Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 28 апреля 2021 г. N 12/52 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Свердловской области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 28 апреля 2021 г. N 12/52
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Свердловской области"

В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности Избирательной комиссии Свердловской области, Избирательная комиссия Свердловской области, постановляет:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Свердловской области, утвержденную постановлением Избирательной комиссии Свердловской области от 12.11.2015 N 23/144, изменения, утвердив ее в новой редакции (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Избирательной комиссии Свердловской области организовать изучение настоящей Инструкции с работниками отделов, обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка работы с документами.

3. Признать утратившим силу постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 12 ноября 2015 г. N 23/144 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Свердловской области".

4. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Свердловской области.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Свердловской области В.И. Буртова.

Председатель Избирательной комиссии Свердловской области

В.И. Русинов

Секретарь Избирательной комиссии Свердловской области

И.А. Буртов

Утверждена
постановлением Избирательной
комиссии Свердловской области
от 28 апреля 2021 г. N 12/52

Инструкция
по делопроизводству в Избирательной комиссии Свердловской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Свердловской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Свердловской области (далее - Комиссия).

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с учетом Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233, в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 06 августа 2020 года N 1186, Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 года N 71, Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, утвержденной постановлением ЦИК России от 20 января 2016 года N 321/1832-6, иных правовых актов ЦИК России, регламента Комиссии, с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (в редакции Изменения N 1, утвержденные приказом Росстандарта от 14 мая 2018 года N 244-ст), ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Положения о Контрактной службе Комиссии, утверждаемого распоряжением председателя Комиссии. Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться нормативно-правовыми актами ЦИК России и Комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, государственных гражданских служащих аппарата Комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также граждан, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.5. Лица, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат Комиссии, а также граждане, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

1.6. Ведение делопроизводства Комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов руководитель аппарата Комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него на исполнении дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.

1.8. При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, за исключением предусмотренных Инструкцией.

1.9. Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием программного изделии ДЕЛО (далее - ПИ ДЕЛО) подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации Комиссии (далее - КСА ИКСО) по распоряжению председателя Комиссии.

1.10. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в Комиссии.

1.11. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

1.12. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа (далее - РК).

1.13. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.14. Изменения в Инструкцию вносятся постановлением Комиссии.

1.15. В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в Комиссию;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в Комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки:

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ - документ, отправляемый из Комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ - документ, созданный органом власти, организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение - направленное в орган государственной власти, государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр официального документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

учет архивных документов - определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля их наличия и состояния;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в Комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии во время личного приема.

Документы могут поступать в Комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, посредством автоматизированной системы электронного документооборота Правительства Свердловской области (СЭД), на официальный сайт Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и на адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Бухгалтерские документы учитываются в бухгалтерско-финансовом отделе аппарата Комиссии.

Конверты с заявками на участие в запросе котировок, конверты с заявками на участие в открытом конкурсе, конверты с первоначальными заявками на участие в двухэтапном конкурсе, конверты с окончательными заявками на участие в двухэтапном конкурсе учитываются в отделе закупок аппарата Комиссии.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, обращающиеся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума, учитываются в информационном управлении аппарата Комиссии.

Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем Комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение N 1 к настоящей Инструкции).

2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.7. Конверты участников закупок товаров, работ, услуг, поступившие нарочным или почтой в Комиссию, передаются в отдел закупок и материально-технического обеспечения, где учитываются по журналу в соответствии со статьей 51 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

2.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

В случае поступления электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью при регистрации в системе ПИ ДЕЛО, формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение N 3 к настоящей Инструкции).

2.10. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и, при необходимости, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

2.11. После регистрации документа на бумажном носителе, при необходимости, он может быть отсканирован, а затем к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf (за исключением документов, поступивших из ЦИК России, подписанных электронной подписью).

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, лицо, ответственное за ведение делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

При поступлении в Комиссию письма из ЦИК России, подписанного электронной подписью, на лицевой стороне последнего листа документа поставляется штамп визуализации электронной подписи.

2.12. Зарегистрированные документы лицом, ответственным за ведение делопроизводства, докладываются председателю (а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

2.13. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.

Подлинник документа либо передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.

Копии приложений к документам объемом более 15 страниц на бумажном носителе не копируются.

Если в указании по исполнению документа председателя Комиссии (заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии) указаны заместитель председателя Комиссии, секретарь Комиссии, член Комиссии, работающий на постоянной (штатной) основе, руководитель аппарата Комиссии, начальник информационного управления аппарата Комиссии, руководители структурных подразделений аппарата Комиссии, то работу по исполнению документа координирует заместитель председателя Комиссии, секретарь Комиссии, член Комиссии, работающий на постоянной (штатной) основе, руководитель аппарата Комиссии, указанный в указании по исполнению документа первым, - координатор исполнения.

Ответственным за исполнение является заместитель председателя Комиссии, секретарь Комиссии, член Комиссии, работающий на постоянной (штатной) основе, руководитель аппарата Комиссии, начальник информационного управления аппарата Комиссии, руководитель структурного подразделения аппарата Комиссии, напротив фамилии, которого автор указания по исполнению документа проставил отметку "ответственный" или "отв.". В случае отсутствия отметки ответственным за исполнение является начальник информационного управления аппарата Комиссии, руководитель структурного подразделения аппарата Комиссии, указанные в указании по исполнению председателя Комиссии (заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии) последним в списке. Начальник информационного управления, руководители структурных подразделений аппарата Комиссии вправе определить исполнителем документа гражданского служащего (работника) соответствующего структурного подразделения.

Гражданские служащие аппарата Комиссии (работники), готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.

Если в указании по исполнению документа председателя Комиссии, (заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии) после координатора исполнения и члена (членов) Комиссии, указаны начальник информационного управления, руководители структурных подразделений аппарата Комиссии, то они являются соисполнителями.

Если в указании по исполнению документа от аппарата Комиссии указан только руководитель аппарата Комиссии, то он вправе определить структурное подразделение аппарата Комиссии, либо гражданского служащего (работника) аппарата Комиссии, которые будут являться исполнителями (соисполнителями) документа.

Ответственный за исполнение работник организует исполнение документа в сроки, обозначенные в пунктах 10.5, 10.6 настоящей Инструкции и в приложении N 17 к настоящей Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение документа работнику.

Соисполнители документа несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.14. Документы, адресованные членам Комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном настоящей Инструкцией порядке.

2.15. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) Комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства работнику для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в Комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.2. Документы оформляются на продольных бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение N 4 к настоящей Инструкции).

В Комиссии используются следующие виды бланков:

бланк протокола заседания Комиссии;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк постановления Комиссии;

бланк распоряжения председателя Комиссии;

бланк председателя Комиссии;

бланк заместителя председателя Комиссии;

бланк секретаря Комиссии;

общий бланк Комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма Комиссии.

3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

3.4. При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и государственные гражданские служащие аппарата Комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Реквизитами документов, создаваемых в Комиссии, являются:

1) герб Свердловской области.

На бланке постановления Комиссии помещается полный герб Свердловской области в черно-белом изображении, на иных бланках - малый герб Свердловской области в черно-белом изображении.

Изображение герба помещается на верхнем поле бланка и центруется относительно наименования Комиссии:

Герб Свердловской области

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Контроль правильного использования бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства;

2) наименование государственного органа.

Избирательная комиссия Свердловской области;

3) наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц:

бланк председателя Комиссии

бланк заместителя председателя Комиссии

бланк секретаря Комиссии.

Наименование должности указывается на бланках под наименованием Комиссии;

4) справочные данные о Комиссии.

Справочные данные о Комиссии указываются на бланках служебных писем:

пл. Октябрьская, 1, г. Екатеринбург, 620031, тел. 371-78-24, e-mail: ikso@ik66.ru;

5) наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, выписка из протокола заседания и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документов.

В письмах наименование вида и разновидности документа не указывается;

6) дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2021

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2021 г.

1 марта 2021 г.;

7) регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа для входящих и исходящих документов состоит из индекса дела по номенклатуре и, через косую черту, порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа;

8) ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа;

9) место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные о Комиссии".

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления - Екатеринбург и помещается в середине строки между датой и регистрационным номером документа;

10) гриф ограничения доступа к документу.

Проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности" (утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233) отметка о конфиденциальности на документах имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы левого поля;

11) адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

Избирательная комиссия Ростовской области,

заведующему правовым отделом

Иванову Н.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Смирнову П. П.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке и использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 6 к настоящей Инструкции), который подписывается председателем (а в его отсутствие - заместителем председателя, секретарем) Комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П. И.

ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,

115156

12) гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

председатель Избирательной

комиссии Свердловской области

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден

постановлением Избирательной

комиссии Свердловской области

от 25 января 2021 г. N 13/144

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки;

13) указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (а в его отсутствие - заместителем председателя, секретарем) Комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147) установленной формы (приложение N 7 к настоящей Инструкции), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения (устанавливаемый должностным лицом, давшим указание по исполнению документа), подпись руководителя и дату, например:

Семенову Н.И.

Краснову П. Н.

Прошу подготовить проект письма

к 22.06.2021

Личная подпись

Дата

Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело;

14) заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

- "о чем (о ком)?", например: Распоряжение - О создании Экспертной комиссии;

- "чего (кого)?", например: Должностной регламент - ведущего специалиста В.В. Смирнова; Акт - Об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля. Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются;

15) отметка о контроле.

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль, с использованием штампа "Контроль" (или иным способом) на верхнем поле документа справа, либо на бланке указания по исполнению документа;

16) текст документа.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации, состоять, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, Комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы тестового поля.

Тексты документов большого объема, например, положений, порядков, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, пункты, подпункты.

Разделы должны иметь заголовок. Заголовок раздела включает порядковый номер с точкой после него в виде арабских цифр и наименование раздела. Точка в конце наименования раздела не ставится. Разделы в пределах правового акта должны иметь сквозную нумерацию, заголовок раздела размещается по центру страницы, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, например:

1. Общие положения

Разделы состоят из пунктов. Пункты нумеруются в пределах раздела. Порядковый номер пункта состоит из порядкового номера раздела и пункта, разделенных точкой, и точки справа, например:

1.1. Пункт.

В случае если текст не делится на разделы и пункт не является составной частью раздела, пункт нумеруется арабскими цифрами с точками поле них, например:

1. Пункт.

Пункт начинается с абзацного отступа 12.5 мм от левой границы текстового поля (красной строки), печатается с использованием полуторного межстрочного интервала.

Пункты могут иметь следующие структурные элементы: части пункта, подпункты пункта, подпункты части пункта, абзацы пункта, каждый из которых начинается с абзацного отступа 12,5 мм от левой границы текстового поля (красной строки).

Пункт может делиться на части. Части пункта начинаются с красной строки и заканчиваются точкой. Нумерации не имеют.

Пример пункта, состоящего из двух частей:

3.1. Почетный знак Избирательной комиссии Свердловской области "За заслуги в организации выборов" является высшим знаком отличия за работу по подготовке и проведении выборов.

Предложение по награждению Почетным знаком оформляется соответствующим представлением.

Пункты и части пункта могут делиться на подпункты пункта и подпункты части пункта. Подпункты пункта, подпункты части пункта нумеруются арабскими цифрами со скобкой справа без точки и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Пример написания подпунктов пункта:

2.1. В Избирательной комиссии Свердловской области устанавливаются следующие виды поощрений:

1) награждение Почетным знаком Избирательной комиссии Свердловской области "За заслуги в организации выборов";

2) награждение Почетной грамотой Избирательной комиссии Свердловской области;

3) поощрение благодарственным письмом Избирательной комиссии Свердловской области;

4) объявление благодарности председателя Избирательной комиссии Свердловской области.

Пример написания подпунктов второй части пункта:

2.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок работы с документами и основные правила их подготовки.

Инструкция разработана на основании следующих документов:

1) Федерального закона от 12 июня 2002 г. N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";

2) Регламента Избирательной комиссии Свердловской области;

3) иных актов ЦИК России и Избирательной комиссии Свердловской области.

Пункт, часть пункта, подпункт пункта, подпункт части пункта могут иметь абзацы, отделяемые друг от друга точкой с запятой, не имеющие порядковых номеров.

Пример написания абзацев третьей части пункта:

3.4. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия органом, принявшим правовой акт, в который вносятся изменения, правового акта того же вида.

Изменения вносятся только в первичный правовой акт. Недопустимо вносить изменения в первичный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт.

Внесение изменений в правовой акт предполагает:

замену чисел, слов, предложений, заголовков;

исключение чисел, слов, предложений, структурных элементов пункта;

изложение структурного элемента в новой редакции;

признание утратившими силу пунктов, разделов, правовых актов.

Пример написания абзацев первого подпункта:

4.2. К проекту правового акта прилагаются:

1) пояснительная записка, в которой:

раскрывается состояние законодательства в данной сфере правового регулирования;

указывается прогноз последствий реализации правового акта;

2) копии заключений согласующих органов;

3) иные документы.

Абзацами являются строки, начинающиеся с красной строки, вне зависимости от написания с прописной или строчной буквы, а также структурные элементы текста, которые не относятся к иным структурным элементам.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Комиссия не считает возможным...", "Комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

на бланках должностных лиц - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

При использовании сокращений с цифрами и словами их следует разделять пробелом. Не допускается переносить на другую сроку или страницу инициалы имени и отчества от фамилии; сокращенные родовые понятия (например, "г.", "ул.", "обл.") от имени собственного, с которым они используются; сокращенные обозначения мер от цифр, указывающих число измеряемых единиц; словесные выражения от цифровых при оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат. Также не разрываются по строкам даты, оформленные цифровым способом, номера документов. Не допускается переносить на следующую строку пунктуационные знаки.

Новый абзац документа, как правило, не должен начинаться на последней строке страницы. Абзац, как правило, не должен заканчиваться на первой строку страницы ("висячие строки").

Текст документа может быть представлен в форме таблицы. Таблица - форма представления текста, документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах.

Таблицы имеют два уровня чтения текста: вертикальный - столбцы и горизонтальный - строки.

Столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки столбцов и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов в случае, если столбцы таблицы на первом листе пронумерованы);

17) отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Псковской области от 15.11.2020 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение к постановлению Избирательной комиссии Свердловской области от 11 января 2021 г. N 10/577

Приложение к распоряжению председателя Избирательной комиссии Свердловской области от 15 марта 2021 г. N 06/27

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее;

18) подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись, инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке председателя Комиссии, заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии, то должность не указывается.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя Избирательной комиссии Свердловской области

личная подпись, инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заведующий правовым отделом	Заведующий отделом закупок
личная подпись инициалы, фамилия	личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с подпунктом 16 пункта 3 настоящей Инструкции, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата Комиссии, в котором подготовлена справка или информация;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "подпункт 16 пункта 3.5"

19) штамп визуализации электронной подписи.

Проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе.

Наименование должности

Электронный документ подписан электронной подписью __________ /____________/ (подпись) (Фамилия, инициалы) "______" ___________________ 20_____ г.

И.И. Иванов

20) гриф согласования.

Внутреннее согласование документов Комиссии проводится работником Комиссии, подготовившим документ, и оформляется визой. Внешнее согласование проводится с иными органами государственной власти и организациями, оформляется грифом согласования документа или на основании протокола, письма о согласовании.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

руководитель аппарата

Избирательной комиссии

Свердловской области

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания экспертной комиссии

Избирательной комиссии

Свердловской области

от 15 февраля 2021 г. N 2

или:

СОГЛАСОВАНО

письмо Росархива

от 25 марта 2021 г. N 4-15/46

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к левому полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа;

21) виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Заведующий правовым отделом

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Заведующий правовым отделом

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого подлежит отправке из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

Порядок визирования постановлений Комиссии и распоряжений председателя Комиссии установлен в пункте 8.21 настоящей Инструкции;

22) печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом;

23) отметка о заверении копии. ¹

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения (оформляется цифровым способом), печать, например:

Верно

Главный специалист отдела кадров

и документационного обеспечения

личная подпись инициалы, фамилия

дата, время Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошиваются и опечатываются наклейкой, содержащей слова "Прошито и пронумеровано", количество листов копии (выписки), указанное цифрами и прописью, должность, личную подпись, инициалы и фамилию лица, подготовившего копию (выписку), и дату подготовки копии (выписки). Запись заверяется печатью, например:

Прошито и пронумеровано

5 (пять) листов.

Главный специалист отдела

кадров и документационного

обеспечения аппарата Избирательной

комиссии Свердловской области

Подпись Инициалы, фамилия

20.03.2021

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа;

24) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа, и номер его служебного телефона с кодом Свердловской области. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Андрей Петрович Сидоров (343) 371-78-24 (доп. 831)

25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", дата, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) Комиссии;

26) идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) (для постановлений, выписок из протоколов заседаний Комиссии, распоряжений Комиссии по основной деятельности) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например: РС110309K

4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из Комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2. Отправка документов из Комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы", средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, посредством автоматизированной системы электронного документооборота Правительства Свердловской области (СЭД), в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, или информационно-телекоммуникационной сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с руководителем Комиссии, отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый адрес (включая индекс) организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, направляются за подписью председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) Комиссии на соответствующих бланках установленной формы.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями передаются для регистрации и отправки в открытом виде лицу, ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером Комиссии.

4.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппарата Комиссии, членов иных избирательных комиссий и лиц, оказывавших содействие в подготовке и проведении выборов, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) Комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или электронной почтой в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" исполнитель представляет лицу, ответственному за ведение делопроизводства, отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции, и его электронную версию.

После регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word  и MS Excel .

Для подтверждения подлинности при передаче документов в ЦИК России средствами электронной почты ПИ ДЕЛО и посредством автоматизированной системы электронного документооборота Правительства Свердловской области (СЭД), документы заверяются электронной подписью председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя или секретаря) Комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.9. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса лицу, ответственному за ведение делопроизводства, предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых адресов (включая индекс).

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение N 6 к настоящей Инструкции), который подписывается председателем (а в его отсутствие - заместителем председателя, секретарем) Комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются лицу, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.12. Отправка документов производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства, ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Отправка исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума осуществляется по согласованию с председателем Комиссии или заместителем председателя (секретарем Комиссии).

4.13. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы", средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или отправляются фельдсвязью соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.14. Документы без отметок оформляются по мере поступления лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы", средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или фельдсвязью, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.15. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.

4.16. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17. Визовые копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема

Особенности работы с обращениями

5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Комиссию.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

После регистрации документа к РК может быть присоединен электронный образ документа и приложений к нему в формате .pdf.

5.4. Все поступившие в Комиссию письменные обращения, независимо от способа их доставки, подлежат обязательной регистрации. Отсутствие какого-либо реквизита в обращении не должно препятствовать его обязательной регистрации.

Регистрационный штамп, состоящий из номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера обращения, разделенных косой чертой, даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте с указанием количества приложений.

5.5. После регистрации обращения докладываются председателю (а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

5.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) Комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

5.7. Обращения, адресованные членам Комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю) Комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) Комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В межвыборный период письменные обращения заявителей разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Решения по обращением, поступившим в ходе выборов, принимаются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. В случае если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки, решения по ним должны быть приняты не позднее чем в 10-дневный срок.

Для рассмотрения обращений могут формироваться рабочие группы, в состав которых могут входить члены Комиссии, работники ее аппарата, привлеченные специалисты иных государственных органов.

В период подготовки избирательных кампаний обращение может быть направлено для рассмотрения в постоянно действующие органы, созданные при Комиссии (Контрольно-ревизионную службу, группу по информационным спорам и др.).

5.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, докладывается председателю (а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю) Комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - и в Комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

5.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в избирательную комиссию или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

5.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 5.9 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в иную избирательную комиссию обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.11. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 10.5 и 10.6 Инструкции.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.12. В случае поступления в Комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.13. Обращение заявителя, в котором не указаны или неразборчиво написаны фамилия заявителя и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, рассматривается в общем порядке, но ответ на обращение не направляется заявителю.

В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) Комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

5.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.16. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем считается завершенной.

5.17. Обращения, поступившие на официальный сайт Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", регистрируются в журнале регистрации и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, в какой имеется в Комиссии.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Комиссия, в течение семи дней со дня регистрации обращения, в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, или сообщается электронный адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.

5.18. Избирательная комиссия Свердловской области ежегодно (до 20 января года, следующего за отчетным) размещает на сайте Комиссии в сети "Интернет" информацию (обзор) об обращениях (жалобах), поступивших в Избирательную комиссию Свердловской области, и результатах их рассмотрения.

Информация об обращениях по фактам коррупции, поступившим в Избирательную комиссию Свердловской области, и результатах их рассмотрения размещается на сайте Комиссии в сети "Интернет" ежеквартально (не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом).

Организация личного приема

5.19. Личный прием ведется председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии в порядке очередности согласно предварительной записи по графику, утверждаемому председателем Комиссии.

Запись на прием может осуществляться по телефону и по письменному заявлению, поданному в установленном порядке.

По наиболее сложным вопросам, подлежащим рассмотрению в ходе личного приема, могут предварительно приниматься пояснения, как в письменном, так и в электронном виде.

Информация о порядке приема размещается на сайте Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

5.20. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема может сопровождаться аудио - и (или) видеозаписью, о чем заявитель уведомляется до начала приема.

5.21. По поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии к организации личного приема могут привлекаться члены Комиссии, а также работники аппарата Комиссии.

5.22. В ходе приема оформляется карточка личного приема заявителей (приложение N 8 к настоящей Инструкции), которая подлежит регистрации в порядке, установленном п. 5.2 и п. 5.3 настоящей Инструкции, и ведется журнал учета, в который вносятся данные о заявителе, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета (карточке личного приема).

По просьбе заявителя, изложенной в ходе приема, данный ему ответ может быть направлен заявителю в письменной форме с соблюдением сроков, установленных Инструкцией. Если изложенные в устном обращении факты требуют дополнительной проверки, заявитель в ходе приема информируется о том, что письменный ответ на обращение будет ему направлен в установленном порядке.

По просьбе заявителя, пришедшего на личный прием, ему выдается документ о личном приеме (заверенная копия карточки личного приема).

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комиссии, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в журнале учета.

5.23. Переданные на приеме заявителями обращения регистрируются с использованием ПИ ДЕЛО и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

6.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

6.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (а в его отсутствие заместителем председателя, секретарем) Комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

6.3. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

6.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

6.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "гриф доступа "ДСП".

6.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится ответственным за ведение делопроизводства с письменного разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

6.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам Комиссии и гражданским служащим аппарата Комиссии под роспись.

6.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи или нарочным порядком. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем Комиссии.

6.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

6.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся в закрывающихся шкафах.

6.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение N 21 к Инструкции). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

6.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в Комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ответственным за ведение делопроизводства на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

6.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения этой информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается руководителю аппарата Комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации

6.14. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации (далее - документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума), относятся документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), Избирательной комиссии Свердловской области (далее - КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

6.15. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233, в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 6 августа 2020 года N 1186, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 06 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4, с изменениями, внесенными постановлением ЦИК России 28 февраля 2007 года N 200/1254-4, постановления Избирательной комиссии Свердловской области от 10.02.2014 N 04/15 "О мерах по обеспечению информационной безопасности в региональном фрагменте "ГАС "Выборы" по Свердловской области".

6.16. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

Перечень лиц, имеющих право доступа к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума определяется распоряжением председателя Избирательной комиссии Свердловской области.

6.17. Регистрацию, хранение, использование и уничтожение поступающих и отправляемых документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, осуществляют работники информационного управления аппарата Комиссии, допущенные к работе с персональными данными и иной конфиденциальной информацией, обрабатываемой в комплексах средств автоматизации регионального фрагмента ГАС "Выборы" по Свердловской области (далее - работники информационного управления).

6.18. Получив документ на бумажном или машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, но не имеющий пометки ограничения к доступу "ДСП", работник информационного управления, осуществляющий регистрацию документов, проставляет указанную пометку.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа и сопроводительного письма к документу, а также на машиночитаемом носителе информации.

6.19. Сведения об избирателях, участниках референдума на машиночитаемом носителе принимаются и передаются в качестве приложения к сопроводительному письму, составленному на бумажном носителе.

6.20. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются работником информационного управления в отдельном журнале регистрации носителей информации ГАС "Выборы", содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию по форме, утвержденной постановлением ЦИК России от 28 февраля 2007 года N 200/1254-4 "О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" (далее - журнал регистрации).

6.21. На входящем документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, в реквизиты которого входят: Избирательная комиссия Свердловской области, дата регистрации, порядковый номер по журналу регистрации (регистрационный номер), пометка "ДСП".

Если документ поступил на бумажном носителе с сопроводительным письмом, то регистрационный штамп и текущий регистрационный номер проставляются на сопроводительном письме и на документе.

Если документ поступил на машиночитаемом носителе с сопроводительным письмом, то регистрационный штамп и текущий регистрационный номер проставляются на сопроводительном письме, а на машиночитаемый носитель переносится только регистрационный номер.

6.22. Порядковые номера проставляются по журналу регистрации в период календарного года. С начала нового календарного года заводится новый журнал регистрации, и порядковые номера в журнале ведутся с первого номера.

6.23. Листы журналов регистрации нумеруются, на последней странице журнала указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью работника информационного управления и печатью Комиссии.

6.24. Регистрации и учету подлежат все входящие и исходящие документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, поступившие или отправляемые из Комиссии.

6.25. Сведения, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним пересылаются посредством фельдъегерской почты, а также могут доставляться лично работниками информационного управления или председателями территориальных избирательных комиссий.

6.26. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, изготавливаются, хранятся в электронном виде и печатаются только на КСА ГАС "Выборы". Категорически запрещается изготавливать и хранить в электронном виде эти документы на средствах вычислительной техники, подключенных к сети "Интернет".

6.27. На исходящих документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, ограничительная пометка и номер экземпляра печатаются в правом верхнем углу первой страницы документа, сопроводительного письма к документу. Номер экземпляра печатается ниже ограничительной пометки, например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

или:

Для служебного пользования

(с приложением)

Экз. N 1

На регистрационном номере исходящего письма дополнительно проставляется пометка "ДСП", например:

25.02.2019 N 08/01ДСП

На N______ от _________20___ г.

На лицевой стороне первого листа исходящего письма проставляются: количество отпечатанных экземпляров документа, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон, адреса направления экземпляров, например:

Отп. 2 экз., экз. N 1 - в адрес, экз. N 2 - в дело

Исп. Петров Иван Юрьевич,

Тел. (343) 336-21-67

Отметка о наличии приложений к сопроводительному письму оформляется после основного текста письма и перед подписью следующим образом:

Приложение: сведения об избирателях, участниках референдума

N 08/01ДСП от 25.02.2021, на 1 л., в 1 экз.,

для служебного пользования.

6.28. Черновики и варианты исходящих документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, подлежат уничтожению работником информационного управления, готовившим документ, с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа "Черновики уничтожены. Дата. Подпись". В том числе делается отметка и об уничтожении электронной копии документа.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются (размножаются) только с письменного разрешения председателя Комиссии, а в его отсутствие - заместителя председателя Комиссии или секретаря Комиссии путем записи на обороте документа о количестве тиражируемых документов и адресах их направления, заверенной подписью соответствующего должностного лица.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра дополнительно размноженного документа исполнитель должен указать количество размноженных документов, свою фамилию и дату тиражирования. Отметка о тиражировании документа проставляется на оригинале документа (на свободном от текста месте или на обороте первого листа).

6.29. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.

6.30. При необходимости направления документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума в несколько адресов, адресные письма выводятся на печать в нужном количестве с указанием на каждом номера экземпляра. Каждое письмо подписывается председателем Комиссии, а в его отсутствие - заместителем председателя Комиссии или секретарем Комиссии и отправляется адресату. Один экземпляр подписанного документа приобщается в дело.

6.31. Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, по каналам электронной связи осуществляется только посредством защищенных сертифицированными средства криптографической защиты телекоммуникационных каналах ГАС "Выборы".

6.32. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в кабинетах работников информационного управления, должностные обязанности которых включают учет, хранение, использование и уничтожение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума. Эти документы должны храниться в сейфе или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). При этом должны быть созданы условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

6.33. Исполненные документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, группируются работником информационного управления в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.34. В случае освобождения от должности работника информационного управления, осуществляющего регистрацию и хранение документов, он передает по акту начальнику информационного управления аппарата Комиссии или вновь назначенному работнику все документы и дела, которые формирует и хранит по акту в соответствии с приложением N 9 к настоящей Инструкции.

По истечении срока хранения указанные документы на бумажных и электронных носителях уничтожаются по актам любым способом, не позволяющим их восстановить: на бумажных носителях путем сжигания, измельчения, на электронных носителях путем гарантированного стирания файлов или физического уничтожения носителей. В случае уничтожения документов на электронных носителях составляется акт по форме, утвержденной постановлением ЦИК России от 28 февраля 2007 года N 200/1254-4 "О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", а на бумажных носителях - по форме в соответствии с приложением N 10 к настоящей Инструкции. Если одновременно уничтожаются документы на бумажных и электронных носителях допускается оформление одного общего акта. Акты нумеруются и подписываются всеми членами постоянно действующей комиссии по уничтожению материальных информационных носителей. Акты формируются в дело и хранятся у работника информационного управления.

6.35. Не допускается неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их содержание.

6.36. Проверка наличия документов и дел, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, проводится не реже одного раза в год комиссией, формируемой председателем Комиссии. В состав такой комиссии обязательно включается работник информационного управления, осуществляющий регистрацию и хранение документов.

Результаты проверки оформляются актом в соответствии с приложением N 11 к настоящей Инструкции. Акт передается в отдел кадров и документационного обеспечения аппарата Комиссии и подлежит хранению в "Деле фонда".

6.37. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации, ставится в известность председатель Комиссии, который создает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

6.38. Результаты проверки докладываются председателю Комиссии.

6.39. В случае утраты документа составляется акт, на основании которого делается отметка в журнале регистрации об утрате документа. Акт утверждается председателем Комиссии (приложение N 12 к настоящей Инструкции).

6.40. За разглашение сведений об избирателях, участниках референдума, нарушение порядка обращения с документами, содержащими эти сведения, работник информационного управления либо иное лицо, которое на основании закона или нормативного правового акта обязано обеспечивать конфиденциальность сведений об избирателях, участниках референдума, могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Комиссии

Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии

7.1. Проект повестки дня заседания Комиссии формируется секретарем Комиссии в сроки, установленные регламентом Комиссии, на основании планов работы и постановлений Комиссии, поручений председателя Комиссии, поступивших документов и подписывается председателем Комиссии.

7.2. Члены Комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями Комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания Комиссии при письменном обращении члена Комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя Комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления и материалов к нему секретарю Комиссии.

7.3. Подписанный проект повестки дня заседания Комиссии размещается на сайте Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и рассылается членам Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии

7.4. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся членами Комиссии или работниками структурных подразделений аппарата Комиссии, под руководством членов Комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.

7.5. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

7.6. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Комиссии, визируются исполнителем, начальником правового отдела, руководителями структурных подразделений аппарата Комиссии, которые задействованы в реализации рассматриваемого документа или которыми его содержание должно быть согласовано.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Комиссии.

7.7. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем Комиссии.

7.8. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему.

7.9. После ознакомления, а в необходимых случаях - внесения замечаний и предложений, секретарь Комиссии принимает решение о вынесении представленных проектов документов на заседание Комиссии и передает весь комплект документов лицу, ответственному за ведение делопроизводства для тиражирования.

При необходимости проекты документов могут быть возвращены секретарем Комиссии исполнителю для доработки.

7.10. Лицо, ответственное за ведение делопроизводства, комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии.

Если член Комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства.

Членам Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, представителям политических партий проекты постановлений направляются на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-коммуникационной сети "Интернет", а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

При проведении заседаний Комиссии в режиме видеоконференцсвязи повестки заседаний и проекты постановлений Комиссии направляются членам Комиссии и заинтересованным лицам только в электронном виде.

7.11. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ПИ ДЕЛО.

7.12. Перед началом заседания ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю Комиссии.

7.13. На заседании Комиссии ведется протокол и производится видеозапись.

Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии

7.14. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.15. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральными законами, законами Свердловской области, регламентом Комиссии и если иной срок не оговорен на заседании.

7.16. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

7.17. При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании Комиссии изменений, он может быть завизирован у членов Комиссии, внесших в ходе заседания соответствующие предложения.

7.18. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.

7.19. Если вопросы, содержащиеся в постановлении Комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления Комиссии.

7.20. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление Комиссии (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

7.21. Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии.

7.22. Оформленный комплект документов (постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю Комиссии.

7.23. Постановление подписывается председателем и секретарем Комиссии.

Если на заседании Комиссии председательствовал заместитель председателя Комиссии, секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя Избирательной комиссии Свердловской области" - в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя Избирательной комиссии Свердловской области" - в случае временного отсутствия заместителя председателя Комиссии при наличии решения Комиссии о возложении на секретаря Комиссии либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса исполнение полномочий председателя Комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии Свердловской области" - в случае наличия распоряжения председателя Комиссии или исполняющего обязанности председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Комиссии либо при наличии постановления Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса исполнение полномочий секретаря Комиссии.

7.24. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

7.25. Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой.

7.26. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель (заместитель председателя, секретарь) Комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя Комиссии и секретаря Комиссии (без воспроизведения подписей).

7.27. Копия постановления Комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

Оформление протокола заседания Комиссии

7.28. Протокол заседания Комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение N 4 к настоящей Инструкции) в срок, установленный регламентом Комиссии.

7.29. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.

7.30. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

7.31. Во вводной части протокола заседания Комиссии указываются фамилия и инициалы председателя Комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя Комиссии, секретаря Комиссии и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата Комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

7.32. Повестка дня включается во вводную часть протокола заседания Комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании Комиссии, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания Комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

7.33. Основная часть протокола заседания Комиссии содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего лица печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания Комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

7.34. Протокол заседания Комиссии подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем Комиссии (или членом Комиссии, исполнявшим обязанности секретаря Комиссии).

7.35. После подписания протоколы заседаний Комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

7.36. Протоколы заседаний Комиссии, приобщенные к ним постановления Комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Комиссии, хранятся у заведующего отделом кадров и документационного обеспечения аппарата Комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются в архив.

8. Оформление проектов постановлений и распоряжений председателя Комиссии

8.1. Постановления Комиссии и распоряжения председателя Комиссии (далее - правовые акты) оформляются на бланках установленной формы (приложение N 4 к настоящей Инструкции).

8.2. Проекты правовых актов Комиссии готовятся работниками аппарата Комиссии по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата Комиссии.

8.3. Тексты правовых актов состоят из реквизитов и содержательной части. К реквизитам правового акта - обязательным сведениям, включаемым в текст правового акта для признания его действительным, относятся: малый герб Свердловской области в черно-белом изображении; наименование Комиссии заглавными буквами ("ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ"); вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи должностных лиц.

8.4. Наименование проекта правового акта отражает предмет его регулирования и формулируется в виде ответа на вопрос "О чем?", размещается по центру текстового поля, печатается без абзацного отступа с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, точка в конце наименования не ставится. Наименование проекта правового акта, состоящее из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал, не допускается оставлять в конце строки одно- и двухбуквенные предлоги, разрывать словесные выражения от цифровых при оформлении дат, номера и смысловые словосочетания.

8.5. Содержательная часть проекта правового акта отделяется от наименования проекта правового акта одним дополнительным межстрочным интервалом, печатается с абзацного отступа 12,5 мм от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

8.6. Содержательная часть правового акта содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, имеет следующие основные структурные элементы: преамбулу (мотивировочную часть) и постанавливающую (в распоряжениях - распорядительную) часть. При этом в распоряжениях председателя Комиссии наличие преамбулы не является обязательным элементом.

Содержательная часть проекта правового акта печатается с использованием текстового редактора шрифтом Liberation Serif размером N 14.

8.7. Первая страница проекта правового акта не нумеруется, вторая, и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация страниц проекта правового акта сквозная до последней страницы последнего приложения. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Liberation Serif размером, аналогичным размеру шрифта текста проекта правового акта, без слова "страница" и знаков препинания.

8.8. Слова в тексте проекта правового акта отделяются друг от друга одним пробельным интервалом.

8.9. Новый абзац проекта правового акта, как правило, не должен начинаться на последней строке страницы. Абзац, как правило, не должен заканчиваться на первой строке страницы ("висячие строки").

8.10. В тексте проекта правового акта не используются переносы в словах. Применение переносов в словах допускается в таблицах.

8.11. При наличии в проекте правового акта преамбулы (мотивировочной части) в ней указываются цели и мотивы принятия правового акта. Если правовой акт издается на основании другого документа, то в преамбуле (мотивировочной части) делается ссылка на этот документ с указанием вида документа, даты с предшествующим ей словом "от", регистрационного номера, наименования (при наличии). Если таких документов-оснований несколько, то они группируются по видам (законодательство Российской Федерации, законодательство Свердловской области), по подвидам (законы, указы, постановления, распоряжения) и в пределах подвида располагаются в хронологическом порядке.

Преамбула (мотивировочная часть):

не делится на пункты, подпункты;

начинается с абзацного отступа и располагается непосредственно после наименования проекта правового акта через один дополнительный межстрочный интервал.

В преамбуле (мотивировочной части) могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "на основании", "во исполнение". В проекте постановления Комиссии преамбула (мотивировочная часть) завершается постановляющей фразой: "Избирательная комиссия Свердловской области постановила". Слово "постановила" выделяется полужирным шрифтом, при его написании используется шрифт с разреженным межбуквенным интервалом 2 пункта.

Преамбула (мотивировочная часть) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

8.12. В постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта могут содержаться непосредственные указания предписываемых действий, конкретный исполнитель каждого действия, сроки исполнения. В качестве исполнителя могут быть обозначены должностные лица и структурные подразделения аппарата Комиссии (при этом инициалы и фамилия руководителя в скобках не указываются).

8.13. В случае признания утратившим силу правового акта в текст проекта правового акта включается пункт, который начинается со слов: "Признать утратившим силу".

8.14. При необходимости осуществления контроля за исполнением правового акта в проект правового акта последним включается пункт, в котором указываются полное и точное наименование должности лица, на которое возлагается контроль, его инициалы и фамилия, например:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Комиссии И.О. Фамилия.

В проект правового акта о внесении изменений в правовой акт, а также о признании правового акта утратившим силу, пункт о контроле не включается.

При необходимости осуществления контроля должностным лицом, подписывающим документ, используется следующая формулировка:

Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Все постановления Комиссии размещаются на официальном сайте Комиссии в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. В текст проекта постановления включается пункт следующего содержания:

Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Свердловской области.

8.15. При необходимости официального опубликования правового акта проект правового акта должен содержать пункт с соответствующим указанием, например:

Опубликовать настоящее постановление в "Областной газете".

либо

Опубликовать настоящее постановление на "Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области".

8.16. При ссылке в тексте проекта правового акта на федеральные законы, законы Свердловской области, указы Президента Российской Федерации, на другие виды правовых актов, а также на иные документы (протоколы, письма, соглашения и иные) их дата оформляется словесно-цифровым способом в следующей последовательности: день месяца - арабскими цифрами, месяц - словом в соответствующем падеже, год - арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения, например:

Федеральный закон от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

Постановление Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года N 321/1831-6 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".

При ссылке в тексте проекта правового акта на правовые акты, утвержденные другими правовыми актами, указываются наименование утвержденного правового акта, а также вид правового акта, которым утвержден другой правовой акт, включая наименование государственного органа (государственной должности), дата принятия правового акта с предшествующим ей словом "от", его регистрационный номер (без наименования и сведений об официальном опубликовании, внесенных изменениях и сведений об их официальном опубликовании), например:

В соответствии с пунктом 2.5 Положения об организации единого порядка использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" в избирательных комиссиях и комиссиях референдума, утвержденного постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 29 декабря 2009 года N 187/1312-5.

Ссылки в тексте проекта правового акта на Конституцию Российской Федерации, кодексы, Устав Свердловской области оформляются без указания даты их принятия и номера, например:

В соответствии с Избирательным кодексом Свердловской области.

При ссылке в содержательной части проекта правового акта на правовой акт Комиссии, в который вносятся изменения или который признается утратившим силу, применяется официальное обозначение соответствующего правового акта, включающее вид правового акта, дату принятия правового акта с предшествующим ей словом "от", его регистрационный номер, наименование, сведения о внесенных изменениях, например:

Признать утратившим силу постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 22 апреля 2010 года N 12/45 "О Регламенте Избирательной комиссии Свердловской области" с изменениями, внесенными постановлениями Избирательной комиссии Свердловской области от 07 июня 2010 года N 14/65 и от 08 сентября 2010 года N 16/73.

В случае если в тексте проекта правового акта неоднократно упоминается правовой акт с внесенными в него изменениями, официальное обозначение правового акта применяется только при его первом упоминании, а далее вводится и используется его сокращенное обозначение, например:

Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 22 марта 2018 года N 12/36 "Об утверждении Положения об аппарате Избирательной комиссии Свердловской области" с изменениями, внесенными постановлениями Избирательной комиссии Свердловской области от 03 августа 2019 года N 23/56 и от 14 августа 2020 года N 26/68 (далее - постановление Комиссии от 22 марта 2018 года N 12/36).

В наименовании проекта правового акта, которым вносятся изменения в правовой акт, утвержденный другим правовым актом, указываются последовательно:

наименование правового акта, в который вносятся изменения;

слово "утвержденный", согласованное в соответствующем роде, числе и падеже с наименованием правового акта, в который вносятся изменения;

вид правового акта, которым утверждается правовой акт, в который вносятся изменения;

полное наименование Избирательной комиссии Свердловской области, принявшей правовой акт, которым утверждается правовой акт, в который вносятся изменения;

дата принятия с предшествующим ей словом "от" и регистрационный номер правового акта, которым утверждается правовой акт, в который вносятся изменения.

При этом наименование правового акта, которым утверждается правовой акт, в который вносятся изменения, не указывается, например:

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

в Избирательной комиссии Свердловской области, утвержденную постановлением Избирательной комиссии Свердловской области

от 04 февраля 2016 года N 8/16

При ссылке в тексте проекта правового акта на этот же правовой акт либо его структурный элемент используются согласованные между собой слово "настоящий" и вид правового акта (со строчной буквы) либо структурного элемента.

Ссылки в правовом акте на его структурные элементы оформляются следующим образом:

руководствоваться планом, утвержденным настоящим постановлением;

отношения регулируются подпунктом 2 пункта 2 настоящего порядка.

8.17. Подписи должностных лиц (должностного лица), подписывающих (подписывающего) проект правового акта, размещаются после содержательной части проекта правового акта через один дополнительный межстрочный интервал. В состав подписи входят: наименование должности лиц (лица), подписывающих (подписывающего) правовой акт, его личная подпись, инициалы и фамилия. Должность лиц (лица), подписывающих (подписывающего) проект правового акта, печатается через одинарный межстрочный интервал. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом. Наименование должности центруется по отношению к самой длинной строке, например:

Председатель Избирательной комиссии Свердловской области

Подпись

И.О. Фамилия

8.18. При наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них делается ссылка. Приложения к проекту правового акта оформляются на отдельных листах бумаги.

Специалист Комиссии, непосредственно подготовивший проект правового акта, несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в проекте правового акта, а также в его приложениях (точность расчетов, правильность указания фамилий, имен, отчеств, должностей и иных данных). На использование размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов при оформлении приложений распространяются изложенные выше требования, применяемые при оформлении проекта правового акта.

8.19. Приложение к проекту правового акта может быть оформлено в виде таблиц, графиков, схем. В приложении, оформленном в виде таблицы, столбцы и строки таблицы, как правило, должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе. Подзаголовки столбцов и строк грамматически должны быть согласованы быть с их заголовками. В конце заголовка столбца точка не ставится. Если таблица печатается более чем на одной странице, столбцы таблицы нумеруются, строка с номерами переносится на каждую страницу таблицы.

При оформлении таблиц используется шрифт Liberation Serif размером N 14, за исключением таблиц с большим количеством столбцов, которые разрешается оформлять на стандартных листах бумаги формата A4, A3 с использованием шрифта Liberation Serif размером не менее N 10.

При альбомном расположении приложения к проекту правового акта на стандартном листе бумаги формата A3 каждый лист приложения должен иметь поля: 25 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Приложения к проекту правового акта могут быть оформлены отдельным файлом/файлами в таблицах Excel. Оформление таких приложений осуществляется в соответствии с настоящими правилами с соблюдением сквозной нумерации страниц проекта как единого документа.

Таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру листа. Таблица также выравнивается по центру листа. Заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки. Заголовки столбцов таблицы следует оформлять центрованным способом в единственном числе, например: наименование мероприятия, единица измерения, срок исполнения, форма документа. В заголовках столбцов таблицы допускаются переносы.

Заголовки столбцов таблицы оформляются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он оформляется с прописной буквы.

Заголовки и подзаголовки строк и столбцов таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже в единственном числе. В заголовках и подзаголовках строк и столбцов и в тексте таблицы могут употребляться общепринятые или официально установленные сокращения. В столбцах таблицы, предусматривающих указание на единицы измерения, наименование единиц измерения следует оформлять в родительном падеже множественного числа, в скобках.

Столбец "Номер строки" в таблицах является обязательным, номера строк в этом столбце заканчиваются точкой, например:

Номер строки	Наименование мероприятия	Ответственный исполнитель
1	2	3
1.
2.

В таблице во всех строках столбца 2 при наличии столбца "Номер строки" первое слово начинается с прописной буквы. Во всех остальных столбцах текст излагается со строчной буквы, за исключением имен собственных, наименований. Столбцы таблицы, содержащие текст, выравниваются по левому краю столбца. Столбцы таблицы, содержащие цифровые значения, оформляются центрованным способом. Строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком.

Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В строке таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

При наличии в приложении к проекту правового акта ссылки на сноску она оформляется цифрой. Текст сноски печатается с абзацного отступа с использованием шрифта Liberation Serif размером N 12 (размером не более размера шрифта в приложении) через одинарный межстрочный интервал под чертой в конце страницы или в конце приложения через один дополнительный межстрочный интервал. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

8.20. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия правового акта того же вида.

Изменения вносятся только в первичный правовой акт. Недопустимо вносить изменения в первичный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт.

Внесение изменений в правовой акт предполагает:

замену чисел, слов, предложений;

дополнение структурными элементами, числами, словами, предложениями;

исключение чисел, слов, предложений;

изложение структурного элемента в новой редакции;

признание структурного элемента утратившим силу.

Наименование проекта правового акта, предполагающего внесение изменений в основной правовой акт, начинается со слов "О внесении изменения..." или "О внесении изменений...".

Наименование проекта правового акта, изложенное в новой редакции, оформляется полужирным шрифтом по центру.

В случае внесения изменений в правовой акт или в правовой акт и приложение (приложения) к нему наименование проекта правового акта, который вносит изменения в основной правовой акт, должно содержать наименование вида правового акта, дату с предшествующим ей словом "от", регистрационный номер и наименование правового акта, в который вносятся изменения, например:

О внесении изменений в постановление Избирательной комиссии

Свердловской области от 25.04.2020 N 23/86

"Об утверждении Порядка..."

При внесении изменений в приложение к правовому акту наименование проекта правового акта, который вносит изменения в основной правовой акт, должно содержать точное наименование приложения, в которое вносятся изменения, например:

О внесении изменений в план мероприятий по реализации...,

утвержденный распоряжением Избирательной комиссии

Свердловской области от 22.04.2020 N 08/26

При внесении изменений в два и более правовых актов наименование проекта правового акта должно начинаться со слов "О внесении изменений в отдельные...", например:

О внесении изменений в отдельные постановления

Избирательной комиссии Свердловской области

Вновь включаемым в текст правового акта структурным элементам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением к указанным номерам через дефис дополнительных порядковых номеров, начиная с первого.

Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу отдельных структурных элементов основного правового акта вносимые изменения и признание утратившими силу отдельных структурных элементов должны быть изложены последовательно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения и который признается утратившим силу. Изменения в несколько правовых актов вносятся в хронологическом порядке, от более раннего к более позднему правовому акту.

Аналогичные изменения вносятся одним пунктом (подпунктом), например:

пункт 2, абзац первый пункта 5, абзац второй части второй пункта 9 и подпункт 5 части третьей пункта 11 после слов "Избирательная комиссия Свердловской области" дополнить словами "и территориальные избирательные комиссии, сформированные на территории Свердловской области,".

При признании утратившими силу нескольких структурных элементов изменения также вносятся одним пунктом (подпунктом), например:

пункт 5, часть пятую пункта 8 и абзац четвертый части шестой пункта 8 признать утратившими силу.

При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какой структурный элемент изменяется, потом указывается характер изменений. Наименование структурного элемента, в который вносятся изменения, следует оформлять, начиная с наименьшего структурного элемента. Наименование структурного элемента указывается полностью (без сокращения), например:

абзац второй подпункта 1-3 пункта 1 после слова "..." дополнить словами "..."

или

в подпункте 2 пункта 2 слова "..." заменить словами "...".

Ссылка на структурные элементы, имеющие нумерацию (разделы, пункты, подпункты), оформляется с номером этого структурного элемента. Части пунктов и абзацы нумерации не имеют, поэтому ссылка на них оформляется словесно, например:

в абзаце пятнадцатом части второй подпункта 3 пункта 10.

При внесении дополнений в структурный элемент правового акта указываются слова, после которых это дополнение должно располагаться, например:

пункт 4.2 раздела 2 после слов "..." дополнить словами "...".

В случае если дополнение должно располагаться в конце пункта, подпункта, части, абзаца:

1) знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется;

2) указываются слова, после которых располагается дополнение, например:

пункт 5 после слов "..." дополнить словами ", ...".

При замене цифровых значений в проекте правового акта употребляется слово "число", например:

числа "12, 14 и 125" заменить числами "13, 15 и 126".

При замене слов и чисел в проекте правового акта употребляется термин "слова", например:

слова "50 раз" заменить словами "100 раз".

При внесении изменений в таблицу указываются сначала слова "в таблице", затем строка и столбец, в которые вносятся изменения, например:

в таблице в строке 37 в столбце 10 число "7637" заменить числом "7800";

в таблице в строке 83 столбец 15 изложить в следующей редакции:

"2.13, 2.14";

в таблице в строке 5 в столбце третьем число "33" заменить числом "26" (если в таблице отсутствует нумерация столбцов);

в таблице в строке третьей в столбце 2 слова "____" заменить на слова "___" (если в таблице отсутствует нумерация строк);

в таблице в строке пятой в столбце третьем число "68" заменить числом "662" (если в таблице отсутствует нумерация строк и нумерация столбцов);

либо

в таблице в строке "Сроки реализации программы" в столбце втором число "2021" заменить числом "2022".

Внесение нескольких изменений в различные структурные элементы правового акта оформляется отдельными подпунктами, пунктами.

При необходимости внесения изменений в составы комиссий, советов и рабочих групп изменения вносятся по порядку расположения структурных элементов с учетом алфавита.

При внесении в документ существенных изменений он может быть утвержден в новой редакции.

8.21. Проект распоряжения председателя Комиссии согласовывается на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа документа по установленной форме (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Проект постановления Комиссии визируется на первом листе документа непосредственным исполнителем, руководителем структурного подразделения аппарата Комиссии, в котором был подготовлен документ и заведующим правовым отделом.

Визирование распоряжения (включая приложения) соответствующими должностными лицами осуществляется в течение одного рабочего дня с момента получения распоряжения (включая приложения) на согласование, за исключением распоряжений, требующих дополнительного изучения.

В отдельных случаях с разрешения секретаря Комиссии допускается увеличение сроков визирования.

Если с процессе визирования в текст распоряжения вносятся изменения, то оно подлежит переоформлению и повторному визированию.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то оно визируется у заведующего бухгалтерско-финансовым отделом аппарата Комиссии.

8.22. По согласованию с председателем Комиссии и в случае его временного отсутствия распоряжения может подписывать заместитель председателя Комиссии в соответствии с регламентом Комиссии.

8.23. Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК может присоединяться файл распоряжения в формате MS Word , электронный образ распоряжения в формате pdf (при необходимости).

8.24. Распоряжениям и постановлениям Комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

8.25. Постановления Комиссии, вместе с документами, послужившими основанием для их принятия, приобщаются к протоколу заседания Комиссии и хранятся у ответственного за ведение делопроизводства, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются в архив.

8.26. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами формируются в дела и хранятся у ответственного за ведение делопроизводства в течение установленных сроков хранения.

9. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов Комиссии

9.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов Комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение N 15 к настоящей Инструкции).

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

9.2. Текст полного протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов Комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей. Многострочные наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания и является его неотъемлемой частью.

9.3. Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

9.4. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего лица печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой:

1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,

2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

9.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, секретаря, присутствующих лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и указываются фамилии выступивших по данному вопросу.

Затем указывается принятое по вопросу решение, в случае голосования - результаты голосования.

9.6. Протокол заседания рабочей группы подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

9.7. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

9.8. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председательствующий" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

9.9. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (приложение N 16 к настоящей Инструкции). Решения подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

9.10. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

9.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел Комиссии.

9.12. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 настоящей Инструкции.

9.13. В случае рассмотрения вопроса на заседании Комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

10. Контроль исполнения документов и поручений

10.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других правовых актах и поручениях ЦИК России;

поручения, содержащиеся в постановлениях и других правовых актах Комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя Комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 17 к настоящей Инструкции), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) Комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных Комиссией;

планы мероприятий.

10.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1 настоящей Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют заместитель председателя Комиссии, секретарь Комиссии.

10.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют члены Комиссии, работники аппарата Комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

10.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях Комиссии, распоряжениях председателя Комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии определяются этими документами.

10.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 10.6 настоящего раздела.

Документы с пометками "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению предшествующий ему рабочий день.

10.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

Обращения, касающиеся подготовки и проведения выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, кампании по проведению референдума, исполняются в сроки, установленные пунктом 4 статьи 20 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

10.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

10.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями Комиссии, распоряжениями председателя Комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

10.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

10.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

10.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");

постановление Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие избирательные комиссии или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

10.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости Комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица Комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

10.13. Лицо, ответственное за делопроизводство еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих документов с использованием ПИ ДЕЛО и представляет ее председателю (а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю) Комиссии.

11. Работа с внутренними документами

11.1. В Комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.

Лицо, ответственное за ведение делопроизводства, фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

11.2. Подготовленные в Комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю (а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю) Комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии с использованием ПИ ДЕЛО.

11.3. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря) Комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документа в РК.

11.4. Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ ДЕЛО.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.

12.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) Комиссии. Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии изготовляются по их поручению.

12.3. Гербовая печать проставляется на Почетных грамотах Комиссии благодарственных письмах Комиссии, благодарностях председателя Комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года и в других предусмотренных законодательством случаях.

12.4. На рассылаемых копиях постановлений Комиссии, распоряжений председателя Комиссии, проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Свердловской области. Отдел кадров и документационного обеспечения". На пакетах при отправке документов проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Свердловской области. Для пакетов".

12.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

12.6. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов заведующим общим отделом аппарата Комиссии. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

12.7. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

12.8. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии, назначенный председателем Комиссии.

12.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (а в его отсутствие - заместитель председателя, секретарь) Комиссии.

12.10. Гражданский служащий аппарата Комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем Комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

12.11. Гражданским служащим аппарата Комиссии, осуществляющим контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, ежегодно производится сверка печатей и штампов, о чем проставляется отметка в журнале учета печатей и штампов.

13. Формирование дел и передача их в архив

Составление и утверждение номенклатуры дел

13.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно) хранения.

13.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

13.3. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

13.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом Комиссии, положением об аппарате Комиссии, штатным расписанием аппарата Комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Комиссией, номенклатурами дел Комиссии за предшествующие годы.

13.5. Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, на основании номенклатур дел структурных подразделений аппарата Комиссии в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем Комиссии, рассматривается на заседании экспертной комиссии Избирательной комиссии Свердловской области по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЭК), утверждается председателем Комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 18 к настоящей Инструкции).

13.6. Номенклатура дел Комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).

13.7. Наименования разделов номенклатуры дел Комиссии являются наименования структурных подразделений аппарата Комиссии.

13.8. В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию секретаря Комиссии на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Комиссии.

13.9. По окончании календарного года лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

13.10. Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию ЭПК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел

13.11. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются лицу, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии, не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом на листе указания по исполнению документа или в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя и указывается дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

13.12. Исполненные документы формируются в дела лицом, ответственным за ведение делопроизводства Комиссии, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

13.13. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

13.14. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

13.15. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

13.16. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в случае, если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

13.17. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

13.18. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

13.19. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

13.20. Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

13.21. Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.

13.22. Положения, инструкции, порядки, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

13.23. Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

13.24. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

13.25. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в хронологической последовательности.

13.26. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

13.27. Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

Текущее хранение дел

13.28. Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства в Комиссии.

13.29. Протоколы заседаний, постановления Комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у ответственного за ведение делопроизводства в Комиссии.

13.30. За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Комиссии и лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Комиссии.

13.31. Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

13.32. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

13.33. Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

13.34. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства в Комиссии.

13.35. Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

13.36. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

13.37. Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому, и на какой срок выдан документ.

Экспертиза ценности документов

13.38. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

13.39. Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

13.40. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя Комиссии создается ЭК.

В ее функции входит, в том числе рассмотрение и согласование номенклатуры дел Комиссии.

В состав ЭК включаются члены Комиссии, гражданские служащие аппарата Комиссии, по согласованию, работники Государственного архива Свердловской области.

13.41. Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства под методическим руководством Государственного архива Свердловской области.

13.42. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению (до 10 лет включительно); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

13.43. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

13.44. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

13.45. Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки, сжигания или другими установленными способами.

13.46. По результатам экспертизы ценности документов лицом, ответственным за ведение делопроизводства, составляются сводные описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 19, 20 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

13.47. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем Комиссии.

13.48. Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению ЭПК.

При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими и утверждается председателем Комиссии без рассмотрения на ЭК.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее 1 года.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Оформление дел

13.49. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

13.50. Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

13.51. Проверка систематизации документов внутри дела, составление внутренней описи, составление листа-заверителя дела могут проводиться с использованием ПИ ДЕЛО.

13.52. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка, торец и лист-заверитель дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 22 к настоящей Инструкции). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название Комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

13.53. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название Комиссии указывается в соответствии с регламентом Комиссии. При изменении названия Комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, за исключением перечисленных).

13.54. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве.

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

13.55. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

13.56. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

13.57. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 23 к настоящей Инструкции).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

13.58. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 24 к настоящей Инструкции).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

13.59. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

Передача дел в архив

13.60. Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПК Управления архивами Свердловской области описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

13.61. При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в Комиссию с указанием недостатков для их устранения.

13.62. Комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

14. Ответственность

14.1. Члены Комиссии и гражданские служащие аппарата Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

14.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Комиссии.

¹ Заверение копий протоколов об итогах голосования и иных документов комиссий производится в соответствии с пунктом 12 статьи 30 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в Комиссии

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы.

3. Рекламные извещения, плакаты.

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания.

7. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС "Выборы" на почтовые ящики гражданских служащих аппарата Комиссии.

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                                 АКТ

     Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________________

                                      (Ф.И.О., должность)

________________________________________________________________________,

составили акт о том, что "______" ________________________ 20_____ г. при

вскрытии пакета _________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

____________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: __________________ (Ф.И.О.)

         __________________ (Ф.И.О.)

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в ПИ ДЕЛО

1. Автор.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Проверка электронной подписи.

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                 Формы бланков, используемых в Комиссии

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

             ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                         ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

____________________

N _________________

                           Екатеринбург

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

             ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ

____________________

N _________________

                           Екатеринбург

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

             ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                   ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

____________________

N _________________

                           Екатеринбург

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

             ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

____________________

N _________________

                           Екатеринбург

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

            ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

   __________________________________________________________________

      пл. Октябрьская, 1, г. Екатеринбург, 620031; тел. 371-78-24;

                           e-mail: ikso@ik66.ru

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

              ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                      ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

   __________________________________________________________________

      пл. Октябрьская, 1, г. Екатеринбург, 620031; тел. 371-78-24;

                           e-mail: ikso@ik66.ru

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               СЕКРЕТАРЬ

   __________________________________________________________________

      пл. Октябрьская, 1, г. Екатеринбург, 620031; тел. 371-78-24;

                           e-mail: ikso@ik66.ru

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

                ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

   __________________________________________________________________

      пл. Октябрьская, 1, г. Екатеринбург, 620031; тел. 371-78-24;

                           e-mail: ikso@ik66.ru

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

               ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

   __________________________________________________________________

      пл. Октябрьская, 1, г. Екатеринбург, 620031; тел. 371-78-24;

                         e-mail: ikso@ik66.ru

_________________________ N _______________

На N ___________________ от _______________

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка, чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал полуторный

Первая строка отступ на 1,25 см

Выравнивание по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов в случае, если столбцы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

верхнее 2,0 см

нижнее 2,0 см

левое 3,0 см

правое 1,5 см

От края до колонтитула:

верхнего 1,25 см

нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

герб Свердловской области;

наименование организации;

наименование должностного лица,

справочные данные об организации,

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

место составления (издания) документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту документа;

указания по исполнению документа;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 7 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

	СОГЛАСОВАНО
	Руководитель Росархива
	А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

16. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ( - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

17. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа N и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова "год", любых числовых значений и единиц изменения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).

18. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и др.).

19. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

20. Не допускается использование символа табуляции () для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

21. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

22. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру, и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                               СПИСОК

                     рассылки исходящих документов

N п/п	Наименование органа (организации)	Полный почтовый адрес

Председатель (заместитель председателя, секретарь)

Комиссии_______________

Исполнитель_________________________

"____"___________20__г.

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

               Форма указаний по исполнению документа

Председатель Избирательной комиссии Свердловской области Инициалы, фамилия . вх. N _______ "__" ____ 20__ г. от "_"___20__ г. Секретарь Избирательной комиссии Свердловской области Инициалы, фамилия вх. N ____, "__" ___ 20__ г. от "_"____20__ г.

Заместитель Председателя Избирательной комиссии Свердловской области Инициалы, фамилия вх. N______ "__" ______ 20__ г. от "_" __ 20__г.

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                  КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ЗАЯВИТЕЛЕЙ

                        ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                         СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДАТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА " " 20___ года

                 ЗАЯВИТЕЛЬ, ПРИШЕДШИЙ НА ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ:

фамилия: _____________________________________________________

имя: ______________________________________________________

отчество (при наличии): _______________________________________

социальное положение: _________________________________________

почтовый адрес для ответа: _____________________________________

_________________________________________________________________________

 (улица, дом, корпус, квартира, субъект Российской Федерации, населённый

                             пункт, индекс)

                 КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ УСТНОГО ОБРАЩЕНИЯ:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

4. ______________________________________________________________________

           ЧЛЕН ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЙ ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ:

фамилия: ____________________________________________________

имя: ________________________________________________________

отчество: __________________________________________________

                                               Продолжение приложения N 8

                 РЕШЕНИЕ, ПРИНЯТОЕ ПО УСТНОМУ ОБРАЩЕНИЮ:

1. ______________________________________________________________________

  (содержание устного ответа по существу поставленных в устном обращении

      вопросов, данного с согласия заявителя, если изложенные факты и

обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки)

2. ______________________________________________________________________

(содержание устного ответа, данного заявителю, с направлением письменного

                                 ответа)

3. ______________________________________________________________________

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                               АКТ N____

                           приема-передачи дел

____________ 20____ г.                           ________________________

(дата составления акта)                          (место составления акта)

     Настоящий акт составлен о том, что _________________________________

                                              (Фамилия, имя, отчество,

_________________________________________________________________________

наименование должности и дата замещения должности увольняемого работника)

передал, а ______________________________________________________________

                              (Фамилия, имя, отчество,

_________________________________________________________________________

наименование должности и дата замещения должности назначаемого работника)

принял следующие дела:

N п/п	Наименования дел	Количество дел, количество документов в деле, количество листов дела	Даты ведения дел	Примечание
1	2	3	4	5
1.
2.

Дела передал:                          Дела принял:

___________ _____________________      ___________ ______________________

 (подпись)  (расшифровка подписи)       (подпись)   (расшифровка подписи)

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                             АКТ N ____

                     об уничтожении документов,

                 содержащих сведения об избирателях

_____________ 20____ г.                          ________________________

(дата составления акта)                          (место составления акта)

     Настоящий акт составлен в том, что _______________________ постоянно

                                                  (дата)

действующей   комиссией   по   уничтожению   материальных  информационных

носителей, содержащих сведения об избирателях в составе:

________________________________________________________________________,

            (фамилия, инициалы и должности членов комиссии)

на    основании   постановления   Избирательной   комиссии   Свердловской

области    от  10  февраля  2014 года  N 4/15  "О  мерах  по  обеспечению

информационной  безопасности  в  региональном  фрагменте  ГАС "Выборы" по

Свердловской    области"    и  Номенклатуры  дел  Избирательной  комиссии

Свердловской  области  на  20_____ год в связи с истечением установленных

сроков    хранения    уничтожены    документы,   содержащие  сведения  об

избирателях, хранившиеся в деле

_________________________________________________________________________

                         (индекс и наименование дела)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

   (количество документов, количество листов, регистрационные номера,

                                  за какой период)

уничтожены путем __________________________.

                     (способ уничтожения)

     (Можно  включить информацию об уничтожении документов на электронных

носителях).

Члены комиссии:

Должность ______________ фамилия, инициалы

Должность ______________ фамилия, инициалы

Должность ______________ фамилия, инициалы

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                            председатель Избирательной

                                            комиссии Свердловской области

                                            __________________________

                                                   (подпись Ф.И.О.)

                                            __________________________

                                                   (дата утверждения)

                              АКТ N ______

   о проверке правильности регистрации, состояния и наличия документов,

 содержащих сведения об избирателях, участниках референдума за _____ год

_____________ 20____ г.                          ________________________

(дата составления акта)                          (место составления акта)

     Настоящий акт составлен о том, что комиссией в составе _____________

_________________________________________________________________________

             (Фамилия, инициалы, должности членов комиссии)

на    основании    распоряжения   председателя   Избирательной   комиссии

Свердловской области от ____ N ____ ________________________________

                                       (наименование распоряжения)

в период с __________ по _____________ 20__ г. проведена проверка:

     правильности    регистрации    документов,  содержащих  сведения  об

избирателях, участниках референдума;

     фактического    наличия  всех  документов,  содержащих  сведения  об

избирателях,  участниках  референдума,  зарегистрированных  в 20___ г., с

просчетом листов, в том числе на электронных носителях.

     В результате проверки установлено:

     1.    Все    документы,    содержащие    сведения   об  избирателях,

зарегистрированы  в журнале регистрации носителей информации, все отметки

о движении документов проставлены.

     (Если  в  процессе проверки были обнаружены факты несоответствия, то

пишется: "кроме" с указанием по каждому документу, в чем они проявились).

     Всего  в  наличии  по журналу регистрации носителей информации _____

документов, из них _____________ на электронных носителях.

     2.  Все  подлежавшие  проверке  документы  находятся  в  фактическом

наличии  на месте хранения, в деле _________ , в том числе на электронных

носителях.

     (Если  не  все  документы  имелись  в наличии на момент проверки, то

пишется:   "кроме"  с  указанием  регистрационных  номеров  отсутствующих

документов).

     3.    Не   зарегистрировано  в  журнале  учета  ________  документов

(указываются реквизиты не зарегистрированных документов).

     (Пункт    включается    в    акт  при  наличии  незарегистрированных

документов).

     4.   Имеются  следующие  ошибки  и  нарушения  в  учете  и  хранении

документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума.

     (Пункт   включается  в  акт  при  выявлении  ошибок  и  нарушений  с

перечислением ошибок, нарушений и мер, принятых по их устранению).

Члены комиссии:

Должность ______________ фамилия, инициалы

Должность ______________ фамилия, инициалы

Должность ______________ фамилия, инициалы

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                             АКТ N _______

         утраты документа об избирателях, участниках референдума

_____________ 20____ г.                          ________________________

(дата составления акта)                          (место составления акта)

     Комиссия в составе: ________________________________________________

                 (должность, инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)

на     основании   распоряжения   председателя   Избирательной   комиссии

Свердловской  области  от ____ N ____ (наименование) в период с ______ по

_______  20__ провела проверку наличия документов, содержащих сведения об

избирателях,  участниках референдума, и выявила факт утраты (повреждения)

следующего (щих) документа (тов):

N п/п	Регистрационный номер документа	Наименование (содержание) документа	Количество листов	Причина отсутствия (повреждения) документа
1	2	3	4	5
1.
2.
3.

Причиной утраты (повреждения) документов явилось:

____________________________________________________________

(причины утраты документов и количество утраченных документов)

Члены комиссии:

Должность ______________ фамилия, инициалы

Должность ______________ фамилия, инициалы

Должность ______________ фамилия, инициалы

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

	УТВЕРЖДАЮ Председатель (заместитель председателя, секретарь) Избирательной комиссии Свердловской области
		инициалы, фамилия
	подпись
	"_____" ______________________20____ г.

                                 СПИСОК

    должностных лиц (организаций), которым направляется постановление

                Избирательной комиссии Свердловской области

                  N _________от "____"___________20__ года

                          (указать заголовок)

N п/п	Наименование органа (организации)	Кол-во экз.	Примечание
1	2	3	4

Исполнитель__________________________________

"____" _______________20__ года

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                      С О Г Л А С О В А Н И Е

        проекта распоряжения председателя Избирательной комиссии

                        Свердловской области

Должность	Фамилия, Инициалы	Замечания	Подпись, дата
Заместитель председателя Избирательной комиссии Свердловской области
Секретарь Избирательной комиссии Свердловской области
Руководитель аппарата
Заведующий правовым отделом
Заведующий бухгалтерско-финансовым отделом
По профильным вопросам распоряжения согласуются с руководителями соответствующих структурных подразделений:
Начальник информационного управления
Заведующий отделом организации избирательного процесса
Заведующий отделом кадров и документационного обеспечения
Заведующий отделом закупок
Заведующий общим отделом

СПИСОК РАССЫЛКИ:

_________________________________________________________________________

Проект подготовил (и) Ф.И.О., должность _________________________________

_________________________________________________________________________

С распоряжением ознакомлены: ____________________________________________

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

             ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                            РАБОЧАЯ ГРУППА

            ________________________________________________

                              (название)

                                ПРОТОКОЛ

_____________________

N ____________________

                              Екатеринбург

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Присутствовали:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                            /------------\

                            |    Герб    |

                            \------------/

             ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                            РАБОЧАЯ ГРУППА

            ________________________________________________

                              (название)

                                РЕШЕНИЕ

_____________________

N ____________________

                              Екатеринбург

Председательствующий (руководитель рабочей группы)

Секретарь

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Нормативные акты органов местного самоуправления - согласно указанному в них сроку.

2. Срок подготовки ответа на запрос депутата Законодательного Собрания Свердловской области - не менее 10 дней.

3. Требование прокурора о представлении статистической и иной информации, справок и иных материалов или их копий - в течение 5 рабочих дней с момента его поступления, а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение 2 рабочих дней с момента предъявления требования;

4. Протест прокурора - не позднее чем в 10-дневный срок с момента его поступления. Прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

5. Представление прокурора - безотлагательно, с принятием мер в течение одного месяца с момента его поступления.

6. Обращения граждан, поступившие в меж выборный период, по вопросам подготовки выборов - до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - пять дней, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращении, требуют дополнительной проверки - десять дней (в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").

7. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, пересылаются по подведомственности в течение семи календарных дней.

8. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Избирательная комиссия Свердловской области				УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ N				Председатель Избирательной комиссии Свердловской области
(место составления)				Подпись	Расшифровка подписи
На		год		Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности составителя номенклатуры	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК				СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области
от		N		от		N

                                              Продолжение приложения N 18

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в		году в
Избирательной комиссии Свердловской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности составителя номенклатуры	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Избирательная комиссия Свердловской области					УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N					Председатель Избирательной комиссии Свердловской области
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения
за			год		Подпись	Расшифровка подписи
						Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено
			(цифрами и прописью)
с N	______________________	по N	__________________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК
от		N

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Избирательная комиссия Свердловской области					УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N					Председатель Избирательной комиссии Свердловской области
ОПИСЬ N
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за			год		Подпись	Расшифровка подписи
						Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено
			(цифрами и прописью)
с N	______________________	по N	_____________________, в том числе:

литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК
от		N

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

Избирательная комиссия Свердловской области	УТВЕРЖДАЮ
АКТ ___________N_____________ __________________________	Председатель Избирательной комиссии Свердловской области
(место составления)	Подпись	Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Дата

     На  основании  Перечня  типовых  управленческих архивных документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием сроков хранения и

номенклатуры  дел  Избирательной комиссии Свердловской области отобраны к

уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и утратившие

практическое значение документы.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого:		ед. хр.	за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за							годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭК
		(наименование архивного учреждения)
(протокол от	" "			г.		N		)
_____________________________________________________________________________
(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов)
Дата			(подпись)							(инициалы, фамилия)

                                              Продолжение приложения N 21

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Избирательной комиссии Свердловской области
от		N

Документы в количестве					дел, томов
весом		кг сданы в
			(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от						N
				(дата)

Наименование должности гражданского служащего, сдавшего документы
Дата	Подпись	Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности гражданского служащего, внесшего изменения в учетные документы
Дата	Подпись	Расшифровка подписи

Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

			Ф.	N
			Оп.	N
			Д.	N
ГКУСО "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ" ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N		ТОМ N
(заголовок дела)

					(крайние даты)
						На ___________ лист
						Хранить ___________
Ф.	N
Оп.	N
Д.	N

Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                          ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                   документов дела N ____________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого:		документов
	(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

                    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

В дело подшито и пронумеровано ________________________________ листов (а),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов		____________________________________________________
пропущенные номера листов		________________________________________________
+ листов внутренней описи		_________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела					Номера листов
1					2
Наименование должности			Подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Свердловской области

УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
Председатель избирательной комиссии Свердловской области Подпись Расшифровка подписи			(наименование должности руководителя организации-приемщика) Подпись Расшифровка подписи
Дата	Печать		Дата	Печать

АКТ N
приема-передачи архивных документов на хранение
(основание передачи)
(название передаваемого фонда)
			сдал,
(наименование организации-сдатчика)
			принял
(наименование организации-сдатчика)
документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято								ед.хр.
Передачу произвели
Должность	Подпись			Расшифровка	Должность	Подпись	Расшифровка
Дата					Дата
Фонду присвоен N
Изменения в учетные документы внесены
Должность				Подпись		Расшифровка
Дата