Практическое использование и защита от подделки печати предприятия (В.В. Худолеев, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2004 г.)

Практическое использование и защита
от подделки печати предприятия

Печать предприятия - это устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу. Основная цель наличия печати заключается в том, чтобы защитить документы предприятия от подделки.

Печати бывают следующих видов:

1) по форме: круглые, овальные, квадратные, прямоугольные и треугольные. Отметим, что под печатью предприятия в российской практике, как правило, понимается круглая печать;

2) по формату клише: простые и наборные. Простые печати - это печати с неизменным клише. К наборным печатям относятся печати, клише которых собрано из отдельных элементов (знаков и рисунков), которые можно заменить или перегруппировать;

3) по типу оснастки: ручные и автоматические. Ручными печатями считаются те печати, которые отделены от штемпельной подушки и работают только после промакивания ими штемпельной подушки; автоматическими - печати, совмещенные со штемпельной подушкой и оставляющие оттиск на бумаге после нажатия на подвижную часть печати;

4) по способу изготовления: изготовленные фотополимерным способом или методом лазерной гравировки. Отметим, что существуют и иные способы изготовления печатей предприятий, но на практике они используются очень редко;

5) по типу защиты:

обычная печать. Обычная печать не защищена специальными средствами защиты;

печать со скрытым изображением. Печать со скрытым изображением содержит сложный графический узор, выполненный с помощью лазерной техники и неразличимый невооруженным глазом. В таких печатях изображение становится видимым только при наложении на оттиск специальной изготовленной вместе с печатью интерференционной сетки;

печать с контрольными метками. Печать с контрольными метками - это печать с "брызгами", "кляксами", "непропечатками", деформациями рисунка, растровыми точками, специально размещенными на клише печати в местах, известных владельцу печати;

печать с невидимым изображением. Печать с невидимым изображением - это печать, имеющая на клише элемент, который при печати оставляет невидимый отпечаток специальной краской. Такой отпечаток становится видимым только в свете специальной лампы, чаще всего ультрафиолетовой лампы детектора валют.

Действующим законодательством регламентирован только порядок изготовления и применения печатей с изображением государственного герба Российской Федерации. Это означает, что предприятия и организации, которые не имеют права на печать с изображением государственного герба Российской Федерации, могут изготавливать и применять печати в порядке, определяемом уставом или приказом (распоряжением) руководства этих предприятий и организаций (см., в частности, письмо Минфина РФ от 26 мая 1998 г. N 04-03-11).

Отметим, что хорошая защита самой печати не является стопроцентной гарантией того, что документы предприятия не будут фальсифицированы. Большую практическую значимость играет порядок использования печати на предприятии, то есть то как, когда и какими лицами используется печать на предприятии. Дело в том, что даже хорошо защищенная печать не явится препятствием к подделке документов предприятия, если она лежит в общедоступном месте, например, на столе в секретариате предприятия. Еще больше усложняет ситуацию хождение на предприятии пустых бланков с оттиском печати предприятия, что оправдывается удобством и скоростью составления и подписания документов. Нередко такое пренебрежительное отношение к печати оборачивается большой бедой для предприятия: появляются поддельные договора, первичные документы, письма и т.д.

Форма печати и ее реквизиты (наименование предприятия, логотип, ИНН, ОГРН и прочее) для предприятий, не имеющих права использовать изображение государственного герба Российской Федерации законодательно не установлены. Теоретически это означает, что предприятие может самостоятельно определять форму и реквизиты печати. Однако на практике используются круглые печати с обязательным указанием наименования предприятия, его организационно-правовой формы и местонахождения. Кроме того, рекомендуем добавить к реквизитам, указанным на печати ИНН и основной государственный регистрационный номер ОГРН.

Для наиболее оптимального использования печати на предприятии рекомендуем разделить всю документацию на несколько больших функциональных блоков и заказать для каждого из блоков свою индивидуальную печать, а печать предприятия использовать только для финансовых документов, отчетности и нетиповых договоров.

Так, например, рекомендуем выделить следующие блоки документов, скреплять которые необходимо разными печатями:

1. Договора - печать "Для договоров";

2. Документы кадровой службы - печать "Отдел кадров";

3. Счета на оплату - печать "Для счетов";

4. Счета-фактуры - печать "Для счетов-фактур";

5. Накладные - печать "Для накладных" и т.д.

Кроме того, на предприятии необходимо определить порядок использования печатей должностными лицами. Для этого, как правило, выпускается внутренний организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение) закрепляющий те или иные печати за конкретными должностными лицами или подразделениями предприятия.

Печати с изображением государственного
герба Российской Федерации

Согласно статье 10 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации" порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.

На основании пункта 1 постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации" право на изготовление печати с изображением государственного герба Российской Федерации имеют:

федеральные органы государственной власти;

государственные органы, организации и учреждения, наделенные отдельными государственно - властными полномочиями;

органы, организации и учреждения независимо от формы собственности, наделенные отдельными государственно - властными полномочиями.

Так, например, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июля 2002 г. N 767 "Об использовании государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" государственный герб Российской Федерации помещается на печатях нотариусов.

Требования к печатям с изображением государственного герба Российской Федерации установлены ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (далее по тексту - ГОСТ), вступившим в силу с 1 января 2004 года.

К основным требованиям относятся:

1) форма печати должна быть круглая, размером от 40(+1) мм до 45(-1) мм (пункт 3.2 ГОСТ);

2) наличие основного государственного регистрационного номера ОГРН предприятия (пункт 3.5 ГОСТ). Это подтверждается также и письмом МНС РФ от 27 июня 2002 г. N БГ-15-09/512 "О применении ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации";

3) наличие идентификационного налогового номера ИНН предприятия (пункт 3.4 ГОСТ).

Регистрация печатей в реестре печатей г.Москвы

Законодательство субъектов Российской Федерации предусматривает особенности порядка применения печатей предприятий. Так, согласно пункту 2.2 Временных правил изготовления и оснований для уничтожения печатей и штампов на территории г.Москвы, утвержденных распоряжением мэра Москвы от 25 августа 1998 г. N 843-РМ "О создании в Московской регистрационной палате городского реестра печатей" все юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные Московской регистрационной палатой либо внесенные в Московский регистрационный реестр, должны регистрировать свои печати и штампы в городском реестре печатей.

Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей" Министерство Российской Федерации по налогам и сборам является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим начиная; с 1 июля 2002 г. государственную регистрацию юридических лиц, с 1 января 2004 г. - государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, а также государственную регистрацию крестьянских (фермерских) хозяйств.

Учитывая вышесказанное, а также тот факт, что в настоящий момент после перерегистрации не осталось предприятий и организаций зарегистрированных Московской регистрационной палатой либо внесенных в Московский регистрационный реестр, регистрация печатей и штампов в городском реестре печатей г.Москвы не является обязательной.

В.В. Худолеев

"Консультант бухгалтера", N 3, март 2004 г.