Бухгалтерский и налоговый учет мобильных телефонов в организации (Ж. Морозова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 3, 4, январь 2003 г.)

Бухгалтерский и налоговый учет
мобильных телефонов в организации

Приобретение и подключение к сети мобильных телефонов

При приобретении организациями сотовых телефонов перед бухгалтерами возникает проблема их учета.

В соответствии с п.4 положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденного приказом Минфина России от 30.03.01 г. N 26н, имущество, используемое в производстве либо для управленческих нужд в течение срока, превышающего 12 месяцев, и способное приносить организации экономические выгоды, принимается к учету в качестве основных средств. Приобретенный организацией мобильный телефон удовлетворяет этим критериям, следовательно, он должен учитываться в составе основных средств организации. Если мобильный телефонный аппарат принимается в бухгалтерском учете как объект основных средств, то организация должна оформить акт приема-передачи основных средств по форме ОС-1. Форма ОС-1 применяется для учета ввода объектов основных средств в эксплуатацию, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

При оформлении приемки основных средств акт формы ОС-1 составляется в одном экземпляре на каждый объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, уполномоченным на это.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт формы ОС-1 выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению организации-сдатчика.

Допускается составление общего акта (накладной) приемки-передачи основных средств по форме ОС-1, оформляющего приемку группы однотипных объектов основных средств в том случае, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце (абзац введен постановлением Госкомстата России от 28.01.02 г. N 5).

Согласно пп.7 и 8 ПБУ 6/01 объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которой в случае приобретения за плату признается сумма фактических затрат на приобретение без НДС. Для учета расходов, связанных с приобретением объектов, которые впоследствии будут приняты к учету в качестве основных средств, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 г. N 94н, предназначен счет 08 "Вложения во внеоборотные активы". При оприходовании приобретенного телефонного аппарата производится запись по дебету счета 08 в корреспонденции с кредитом счета 60. Сформированная первоначальная стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывается со счета 08 в дебет счета 01 "Основные средства".

Согласно п.17 ПБУ 6/01 стоимость объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации. Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо его списания с бухгалтерского учета (п.21 ПБУ 6/01).

В бухгалтерском учете сумма начисленной амортизации отражается по кредиту счета 02 "Амортизация основных средств" в корреспонденции в данном случае со счетом 26 "Общехозяйственные расходы".

Суммы начисленной амортизации являются для организации расходами по обычным видам деятельности (пп.5 и 9 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. N 33н).

Сумму НДС, уплаченную при приобретении телефона, организация имеет право принять к вычету при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих оплату продавцу после принятия на учет приобретенного телефона в качестве основных средств (п.п.1 п.2 ст.171, п.1 ст.172 НК РФ).

С 1 января 2002 г. при определении состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), следует руководствоваться главой 25 НК РФ.

В соответствии с п.25 ст.264 НК РФ (в ред. от 24.07.02 г.) в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются все затраты, связанные с управлением производством, в том числе оплата услуг связи. При этом мобильные телефоны стоимостью не более 10 000 руб. за единицу разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию (п.18 ПБУ 6/01). Поскольку данная норма носит разрешительный характер, применение ее организацией должно быть предусмотрено в учетной политике. Если стоимость мобильного телефона, приобретенного организацией, окажется более 10 000 руб., в бухгалтерском учете его стоимость будет погашаться посредством начисления амортизации.

Для целей налогообложения прибыли согласно п.1 ст.256 НК РФ амортизируемым имуществом признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности, используется им для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 руб.

Документирование расходов по использованию мобильной связи

В соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Согласно п.4 Правил оказания услуг телефонной связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 г. N 1235 (с изм. от 14.01.02 г.), данные услуги оказываются на основании договора об оказании услуг телефонной связи, заключаемого между оператором связи и абонентом (клиентом). Права и обязанности сторон по договору могут передаваться другим лицам только в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и настоящими Правилами.

Письмом Управления МНС России по г. Москве от 10.08.2000 г. N 03-12/33309 организациям рекомендовано включать в себестоимость продукции (работ, услуг) текущие расходы по абонентской плате и обслуживанию мобильного телефона лишь на основании договора, заключенного с оператором связи в установленном законодательством порядке.

Необходимыми условиями для списания на себестоимость продукции (работ, услуг) расходов по оплате телефонных переговоров с сотового телефона являются:

1) заключение договора с оператором связи;

2) использование мобильного телефона для ведения переговоров с деловыми партнерами, расположенными в других часовых поясах;

3) переговоры должны быть связаны с осуществлением фирмой производственной или торговой деятельности, приносящей прибыль.

Приобретение организацией мобильного телефона
через подотчетное лицо

Возможны ситуации, когда организация для управленческих нужд приобретает мобильные телефоны через подотчетное лицо. Через него организация заключает договор с оператором сотовой связи. Рассмотрим, как данные операции должны отражаться в бухгалтерском учете организации.

Для обобщения информации о суммах денежных средств, выданных работникам под отчет, Планом счетов и инструкцией по его применению предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдача подотчетному лицу денежных средств из кассы отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В данном случае приобретается телефонный аппарат и заключается договор на услуги связи для организации. Поэтому все расчетные документы и счета-фактуры выписываются продавцом телефона и оператором связи на организацию.

Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, принятые и выполненные работы (оказанные услуги) Планом счетов предназначен счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетами учета затрат в соответствии с выставленными поставщиками расчетными документами. На суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, счет 60 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, в данном случае со счетом 71, поскольку оплата производится через подотчетное лицо.

Сумму НДС, уплаченную за приобретенный телефонный аппарат, организация имеет право принять к вычету при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих оплату, только после принятия телефонного аппарата в состав основных средств (п.п.1 п.2 ст.171, п.1 ст.172 НК РФ).

Пример. Организация выдала подотчетному лицу 3000 руб. на заключение договора с оператором сотовой связи и приобретение для управленческих нужд мобильного телефона стоимостью 2880 руб., в том числе НДС 480 руб. В бухгалтерском учете организации производятся записи:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Кредит 50 "Касса" - 3000 руб. - выданы под отчет денежные средства на приобретение мобильного телефона (расходный кассовый ордер);

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2880 руб. - отражена оплата за телефон, оператору сотовой связи (авансовый отчет: счет, чек, накладная);

Дебет 50 "Касса", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 120 руб. - возвращена в кассу неизрасходованная сумма от подотчетного лица (утвержденный руководителем авансовый отчет);

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 2400 руб. - отражены затраты на приобретение мобильного телефона (внутренняя накладная);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 480 руб. - отражена сумма НДС по приобретенному мобильному телефону (счет-фактура);

Дебет 01 "Основные средства", Кредит 08 "Вложения во внеоборотные активы" - 2400 руб. - введен в эксплуатацию приобретенный мобильный телефон (акт приемки-передачи ОС-1);

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 480 руб. - принята к вычету сумма НДС по приобретенному телефону (счет-фактура, акт формы ОС-1, накладная, чек).

Заключение договора с организацией связи
о предоставлении доступа к телефонной сети

Если организация приобретает у оператора сотовой связи мобильные телефонные аппараты, подключение в основном осуществляется бесплатно. В то же время за подключение к сети приобретенного ранее телефонного аппарата, как правило, приходится платить. Размер такой платы зависит от выбранного абонентом тарифного плана и устанавливаемых оператором связи расценок. Получая доступ к телефонной сети, абонент не становится собственником сетей связи или какой-либо их части, которым является предприятие связи. Поэтому стоимость предоставления доступа к телефонной сети не может быть учтена в качестве какого-либо вида имущества организации (актива), а должна быть признана расходом организации на основании п.2 ПБУ 10/99.

Расходы организации по оплате услуг связи как расходы, связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость проданных товаров, выполненных работ и оказанных услуг (пп.5, 9 ПБУ 10/99).

Расходы признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами, когда расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов (п.19 ПБУ 10/99). Расходы по оплате доступа к телефонной сети относятся ко всему сроку, в течение которого будут оказываться услуги телефонной связи. В бухгалтерском учете эти расходы не могут быть признаны единовременно в том периоде, когда они были произведены.

Пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н (в ред. от 24.03.2000 г.), установлено, что затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся.

В бухгалтерском учете расходы будущих периодов учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов". Учтенные на этом счете расходы по оплате услуг по предоставлению доступа к телефонной сети ежемесячно равными долями списываются в данном случае в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" в течение срока действия договора аренды.

Расходы по ежемесячной абонентской плате за услуги по пользованию телефонной связью ежемесячно учитываются по дебету счета 26 в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Суммы НДС, уплаченные организации связи в составе платы за услуги по предоставлению доступа к телефонной сети, а также абонентской платы, подлежат вычету в соответствии со ст.171, 172 НК РФ при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.

Пример. Предприятие заключило договор сроком на 3 года с организацией связи о предоставлении доступа к телефонной сети и пользовании телефонной связью через мобильный телефон. При этом была оплачена стоимость услуг по предоставлению доступа к телефонной сети в сумме 6000 руб., в том числе НДС 1000 руб. Сумма ежемесячной абонентской платы за пользование телефонной связью составляет 600 руб., в том числе НДС 100 руб. В бухгалтерском учете предприятия сделаны записи:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 51 "Расчетные счета" - 6000 руб. - перечислена плата за услуги по предоставлению доступа к телефонной сети (выписка банка);

Дебет 97 "Расходы будущих периодов", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 5000 руб. - учтена в составе расходов будущих периодов плата за услуги по предоставлению доступа к телефонной сети (бухгалтерская справка, счет);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 1000 руб. - отражена сумма НДС по оказанным услугам (счет-фактура);

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 1000 руб. - принята к вычету сумма НДС по оказанным услугам (договор, счет-фактура, выписка банка).

Списание расходов будущих периодов осуществляется равномерно в течение срока, к которому они относятся. Ежемесячно до окончания срока действия договора производятся следующие записи на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы", Кредит 97 "Расходы будущих периодов" - 138,89 руб. (5000 руб. / 3 года / 12 мес.) - списана часть суммы оплаты за услуги по предоставлению доступа к телефонной сети (бухгалтерская справка, договор, счет);

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 51 "Расчетные счета" - 600 руб. - перечислена абонентская плата за пользование телефонной связью (выписка банка, счет);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 100 руб. - отражена сумма НДС по абонентской плате за пользование телефонной связью (счет-фактура, выписка банка);

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 500 руб. (600 руб. - 100 руб.) - начисленная абонентская плата за пользование телефонной связью включена в состав расходов по обычным видам деятельности (бухгалтерская справка, договор, счет);

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 100 руб. - принят к вычету НДС по абонентской плате за пользование телефонной связью (договор, счет-фактура и выписка банка).

Оплата организацией личных переговоров
непроизводственного характера с мобильных телефонов

Рассмотрим ситуацию, при которой организация, пользуясь услугами мобильной связи, оплачивает оператору стоимость переговоров своих сотрудников, не относящихся к производственной деятельности, произведенных со служебного мобильного телефона. Стоимость таких переговоров возмещается работниками путем удержания из их заработной платы (на основании заявлений работников).

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Погашение задолженности работников по оплате произведенных ими личных звонков путем удержания из их заработной платы отражается в учете следующими записями:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Погашение задолженности перед оператором связи за оказанные услуги отражается так:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 51 "Расчетные счета".

Пример. В отчетном периоде оператор сотовой связи выставил ООО "Роно" счет на общую сумму 48 000 руб., в том числе НДС 8000 руб., из которых стоимость личных звонков работников со служебных мобильных телефонов составила 12 000 руб., в том числе НДС 2000 руб. Стоимость личных звонков удержана из заработной платы работников на основании приказа руководителя и личных заявлений сотрудников. Данные операции в бухгалтерском учете ООО отражаются следующим образом:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 30 000 руб. (48 000 - 12 000 - (48 000 - 12 000) / 120 х 20) - стоимость услуг связи производственного характера включена в отчетном периоде в расходы по обычным видам деятельности (счет, расчет);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 6000 руб. - отражена сумма НДС со стоимости услуг связи производственного характера [(48 000 - 12 000)/120 х 20] (счет-фактура);

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 12 000 руб. - отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных мобильных телефонов (бухгалтерская справка-расчет на основании распечатки, предоставленной оператором связи, и заявлений работников) (счет, расчет);

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 51 "Расчетные счета" - 48 000 руб. - перечислены денежные средства в оплату услуг оператора связи (выписка банка);

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 6000 руб. - принят к вычету НДС по оплаченным услугам связи (счет-фактура);

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - 12 000 руб. - стоимость личных переговоров со служебных мобильных телефонов удержана из заработной платы работников по их заявлению (заявления, ведомость).

Учет мобильного телефона в качестве подарка

В некоторых случаях при использовании организацией мобильных телефонов может возникнуть необходимость уплаты налога на доходы физических лиц. Рассмотрим случай, когда дарителем является юридическое лицо. Предположим, что организация решила в честь какого-либо праздника (юбилея) подарить своему сотруднику мобильный телефонный аппарат. Стоимость подарка превышает 500 руб., т.е. 5 МРОТ1. В соответствии с п.2 ст.574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме. Предположим, организация для приобретения подарка сотруднику использует нераспределенную прибыль, оставшуюся после уплаты налога на прибыль. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций использование средств нераспределенной прибыли отражается по дебету счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" в корреспонденции в данном случае со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Стоимость передаваемого подарка в целях исчисления налога на доходы физических лиц признается доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. С суммы подарка организация обязана удержать у сотрудника налог на доходы физических лиц. Налоговая база в данном случае определяется в соответствии с п.1 ст.211 НК РФ как стоимость передаваемого подарка, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст.40 НК РФ с учетом НДС. Стоимость подарка, включаемая в налоговую базу, уменьшается на 2000 руб., на основании п.28 ст.217 НК РФ.

Налог на доходы физических лиц исчисляется по ставке 13% (п.1 ст.224 НК РФ). Удержание налога организацией, предоставившей подарок, производится за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику, при их фактической выплате.

Стоимость подарка отражается в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Форма карточки утверждена приказом МНС России от 1.11.2000 г. N БГ-3-08/379 (с изм. от 30.10.01 г.).

В целях исчисления единого социального налога организации следует руководствоваться положениями главы 24 НК РФ. Поскольку в данном случае выплата в натуральной форме производится за счет средств, остающихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль, такая выплата на основании ст.236 НК РФ не признается объектом обложения единым социальным налогом.

Пример. Фирма "МАРКЕТ-2000" по решению учредителей (имеется протокол общего собрания), в связи с юбилеем сотрудника из средств нераспределенной прибыли приобретает и вручает ему подарок (мобильный телефонный аппарат), стоимость которого составляет 9000 руб., в том числе НДС 1500 руб. В данном случае налог на доходы физических лиц удерживает организация из суммы заработной платы, выплачиваемой сотруднику (ст.226 НК РФ). В бухгалтерском учете организации были отражены следующие операции:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 51 "Расчетные счета" - 9000 руб. - организацией произведена оплата подарка продавцу (выписка банка);

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 7500 руб. - отражено использование организацией нераспределенной прибыли на приобретение подарка (решение учредителей);

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 1500 руб. - выделен НДС по приобретенному подарку (счет-фактура);

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 1500 руб. - принят к вычету НДС, уплаченный продавцу подарка.

Передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе является реализацией и признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость (п.1 ст.146 НК РФ). При реализации товаров (работ, услуг) на безвозмездной основе налоговая база определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст.40 НК РФ, без включения в них НДС (п.2 ст.154 НК РФ):

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 1500 руб. (9000/120 х 20) - начислен НДС при передаче подарка сотруднику.

Предположим, что стоимость телефонного аппарата соответствует его рыночной стоимости на данный период. Это могут подтвердить прайс-листы за этот месяц (неделю) нескольких (двух, трех) компаний - операторов сотовой связи, торгующих средствами связи в данной местности:

Дебет 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц", Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 910 руб. [(9000 - 2000) х 13%] - начислен налог на доходы физических лиц при передаче подарка сотруднику.

Налог будет удержан при выплате заработной платы сотруднику за данный период.

Учет компенсации за переговоры с личных мобильных телефонов

Рассмотрим ситуацию, когда организация компенсирует расходы сотрудников по оплате счетов за междугородные телефонные переговоры, производившиеся с абонентами, являющимися контрагентами организации. Переговоры производятся с личных мобильных телефонов сотрудников по приказу руководителя из-за разницы в часовых поясах местонахождения фирмы и некоторых ее контрагентов.

Расходы организации по компенсации оплаченных работниками услуг связи, пользование которыми осуществлялось работниками в связи с производственной необходимостью, являются для организации расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость проданных товаров, выполненных работ и оказанных услуг (пп.5 и 9 ПБУ 10/99).

Согласно ст.9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таким образом, необходимым условием включения указанных расходов в себестоимость является наличие первичных документов, подтверждающих их производственный характер. Такими документами в данном случае могут быть:

распоряжение руководителя организации об оплате стоимости телефонных переговоров с абонентами - контрагентами организации;

счета за переговоры с указанием номеров абонентов, с которыми они производились;

служебная записка или заявление сотрудника организации с подробным изложением причин переговоров в нерабочее время;

должностные инструкции для сотрудников.

В соответствии с п.25 ст. 264 НК РФ в расходы включаются затраты по оплате услуг связи производственного характера. Возможность отнесения таких расходов на себестоимость в зависимость от местонахождения и принадлежности абонентского номера не ставится. Аналогичная точка зрения изложена в письме МНС России от 22.05.2000 г. N ВГ-9-02/174.

Для подтверждения производственного характера переговоров налоговые органы на основании п.1 ст.31 НК РФ имеют право требовать от налогоплательщика документы, удостоверяющие принадлежность абонентского номера клиенту организации. Такими документами могут являться, например, договоры, заключенные с организациями-контрагентами, содержащие сведения об абонентских номерах их телефонов.

В бухгалтерском учете причитающиеся работникам суммы возмещения понесенных расходов по оплате телефонных переговоров производственного характера отражаются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетом 26 "Общехозяйственные расходы". Выплата причитающихся сумм отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции с дебетом счета 73.

Согласно ст.209 НК РФ объектом обложения налогом на доходы физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в Российской Федерации. Объектом обложения единым социальным налогом признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в пользу работников по всем основаниям (ст.236 НК РФ). Поскольку в данном случае компенсация стоимости переговоров не является ни доходом работников, ни выплатами в их пользу, а представляет собой только сумму возмещения расходов, понесенных работниками в интересах организации, суммы такой компенсации не должны облагаться налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Пример. Организация компенсирует расходы сотрудников по оплате счетов за междугородные телефонные переговоры в размере 5000 руб. с абонентами, которые являются контрагентами организации. Переговоры производятся с мобильного телефона сотрудника из-за разницы в часовых поясах местонахождения фирмы и некоторых ее контрагентов. В бухгалтерском учете организации это отражается следующим образом:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - 5000 руб. - отражена задолженность по выплате работникам суммы возмещения расходов по оплате телефонных переговоров;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", Кредит 50 "Касса" - 5000 руб. - выплачена работникам сумма возмещения расходов на оплату телефонных переговоров.

Учет телефонных карт в организации,
имеющей на балансе мобильные телефоны

Рассмотрим ситуацию, когда организация оплачивает услуги мобильной связи путем покупки телефонных карт для своих мобильных телефонов. Впоследствии эти телефонные карты раздаются под отчет по ведомости сотрудникам, имеющим служебные мобильные телефоны. Каждый сотрудник сам активирует выданную ему телефонную карту и возвращает ее (по авансовому отчету), тем самым отчитавшись за нее перед организацией. На телефонной карте указываются сумма, на которую абоненту могут быть предоставлены услуги связи, период действия карты, порядковый номер и секретный код, закрытый защитным слоем.

Приобретенные организацией телефонные карты должны учитываться организацией на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", на котором учитываются находящиеся в кассе организации различные денежные документы в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Поступление телефонных карт в кассу организации отражается по дебету субсчета 50-3 в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", который предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за все виды услуг, в том числе услуг связи. Суммы выданных авансов учитываются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" обособленно.

После активирования карты и зачисления денежных средств на лицевой счет абонента указанные средства представляют собой предоплату оператору связи за услуги и отражаются по дебету счета 60.

Расходы организации на оплату мобильной связи, необходимой для исполнения должностных обязанностей работников аппарата управления, в качестве управленческих расходов являются расходами по обычным видам деятельности (пп.5 и 7 ПБУ 10/99). Расходы организации на оплату мобильной связи признаются только после оказания услуг связи на основании выставленного оператором связи счета на оказанные услуги. Информация о расходах для нужд управления обобщается на счете 26 "Общехозяйственные расходы". На дату признания расходов на мобильную связь (при подписании акта приемки-передачи оказанных услуг) расходы организации отражаются по дебету счета 26 в корреспонденции со счетом 60. Еще раз обращаем внимание на то, что документом, подтверждающим необходимость использования работником мобильной связи, может быть его должностная инструкция.

Согласно п.9 ПБУ 10/99 управленческие расходы могут включаться в себестоимость проданной продукции полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности. Если такой способ признания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации, то эти расходы ежемесячно списываются со счета 26 в дебет счета 90 "Продажи", субсчет 90-2 "Себестоимость продаж".

Сумма НДС, уплаченная оператору связи, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на основании счета-фактуры.

Сумма НДС по оплаченным и оказанным услугам мобильной связи принимается к налоговому вычету на основании п.п.1 п.2 ст.171 и п.1 ст.172 НК РФ и отражается по дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" в корреспонденции со счетом 19.

Ж. Морозова

ООО "АФИКО аудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 3, 4, январь 2003 г.

(Окончание следует)