Эффективный учет... в розничной торговле (К. Артемьев, "Московский бухгалтер", N 4, апрель 2004 г.)

Эффективный учет... в розничной торговле

     Книги, книги, книги...                                              

     Самая главная книга                                                 

     А сложно ли?                                                        

     Кадры                                                               

В Москве большинство предпринимателей занимаются розничной торговлей. Главная проблема для них - построить учет своих доходов и расходов так, чтобы он отвечал и требованиям закона, и особенностям каждого индивидуала, да к тому же с минимумом бумаг.

Если театр начинается с вешалки, то можно смело сказать, что предпринимательскую деятельность стоит начать с постановки учета.

В процессе работы учет может многократно меняться. Однако основной тон нужно задать с самого начала, чтобы потом не пришлось все переделывать.

Бытует мнение, что у всех индивидуалов учет одинаковый. Иначе говоря, есть утвержденные формы, и все, что требуется от предпринимателя, - вписывать свои цифры в графы регистров. Тем не менее формы хоть и есть, но заполнять их можно по-разному. К тому же одни формы вообще не жизнеспособны, другие невозможно заполнить без специальных знаний, коими большинство предпринимателей просто не обладают.

Сам учет у предпринимателя зависит как от вида деятельности, так и от системы налогообложения. Львиная доля столичных индивидуалов занимается розничной торговлей, поэтому вполне логично остановиться именно на них. Что касается системы налогообложения, то при "упрощенке" документально оформить свои доходы и расходы не представляет особого труда. В традиционной же системе все с точностью до наоборот. Поэтому и вопросов у предпринимателей, которые применяют обычную систему налогообложения, возникает гораздо больше.

Итак, давайте посмотрим, как следует построить учет предпринимателю, который занимается розничной торговлей и представляет отчетность по традиционной системе налогообложения.

Книги, книги, книги...

Сразу стоит сказать, что индивидуалы не ведут бухгалтерский учет. Налоговый кодекс предусматривает для предпринимателей упрощенный аналог налогового. Упрощенный он потому, что индивидуалы не платят налог на прибыль, однако учет по налогу на доходы ведут по правилам главы 25 Налогового кодекса.

Для того чтобы определиться, как и куда записывать различные операции, нужно знать, какие налоги платит ПБОЮЛ. В нашем случае предприниматель должен платить и отчитываться по налогу на добавленную стоимость, налогу на доходы и единому социальному налогу.

Для каждого из налогов специалисты из МНС России разработали специальные книги и карточки (см. вставку). Однако заполнять все вовсе необязательно.

Прежде всего все поступления от розницы индивидуалы должны отражать в книге кассира - операциониста. Каждый предприниматель, который торгует на территории столицы, обязан иметь кассовый аппарат (за исключением отдельных видов деятельности, например, розничной продажи периодики*(1)) и вести книгу кассира - операциониста.

Этот журнал необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции одновременно с постановкой на учет кассового аппарата. Ежедневно индивидуал должен снимать Z-отчет с кассы и переносить информацию в книгу. В целом данные о доходах предпринимателя, осуществляющего розничную торговлю, и будут основываться на ежедневной информации по кассе. Естественно, при условии, что никаких других поступлений не будет.

Самая главная книга

Каждый предприниматель обязан вести Книгу учета доходов и расходов, которую главные налоговики страны совместно с Минфином России разработали еще в середине 2002 года*(2). Однако индивидуалы не обязаны использовать именно эту форму.

Скажем прямо, большая часть разделов книги в розничной торговле попросту не нужна. Ведь регистр, который разрабатывали налоговики и минфиновцы, по идее должен подходить и производителям, и оптовым продавцам, и тем, кто торгует в розницу.

Этакая книга на все случаи жизни. Примерно так она выглядит в приказе. Однако на самом деле книга подходит исключительно тем, кто занимается производством.

Тот вариант, который продается в многочисленных магазинах, вряд ли подойдет тем, кто занимается торговлей.

В части 3 пункта 7 приказа сказано, что в случае необходимости предприниматели могут разработать свой вариант книги. Единственное ограничение - учет нужно вести по видам товаров. Так, из раздела I ни одна из таблиц не подходит. Остальные разделы можно использовать, если возникнет такая необходимость.

Для розничной торговли сформировать книгу можно так: титульный лист, сведения об индивидуальном предпринимателе, содержание, 12 листов разработанной таблицы (см. вставку), а также по одному листу разделов II-VI.

Все листы индивидуал должен скрепить, пронумеровать и прошить, а затем завизировать в налоговой инспекции. Таким образом предприниматель сформирует книгу, которая будет подходить именно для розничной торговли.

Как уже было сказано выше, вести учет следует по видам товаров. Иначе говоря, после того как индивидуал получит товар и соответствующие документы (накладную, счет-фактуру, квитанцию), нужно заполнить "Таблицу учета приобретенных товаров" по каждому наименованию.

В других таблицах раздела I нужно отражать все, что происходит с товаром в течение месяца (продажу, выбытие). Если предприниматель не продал в течение месяца весь закупленный товар, то он должен вывести остатки и перенести их в следующий. Прямые расходы (на приобретение товара) индивидуалы списывают по мере реализации. Чтобы рассчитать сумму налоговых вычетов по НДФЛ, доходы и расходы также нужно определять помесячно.

Все прочие издержки (арендные и коммунальные платежи, расходы на ремонт и т.д.) предприниматель полностью списывает в том месяце, в котором он их оплатил.

Остальные затраты (амортизацию основных средств, нематериальных активов, расходы на оплату труда) следует отражать в разделах II-VI книги учета по утвержденной форме.

В самом конце книги приведен итоговый лист. Здесь предприниматели должны отразить годовые показатели, а затем перенести их в декларации по налогу на доходы и по единому социальному налогу. Стоит обратить внимание на то, что, несмотря на схожесть методики подсчета налоговой базы по ЕСН и НДФЛ, сама база по этим налогам будет разной. Дело в том, что при подсчете НДФЛ в состав расходов индивидуалы включают уплаченный в течение года ЕСН. И соответственно при расчете ЕСН издержки нужно увеличить на фактически уплаченный НДФЛ. Также разница в облагаемой базе по этим двум налогам может возникнуть из-за того, что по НДФЛ предприниматель имеет право на различные вычеты. В частности, на обучение (в том числе на специальных бухгалтерских курсах), лечение, а также на покупку квартиры или строительство дома.

Стоит отметить, что помимо прочего индивидуалы должны платить взносы на обязательное пенсионное страхование. Они составляют 150 рублей в месяц или 1800 рублей в год. Никакой специальный учет по этим платежам вести не нужно. Однако уплаченные взносы на основании квитанций можно включить в расходы и отразить в "Таблице учета иных материальных расходов".

А сложно ли?

Помимо НДФЛ и ЕСН предприниматели являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Учет по НДС у предпринимателей не отличается от учета в компаниях. Причем в отличие от НДФЛ по налогу на добавленную стоимость ПБОЮЛ могут выбрать как метод начисления, так и кассовый метод. Однако индивидуалы не сдают в налоговую инспекцию учетную политику, поэтому закрепить выбранный метод нужно письменным заявлением в ИМНС.

Предприниматели должны вести несколько книг, в которых следует отражать данные из полученных и выставленных счетов-фактур. Поскольку при розничной торговле индивидуалы не оформляют счета-фактуры, в книгу продаж можно поденно записывать данные по кассе. Однако такой вариант подходит тем, кто продает товары, облагаемые только одной ставкой. Если индивидуал реализует продукцию, которая облагается как ставкой 18 процентов, так и ставкой 10 процентов, он должен вести раздельный учет.

Заводить для этого специальный регистр вовсе необязательно. Все эти показатели есть в Книге учета доходов и расходов как раз по видам товаров. Поэтому сложностей не возникнет. Единственное, для удобства подсчетов в "Таблицу учета доходов" можно включить графу "Ставка НДС".

Книгу покупок индивидуалы заполняют на основании полученных счетов-фактур. Правда, сложность состоит в том, что иногда у предпринимателей нет счетов-фактур. В такой ситуации покупку можно включить в книгу лишь на основании документов, где выделен НДС и указана его ставка (например, договор и квитанция на оплату, справка с выделенной суммой НДС и т.д.). Если налоговики откажутся принять этот НДС к вычету, то можно обратиться в суд. В таких ситуациях суды чаще всего поддерживают налогоплательщиков (см. "Арбитраж" в "Московском бухгалтере" N 3 за 2004 год).

Также существуют еще две книги по НДС, точнее, два журнала - полученных и выставленных счетов-фактур. Большинство фирм и предпринимателей эти журналы не ведут. Эти книги дублируют данные двух предыдущих регистров, а налоговики их проверяют в исключительных случаях (например, при освобождении от НДС по ст.145 НК РФ или при возмещении экспортного НДС).

Как мы уже говорили, при розничной торговле предприниматели не оформляют счета-фактуры. За исключением отдельных случаев, например при продаже имущества. Поэтому журнал учета выставленных счетов-фактур будет пустым и заводить его необязательно.

Журнал полученных счетов-фактур также можно не вести. Ведь все эти данные есть в книге продаж. В этой же книге можно присваивать внутренние номера документам.

Кадры

На тонкостях кадрового учета у предпринимателя останавливаться не будем. Отметим только, что индивидуалы не имеют права делать записи в трудовой книжке, а прием на работу и увольнение оформляют приказами.

Налоговый учет за наемный персонал сводится к заполнению раздела V Книги учета доходов и расходов, а также к оформлению налоговых карточек по НДФЛ*(3) и ЕСН*(4). Кстати, отдельную карточку нужно заводить на каждого работника.

Честно говоря, карточки в большинстве случаев просто не нужны. Инспекторы требуют их редко, в основном когда проводят выездную проверку. А данные, которые содержатся в этих документах, - дублирующие. Поэтому от ведения карточек вполне можно отказаться. Ответственность за это в Налоговом кодексе не предусмотрена.

Шесть книг для предпринимателя:

Книга	Содержание	Для чего нужна
Книга учета дохо- дов и расходов	Все операции отражаются на ос- новании первичных документов	Данные необходимые для расчета налога на доходы и единого со- циального налога
Книга покупок	Данные выставленных счетов- фактур. Фактически дублируется инфор- мация из счета-фактуры	Применяется для рас- чета НДС
Книга продаж	Данные полученных счетов-фак- тур. Фактически дублирует информа- цию из полученных документов	Применяется для рас- чета НДС
Журнал полученных счетов-фактур	Книга для регистрации (при- сваивается номер) полученных счетов-фактур	Применяется для рас- чета НДС
Журнал выставлен- ных счетов-фактур	В книге регистрируются (при- сваивается номер) выставленные счета-фактуры	Применяется для рас- чета НДС
Книга кассира-опе- рациониста	Дублирует данные кассового ап- парата	-

Таблица 1 учета приобретенных товаров

N п / п	Дата операции	Но- мер до- ку- мен- та	N пар- тии	Наи- мено- вание прио- бре- тен- ных това- ров	Еди- ница из- ме- ре- ния	Цена едини- цы товара		Общая стоимость товара				Про- дано (ко- во)	Вы- было (ко- ли- чест- во)
								ко- ли- че- ство	стои- мость без НДС	сумма НДС, упла- чен- ная пос- тав- щику	цена с НДС
						без НДС	с НДС
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
1	01.04.04	235	6	курт- ка арт. 18	шт.	7000	8260	30	210000	37800	247800	75	3
2	01.04.04	235	6	паль- то арт. 135	шт.	72000	14160	10	720000	27600	747600	3	0
Итого за месяц				Х	X	19000	22420	40	330000	59400	389400	18	3

Таблица 2 учета выбывшего товара

N п/п	Дата опе- рации	Номер акта	Наимено- вание товара	Причина выбытия	Общая стоимость товара
					количе- ство	стои- мость без НДС	сумма НДС	цена с НДС
1	2	3	4	5	6	7	8	9
7	77.04.2004	/	куртка арт. 18	порча	3	27000	3780	24780
Итого за месяц			X	X	3	21 000	3780	24780

Таблица 3 учета иных материальных расходов

N п/п	Дата опе- рации	Номер доку- мента	Наименование, приобретенных товаров (работ, услуг)	Общая стоимость товара
				количе- ство	стои- мость без НДС	сумма НДС	цена с НДС
1	2	3	4	5	6	7	8
1	10.04.2004	12	ком. платежи	1 мес.	1450	-	1450
2	27.04.2004	896	ремонт кассы	-	5420	976	6396
3	30.04.2004	1475	аренда	1 мес.	14000	2520	16520
Итого за месяц				X	20870	3496	24366

Таблица 4 учета доходов

N п / п	Дата операции	Номер доку- мента	N пар- тии	Наиме- нование продан- ных то- варов	Еди- ница изме- рения	Цена единицы товара		Общая стоимость товара
								ко- ли- че- ство	стои- мость без НДС	сумма НДС, упла- чен- ная пос- тав- щику	цена с НДС
						без НДС	с НДС
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	07.04.04	16	6	куртка арт. 18	шт.	/0000	11800	5	50000	9000	59000
2	12.04.04	17	6	пальто арт. 135	шт.	/5000	17700	3	45000	8/00	53/00
3	14.04.04	18	6	куртка арт. 18	шт.	/0000	11800	4	40000	7200	47200
4	23.04.04	19	6	куртка арт. 18	шт.	10000	11800	7	70000	12600	82600
Итого за месяц					X	X	X	19	205000	36900	241900

К. Артемьев

"Московский бухгалтер", N 4, апрель 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пункт 3 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ.

*(2) Приказ Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. N 86н/БГ-3-04/430.

*(3) Приказ МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583.

*(4) Приказ МНС России от 21 февраля 2002 г. N БГ-3-05/91.