об условиях труда советских работников за границей" (в редакции изменений от 20 августа 1992 года).

В настоящее время согласно статье 423 ТК РФ Правила применяются в части, не противоречащей действующему законодательству, и в частности, Трудовому кодексу РФ.

Работникам, командированным за пределы Российской Федерации, выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту.

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:

- при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах Российской Федерации;

- при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих в командировки за границу.

При следовании работника из России за границу, день пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при возвращении в Россию день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах РФ (письмо Минтруда РФ и Минфина РФ от 17 мая 1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Дата пересечения границы РФ при следовании работников на обучение за границу и возвращении в Россию, определяется по отметке контрольно-пограничных пунктов в заграничном паспорте сотрудника.

Учитывая то, что при пересечении границы РФ со странами СНГ работникам не проставляется отметка в паспорте, дата пересечения границ для расчета суточных расходов, если у работника предприятия отсутствуют документы компетентных органов, подтверждающие дату пересечения границы, может быть определена приблизительно с учетом сведений, указанных в командировочном удостоверении, а также дат и времени, проставленных в проездных документах.

Работникам, командированным за границу, кроме суточных возмещаются также следующие расходы:

а) по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом - по фактически произведенным и документально подтвержденным расходам, но не выше тарифа 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса), а также расходы по оплате аэродромных, страховых и комиссионных сборов;

б) расходы по провозу багажа - до 30 кг независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник;

в) по найму жилого помещения - по фактически произведенным и документально подтвержденным расходам, но не более установленной нормы (при этом сумма за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачивается за счет суточных и возмещению не подлежит).

Нормы командировочных расходов (суточные, расходы по найму жилого помещения) при командировках на территории иностранных государств установлены отдельно для каждого иностранного государства и утверждены соответственно приказами Минфина России от 12 ноября 2001 года N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (в редакции приказа Минфина России от 4 марта 2002 года N 16н) и приказом Минфина России от 4 марта 2002 года N 15н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года N 93.

Не производится выплата суточных в случае, если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, а также оплачивает проезд и проживание в гостинице. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов нормы.

Аванс по загранкомандировке выдается в иностранной валюте. Для этого согласно Положению о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (письмо Центробанка РФ от 25 июня 1997 года N 62) валюта снимается с валютного счета организации в обслуживающем его банке и приходуется в кассу организации.

Авансовый отчет по командировке должен быть предоставлен работником в течение 10 дней с даты возвращения из командировки, если такая состоялась, или в течение 5 дней с даты предполагавшегося убытия в командировку, если она не состоялась.

Расчеты по израсходованным суммам производятся в рублях по курсу Центробанка РФ на дату утверждения авансового отчета (см. приложение к ПБУ 3/2000 "Учет активов и обязательств стоимость которых выражена в иностранной валюте"). При этом в случае, если оправдательные документы содержат данные о расходах в одной валюте (валюте страны пребывания), а нормы установлены в других (в долларах США), то необходимо руководствоваться официальным курсом Центробанка России по отношению к обеим валютам и отсюда исчислять соотношение валют.

Неизрасходованные подотчетные суммы в иностранной валюте должны быть сданы работником в кассу организации, которая впоследствии в течение 10 дней с даты возвращения сотрудника из командировки должна отчитаться перед банком по суммам выданной валюты, а также сдать неиспользованную валюту на текущий валютный счет.

Перерасход по командировкам возмещается работнику в валюте Российской Федерации либо путем перечисления средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на личный валютный счет работника в уполномоченном банке.

1 ноября 2002 г.

"Консультант бухгалтера", N 11, ноябрь 2002 г.