Ремонтирует арендатор (О. Грановский, "Расчет", N 8, август 2004 г.)

Ремонтирует арендатор

При расчете налога на прибыль фирма может учесть затраты на ремонт арендуемого помещения или здания. Но только в том случае, если налоговики признают эти расходы обоснованными. Об обосновании лучше позаботиться заранее.

Далеко не каждая фирма, начиная деятельность, имеет свое помещение. На начальном этапе работы (а иногда и на протяжении всей своей "жизни") офис, склад и прочие помещения и здания фирма берет в аренду.

Договор аренды подразумевает, что фирма - арендатор будет поддерживать арендованное имущество в исправном состоянии. Возникают вопросы: какой ремонт она обязана производить и как отразить эти расходы в учете?

Ответ на первый из них - в статье 616 Гражданского кодекса. В ней сказано, что текущий ремонт имущества ложится на плечи арендатора, а капитальный - арендодателя. Впрочем, в договоре фирмы могут предусмотреть и иное распределение обязательств по ремонту арендуемого помещения. От условий договора будет зависеть налоговый и бухгалтерский учет расходов на ремонт.

Красим стены, меняем окна

В налоговом учете деньги, истраченные на ремонт основных средств (в том числе и арендованных), можно включить в состав расходов, связанных с производством и реализацией. На это указано в подпункте 2 пункта 1 статьи 253 и в статье 260 Налогового кодекса. Причем арендатор вправе включить в "налоговые" расходы только те затраты на текущий и капитальный ремонт арендованного имущества, которые не возмещает арендодатель (п. 2 ст. 260 НК).

Если фирма применяет метод начисления, расходы на ремонт признают в том периоде, когда они были осуществлены (п. 5 ст. 272 НК). Те, кто применяет кассовый метод, могут учесть их в момент оплаты (п. 3 ст. 273 НК).

Суммы НДС, относящиеся к расходам на ремонт арендованного имущества, можно принять к вычету.

Пример

ЗАО "Актив" арендует у ООО "Пассив" помещение под офис. В договоре аренды указано, что арендатор делает текущий и капитальный ремонт за свой счет. "Актив" заключил договор на ремонт офиса с ООО "Баланс". В договоре указаны следующие работы:

- покраска потолка и стен - 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.);

- частичная замена паркета - 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.);

- установка оконных рам - 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.).

Замену оконных рам бухгалтер "Актива" отнес к капитальному ремонту, остальные работы - к текущему. На основании этого он сделал следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 60

- 65 000 руб. (11 800 - 1800 + 5900 - 900 + 59 000 - 9000) - списаны расходы по проведению ремонта;

Дебет 19 Кредит 60

- 11 700 руб. (1800 + 900 + 9000) - учтен НДС по ремонтным работам;

Дебет 60 Кредит 51

- 76 700 руб. (11 800 + 5900 + 59 000) - оплачены ремонтные работы ООО "Баланс";

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 11 700 руб. - принят к вычету НДС.

Вынужденная мера

Налоговые инспекторы настороженно относятся к любым ремонтным расходам. Поэтому при проверке арендатору наверняка придется доказывать, что за заменой оконных рам и паркета стоит необходимость, а не экономически неоправданная прихоть или желание увеличить сумму "налоговых" расходов фирмы.

Заранее подготовьте доказательства своей правоты. Прежде всего при заключении договора аренды составьте подробный акт приема-передачи помещения. Укажите, в каком состоянии находится основное средство, передаваемое в аренду. После того как составлен акт, поднимите техническую документацию на здание. Из технического паспорта на здание вы можете узнать год его постройки, размеры внутренних перегородок, оконных проемов и т.д. Помимо паспорта на каждое здание ведется технический журнал по эксплуатации. В нем указано, когда и какие ремонт или реконструкция проводились в арендуемом вами офисе. Все это поможет доказать, что ремонт был необходим.

Определяя примерную периодичность капремонта, налоговики могут ориентироваться на приложение 6 к и поныне действующему Положению о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений МДС 13-14.2000 (утверждено постановлением Госстроя СССР от 29 декабря 1973 г. N 279). Предположим, по документам в офисе год назад установлены пластиковые окна. И вдруг фирма - арендатор еще раз меняет оконные рамы. В таком случае любой инспектор захочет уточнить, на каком основании вы это сделали. И если фирма не сможет доказать, что это было необходимо, инспектор наверняка посчитает расходы необоснованными и "вычеркнет" их из расчета налога на прибыль.

Это не реконструкция

Если фирма сделала капитальный ремонт, она должна будет доказать налоговикам, что за ним не стоит реконструкция здания. В противном случае на цену ремонтных работ инспектор увеличит стоимость основного средства. Тогда сразу списать расходы на ремонт не получится - это нужно будет делать постепенно, через амортизацию.

О том, что кроется за словосочетанием "капитальный ремонт", Налоговый кодекс вообще умалчивает. В пункте 2 статьи 257 лишь в общих чертах сказано о реконструкции. Поэтому в споре с налоговиками фирма-арендатор на законных основаниях может ссылаться на определения, используемые в строительстве. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 11 Налогового кодекса.

О том, какие работы относятся к ремонтным, можно узнать из приложений 3 и 8 к упомянутому положению Госстроя. Определение реконструкции вы найдете в строительных нормах ВСН 58-88(р), утвержденных приказом Госкомархитектуры от 23 ноября 1988 г. N 312. Из него следует, что реконструкция - это работы, которые направлены на изменение назначения здания, увеличение его площади и т.д. Получается, что, например, замена оконных проемов не подпадает под это понятие. Значит, перед нами капитальный ремонт, расходы по которому можно списать в полном объеме.

О. Грановский,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 8, август 2004 г.