Фирма не вовремя получила первичные документы: что делать (Л. Бабина, "Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2003 г.)

Фирма не вовремя получила первичные документы: что делать

Очень часто те или иные первичные документы поступают в бухгалтерию не вовремя. Как оприходовать товары, если документы на них отсутствуют? Как отразить расходы, по которым документы поступили со значительным опозданием? Можно ли принять к вычету НДС по таким расходам?

Проблема каждого бухгалтера - это несвоевременное поступление первичных документов. Хорошо, если документы поступают в течение месяца после той или иной хозяйственной операции, проведенной вашей фирмой. Но зачастую бухгалтер их получает уже после того, как была составлена и сдана в налоговую инспекцию бухгалтерская отчетность.

Расскажем о том, как нужно поступить в этом случае.

Отсутствие документов на поступившие товары (материалы)

К товарам или материалам, которые купила ваша фирма, должны прилагаться: товаросопроводительные документы (накладные, спецификации, упаковочные ярлыки и т.д.) и счета-фактуры.

Что делать бухгалтеру, если материальные ценности поступили, но документы поставщика на них отсутствуют?

В этой ситуации товары или материалы все равно должны быть приняты и оприходованы. Об этом говорится в Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6). Принимает их специальная комиссия, которая создается по приказу руководителя фирмы. Как правило, в состав комиссии включают экспедиторов, работников склада и бухгалтерии, представителей поставщика.

Если фирма получила материальные ценности без товаросопроводительных документов, то комиссия должна оформить:

- при оприходовании товаров, приобретенных для перепродажи, - акт по форме N ТОРГ-4 (утв. постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132);

- при оприходовании материалов - акт по форме N М-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а).

На основании акта бухгалтер приходует полученные ценности и отражает их стоимость в учете.

Пример 1.

ЗАО "Актив" приобрело по договору поставки партию кирпича М-100. Кирпич предназначен для перепродажи. Согласно договору, общая стоимость кирпича - 120 000 руб. (в том числе НДС - 20 000 руб.).

Партия кирпича поступила без товаросопроводительных документов. Для оприходования товаров был составлен акт по форме N ТОРГ-4.

На основании акта бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- 100 000 руб. - оприходован кирпич;

Дебет 19 Кредит 60

- 20 000 руб. - учтен НДС по кирпичу.

Со счетом-фактурой все сложнее. Дело в том, что фирма не может принять к вычету НДС по оприходованным и оплаченным товарам без этого документа.

Как сказано в статье 168 Налогового кодекса, счет-фактуру поставщик должен выписать не позднее пяти дней с момента отгрузки товаров. Однако зачастую этот срок не соблюдается или документ поступает в бухгалтерию со значительным опозданием. В результате сумма налога по оприходованным ценностям "зависает" на счете 19 до тех пор, пока фирма не получит счет-фактуру и не зарегистрирует его в книге покупок.

У многих бухгалтеров возникает вопрос: в каком месяце надо принимать НДС к вычету - в том, когда счет-фактура выписан, или когда он фактически поступил? Причем разрыв между этими сроками может достигать месяца, квартала и даже полугодия.

В законодательстве ответ на этот вопрос отсутствует. Мы предлагаем два способа выхода из этой ситуации.

Первый способ можно использовать, если вам известны реквизиты счета-фактуры и вы уверены, что рано или поздно он к вам поступит. В этом случае проще всего принять налог к вычету той датой, когда счет-фактура выписан, независимо от того, поступил он в бухгалтерию или нет. Для этого достаточно внести реквизиты счета-фактуры в книгу покупок, дождаться его поступления и подшить в журнал. Недостаток такого способа в том, что вы не сможете подтвердить обоснованность вычета, не имея этого документа на руках. Поэтому, если при отсутствии счета-фактуры к вам нагрянет налоговая инспекция, вас могут оштрафовать.

Однако если у вас много поставщиков и соответственно счетов-фактур, определить, что какого-то из них не хватает, очень сложно. Более того, налоговики должны передать вам письменное требование о представлении недостающего счета-фактуры. В противном случае вы можете сказать в суде, что счет был и они его просто не заметили.

Второй способ заключается в том, что налог принимается к вычету после фактического поступления счета-фактуры. Причем тот факт, что оприходованный товар уже продан или материалы отпущены в производство, никакого значения не имеет. В этом случае никаких претензий со стороны налоговиков к вам не будет. Ведь налог принимается к вычету со значительным опозданием. В результате ваша фирма переплачивает НДС в бюджет.

Отсутствие документов на выполненные работы (оказанные услуги)

В отличие от материальных ценностей, которые можно оприходовать и при отсутствии товаросопроводительных документов, те или иные расходы, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), без первичных документов (например, актов сдачи-приемки) включить в затраты нельзя.

Поэтому, если такие документы поступают после того, как вы составили и сдали в налоговую инспекцию годовую бухгалтерскую отчетность, вам придется вносить в нее исправления и сдавать заново. Расскажем о том, как этого избежать.

Если документы поступили до того, как вы составили бухгалтерскую отчетность за текущий год, исправления отражаются в том месяце, когда документы поступили.

Пример 2.

В сентябре 2003 года бухгалтер ЗАО "Актив" получил первичные документы по услугам производственного характера, которые были оказаны в марте.

30 сентября 2003 года бухгалтер должен сделать проводки:

Дебет 20 Кредит 60

- учтены оказанные услуги;

Дебет 19 Кредит 60

- учтен НДС по оказанным услугам.

Если документы поступили после того, как вы составили бухгалтерскую отчетность за текущий год, но до ее утверждения общим собранием акционеров (участников) фирмы, исправления вносятся последним числом декабря.

Напомним, что в акционерных обществах открытого и закрытого типа (ОАО и ЗАО) общее собрание проводится в те сроки, которые определены уставом. При этом собрание не может проводиться ранее двух и позднее шести месяцев после окончания года.

В таком же порядке проводится общее собрание в обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Однако в отличие от акционерных обществ у таких фирм собрание не может проводиться позднее четырех месяцев после окончания года.

Возможна ситуация, когда документы поступили до утверждения отчетности общим собранием, но уже после того, как она была сдана в налоговую инспекцию. В этом случае вы должны внести исправления также последним числом декабря и сдать в налоговую инспекцию новый (исправленный) бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках и другие формы отчетности.

Пример 3.

В апреле 2004 года бухгалтер ЗАО "Актив" получил первичные документы, подтверждающие факт оказания фирме консультационных услуг. По документам услуги были оказаны в ноябре 2003 года. Устав фирмы предусматривает, что общее собрание акционеров проводится в мае.

В этой ситуации исправления вносятся задним числом, то есть 31 декабря 2003 года. Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:

Дебет 26 Кредит 60

- учтены оказанные услуги;

Дебет 19 Кредит 60

- учтен НДС по оказанным услугам.

Так как отчетность за 2003 год уже сдана в налоговую инспекцию, бухгалтеру "Актива" следует представить налоговикам новые формы бухгалтерской отчетности.

Чтобы не вносить исправления в уже сданную отчетность, можно посоветовать бухгалтеру попридержать поступившие документы до ее утверждения общим собранием. Дело в том, что если документы получены после утверждения отчетности, то все исправления вносятся в текущем периоде (то есть в том месяце, когда документы поступили). В этой ситуации затраты включают в состав внереализационных расходов как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году (счет 91).

Обратите внимание: сумма НДС по выполненным работам (оказанным услугам) производственного характера принимается к вычету в обычном порядке. На каких счетах бухгалтерского учета отражены затраты (счет 20, 25, 26, 44 или 91), значения не имеет.

Пример 4.

В ноябре 2003 года ЗАО "Актив" были оказаны услуги производственного характера. Стоимость услуг - 36 000 руб. (в том числе НДС - 6000 руб.). Услуги оплачивались авансом.

При перечислении денег бухгалтер сделал проводку:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- 36 000 руб. - оплачены услуги.

Первичные документы, подтверждающие факт выполнения услуг, поступили лишь в мае 2004 года. По уставу фирмы общее собрание акционеров проводится в апреле (то есть документы поступили после утверждения бухгалтерской отчетности).

Следовательно, бухгалтеру нужно отразить расходы в мае 2004 года. Для этого в учете делаются записи:

Дебет 91-2 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 30 000 руб. (36 000 - 6000) - отражена в составе внереализационных расходов стоимость услуг;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 6000 руб. - учтен НДС по услугам производственного характера;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 6000 руб. - принята к налоговому вычету сумма НДС по услугам производственного характера.

В заключение отметим, что порядок внесения изменений в бухгалтерскую и налоговую отчетность различается. В налоговой отчетности все исправления вносятся в том периоде, к которому относятся те или иные расходы фирмы. Если этот период определить невозможно, то исправления вносят в текущем отчетном периоде. Подробнее об этом читайте в статье "Ошибка при расчете облагаемой прибыли: как ее исправить", опубликованной в прошлом номере журнала.

Л. Бабина,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2003 г.