Внутрифирменные законы (С. Матвеева, "Расчет", N 4, апрель 2004 г.)

Внутрифирменные законы

     Штат...                                                             

     ...и его оклад                                                      

     Трудовой распорядок и его двойник                                   

     Родился, женился, работал                                           

Трудовой кодекс обязывает фирму строить отношения с работником по определенным правилам.

Их закрепляют в специальных документах фирмы (локальных нормативных актах), о которых говорили на одном из семинаров, где побывала наш эксперт Светлана Матвеева.

- С помощью локальных нормативных актов вы привязываете Трудовой кодекс к специфике своей фирмы, - начала семинар профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Валентина Андреева. - Ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка нет конкретных фамилий, только должности и общие нормы.

Некоторые из этих документов прямо предусмотрены кодексом, и за их отсутствие придется платить штраф. Другие (например, должностная инструкция) формально необязательны, но "в жизни" без них обойтись сложно. Так или иначе по статье 68 Трудового кодекса фирма обязана ознакомить с ними каждого нового работника.

Штат...

Среди обязательных локальных нормативных актов особое место занимает штатное расписание.

- В идеале его нужно составить еще до того, как вы начали принимать на работу сотрудников, - отметила лектор. - Человека нельзя брать на должность, если ее нет в штатном расписании. Директор, бухгалтер, юрист и кадровик должны заранее решить, сколько человек и на какие должности нужны каждому подразделению фирмы.

Для штатного расписания Госкомстат еще в 2001 году разработал унифицированную форму N Т-3 (она есть в постановлении Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26). Трудовые инспекции считают ее обязательной. По мнению Валентины Андреевой, она носит рекомендательный характер. Но проще заполнить эту форму, чем при проверке цитировать инспектору нормы Конституции и кричать о своей правоте.

Как и в любой унифицированный бланк, в штатное расписание можно добавлять новые графы. А вот удалять из формы ничего нельзя.

Штатное расписание - документ не кадровый, а экономический. Поэтому составлять его должны не кадровики (у них хранится лишь его копия), а начальники отделов. Они же этот документ и подписывают.

- Утвердить штатное расписание теперь можно только через приказ, - поделилась со слушателями Валентина Андреева. - Он относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу. Поэтому его оригинал хранится у секретаря, а копия - у кадровика в специальной папке "Приказы по основной деятельности. Копии". На самом штатном расписании будет безличный гриф "Утверждено приказом...".

- Как часто можно менять штатное расписание? - задала вопрос одна из слушательниц. - Мы работаем недавно, поэтому не смогли предусмотреть все нужные должности.

- Меняйте хоть каждый день, - ответила лектор. - Это раньше его составляли на год, а теперь утверждают на определенную дату. Например, на 15 апреля 2004 года. Издаете приказ о введении новых должностей или создании подразделений. Если изменений немного, перечисляете их в приказе, а само расписание не меняете. При большом количестве дополнений и поправок в приказе пишут: "Утвердить новое штатное расписание на такое-то число", - и расписание оформляют заново.

...и его оклад

В графе "Количество штатных единиц" штатного расписания не обязательно должно стоять круглое число. Если вам нужен специалист по совместительству, то можно написать, например, 3,75 или 0,5. А вот "вилки" окладов незаконны. Конституция гарантирует работнику равную оплату за равный труд. Первый критерий, по которому определяют, равный труд или нет, - это должность. Поэтому у двух экономистов или у двух инженеров на одной фирме не может быть разных окладов.

- Это не значит, что они будут получать одинаковую зарплату, - пояснила лектор. - Оклад дают за должность, зарплату - за труд. Поэтому за графой "Оклад" и следуют графы "Надбавки" (за работу в выходные, за командировки, за выслугу лет и т.д.).

Конечно, если единственным нарушением, которое обнаружит трудовой инспектор при проверке, будут "вилки" окладов, штрафовать он вас не станет. Но в своем предписании обязательно укажет, что фирма должна привести этот документ в порядок: указать точные суммы окладов.

Мы поинтересовались, можно ли снять с работника установленные ему когда-то надбавки. Оказалось, сделать это не так просто. Надбавка входит в систему оплаты труда, а по статье 57 Трудового кодекса это существенное условие труда. Об изменении таких условий работника нужно предупреждать за два месяца.

Условия получения надбавок, премий и других выплат нужно перечислить в другом локальном акте - положении об оплате труда. Главный бухгалтер или начальник кадровой службы составляет его в произвольной форме, а директор - утверждает.

Кто-то озвучил вопрос о том, можно ли принять на полную ставку студента дневного отделения.

- Можно, - ответила Валентина Андреева. - Для вас есть только одно препятствие - его профессионализм. Если его знания вас устраивают, все в порядке. Теперь время учебы даже не вносят в трудовую книжку.

Трудовой распорядок и его двойник

По словам Валентины Андреевой, трудовые инспекторы с особым рвением проверяют такой локальный нормативный акт, как правила внутреннего трудового распорядка.

- А все потому, - объяснила она, - что в этом документе нужно показать специфику работы вашей фирмы, не отклоняясь при этом от Трудового кодекса. А этого не так просто добиться. Например, вы пишете: "Работник имеет право разбить свой отпуск на три части". С какой стати? В кодексе количество частей отпуска не ограничено. Или: "Сотрудник, принятый с испытательным сроком, в период его прохождения не получает надбавок". С чего бы это? Он имеет на них право с первого дня своей работы. Ваша специфика привела к ущемлению прав работника.

Отклонения от норм не всегда будут нарушением. Например, вы указываете, что работнику, который поступает на работу впервые, фирма выдает трудовую книжку бесплатно. Это отклонение от инструкции по ведению трудовых книжек, где сказано, что сотрудник должен заплатить за бланк трудовой книжки. Но это отклонение положительное, в пользу работника. Штрафовать за это, конечно, не будут.

- Наш директор считает правила трудового распорядка документом внутреннего пользования, к которому работники не должны иметь доступа, - поделился своей проблемой один из кадровиков.

- Штатное расписание еще может быть конфиденциальным документом, правила распорядка - ни в коем случае. Более того, работника обязательно нужно ознакомить с этим документом. По статье 62 Трудового кодекса он даже может потребовать его копию.

В некоторых фирмах, чаще западных, правила внутреннего трудового распорядка подменяют положением о персонале. Валентина Андреева попросила не путать эти документы. Первый обязателен, второй даже не предусмотрен Трудовым кодексом.

- Положение о персонале списано из опыта западных компаний, - сообщила лектор. - К нему больше подходит глава 5 Трудового кодекса о социальном партнерстве. В этом документе можно сказать о решении конфликтов в коллективе, корпоративной культуре, имидже фирмы, манере поведения сотрудников с клиентами и между собой.

Родился, женился, работал

Каждая фирма должна разработать локальные нормативные акты о защите персональных данных работников. Устраиваясь на работу, человек сообщает о себе очень много. Более того, мы знаем, сколько он будет у нас получать. Чтобы эти сведения нельзя было использовать против него, Трудовой кодекс обязывает фирму не только защищать персональные данные сотрудника, но и в специальном документе указать, как она будет это делать.

Валентина Андреева посоветовала составить положение (инструкцию, правила) о защите персональных данных. Укажите в нем, какие сведения относятся к персональным, кто их собирает и с ними работает. Обязательно нужно обозначить, кто из "людей с улицы" имеет доступ к вашим данным.

- В пункте 3 статьи 86 кодекса сказано, что все сведения о работнике можно получать только у него самого, - напомнила лектор. - А если нужно получить их у третьей стороны, сделать это можно только с согласия работника. Для удобства некоторые компании в трудовой договор с сотрудником добавляют пункт "Не возражаю против получения сведений обо мне...", куда он вписывает названия фирм, в которых раньше работал.

Если вам позвонили, чтобы узнать что-то о вашем бывшем сотруднике, скажите, что любые рекомендательные письма и отзывы вы даете только по письменному запросу. К нему должно быть приложено заявление этого человека со словами: "Прошу сообщить обо мне такие-то сведения фирме такой-то, в которой я работаю в настоящее время". В противном случае он запросто подаст на вас в суд и будет прав.

Обязательства о неразглашении должен подписать каждый, кто имеет доступ к персональным данным (бухгалтер, кассир, кадровик и т.д.). В противном случае, если работник вдруг подаст на вас в суд, отвечать за разглашение персональных сведений о нем будет только фирма. Суд вряд ли переложит вину на человека, который не смог эти данные сохранить.

Благодарим за помощь в подготовке материала организатора семинара - компанию "Стар Персонал"

С. Матвеева,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 4, апрель 2004 г.