Глава 6. Порядок подготовки ответов на обращения граждан и снятия их с контроля

Глава 6. Порядок подготовки ответов на обращения граждан и снятия их с контроля

6.1. Ответ на обращение гражданина должен содержать:

- информацию о том, откуда поступило обращение или по чьему поручению рассмотрено;

- информацию по каждому вопросу, если заявитель ставит их несколько в своем обращении;

- данные о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов (с четким указанием, подтвердились ли факты, в случае подтверждения фактов необходимо предоставить информацию о принятых мерах по устранению нарушений);

- аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа в рассмотрении обращения или невозможности решения затрагиваемых вопросов.

6.2. Ответ на обращение готовится исполнителем строго по резолюции руководителя, рассмотревшего обращение, при этом в ответе должны быть даны разъяснения по всем вопросам, поставленным заявителем.

6.3. Ответ заявителю готовится за подписью руководителя, который наложил резолюцию по исполнению конкретного обращения. Исполнитель готовит проект письма-ответа не позднее, чем за 3 дня до окончания установленного срока, представляет его на подпись руководителю.

6.4. Визирование проекта ответа на обращение должно содержать: наименование структурного подразделения, фамилию, телефон и подпись исполнителя, подпись руководителя структурного подразделения.

6.5. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города в соответствии со своими должностными обязанностями проверяют исполненные и подготовленные к отправке документы. В случае неисполнения резолюции руководителя, небрежного оформления или других замечаний, подготовленный проект ответа возвращается исполнителю на доработку без продления срока исполнения документа.

6.6. Ответы на обращения, подписанные главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и направляются заявителям. Регистрация ответов осуществляется в электронной регистрационно-контрольной карточке обращения. Ответам присваивается порядковый номер в пределах данного информационного массива, проставляется дата. Второй экземпляр ответа подшивается к заявлению для формирования дела.

6.7. Ответы на обращения, подписанные руководителем структурного подразделения, подразделения регистрируются в данном структурном подразделении, подразделении сотрудником в соответствии с его должностными обязанностями. Вторые экземпляры ответов с визами исполнителей направляются в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан, информация об исполнении обращений вносится в электронную базу данных и ответы вкладываются в дела.

6.8. Ответы на обращения граждан, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания. Ответы, подлежащие отправке до 18 часов, принимаются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан ежедневно до 15 часов. Ответы, поступившие на регистрацию и отправку после 15 - 00 часов, регистрируются и отправляются на следующий рабочий день.

6.8.1. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, если обращение поступило в письменной форме;

6.8.2. Обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте администрации города;

6.8.3. Гражданину, направившему обращение, которое содержит вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте администрации города, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта администрации города, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

6.9. Обращение гражданина, на которое дан промежуточный ответ, с контроля не снимается, а ставится на дополнительный контроль до выполнения соответствующих мероприятий (не более 30 календарных дней). В этом случае на подлиннике обращения (карточке личного приема) проставляется отметка "продлить контроль".

6.10. Обращение гражданина считается рассмотренным, если автору дан устный или письменный ответ на все поставленные в нем вопросы.

6.11. В ответах не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов, если заявитель получает отказ.

6.12. Датой снятия с контроля является дата регистрации ответа гражданину, контролирующим органом, направившим обращение.

6.13. В день регистрации полного ответа на обращение гражданина, обращение снимается с контроля, о чем на первом листе ответа проставляется штамп "В дело".