Оброк с автокомпенсации (Ю. Савицкая, "Расчет", N 8, август 2004 г.)

Оброк с автокомпенсации

Требованием удерживать НДФЛ с той части компенсации за использование личного транспорта, которая превышает установленные правительством нормы, налоговики уже не ограничиваются. Для того чтобы заставить фирму перечислить налог со всей суммы компенсации, а заодно и исключить ее из расчета налога на прибыль, они выдумали новые правила.

Загадочные нормы

Если сотрудник использует с согласия работодателя и в его интересах личный автомобиль, то он вправе рассчитывать на компенсацию (ст. 188 ТК).

Все виды компенсаций освобождены от НДФЛ в пределах норм, установленных "в соответствии с законодательством" (п. 3 ст. 217 НК).

У компенсаций за использование в работе личного транспорта нормы есть. Они установлены в постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92. Например, для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. сантиметров компенсация составляет 1500 рублей в месяц, для остальных автомобилей - 1200 рублей в месяц.

Эти нормы предназначены для расчета налога на прибыль. Именно так сказано в самом постановлении правительства. При этом в Налоговом кодексе не предусмотрено, что какие-либо нормы, установленные для одного налога, можно использовать для расчета другого.

Получается, что нормы для компенсаций за использование личного транспорта, которые бы имели отношение к НДФЛ, налоговым законодательством не установлены. Раз так, обратимся к трудовому - об обязанности фирм платить компенсацию сотруднику, эксплуатирующему свой автомобиль в рабочих целях, говорит именно оно.

В статье 188 Трудового кодекса сказано, что размер компенсации за использование личного транспорта определяют фирма и сотрудник в письменном соглашении. Выходит, эта сумма и будет той самой нормой, которая установлена, как того требует статья 217 Налогового кодекса, "в соответствии с законодательством". Поэтому налог на доходы платить не надо со всей суммы компенсации.

Аргументы против

Налоговики придерживаются прямо противоположного мнения (последний раз МНС его подтвердило письмом от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419). Они считают, что на все суммы, которые вы выплатили сотрудникам в качестве компенсации сверх установленных правительством норм, надо начислять НДФЛ. К сожалению, точку зрения налоговиков поддерживают в Минфине (письмо от 20 октября 2003 г. N 04-04-06/191).

Некоторые проверяющие понимают, что использовать "правительственные" нормы по меньшей мере нелогично. Но они не унывают и предписывают фирмам рассчитывать НДФЛ с компенсаций исходя из норм, установленных фактически уже недействующим приказом Минфина от 4 февраля 2000 г. N 16н. Дело в том, что в нем не сказано, что эти нормы предназначены исключительно для налога на прибыль, что якобы позволяет учитывать их при расчете НДФЛ.

Правда, мнение судей иное. Они считают, что нормы ни правительства, ни Минфина в целях расчета НДФЛ применять нельзя (например, постановление ФАС Уральского округа от 26 января 2004 г. N Ф09-5007/03-АК). По мнению арбитров, вся установленная фирмой и ее работником в письменном соглашении сумма компенсации не облагается налогом.

К сожалению, это далеко не единственная проблема, с которой столкнется бухгалтер, выдавая сотрудникам компенсации. Налоговики полагают, что нормативная сумма компенсации уже включает в себя расходы на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт автомобиля. Тем самым чиновники полностью игнорируют статью 188 Трудового кодекса. В ней установлено, что фирма обязана выплачивать сотруднику не только компенсацию за использование личного транспорта, но и отдельно возместить расходы, связанные с таким использованием, то есть на бензин, обслуживание, ремонт и т.д.

Очень важный документ

Еще одним камнем преткновения стали документы, которые должен представить сотрудник фирмы в бухгалтерию, чтобы получить компенсации.

Налоговики уверяют, что это копия техпаспорта, заверенного у нотариуса, и путевые листы, в которых работник вел учет служебных поездок (о том, как правильно заполнить путевой лист, "Расчет" писал в июльском номере на стр. 100).

Копия техпаспорта необходима, чтобы подтвердить наличие автомобиля у сотрудника. Если работник ездит на автомобиле по доверенности, он должен принести ее заверенную копию.

А вот для чего налоговики требуют путевые листы, непонятно. Дело в том, что на основании путевого листа начисляют зарплату водителю (постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78). Кроме того, путевой лист подтверждает расходы на бензин, которые учитывает фирма при расчете налога на прибыль, по собственным автомобилям.

Автомобиль сотрудника к фирме никакого отношения не имеет, а сам работник водителем не является. Для учета компенсации информация путевого листа не имеет никакого значения: показания спидометра и расход топлива на ее фиксированную величину не влияют.

Начисляют компенсационные выплаты на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество работника, который получает компенсацию, ее сумму и обосновывают необходимость выплаты.

Несмотря на эти доводы налоговики требуют путевые листы. В случае их отсутствия проверяющие могут начислить НДФЛ уже на всю сумму выплат, а не на ту их часть, которая находится в пределах мнимых налоговиками норм. Кроме того, инспекторы исключат компенсацию из расходов при расчете налога на прибыль - как не подтвержденную документально.

Чтобы с ними не спорить, но в то же время особенно не утруждаться, в некоторых фирмах оформляют путевые листы на каждый месяц. Однако это не выход из ситуации: настоящий путевой лист надо составлять на каждый день.

Если вы решили не вступать с проверяющими в конфронтацию, делайте все по правилам. Если же вы готовы с ними поспорить, то достаточно оформить приказ руководителя.

Пример

Менеджеру ООО "Пассив" Иванову в июле 2004 года назначена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

В соответствии с приказом руководителя сумма компенсации равна 3000 руб. в месяц. Объем двигателя машины составляет 1500 куб. см.

Так как объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см, то норма для компенсации равна 1200 руб. в месяц. Эта сумма уменьшает облагаемую налогом прибыль.

Со сверхнормативной суммы компенсации, назначенной работнику, бухгалтер "Пассива" решил НДФЛ не платить.

В таком случае бухгалтер сделает в учете следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 70

- 3000 руб. - начислена компенсация за использование автомобиля в служебных целях;

Дебет 70 Кредит 50

- 3000 руб. - выдана компенсация за использование автомобиля.

При расчете налога на прибыль он учтет в составе расходов 1200 руб.

В том случае, если бухгалтер не решится спорить с налоговиками, в учете будут сделаны записи:

Дебет 44 Кредит 70

- 3000 руб. - начислена компенсация за использование автомобиля в служебных целях;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 234 руб. ((3000 руб. - 1200 руб.) х 13%) - начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50

- 2766 руб. - выдана компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Совет

Вы можете уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации только после того, как выплатите ее работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК). Поэтому сумму, которая причитается сотруднику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Ю. Савицкая,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 8, август 2004 г.