Комментарий к приказу Минфина РФ от 2 августа 2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (С.Ю. Моргунова, "Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2004 г.)

Комментарий к приказу Минфина РФ от 2 августа 2004 г. N 64н
"Об установлении размеров выплаты суточных и предельных
норм возмещения расходов по найму жилого помещения при
краткосрочных командировках на территории зарубежных стран"

Для сотрудников многих российских предприятий командировки за границу давно уже перестали быть экзотическим путешествием. Однако от обычных трудовых будней служебные поездки за рубеж все-таки отличаются. Ведь помимо заработной платы за время командировки работнику полагаются суточные и компенсация расходов, связанных с проездом и проживанием в гостинице. А эти суммы, в отличие от оплаты командировок по России, сотруднику выплачивают в иностранной валюте.

Опубликованным приказом Минфин России установил новые нормы суточных и расходов по найму жилого помещения при краткосрочных зарубежных командировках. Нормы вводятся в действие с 1 января 2005 года, поэтому у бухгалтеров будет достаточно времени, чтобы внимательно с ними ознакомиться. В комментарии мы обратим внимание на некоторые особенности применения нового документа и напомним о правилах учета и налогообложения командировочных выплат.

Со следующего года нормы суточных и нормы возмещения расходов на жилье объединяются в одном приказе. Прежние нормы, утвержденные приказами Минфина России от 12.11.2001 N 92н и от 04.03.2002 N 15н, после 1 января утратят силу. Перечень стран, для командировок в которые предусмотрены компенсации, расширился. Большинство норм увеличилось. Но есть и такие, которые стали меньше (например, для командировок в Доминиканскую Республику). Размеры некоторых компенсаций (например, для командировок в Венесуэлу) не изменились.

Счастливого пути!

Любая командировка, будь то российская или заграничная, - это служебная поездка работника в другую местность для выполнения производственного задания (ст. 166 ТК РФ). За работу в командировке сотруднику оплачивают:

- расходы по проезду к месту назначения и обратно;

- расходы, связанные с наймом жилого помещения;

- суточные;

- другие расходы (с разрешения руководителя организации).

Направляя сотрудника в загранкомандировку, фирма должна оформлять те же документы, что и при командировках по России (см. таблицу). Исключение составляет лишь командировочное удостоверение. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1*(1).

Таблица.

Пакет документов, которым должна быть
оформлена зарубежная командировка

Виды документов	Примечание
Приказ (распоряжение) о направлении работ- ника в командировку Служебное задание для направления в коман- дировку и отчет о его выполнении Командировочное удос- товерение в команди- ровке.	В нем указывают фамилию и инициалы командирован- ного сотрудника, его должность или специальность, а также цель, время и место командировки В служебном задании указывается цель командиров- ки. Вернувшись из поездки, работник составляет краткий отчет о выполнении задания и представляет документ в бухгалтерию организации Документ предназначен для того, чтобы удостове- рить время пребывания Оформлять его надо только при поездке в страны СНГ, когда отметки в загранпаспорте не проставля- ются
Авансовый отчет	По возвращении из загранкомандировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет о понесенных расходах и вернуть неиспользованную валюту. К авансовому отчету прилагаются оправда- тельные документы - билеты, счета за проживание, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и т.д. Документы, составлен- ные на иностранном языке, должны иметь перевод на русский язык

"Заграничные" суточные работник получает за каждый день командировки начиная со дня пересечения границы России. Если за время поездки он посещает несколько стран, то нормы, установленные для каждого государства, применяются с даты въезда в страну. Эта дата определяется по штампам пограничной службы в паспорте работника. После возвращения в Россию, со дня пересечения границы, командировочные рассчитываются по "отечественным" нормам (совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Перед тем как рассчитать и выдать работнику аванс на загранкомандировку, бухгалтер должен выяснить, не имеет ли его поездка каких-нибудь дополнительных особенностей. Дело в том, что постановление Совмина РФ от 01.12.93 N 1261, действующее до сих пор, ограничивает выплату суточных:

- если работник, направленный за границу, получает валюту на личные расходы от принимающей стороны. В такой ситуации суточные ему не положены;

- если принимающая сторона не выдает работнику валюту на личные расходы, но предоставляет ему бесплатное питание. Тогда суточные выплачиваются в размере 30 процентов от установленной нормы;

- если работник направляется в командировку на срок более 60 дней. В этом случае начиная с 61-го дня суточные надо выплачивать в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах иностранного государства (эти нормы также утверждены новым приказом);

- если срок командировки - один день. Суточные выплачиваются в размере 50 процентов установленной нормы.

Как уже говорилось, новые нормы вводятся с 1 января 2005 года. Если новогоднюю ночь сотрудник встретит за границей, то для расчета компенсаций бухгалтеру придется пользоваться двумя нормами. Действующими - по 31 декабря 2004 года включительно, и новыми - начиная с 1 января.

Пример

Менеджер фирмы "Метлен" Бочаров направляется в командировку в Германию. Срок командировки - с 27 декабря 2004 года по 9 января 2005 года включительно. Рассчитаем сумму аванса, которую бухгалтер "Метлена" должен выдать командированному сотруднику.

Суточные

С 27 по 31 декабря суточные Бочарову начисляются по действующим нормам, исходя из суммы 58 долл. США в день. С 1 по 8 января суточные выплачиваются по новым нормам из расчета 65 долл. США в сутки. За 9 января суточные нужно выплатить по нормам, предусмотренным для командировок внутри России, - 100 руб.

Таким образом, общая сумма суточных, которую "Метлен" должен выдать своему менеджеру, составит:

58 USD x 5 дн. + 65 USD x 8 дн. = 810 USD.

К этой сумме надо добавить 100 руб. за 9 января.

Расходы на жилье

Для оплаты жилья во время пребывания в Германии Бочаров должен получить сумму, рассчитанную исходя из максимальной нормы расходов.

С 27 по 31 декабря расходы на жилье ему компенсируются из расчета 153 евро в день. С 1 по 8 января в расчет принимается новая норма - 200 евро в день.

Общая сумма компенсации расходов на гостиницу будет равна:

153 EUR x 5 дн. + 200 EUR x 8 дн. = 2365 EUR.

По возвращении из командировки Бочаров должен будет вернуть в кассу остаток неизрасходованной валюты (если не весь аванс потрачен) и представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Обратите внимание: раньше авансовые отчеты по загранкомандировкам нужно было представлять не позднее чем через 10 дней после возвращения. Такой порядок был предусмотрен Положением Банка России от 25.06.97 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов". Однако с 18 июня 2004 года этот документ утратил силу, и пока Центробанк ничего не предложил взамен. Таким образом, в настоящее время сроки составления авансовых отчетов официально не установлены.

Если сотрудник едет за границу, то расходы по командировке чаще всего возникают как в валюте, так и в рублях. Например, билеты "туда и обратно" обычно приобретаются в России за рубли. А расчет с гостиницей, как правило, производится на месте - наличной валютой или кредитной карточкой. Бухгалтер должен помнить, что расходы, выраженные в иностранной валюте, надо пересчитывать в рубли. Для этого используется официальный курс Банка России, действующий на дату утверждения авансового отчета.

И немного о налогах

Если суточные выплачены работнику с превышением установленных норм, с разницы нужно будет удержать налог на доходы физлиц. Такого мнения налоговики придерживаются в отношении как российских, так и зарубежных командировок (письмо МНС России от 17.02.2004 N 04-2-06/127*(2)).

Что же касается расходов по найму жилого помещения, то здесь ситуация несколько сложнее. По Налоговому кодексу от налогообложения освобождается вся сумма компенсации затрат на жилье. При этом работник может потратить больше, чем предусмотрено Минфином. Но такая льгота действует только в одном случае: если все расходы на жилье документально подтверждены. Если оправдательных документов нет, компенсация освобождается от НДФЛ только в пределах установленных норм.

С.Ю. Моргунова,

аудитор

"Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ опубликован в "НА" N 9, 2004.

*(2) Документ опубликован в "НА" N 5, 2004.