"Подотчетный" налог (Е. Подгурская, "Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.)

"Подотчетный" налог

Выдав сотруднику деньги на нужды фирмы, проследите за тем, чтобы он вовремя отчитался за них или вернул обратно в кассу. Иначе налоговики сочтут подотчетную сумму его доходом и потребуют удержать НДФЛ. Если уж и идти у них на поводу, то только через три года.

Установите срок - создадите проблему

Получив подотчетную сумму, работник должен отчитаться за нее, заполнив и передав в бухгалтерию авансовый отчет, подтвержденный первичными документами (постановление Госкомстата от 1 августа 2001 г. N 55). Неизрасходованные суммы сотрудник обязан вернуть, а бухгалтер фирмы - принять в кассу на основании приходного кассового ордера.

Сроки, в которые сотрудник должен отчитаться за выданные под отчет деньги, законодательно не установлены.

Как правило, сроки возврата подотчетных сумм устанавливает руководитель фирмы в своем приказе. Однако бухгалтеры далеко не всегда следят за этими сроками, и деньги остаются у сотрудников до тех пор, пока они не потратят их по назначению.

Налоговики, обнаружив во время проверки, что сотрудник не вернул деньги в срок, считают, что он оставил их себе, тем самым получив доход. Это значит, что с подотчетной суммы бухгалтер фирмы должен удержать НДФЛ, заплатить ЕСН и пенсионные взносы. Помимо этого ему придется перечислить пени и штрафы, которые также начислят проверяющие.

Этой проблемы легко избежать, если у фирмы нет приказа, в котором установлены сроки возврата подотчетных денег. Другой вариант - приказ составить, но не показывать его проверяющим. Можно поступить немного иначе: составить приказ, установив в нем очень большой срок возврата, например год. В этом случае налоговики при всем желании не смогут придраться к фирме.

К сожалению, эти способы хороши лишь как профилактические меры. Если же приказ уже составлен и скрыть его от проверяющих не удалось, а сотрудник не отчитался за полученные деньги, придется действовать иначе.

Аргументы против

В споре с налоговиками поможет статья 208 Налогового кодекса. В ней сказано, какие выплаты относят к доходам работника и облагают НДФЛ. Подотчетных сумм, которые не вернули в срок, среди них нет.

Правда, список таких доходов открыт. Но и это не должно вас смутить: в пункте 10 статьи 208 Налогового кодекса сказано, что завершающие список "иные доходы", на которые надо начислять НДФЛ, - это те, которые человек получил "в результате осуществления им деятельности". Подотчетные суммы сотрудник получил далеко не за свою деятельность и отнюдь не для себя. Ему выдали деньги для оплаты расходов фирмы, потому они доходом сотрудника быть не могут.

Скорее всего эти аргументы налоговиков не убедят. Они скажут, что, определяя налоговую базу по НДФЛ, вы должны учитывать все доходы, которые получил работник в денежной или натуральной форме, а также доходы, право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК). То есть, по их мнению, деньги или товар, за которые сотрудник не отчитался в срок, стали его собственностью и доходом, с которого нужно заплатить налог.

Однако это совершенно не так. Тот факт, что работник вовремя не отчитался за деньги, не дает ему на них никаких прав, в том числе и права распоряжения. Посему доход у сотрудника не возник, а значит, не возник и налог.

Оспорить требования налоговиков по поводу ЕСН и пенсионных взносов еще проще. Облагаемую базу по этим налогам составляют выплаты и вознаграждения, начисленные за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК). Подотчетная сумма вознаграждением, безусловно, не является, кроме того, ее выдают не за, а для выполнения трудовых обязанностей.

Нет документов? Значит, есть доход

На практике может возникнуть и другая ситуация. Предположим, налоговики во время проверки обнаружили, что бухгалтер списал расходы по авансовому отчету, которые не подтверждены первичными документами.

Они не только не разрешат уменьшить на сумму затрат налогооблагаемую прибыль, но и скажут, что потраченные деньги - доход подотчетного сотрудника. То есть вы должны удержать с него НДФЛ.

Правда, в суде налоговики скорее всего не смогут доказать, что у работника фирмы возник доход лишь потому, что он не приложил к авансовому отчету все необходимые, по мнению проверяющих, документы. Именно так посчитал, например, Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в постановлении от 27 января 2004 г. N Ф03-А51/03-2/3440 и принял сторону фирмы.

Спустя три года

Выяснив, что никакие налоги начислять и платить не надо, озадачимся другим вопросом. Что делать в том случае, если выданные под отчет деньги работник на самом деле не возвращает?

Если сотрудник продолжает работать на фирме, выданные деньги нужно удержать из его зарплаты:

Дебет 70 Кредит 71

- удержана из зарплаты работника невозвращенная подотчетная сумма.

В противном случае подотчетные суммы можно рассмотреть как дебиторскую задолженность фирмы и списать по общим правилам, установленным в статье 196 Гражданского кодекса, то есть через три года.

Когда этот срок истечет, обязанность сотрудника по возврату денег будет прекращена. То есть, списав через три года выданную под отчет сумму, вы должны включить ее в доход работника и удержать НДФЛ. Если сделать это невозможно, сообщите в свою налоговую инспекцию сумму налога, которая подлежит удержанию, в течение одного месяца после того, как истек срок исковой давности (п. 5 ст. 226 НК).

На сумму списанной задолженности вы вряд ли сможете уменьшить налогооблагаемую прибыль: признать такие расходы экономически оправданными сложно. В этой ситуации есть свой плюс: ни ЕСН, ни пенсионные взносы платить вы не должны (п. 3 ст. 236 НК).

Пример.

В августе 2001 года бухгалтер ООО "Пассив" по распоряжению руководителя выдал менеджеру Иванову 30 000 руб. под отчет на покупку портативного компьютера. Отчитаться за эти деньги работник должен был до 1 сентября 2001 года.

Получив деньги, сотрудник больше на работу не вышел и подотчетную сумму не вернул.

Через три года, в сентябре 2004 года, бухгалтер "Пассива" решил списать дебиторскую задолженность.

В учете он сделал следующие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 71

- 30 000 руб. - списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет 007

- 30 000 руб. - списанная дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

При расчете налога на прибыль сумму списанной дебиторской задолженности бухгалтер не учел.

Кроме того, бухгалтер "Пассива" сообщил в налоговую инспекцию, в которой зарегистрирована фирма, о том, что не может удержать с дохода Иванова НДФЛ в сумме:

30 000 руб. x 13% = 3900 руб.

Внимание

Конкретные сроки, в которые работник должен отчитаться за подотчетные суммы, установлены только для командировок. В этом случае составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию он обязан не позднее трех рабочих дней после того, как вернулся из поездки (п. 11 письма Центробанка от 4 октября 1993 г. N 18).

Внимание

Если руководитель фирмы установил срок для отчета в своем приказе, работник должен отчитаться за выданные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения такого срока (п. 11 письма Центробанка от 4 октября 1993 г. N 18).

Е. Подгурская,

эксперт "Практической бухгалтерии"

"Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.