Трудовые книжки по новым правилам (А. Музыченко, ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 6, июнь 2003 г.)

Трудовые книжки по новым правилам

Во исполнение ст.66 Трудового кодекса РФ постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225 "О трудовых книжках" утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

Новые Правила призваны регулировать порядок оформления трудовых книжек работников взамен ранее применявшегося постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.73 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих". При этом Министерством труда и социального развития РФ должна быть разработана соответствующая инструкция по заполнению трудовых книжек.

Полагаем, что до ее утверждения организации вправе применять Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 N 162, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и постановлению Правительства РФ от 16.04.03 N 225 "О трудовых книжках".

Обращаем внимание работодателей на то, что новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним применяются с 1 января 2004 г. Вместе с тем имеющиеся у работников трудовые книжки прежнего образца признаются действительными и не подлежат обмену на книжки нового образца (п.2 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 N 225).

Установленный Правилами порядок ведения и хранения работодателями трудовых книжек применяется с момента вступления в силу Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках", а именно с 30 апреля 2003 г.

Правилами регулируются вопросы ведения трудовых книжек и оформления вкладышей к ним, внесения изменений и исправлений, выдачи дубликатов трудовых книжек, выдачи трудовых книжек при увольнении работников, а также учета и хранения трудовых книжек в организациях.

Поскольку обязанность ведения трудовых книжек возложена на всех работодателей, за исключением работодателей - физических лиц (статьи 66, 309 ТК РФ), рассмотрим некоторые положения порядка ведения и хранения трудовых книжек работников, установленного Правилами.

* * *

В первую очередь следует отметить, что в новых Правилах в основном воспроизведены положения "советских" нормативных актов, регулирующих порядок ведения трудовых книжек. В то же время Правилами установлен целый ряд нововведений.

Согласно ст.66 ТК РФ и п.3 Правил работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Заметим, что полномочия работодателя по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек осуществляются специально уполномоченным лицом, которое назначается приказом работодателя.

Перечень сведений, которые вносятся в трудовые книжки, остался в целом неизменным. К ним относятся: сведения о работнике, выполняемой им работе, производимых переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника с указанием оснований прекращения трудового договора, а также сведения о награждении за успехи в работе.

Как и ранее, сведения о работе по совместительству по желанию работника могут быть внесены в трудовую книжку по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п.20 Правил).

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку вносятся также сведения о времени прохождения работником военной службы (службы в органах внутренних дел, таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Новым является порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником при осуждении его к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст.47 Уголовного кодекса РФ). В этом случае в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). В случае вынесения оправдательного приговора или постановления о прекращении уголовного дела в отношении работника, ранее освобожденного от должности в связи с осуждением, запись в трудовой книжке признается недействительной, при этом работодателем по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (пункты 19, 22 Правил).

Нововведением следует признать внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы (ст.50 УК РФ), записи о том, что время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (п.22 Правил).

Состав вносимых в трудовые книжки сведений о награждении (поощрении) работников за трудовые заслуги определен п.24 Правил. В частности, в трудовых книжках отмечаются сведения обо всех видах поощрений, которыми отмечается работник, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Однако в Правилах сделано специальное уточнение о том, что записи о премиях, являющихся частью системы оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п.25 Правил).

Пунктом 10 Правил установлен срок, в течение которого работодатель обязан вносить записи в трудовые книжки. Согласно указанной норме все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа либо распоряжения работодателя (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, награждении и др.) в течение недельного срока. Если же работник впервые поступает на работу, работодатель в тот же срок (одна неделя) обязан оформить работнику трудовую книжку (п.8 Правил).

Обращаем внимание, что Правилами внесены изменения в порядок взимания работодателем с работника платы за бланк трудовой книжки. В частности, согласно п.47 Правил при выдаче впервые принимаемому на работу работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату в размере своих затрат на приобретение бланка трудовой книжки.

Следует подчеркнуть, что п.12 Правил сохранена норма, согласно которой работодатель обязан знакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п.12 Правил). В настоящее время применяется унифицированная форма первичной учетной документации N Т-2 "Личная карточка работника", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 N 26.

Необходимо отметить еще одно нововведение - установление обязанности работодателя в течение трехдневного срока со дня подачи соответствующего заявления выдавать работнику копии трудовых книжек либо выписки (п.7 Правил).

Правилами определен порядок внесения изменений в трудовые книжки, согласно которому зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается, а изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п.30 Правил). Согласно п.27 Правил при выявлении неправильной или неточной записи ее исправление производится по тому месту работы, где такая запись была внесена в трудовую книжку, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

В случае утраты трудовой книжки работник обязан обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Выдача дубликата производится не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. Дубликат трудовой книжки выдается также по заявлению работника при признании недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу, а также в случаях, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Нововведением является также порядок установления трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных обстоятельств (п.34 Правил). В этом случае трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. На основании акта комиссии работодателем выдается работнику дубликат трудовой книжки.

В соответствии с разделом VI Правил работодатели обязаны обеспечить учет и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учет движения трудовых книжек и вкладышей:

- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации и должна содержать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, и предназначена для регистрации всех трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, а также трудовых книжек и вкладышей, выданных работникам вновь.

Обращаем внимание работодателей на то, что согласно п.42 Правил бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в организации как бланки строгой отчетности.

А. Музыченко,

АКДИ "Экономика и жизнь"

ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 6, июнь 2003 г.