Вопрос: Правомерно ли включать в договор транспортной экспедиции следующее условие: "Стороны договорились, что для них, а также для любых третьих сторон копии данного договора, а также любые приложения и дополнительные соглашения к нему, полученные по факсимильной связи с печатями и подписями уполномоченных лиц, являются законным доказательством заключения сделки. Договор, а также любые приложения, и дополнительные соглашения к нему могут быть подписаны уполномоченными лицами как от руки, так и с использованием факсимильного воспроизведения подписи". (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 31, июль 2003 г.)

Правомерно ли включать в договор транспортной экспедиции следующее условие: "Стороны договорились, что для них, а также для любых третьих сторон копии данного договора, а также любые приложения, акты и дополнительные соглашения к нему, полученные по факсимильной связи с печатями и подписями уполномоченных лиц, являются законным доказательством заключения сделки. Настоящий договор, а также любые приложения, акты и дополнительные соглашения к нему могут быть подписаны уполномоченными на то лицами как от руки, так и с использованием факсимильного воспроизведения подписи".

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п.2 ст.160 ГК РФ).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК РФ).

Договор транспортной экспедиции заключается в письменной форме (п.1 ст.802 ГК РФ). При этом специального условия о заключении договора одним документом в главе 41 ГК РФ не содержится.

Статьей 75 АПК РФ, введенного в действие с 1 сентября 2002 года, предусмотрен порядок представления письменных доказательств арбитражному суду. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа (п.1 ст.75 АПК РФ).

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором (п.3 ст.75 АПК РФ).

Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него (п.8 ст.75 АПК РФ).

Анализ норм ГК РФ и АПК РФ позволяет заключить, что гражданское законодательство в принципе допускает составление договора, дополнительных соглашений к нему путем обмена факсимильными сообщениями.

Также допускается применение факсимиле (механического копирования подписи) при заключении договора и соглашений к нему, если, во-первых, это не запрещено каким-либо нормативным правовым актом, а во-вторых, предусмотрено договором.

Надо отметить, что налоговые органы скорее всего будут отказывать в принятии таких документов в качестве подтверждающих для применения ставки НДС 0% вплоть до судебных разбирательств.

В то же время можно привести пример арбитражного решения в пользу налогоплательщика.

Арбитражная практика. Московская налоговая инспекция отказала организации в возмещении "входного" НДС по экспортируемым товарам. Причем одним из поводов для отказа послужило представление факсимильной копии контракта. Однако ФАС Московского округа отклонил довод кассационной жалобы о ненадлежащем оформлении копии контракта. По мнению суда, представление факсимильной копии контракта налоговым законодательством не запрещено (постановление ФАС Московского округа от 26 февраля 2003 г. N КА-А40/685-03).

Суды совершенно нормально относятся к факсимильному заключению договоров (проведению сделок, оформленных обменом документов по факсу). В то же время судебная практика содержит много дел, возникших благодаря такой форме подписания договора. Стороны договора зачастую представляют в суд факсимильные копии одного и того же договора, содержащие различия. При этом, как указано в постановлении ФАС Московского округа от 19 февраля 2003 г. N КГ-А40/412-03, "противоречия между нетождественными копиями документов, представленными сторонами, должны устраняться путем передачи в суд самого подлинного документа".

Обратите внимание! Выбрав факсимильный способ выполнения письменной формы договора, стороны должны выполнить буквально требование п.2 ст.434 ГК РФ. Напомним еще раз: "Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору".

Вот что говорится в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. N КГ-А40/6516-02: "В качестве доказательства факта заключения договора истцом была представлена электрофотографическая копия документа, выполненного на факсимильном аппарате. Положив в основу своего решения указанный документ, суды не учли, что основным реквизитом в данном случае является строка, которая должна быть расположена в верхней части принятого документа, позволяющая идентифицировать передающий аппарат и содержащиеся реквизиты: наименование передающей организации, дата и время передачи, номер телефона и номер страниц".

Факсимильный аппарат, передавая сообщение, ставит в верхней части листа данные, введенные его владельцем. Именно эта строка позволит достоверно установить, от кого и когда прислан факс. В этой связи отправлять подписанные приложения к договору стороны должны исключительно со своих аппаратов. Разумеется, служебная строка должна быть активирована и данные в нее должны быть введены.

Все сказанное выше к актам (или отчетам экспедитора, утвержденным клиентом) должно применяться с учетом норм бухгалтерского законодательства, поскольку указанные документы являются первичными учетными документами.

Согласно ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в числе обязательных реквизитов первичного учетного документа должны быть личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также наименования должностей указанных лиц.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п.4 ст.9 Закона N 129-ФЗ).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (п.5 ст.9 Закона N 129-ФЗ).

Таким образом, бухгалтерское законодательство пока не предусматривает в отношении первичных учетных документов возможности обмена ими с использованием факсимильной или иной электронной связи и факсимиле подписи. Иначе говоря, к бухгалтерскому учету должны приниматься документы, имеющие "живую" подпись живых ответственных лиц.

Доверяющие друг другу партнеры практикуют схему отсылки заказчику (клиенту) двух экземпляров актов (подписанных исполнителем) по почте заказным письмом. Потом заказчик таким же путем возвращает один экземпляр уже со своей подписью и в тот же день копию почтового квитка пересылает по факсу партнеру. При этом рядом со своими подписями стороны могут поставить предварительно согласованные даты подписания.

Другая схема предусматривает отправление акта партнеру на подпись по электронной почте (Интернету). Потом оба партнера одновременно высылают друг другу заказными письмами подписанный ими документ и в тот же день обмениваются по факсу копиями почтовых квитков.

И. Макалкин,

эксперт "ЭЖ Вопрос-ответ"

1 июля 2003 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 31, июль 2003 г.